Transcript Órdenes de Cambio

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
INSTITUCIONALES EN MATERIA DE OBRAS PÚBLICAS Y
SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO INSTITUCIONAL PARA
ÓRDENES DE CAMBIO
CLAVE: 800-18000-PA-OP-24
JULIO DE 2005
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO CLAVE: 800-18000-PA-OP-24
INSTITUCIONAL PARA ÓRDENES DE REVISIÓN:0
FECHA: JULIO/2005
CAMBIO
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ÍNDICE
Página
1.- Desarrollo (Descripción de las Actividades)....................................
2
2.- Diagrama de Flujo..........................................................................
5
3.- Marco Normativo............................................................................
11
4.- Anexos...........................................................................................
12
5.- Sección de Firmas de Autorización y Cambios............................... 20
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1.- Desarrollo (Descripción de las Actividades)
Dependencias
Actividades
Formatos
INICIA PROCEDIMIENTO
Área Responsable de
la Ejecución de los
Trabajos, Residencia
de Obra y/o
Contratista
1.- Detecta la necesidad de un cambio y lo solicita con la
justificación respectiva.
Residencia de Obra
2.- Recibe solicitud de cambio, revisa y analiza. Presenta al Área
Responsable de la Ejecución de los Trabajos el cambio con las
alternativas de solución, en las que se analice factibilidad,
estimados de costos y tiempo de ejecución y establece la
necesidad de prórroga, en su caso.
Las solicitudes de cambio con su respectiva justificación del
Área Usuaria o cualquier otra, deben ser ingresadas a través del
Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos.
Analiza la factibilidad de otorgar anticipos para el convenio, si
así esta pactado en el contrato, el cual no podrá exceder el
porcentaje originalmente autorizado en el contrato.
Área Responsable de
la Ejecución de los
Trabajos
3.- ¿Tiene saldo disponible en el Presupuesto de Inversión para
pagar los trabajos derivados del cambio?
SÍ:Continúa en la actividad No. 4A.
NO:Pasa a la actividad No. 6.
Área Responsable de
la Ejecución de los
Trabajos
4A.-Analiza el cambio presentado y determina su procedencia
considerando las alternativas propuestas por la Residencia de
Obra, si fuera necesario lo envía al Área Responsable de
Ingeniería para su revisión, modificación y comentarios. En su
caso, informa al Área Responsable de la Contratación y Área de
Programación y Presupuesto.
Área Responsable de
la Contratación
4B.-Se entera y propone acciones pertinentes.
Área de Programación
y Presupuesto
4C.-Se entera, verifica suficiencia presupuestal y en su caso
propone acciones pertinentes.
Área Responsable de
la Ejecución de los
Trabajos
5.-¿Procede el cambio?
SÍ: Pasa a la actividad No. 8.
NO: Continúa en la actividad No. 6.
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Cédula de Procedencia
de Cambio
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1.- Desarrollo (Descripción de las Actividades)
Dependencias
Actividades
Área Responsable de
la Ejecución de los
Trabajos
6.-Cancela la solicitud de cambio e informa a las Áreas
involucradas.
Residencia de Obra
7.-Recibe improcedencia del cambio, y en su caso, comunica al
Contratista.
Formatos
TERMINA PROCEDIMIENTO
Residencia de Obra
8.- Recibe visto bueno del cambio, elabora Notificación de Cambio
con alcances definidos y solicita preparación de propuesta al
Contratista con toda la documentación necesaria, así como en
su caso, el costo estimado, tiempo de ejecución y la necesidad
de prórroga. Registra la Notificación de Cambio que proceda en
el Sistema Informático de Seguimiento y Control y en la bitácora,
en su caso, a través del Supervisor de Obra.
Contratista
9.- Elabora propuesta de cambio, incluyendo en su caso, el
presupuesto, programa de ejecución y las necesidades de
prórroga que procedan y envía a la Residencia de Obra.
Residencia de Obra
10.-Recibe propuesta dentro de los treinta días naturales siguientes
a la solicitud; la analiza y en su caso, solicita al Área de Costos
del Área Responsable de la Contratación, la autorización de
Precios Unitarios Extraordinarios, debiendo dejar constancia por
escrito de la aceptación de la propuesta.
Notificación de cambio
Ir al Procedimiento Administrativo Institucional para Autorización
de Precios Unitarios Extraordinarios.
Residencia de Obra
Contratista
11.-Ordena por escrito la ejecución de los trabajos, independientemente de la anotación en bitácora. En el caso de
requerirse Precios Unitarios Extraordinarios preferentemente se
buscará su autorización antes de iniciar los trabajos.
12.-Recibe orden e inicia los trabajos.
Viene del Procedimiento Administrativo Institucional para
Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios.
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1.- Desarrollo (Descripción de las Actividades)
Dependencias
Actividades
Formatos
Residencia de Obra
13.-Elabora Dictamen Técnico que funde y motive la justificación de
cambio, incluyendo en su caso, monto y/o plazo, enviándose
copia al Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos.
Dictamen Técnico
Residencia de Obra
14.-¿Cuenta con presupuesto el contrato?
SÍ: Pasa a la actividad No. 18.
NO: Continúa en la actividad No. 15.
Área Responsable de
la Ejecución de los
Trabajos
15.-Recibe petición, elabora y envía solicitud de traspaso de fondos.
Área de Programación
y Presupuesto
16.-Realiza traspaso en el Sistema Institucional de Presupuesto,
redirecciona presupuesto y envía.
Área Responsable de
la Ejecución de los
Trabajos
17.-Recibe comprobante de suficiencia presupuestal y verifica.
Envía copia a la Residencia de Obra.
Residencia de Obra
18.-Elabora Orden de Cambio, incluyendo todas las notificaciones y
anexos que la conforman, con su monto y plazo que
correspondan en su caso, registrándola en el Sistema
Informático de Seguimiento y Control.
Residencia de Obra
19.-Integra la documentación soporte del convenio (Órdenes de
Cambio, Cédula de Procedencia, Dictamen Técnico o Memoria
Justificativa y en su caso, Anexos Técnicos y Económicos, y
Porcentaje de Anticipos).
Solicita la elaboración del convenio correspondiente.
Área Responsable de
la Ejecución de los
Trabajos
20.-Recibe solicitud con la documentación soporte y gestiona
Convenio ante el Área Responsable de la Contratación.
Área Responsable de
la Contratación
21.-Recibe solicitud con la documentación soporte y registra en el
Sistema Informático de Seguimiento y Control.
Orden de Cambio
Ir al Procedimiento Administrativo Institucional para Celebración
de Convenios Modificatorios o Adicionales de Contratos.
TERMINA PROCEDIMIENTO
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2.- Diagrama de Flujo
Área
Responsable
de la Ejecución
de los Trabajos
Área
Responsable
de la
Contratación
Área de
Programación
y Presupuesto
Contratista
Residencia
de Obra
Inicio
Inicio
Inicio
INICIA PROCEDIMIENTO
1
1
1
1.- Detecta la necesidad de un
cambio y lo solicita con la
justificación respectiva.
Formatos
Actividades
Las solicitudes de cambio con
su respectiva justificación del
Área Usuaria o cualquier otra,
deben ser ingresadas a través
del Área Responsable de la
Ejecución de los Trabajos.
2
2.- Recibe solicitud de cambio, revisa y analiza. Presenta al
Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos el cambio
con las alternativas de solución, en las que se analice factibilidad, estimados de costos y
tiempo de ejecución y establece la necesidad de prórroga,
en su caso.
Analiza la factibilidad de
otorgar anticipos para el convenio, si así esta pactado en el
contrato, el cual no podrá
exceder el porcentaje originalmente autorizado en el
contrato.
NO
A
3.- ¿Tiene saldo disponible en el
Presupuesto de Inversión para
pagar los trabajos derivados
del cambio?
SÍ: Continúa en la actividad
No.4A.
NO: Pasa a la actividad No.6.
3
SÍ
I
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2.- Diagrama de Flujo
Contratista
Residencia
de Obra
Área
Responsable
de la Ejecución
de los Trabajos
Área
Responsable
de la
Contratación
Área de
Programación
y Presupuesto
Formatos
Actividades
I
4A
4B
4C
4A.-Analiza el cambio presen- Cédula de
tado y determina su proce- Procedencia de
dencia
considerando las
alternativas propuestas por la Cambio
Residencia de Obra, si fuera
necesario lo envía al Área
Responsable de Ingeniería
para su revisión, modificación
y comentarios. En su caso,
informa al Área Responsable
de la Contratación y Área de
Programación y Presupuesto.
4B.-Se
entera
y
propone
acciones pertinentes.
4C.-Se entera, verifica suficiencia presupuestal y en su
caso
propone
acciones
pertinentes.
B
SÍ
5.-¿Procede el cambio?
SÍ: Pasa a la actividad No. 8.
NO: Continúa en la actividad No.
6.
5
NO
A
6
6.- Cancela la solicitud de
cambio e informa a las Áreas
involucradas.
II
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2.- Diagrama de Flujo
Contratista
Residencia
de Obra
Área
Responsable
de la Ejecución
de los Trabajos
Área
Responsable
de la
Contratación
Área de
Programación
y Presupuesto
Formatos
Actividades
II
7
7.-Recibe improcedencia del
cambio, y en su caso,
comunica al Contratista.
Fin
TERMINA PROCEDIMIENTO
B
8
8.- Recibe visto bueno del
cambio, elabora Notificación
de Cambio con alcances definidos y solicita preparación
de propuesta al Contratista
con toda la documentación
necesaria, así como en su
caso, el costo estimado,
tiempo de ejecución y la necesidad de prórroga. Registra
la Notificación de Cambio que
proceda en el Sistema Informático de Seguimiento y
Control y en la bitácora, en su
caso, a través del Supervisor
de Obra.
9
Notificación de
cambio
9.- Elabora propuesta de cambio,
incluyendo en su caso, el
presupuesto, programa de
ejecución y las necesidades
de prórroga que procedan y
envía a la Residencia de
Obra.
III
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2.- Diagrama de Flujo
Contratista
Residencia
de Obra
Área
Responsable
de la Ejecución
de los Trabajos
Área
Responsable
de la
Contratación
Área de
Programación
y Presupuesto
Formatos
Actividades
III
10.-Recibe propuesta dentro de
los treinta días naturales
siguientes a la solicitud; la
analiza y en su caso, solicita
al Área de Costos del Área
Responsable de la Contratación, la autorización de Precios Unitarios Extraordinarios,
debiendo dejar constancia por
escrito de la aceptación de la
propuesta.
10
Ir al Procedimiento Administrativo
Institucional
para
Autorización
de
Precios
Unitarios Extraordinarios.
Autorización de Precios
Unitarios Extraordinarios
11
11
11.-Ordena por escrito la ejecución de los trabajos, independientemente de la anotación
en bitácora. En el caso de
requerirse Precios Unitarios
Extraordinarios
preferentemente se buscará su autorización antes de iniciar los
trabajos.
12
11
12.-Recibe orden e inicia los
trabajos.
Viene
del
Procedimiento
Administrativo
Institucional
para Autorización de Precios
Unitarios Extraordinarios.
Autorización de Precios
Unitarios Extraordinarios
13
11
13.-Elabora Dictamen Técnico Dictamen
que funde y motive la justi- Técnico
ficación de cambio, incluyendo en su caso, monto y/o
plazo, enviándose copia al
Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos.
IV
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2.- Diagrama de Flujo
Contratista
Residencia
de Obra
Área
Responsable
de la Ejecución
de los Trabajos
Área
Responsable
de la
Contratación
Área de
Programación
y Presupuesto
Formatos
Actividades
IV
SÍ
14.-¿Cuenta con presupuesto el
contrato?
SÍ: Pasa a la actividad No. 18.
NO: Continúa en la actividad
No. 15.
1
4
NO
15.-Recibe petición, elabora y
envía solicitud de traspaso de
fondos.
15
16
17
16.-Realiza traspaso en el
Sistema Institucional de Presupuesto, redirecciona presupuesto y envía.
17.-Recibe
comprobante
de
suficiencia presupuestal y
verifica. Envía copia a la
Residencia de Obra.
18
11
18.-Elabora Orden de Cambio, Orden de
incluyendo todas las notifi- Cambio
caciones y anexos que la
conforman, con su monto y
plazo que correspondan en
su caso, registrándola en el
Sistema
Informático
de
Seguimiento y Control.
19
11
19.-Integra la documentación
soporte del convenio (Órdenes de Cambio, Cédula de
Procedencia, Dictamen Técnico o Memoria Justificativa y
en su caso, Anexos Técnicos
y Económicos, y Porcentaje
de Anticipos).
Solicita la elaboración del
convenio correspondiente.
V
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2.- Diagrama de Flujo
Contratista
Residencia
de Obra
Área
Responsable
de la Ejecución
de los Trabajos
Área
Responsable
de la
Contratación
Área de
Programación
y Presupuesto
Formatos
Actividades
V
20
11
20.-Recibe solicitud con la documentación soporte y gestiona
Convenio ante el Área
Responsable
de
la
Contratación.
21
11
21.-Recibe solicitud con la
documentación soporte y
registra en el Sistema
Informático de Seguimiento y
Control.
Ir al Procedimiento Administrativo Institucional para
Celebración de Convenios
Modificatorios o Adicionales
de Contratos.
Celebración de Convenios
Modificatorios o
Adicionales de Contratos
Fin
TERMINA PROCEDIMIENTO
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3.- Marco Normativo
ACTIVIDAD
L.O.P.S.R.M.
(ARTÍCULO)
R.L.O.P.S.R.M.
(ARTÍCULO)
POBALINES
(PUNTO)
1
59 pfo. 8
74 pfo. 1
6.7 pfos. 2 y 3
2
50 – VI
59 pfo. 8
84 - XV
6.7 pfos. 2 y 3
6.7.2
6.7.2
6.7.6
4A
8
70
9
70
10
59 pfo. 8
11
6.7.2
77 pfo. 1
6.7.7 pfo.2
77 pfo. 2
6.7.7 pfo. 1
12
6.7.7 pfo. 1
13
69 pfo. 1
15
74 pfo. 2
16
74 pfo. 2
17
74 pfo. 2
18
6.7.3
6.7.2
19
50 – VI
59 pfo.1
69 pfo. 1
6.7.1
20
59 pfo.1
69 pfo. 1
6.7.1
6.7.8
21
59 pfo.1
69 pfo. 1
6.7 pfo.4
L.O.P.S.R.M.- Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, con reformas y adiciones del mes de julio de 2005
R.L.O.P.S.R.M.- Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas
POBALINES.- Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, para Petróleos
Mexicanos, Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
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INSTITUCIONAL PARA ÓRDENES DE REVISIÓN:0
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4.- ANEXOS
Página
4.1.- Cédula de procedencia de la solicitud de cambio ...................
13
4.2.- Notificación de cambio................................................................. 15
4.3.- Dictamen técnico......................................................................... 17
4.4.- Orden de cambio del contrato...................................................... 19
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INSTITUCIONAL PARA ÓRDENES DE REVISIÓN:0
FECHA: JULIO/2005
CAMBIO
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CÉDULA DE PROCEDENCIA DE LA SOLICITUD DE CAMBIO No._______
DATOS DEL CONTRATO
1
CONTRATO No. ____________________
CONTRATISTA: ____________________________
OBJETO DEL CONTRATO:
2
3
MOTIVO DE CAMBIO:
4
PROBLEMÁTICA ACTUAL:
5
CAMBIO PROPUESTO:
6
8
SE REQUIERE: MONTO EN PESOS ______________
7
MONTO EN DOLARES ____________
9
PLAZO _____________
PRÓRROGA________________
1
0
Número de Hojas presentadas como soporte: ________________
DETERMINACIÓN ACERCA DE LA PROCEDENCIA DE LA SOLICITUD DE CAMBIO
PROCEDE:
SI ( )
1
1
NO ( )
1
2
ACCIONES PROPUESTAS :
1
______________________________________________________________________________
3
DETERMINA PROCEDENCIA
ÁREA RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS
1
4
NOMBRE: _____________________________
1
4
FIRMA: _______________________________
C.c.p. Área Responsable de la Contratación.
Área de Programación y Presupuesto.
Descripción
Diagrama
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
Nombre del Formato:
Cédula de Procedencia de la Solicitud de Cambio No._______
DATOS
INSTRUCCIONES
1
Se indica Número del contrato.
2
Se indica Nombre del Contratista.
3
Describir el objeto del contrato.
4
Explicar el porque del cambio.
5
Narrar la problemática actual.
6
Se indica el cambio propuesto.
7
Se indica importe del monto del contrato.
8
Se indica los días del plazo requeridos por el cambio.
9
Se indica los días de prórroga por el cambio.
10
Se indica la cantidad de hojas del soporte.
11
Se indica si procede el cambio.
12
Se indica si no procede el cambio.
13
Describir las acciones propuestas.
14
Nombre y firma del Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos.
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FECHA: JULIO/2005
CAMBIO
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NOTIFICACION DE CAMBIO
CONTRATISTA:
DIRECCIÓN
NOTIFICACION DE CAMBIO No.:
1
Contrato No.:
Fecha efectiva
2
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO:
Planos / Datos ADJUNTOS
5
__ Se autoriza extensión de tiempo
7
8
1
0
Entregar propuesta en ____ días
9
__________________________
Firma Autorizada del Supervisor de Obra:
1
1
1
2
Representante de PEP (Residente):
1
3
Nombre:
Fecha:
4
6
__ Proceder con el trabajo
__ Requiere precios extraordinarios
Nombre:
Fecha:
1
4
OFICIO DEL CONTRATISTA No.
ACUSO RECIBO Y ACEPTACIÓN
LA PROPUESTA
ACUSO RECIBO CON COMENTARIOS
1
6
SERA PRESENTADA
1
8
CONTRATISTA
FECHA
Firma del Representate Autorizado
Descripción
Diagrama
3
1
5
1
7
SE ANEXA
1
9
NOMBRE / CARGO
2
0
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CAMBIO
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
Nombre del Formato:
Notificación de Cambio
DATOS
INSTRUCCIONES
1
Se indica Nombre del Contratista
2
Se indica Dirección del Contratista
3
Se indica No. de notificación de cambio ( se numera de manera progresiva)
4
Se indica Número del contrato
5
Se indica Fecha real de autorización
6
Descripción detallada del cambio indicando el porque del mismo
7
Se indica ( si o no ) se proceda con el trabajo.
8
Se indica ( si o no ) requiere precios extraordinarios
9
Se marca con un “X,” si se anexan planos / datos, de lo contrario se deja en
blanco.
10
Se indica ( si o no ) se autoriza extensión de tiempo.
11
Se indica el ( no. de días ) en que se entregue la propuesta.
12
Espacio para indicar cualquier otro requerimiento importante no indicado
anteriormente.
13
Se indica el Nombre, firma del Supervisor autorizado y fecha de firma.
14
Se indica el Nombre y firma del Residente y fecha de firma.
15
Se indica el No. de oficio de la compañía Contratista.
16
Se marca con una “X”, si se acepta sin observaciones.
17
Se marca con una “X”, si contiene observaciones.
18
Se marca con una “X”, si posteriormente se anexa propuesta.
19
Se marca con una “X”, si anexa propuesta.
20
Nombre, cargo y firma del representante autorizado y fecha de firma.
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CAMBIO
HOJA:
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DICTAMEN TÉCNICO
NOTIFICACIÓN DE CAMBIO No.:
CONTRATO No.:
FECHA:
1
2
3
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO:
FUNDAMENTO NORMATIVO:
4
5
ANTECEDENTES DEL CONTRATO:
JUSTIFICACIÓN DEL CAMBIO:
6
7
DECLARACIÓN DE VERIFICACIÓN PRESUPUESTAL:
8
DICTAMINA EL CAMBIO
RESIDENTE
9
9
NOMBRE: _____________________________
Descripción
Diagrama
FIRMA: _______________________________
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO CLAVE: 800-18000-PA-OP-24
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FECHA: JULIO/2005
CAMBIO
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
Nombre del Formato:
Dictamen Técnico
DATOS
INSTRUCCIONES
1
Se indica Número de la Notificación de Cambio.
2
Se indica Número del Contrato.
3
Se indica Fecha de firma del dictamen.
4
Descripción completa del cambio.
5
Se indican los artículos de la Ley, Reglamento, Políticas, Bases y Lineamientos
Internos y Criterios Normativos, para fundamentar el cambio.
6
Descripción del alcance general de la obra y mencionar los convenios que se
hubieran celebrado con anterioridad.
7
Se detalla la modificación y cambios pretendidos, señalando los montos o plazo,
así como los porcentajes respecto a las condiciones originales adjuntando en su
caso, el presupuesto estimado y la modificación o actualización del programa
convenido.
8
Se declara que se verificó la disponibilidad presupuestal en caso de ampliación de
monto. Si no existiere incremento al monto no aplica esta sección.
9
Se indican Nombre y firma del Residente de Obra.
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO CLAVE: 800-18000-PA-OP-24
INSTITUCIONAL PARA ÓRDENES DE REVISIÓN:0
FECHA: JULIO/2005
CAMBIO
HOJA:
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ORDEN DE CAMBIO DEL CONTRATO
CONTRATISTA:
CONTRATO NO.:
DIRECCIÓN:
ORDEN DE CAMBIO No.:
Por la Presente el Contratista y la Residencia de Obra acuerdan, incorporar los cambios
siguientes:
Monto:
Plazo:
Otros:
Anexos
Oficios de solicitud ( Contratista, Supervisión, Área solicitante, etc.)
Ingeniería ( planos )
Anexo de Precios Unitarios Extraordinarios
Notas de Bitácora
Precios Unitarios Extraordinarios
Modificación a programas
Notificación(es) de cambio No(s).____
Elaboró
Fecha
Supervisor
Residente
Fecha
Firma Autorizada del Contratista:
Descripción
Autorizó
Diagrama
Fecha
NOMBRE Y CARGO
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO CLAVE: 800-18000-PA-OP-24
INSTITUCIONAL PARA ÓRDENES DE REVISIÓN:0
FECHA: JULIO/2005
CAMBIO
HOJA:
20 de 20
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5.- Sección de Firmas de Autorización
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
Ing. Bernardo Bosch Hernández
Secretario Ejecutivo de la CCSMOP
Gerente de Control de Gestión
Dirección Corporativa de Ingeniería y
Desarrollo de Proyectos
Ing. Federico Martínez Salas
Presidente de la CCSMOP
Director Corporativo de Ingeniería y
Desarrollo de Proyectos
Ing. Eugenio Enrique Abreu Menéndez
Ing. Alberto Malagamba Moguel
Representantes de Pemex
Exploración y Producción en la MOP
Sección de Cambios
Hoja
No.
Estado
Revisión No.
Iniciales, firma y fecha
Descripción
Revisó
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