Transcript เรื่องง่ายกับไฟล์เอกสาร

การจัดการกับไฟล์ เอกสาร
ในเครื่องคอมพิวเตอร์
อาจารย์วินยั ปุริเกษม
อาจารย์รับเชิญพิเศษ
เรื่องง่ ายกับไฟล์เอกสาร
เรื่ องของไฟล์กลายเป็ นเรื่ องพื้นฐานที่หลาย ๆ คน
อาจจะมองข้ามไป เพราะมัวแต่ไปมองที่ตวั โปรแกรมแทน ว่า
จะใช้โปรแกรมอย่างไร ทาโน่น ทานี่ อย่างไร แต่เมื่อถึงเวลา
ใช้งานคอมพิวเตอร์จริ ง ๆ แล้ว ปัญหาที่เจอมากที่สุดจริ ง ๆ
อาจจะกลายเป็ นเรื่ องของไฟล์ ไม่ใช่ตวั โปรแกรม ตั้งแต่
ปั ญหาที่พบกันบ่อยอย่างการเปิ ดไฟล์ บางทีกส็ ามารถเปิ ดได้
บ้าง ไม่ได้บา้ ง และปั ญหาเกี่ยวกับการใช้ไฟล์อีกหลายอย่าง
เรื่องปัญหาของไฟล์
เปิ ดไฟล์ไม่ ได้
ปั ญหานี้อาจจะแบ่งออกเป็ นหลายกรณี แต่หากไม่รู้จะเริ่ มต้นที่ตรงไหน
ให้เริ่ มต้นที่นามสกุลก่อน ให้ดูวา่ ไฟล์ที่ได้รับมาเป็ นนามสกุลอะไร โดยปกติกจ็ ะ
เป็ นตัวอักษร 3-4 ตัว ที่อยูห่ ลังจุดที่อยูท่ า้ ยชื่อไฟล์ บางครั้งจะไม่เห็นมันเพราะ
วินโดวส์ได้สั่งซ่อนเอาไว้ สามารถเปิ ดดูได้โดยไปที่ เมนู Tools > Folder Option >
View แล้วให้ยกเลิกออปชัน Hide Extensions for known file type เราก็จะได้เห็น
กันแล้ว จากนั้นจึงนาไปเช็กดูวา่ ไฟล์นามสกุลนี้เปิ ดด้วยโปรแกรมอะไรได้บา้ ง
จากใน Google ก็ได้ หรื อว่าจะลองไปเซ็กที่เว็บไซต์
http://en.wlkipedia.org/wili/List-of-file-formats และ http://filext.com/ ก็มี
ประเภทไฟล์ให้เลือกมากมายตามตัวอักษร
เรื่องปัญหาของไฟล์ Video
หากเป็ นไฟล์วิดีโออาจจะต้องมีความซับซ้อนมากกว่านั้นเล็กน้อย
เพราะแม้วา่ จะเป็ นนามสกุลเดียวกันอย่างที่พบเห็นบ่อย ๆ คือ AVI แต่
รู ปแบบของไฟล์วิดีโอที่อยูข่ า้ งในนั้นกลับต่างกัน และจาเป็ นต้องใช้ Codec
(ตัวถอดรหัส) ที่แตกต่างกันไปด้วย วิธีการนี้แนะนาว่าให้ไปดาวน์โหลด
Codec Pack อย่างเช่น K-Lite ซึ่งสามารถดาวน์โหลดได้ที่ http:///www.freecodecs.com/download/K-lite-codec-pack.htm มาใช้ ก็สามารถเปิ ดไฟล์วิดีโอ
ได้เกือบทุกรู ปแบบแล้ว กรณี น้ ีอาจจะเกิดขึ้นกับโปรแกรมอื่นเช่นเดียวกัน ใน
กรณี ที่ไฟล์งานเหล่านั้นจาเป็ นต้องเรี ยกใช้ปลัก๊ อินอื่น ๆ ของโปรแกรม ก็
จะต้องดูแล้วไปหาปลัก๊ อินเหล่านั้นมาติดตั้งก็จะหาย
ทาอะไรให้ มันง่ ายขึน้
หลังจากที่รู้แล้วว่าไฟล์เหล่านั้นสามารถเปิ ดได้ดว้ ยโปรแกรมอะไรสามารถตั้ง
ค่าให้ไฟล์ที่มีนามสกุลนั้น ๆ เปิ ดทันทีที่ดบั เบิลคลิกด้วยโปรแกรมที่คุณตั้งไว้ โดยการเข้า
ไปตั้งที่ Control Panel > Default Program > Set Associations สาหรับWindows7 หรื อที่
Control Panel > Folder Option > File Type สาหรับ WindowsXP
เร่ งรีบไปก็ไม่ ดี
กรณี ที่ไฟล์อาจจะไม่สมบูรณ์เนื่องจากตอนที่ก๊อบปี้ มาไดร์ ฟอาจจะมีปัญหา
หรื อไฟล์อาจจะเสี ยหายระหว่างการดาวน์โหลด ถ้าเป็ นแบบนี้กไ็ ม่รู้จะช่วยอย่างไร
ตัวใครตัวมัน  ก็แค่ Copy ใหม่ หรื อโหลดมาใหม่ เสี ยเวลาหน่อย
เรื่องของการเปิ ดไฟล์ แล้ วข้ อมูลเพีย้ น
หลังจากที่เปิ ดไฟล์ข้ ึนมาได้จะด้วยเทคนิคอย่างไรก็แล้วแต่ ปั ญหาต่อมาที่มกั จะ
เจอไม่แพ้กนั ก็คือข้อมูลที่อยูใ่ นไฟล์มกั จะผิดเพี้ยน บางครั้งข้อความในเวิร์ดก็ข้ ึนเป็ น
ภาษาต่างดาว บางครั้งสู ตรใน Excel หรื อทางานได้ไม่ตรงกับผลลัพธ์ที่ตอ้ งการ อย่างนี้จะ
มีสาเหตุและวิธีการแก้ไขมาจากอะไรบ้าง
อาการเปิ ดไฟล์แล้วข้อมูลเพี้ยนแบบนี้ส่วนใหญ่มาจากเวอร์ ชนั ของโปรแกรมที่
ใช้ บางครั้งทาไฟล์เอกสารด้วยชุดออฟฟิ ศ ที่มีเวอร์ ชนั สู งกว่า แล้วเมื่อนาไปเปิ ดในเครื่ อง
ที่มีเวอร์ ชนั ต่ากว่าก็มกั จะเจออาการเหล่านี้ได้เสมอ หรื อถ้าแย่หน่อยก็อาจจะถึงขั้นเปิ ด
ไฟล์ไม่ได้กนั เลยทีเดียว แต่ถา้ เซฟจากเวอร์ ชนั ต่ากว่าแล้วนาไปเปิ ดด้วยโปรแกรมที่
เวอร์ ชนั สู งกว่า แบบนี้ไม่ค่อยมีปัญหา แต่ทางที่ดีที่สุดควรจะเปิ ดด้วยโปรแกรมเวอร์ ชนั
เดียวกันจะดีที่สุด
เรื่องของการเปิ ดไฟล์แล้วข้ อมูลเพีย้ น (ต่ อ)
เรื่ องของปลัก๊ อินหรื อส่ วนเสริ มของโปรแกรมก็อาจจะมีผลกระทบ
ด้วยเช่นกัน ถ้าหากปลัก๊ อินที่ติดตั้งไว้ไม่ครบ หรื อไม่ตรงกับที่ไฟล์น้ นั ถูกสร้าง
ขึ้นมา อย่างเช่นฟอนด์ที่ใช้ในไฟล์ หากเครื่ องนั้นไม่มีฟอนด์หรื อไม่ตรงกับที่
ไฟล์กาหนดมา ข้อมูลก็เพี้ยนไปเป็ นตัวอักษรประหลาดแทน และยังมีเรื่ องของ
Unicode ซึ่งเป็ นรหัสอักษรรู ปแบบใหม่ ซึ่งจะมีปัญหากับระบบ ASCI แบบเดิม
อยูพ่ อสมควร ทาให้การทางานระหว่างโปรแกรมที่ใช้รูปแบบรหัสอักษรที่
แตกต่างกันมีขอ้ มูลที่ผดิ เพี้ยนไป ดังจะเห็นตัวอย่างได้ชดั เจนจากการส่ งอีเมล์
แล้วกลายเป็ นภาษาต่างดาวไป สิ่ งเหล่านี้อาจจะส่ งผลให้เกิดการผิดเพี้ยนได้
เช่นเดียวกัน หรื อถ้าแย่หน่อยก็จะกลายเป็ นไฟล์ไม่ได้เลย
ปัญหามีไว้ ให้ แก้ไข
วิธีการแก้ไขกรณี ที่ไฟล์มีรหัสอักษรไม่ตรงกันหรื อมีลกั ษณะเป็ น Unicode ก็
คือให้เข้าไปปรับที่ Control Panel > Clock. Language and Region > Regional and
Language Option > Administrative แล้วปรับใน System Locale ให้เป็ นไทย ส่ วนถ้าเป็ น
อีเมล์ให้ปรับที่ Encoding ของหน้าบราวเซอร์หรื อโปรแกรมจัดการอีเมล์ให้เป็ น TIS629 หรื อ Thai (Windows) ก็ได้
เรื่องไฟล์หาย
ปั ญหาไฟล์หายเกิดขึ้น ไม่ใช่เพียงแต่เฉพาะกับผูใ้ ช้คอมพิวเตอร์ มือใหม่เท่านั้น
แต่ยงั เกิดขึ้นกับมือโปรทั้งหลายด้วย โดยปั ญหาที่ไฟล์หายไป หรื อหาไม่เจอนั้นเกิดขึ้นได้
หลายกรณี อีกเช่นกัน
กรณี หายโดยไม่ทราบสาเหตุ หาอย่างไรก็ไม่เจอ สามารถดาวน์โหลดเครื่ องมือ
มาเพิม่ ได้ อย่างเช่น Google Desktop หรื อ MSN Desktop Search สิ่ งสาคัญสาหรับการใช้
ระบบค้นหาแบบนี้กค็ ือจะต้องไปตั้งค่าระบบดัชนี ให้ครอบคลุมไดรฟ์ หรื อโฟลเดอร์ที่จะ
ค้นหาด้วย โดยเข้าไปที่ Control Panel > System and Maintenance > Indexing Option แล้ว
เพิ่มโฟสเดอร์ หรื อไดรฟ์ (แนะนา D: หรื อไดร์ ฟที่ใช้เก็บข้อมูล) ลงไปแล้วรอสักครู่ แต่ถา้
จะให้สมบูรณ์อาจจะใช้เวลานานถึงนานมาก (ขึ้นอยูก่ บั ปริ มาณข้อมูลในไดร์ ฟนั้นๆ)
ตามหาไฟล์ (ต่ อ)
กรณี ต่อมาคือเรื่ องของไวรัส ไวรัสตัวใหม่ๆ มักจะไม่ได้ลบไฟล์ขอ้ มูลของ
เราทิ้งไป แต่กลับสั่งซ่อนไว้ให้เราหาไม่เจอ แถมยังกินพื้นที่เก็บข้อมูลของเราเข้าไปอีก
วิธีการจะหาไฟล์ที่ถกู ไวรัสซ่อนไว้กเ็ หมือนกับไฟล์ที่ถูกซ่อนด้วยฟั งก์ชนั ของ
วินโดวส์เลย ให้ไปที่เมนู Tools > Folder Option > View แล้วเลือกที่ Show hidden
files and folders แล้วเข้าไปดูหรื อสั่งค้นหาไฟล์ที่ตอ้ งการอีกรอบ
อีกอันอาจจะเกิดความผิดพลาด เผลอลบไปโดยไม่รู้ตวั วิธีการหาที่ง่ายที่สุด
ก็คือไปหาใน Recycle Bin ครับ แต้ถายังหาไม่เจอหรื อเทถังทิ้งไปแล้ว งานนี้คงต้อง
พึ่งพาโปรแกรมกูข้ อ้ มูลอย่างเดียวเลย
เปลีย่ นแปลงเพือ่ ความเหมาะสม
เรื่ องการแปลงไฟล์น้ นั เป็ นอีกเรื่ องหนึ่งที่มีความสาคัญ
เพราะไฟล์น้ นั มีหลายประเภทอย่างเช่นไฟล์รูปภาพ ไฟล์วดิ ีโอ หรื อ
ไฟล์เอกสาร ซึ่ งแต่ละประเภทก็มีไฟล์อยูห่ ลายรู ปแบบ (นามสกุล)
ซึ่งก็มีคุณภาพและขนาดของไฟล์ที่แตกต่างกันไป แต่สิ่งที่สาคัญก็
คือไฟล์แต่ละประเภทก็จะถูกออกแบบมาให้ใช้กบั งานแต่ละ
ประเภทไป ซึ่งจะต้องใช้โปรแกรมบางตัวหรื ออุปกรณ์บางชนิ ด
โดยเฉพาะ บ่อยครั้งที่เราจะต้องแปลงไฟล์กลับไป กลับมา เพื่อให้มี
ความเหมาะสมต่อการใช้งาน
ไฟล์ เปลีย่ นไป
ถ้าหากว่าเป็ นไฟล์รูปภาพภาพ โปรแกรมจัดการภาพอย่าง ACDSee
ก็น่าจะเพียงพอ เพราะรองรับไฟล์ได้หลายรู ปแบบและยังทางานได้รวดเร็ ว
แต่ถา้ ต้องการแบบฟรี ๆ หน่อยก็สามารถใช้โปรแกรม Picasa ของ Google ได้
เหมือนกัน แต่ประเภทไฟล์ที่รองรับจะต้อยกว่า โดยทั้งสองโปรแกรมนี้
สามารถแปลงไฟล์ทีละหลาย ๆ ไฟล์ได้สะดวกด้วย
ไฟล์วิดีโอนี้ค่อนข้างระบุยากเพราะนอกจากนามสกุลของไฟล์แล้วยัง
มีรูปแบบการเข้ารหัสข้อมูลที่แตกต่างกันด้วย ซึ่งถ้าต้องการเพียงแค่เปิ ดไฟล์
ขึ้นมาดูคงแนะนา K-Lite ที่ได้แนะนาไปแล้ว หรื อถ้าต้องแปลงเพื่อนาไปใช้
กับโปรแกรมอื่น ๆ หรื ออุปกรณ์ต่าง ๆ แล้วลองโปรแกรมจากค่าย ImToo ซึ่ง
รองรับไฟล์หลายรู ปแบบ แนะนาให้ถาม Google โปรแกรมประเภทนี้มีมาก
เรื่องของไฟล์ Doc
ไฟล์เอกสารออฟฟิ ศที่ตอนนี้กาลังเป็ นปัญหากันมากเลยว่าจะแปลง
ไฟล์ของออฟฟิ ศ 2007 ให้ไปเปิ ดกับออฟฟิ ศ 2003 ได้อย่างไร วิธีการก็คือ
ในออฟฟิ ศ 2007 เวลาสัง่ เซฟ ให้เลือก Save as.. แล้วเลือกรู ปแบบเป็ น
Office 97-2003 แต่ถา้ พลาดไปแล้วและไม่อยากเซฟใหม่ ให้ไปดาวน์โหลด
โปรแกรมที่ http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx/FamilyID941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&displayLang=en แล้วนาไป
ติดตั้งลงในคอมพิวเตอร์ที่มีออฟฟิ ศ 2003 อยูเ่ พื่อให้สามารถเปิ ดไฟล์
ออฟฟิ ศ 2007 ได้โดยไม่ตอ้ งแปลงไฟล์กย็ อ่ มทาได้
นี่เป็ นปั ญหาเกี่ยวกับไฟล์ อย่างง่ายๆ ที่เราจะต้องเจอะเจอกันบ่อย ๆ พร้อมกับ
วิธีการแก้ปัญหาซึ่ งก็ไม่ใช่เรื่ องยาก แถมยังช่วยให้ปัญหาที่จะต้องประสบทุกเมื่อ
เชื่อวันนั้น เบาบางลงอย่างเห็นได้ชดั แค่น้ ีชีวติ ก็สบายขึ้นเยอะแล้ว ใช่ไม่ใช่