A PRÁTICA DO 5S
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Transcript A PRÁTICA DO 5S
Administrativo
Significado do 5S
整理 SEIRI
整頓 SEITON
清掃 SEISO
清潔 SEIKETSU
躾 SHITSUKE
Utilização, Seleção, Descarte,
Classificação, Organização
Ordenação, Arrumação,
Organização
Limpeza, Inspeção, Zelo
Saúde, Padronização, Higiene,
Asseio, Bem-estar
Autodisciplina, Disciplina,
Autocontrole, Respeito
5S ADMINISTRATIVO
Fundamentos Básicos
5S como um processo educacional
5S como ferramenta para eficácia
administrativa (escritórios como “Fábrica
de Informações”)
5S
voltado
para
o
ambiente
administrativo (Etapa 1) e para a função
administrativa (Etapa 2)
Busca contínua de padrões de referência
mundial
5S ADMINISTRATIVO
Estratégia de Implantação
Parte 1 - 5S do Ambiente
3S nos ambientes físicos
Combate ao desperdício de recursos materiais
Combate à bagunça e ao desperdício de tempo
Combate à sujeira em ambientes coletivos
5S nos ambientes físicos
Manutenção dos 3S nos ambientes físicos
Criação de um ambiente de trabalho saudável
Práticas de Atitudes de qualidade
SEIRI
É saber utilizar sem desperdiçar.
Vamos combater o desperdício de recurso!
Analise cada recurso que você mantém no ambiente. Retire todas as
coisas e documentos das gavetas, armários e outros compartimentos.
Coloque de volta apenas o que você usa. Mantenha próximo de você
apenas o que você usa com muita freqüência e na quantidade
adequada. O que você usa de vez em quando, deixe em um local mais
afastado e que possa ser usado por outras pessoas. Aquilo que você
não usa mais, descarte-o do ambiente, enviando-o para possíveis
interessados ou colocando-o no lixo. Verificar se o histórico de consumo
justifica a manutenção da quantidade observada no local.
Evite excessos. Tenha somente o necessário e na quantidade
necessária.
Evite descartar aquilo que ainda pode ser usado.
Evite manter no local de trabalho objetos ou documentos pessoais que
você não usa com freqüência.
Mantenha as instalações e os recursos em boas condições de uso, de
forma que não gerem riscos ou perdas.
SEITON
É saber organizar para facilitar o acesso e a reposição.
Vamos combater a bagunça e o desperdício de tempo!
Um lugar para cada coisa, cada coisa no seu lugar. Defina o local de
guarda de cada recurso móvel, visando a facilidade de acesso, a
reposição, a segurança, o conforto e a preservação. Isto inclui objetos
pessoais como bolsa, pasta, casaco, paletó, sobretudo, guarda-chuva,
sapatos, etc.
Guarde os recursos de forma que seja fácil a sua localização visual.
Recursos colocados por trás, muito acima ou muito abaixo da linha de
visão do usuário na posição de pé, obrigando-o a inclinar-se ou subir em
um suporte (banco ou escada), dificultam a localização visual.
Evite misturar recursos de características muito diferentes ou largar os
recursos úteis diretamente no piso ou sobre armários.
Identifique e sinalize recursos, locais e postos de trabalho para evitar
perda de tempo e riscos para você e para outras pessoas que
freqüentam o ambiente ou utilizam os recursos.
SEISO
É saber usar sem sujar.
Vamos combater a sujeira!
A melhor pessoa para manter o ambiente limpo é você. A limpeza feita
pelo próprio usuário do ambiente contribui para a redução da sujeira, o
combate à fonte de sujeira, a identificação e eliminação de locais de difícil
acesso, a identificação de problemas de conservação, a identificação de
malefícios provocados pela sujeira e a melhoria do ambiente de trabalho.
Mesmo quando a limpeza do ambiente é feita por pessoal especializado,
cabe a você evitar a geração de sujeira e indicar os pontos onde a sujeira
se esconde.
Use adequadamente os locais de uso coletivo. Sempre que sair destes
locais, deixe-os limpos e organizados, adequados para serem usados por
outros.
Analise se as lixeiras e outros coletores de recursos inúteis ao ambiente
facilitam a manutenção da limpeza e a remoção do material descartado
(quantidade,
localização, conservação, higiene, tipo, tamanho,
sinalização, identificação, freqüência de retirada do lixo e prática da coleta
seletiva. Dê sugestões de melhorias.
SEIKETSU
É saber cuidar da saúde física e mental.
Vamos criar um ambiente de trabalho saudável!
Identifique os recursos de acordo com um padrão. Caso ainda não
existam alguns deles, dê sugestões.
Discuta com a equipe as Regras de Convivência para os comportamentos
que incomodam algumas pessoas, até chegar a um consenso.
Tenha uma preocupação efetiva e pró-ativa com relação à saúde e
higiene do trabalho. Verifique se existem problemas de ergonomia. Se há
desconfiança, solicite um estudo de um especialista.
Invista na sua saúde física e mental. Exemplos: Cuide da higiene pessoal
(limpeza das roupas e calçados, barba, cabelo, higiene bucal, etc.);
Pratique exercícios de relaxamento; Previna e/ou elimine doenças
contraídas fora do trabalho (obesidade, dependência química, câncer,
stress, sedentarismo, etc.); Crie o hábito de se integrar com outros
colegas de trabalho (confraternizações, torneio de jogos, etc.); Discuta
com a equipe uma decoração adequada para o seu ambiente (quadros,
plantas, fotos e outros elementos ornamentais), etc.
SHITSUKE
É cumprir rigorosamente o estabelecido.
Vamos ter atitudes de qualidade!
Honre a sua palavra. Ela é sagrada. Cumpra rigorosamente todos os
compromissos assumidos na data e horário definidos. Na
impossibilidade, faça contato o mais rapidamente possível com as
pessoas afetadas, tentando contornar o atraso e até estabelecendo um
novo acordo, quando for o caso. Evite repetir impontualidades.
Cumpra rigorosamente os acordos, normas e regras independente de
cobranças. Aquilo que você não concorda, apresente sugestões aos
responsáveis, mas respeite o que foi consensado e/ou definido.
Analise se as suas atitudes estão prejudicando outras pessoas, direta ou
indiretamente. Seja humilde e tente mudar a forma de agir quando a sua
consciência reconhece isto. Peça o apoio das pessoas mais próximas,
pois não é fácil mudar uma hábito adquirido e praticado ao longo de toda
a sua vida.
5S ADMINISTRATIVO
Estratégia de Implantação
Parte 2 - 5S da Função
5S no Computador
Estruturação do tratamento das informações virtuais
Autodisciplina no tratamentos das informações
virtuais
5S nas Funções Administrativas
Posto de trabalho como fábrica de informações
5S no Computador
As 10 Regras de Ouro para fazer o seu computador
uma Fábrica Virtual de Excelência!
1.
2.
3.
4.
5.
O acesso aos arquivos virtuais deve obedecer a mesma lógica que os
arquivos físicos.
Dedique um dia para analisar todos os documentos de rede, e-mail e
CPU. Exclua aqueles que você não usa. Para facilitar, coloque-os em
ordem cronológica e suspeite daqueles mais antigos.
Verifique se os arquivos úteis estão salvos com denominações
facilmente compreensíveis e se estão guardados nos diretório
apropriados.
Dê uma denominação aos arquivos virtuais de forma que sejam
reconhecidos sem precisar abri-los.
Separe os arquivos particulares dos arquivos da sua função em
diretórios diferentes.
5S no Computador
As 10 Regras de Ouro para fazer o seu computador
uma Fábrica Virtual de Excelência!
6.
Defina um padrão de denominação para todos os arquivos e diretórios
compartilhados.
7. Acostume-se em não guardar arquivos desnecessariamente; em não
acumular e-mail em caixas de entrada; em esvaziar a lixeira; em não
passar "correntes"; em não enviar cópias desnecessariamente e em
não arquivar, em dois lugares, os anexos recebidos.
8. Dê um destino efetivo no primeiro contato com o e-mail. Lembre-se
que este é o momento mais adequado para você tratá-lo. Faça uma
crítica quando receber e-mails desnecessários e carregados de figuras
em que nada acrescentam.
9. Estabeleça um período para fazer uma análise dos arquivos guardados
buscando eliminar os desnecessários.
10. Evite deixar para o dia seguinte a resposta para os e-mail recebidos
hoje.
5S na Função
As 10 Regras de Ouro para fazer do seu Escritório
uma Fábrica de Informações!
1. Identifique para que (objetivo) e para quem (processo
seguinte) você realiza cada uma de suas atividades de
rotina, iniciando por aquelas que mais consomem o seu
tempo.
2. Verifique com o processo seguinte quais as
necessidades dele (como ele precisaria ser atendido) e de
que forma você está atendendo atualmente, levando em
consideração os seguintes aspectos: qualidade, meio de
informação e prazo.
5S na Função
As 10 Regras de Ouro para fazer do seu Escritório
uma Fábrica de Informações!
3. Planeje uma forma de atendê-lo atuando nas causas que
atualmente dificultam o atendimento. Exemplo:
Falta de recursos – Providencie os recursos adequados. Se
necessário, discuta com o seu líder;
Falta de conhecimento ou habilidade – Planeje uma forma de
corrigir esta deficiência com auto-aprendizagem, com outros colegas e,
se necessário, participando de um curso específico;
Deficiência de outras áreas ou pessoas – Comporte-se como um
cliente interno, apresentando às outras áreas e/ou pessoas as suas
necessidades (qualidade, meio de informação e prazo).
Falta de tempo – Desconfie do tempo que você perde por não praticar
o 5S ou por ser afetado por pessoas que não o pratica. Lembre-se que
o somatório de pequenas perdas poder representar uma grande perda
no final do dia, da semana e do mês. Esteja seguro de que você está
realmente sobrecarregado antes de argumentar para o seu líder.
5S na Função
As 10 Regras de Ouro para fazer do seu Escritório
uma Fábrica de Informações!
4.
5.
6.
Procure simplificar ao máximo o seu dia-a-dia, evitando acumular
pendências e sendo eficaz na comunicação, utilizando o meio mais
apropriado (contato pessoal, contato telefônico, documento físico e
documento virtual).
Seja eficaz nas reuniões. Seja seletivo, verificando a necessidade real
da reunião, da sua participação, da duração e das informações
necessárias. Resista a comparecer a reuniões marcadas em cima da
hora. Seja pontual e cobre pontualidade no início e no final. Critique a
cultura de se marcar um horário para se começar em outro e de se
estender a reunião além do horário previsto.
Seja cordial, mas objetivo, nas consultas e nos contatos. Não permita
que as pessoas roubem, com muita facilidade, um de seus recursos
mais preciosos: o tempo.
5S na Função
As 10 Regras de Ouro para fazer do seu Escritório
uma Fábrica de Informações!
7. A sua mente obedece ao seu hábito. Acostume-se a
dimensionar o seu tempo para 80% do horário de
trabalho. Estabeleça compromissos em horários de saída
do trabalho (curso, esporte, encontros sociais, etc.).
8. Dedique parte de seu tempo para atividades estratégicas
e de melhorias.
9. Dedique parte de seu tempo para atividades de
descontração (cafezinho, almoço, confraternização no
trabalho, etc.).
10. Evite levar trabalho para casa.
Metodologia de Implantação
Sensibilização da alta
e da média gerências
Estruturação do Comitê
Treinamentos com ênfase
nos 3 primeiros “S”
3S
Treinamentos
com ênfase no 2
últimos “S”
5S
Ações sistemáticas
de saúde,
padronização e
autodisciplina
Consolidação dos
3 primeiros “S”?
Auditoria
Discussão
de Metas
Ações de
Melhorias
Plano de
Ação
Consolidação do
5S?
Lançamento do 5S e ações
sistemáticas de descarte,
ordem e limpeza
Certificação
Benefícios do 5S
Descarte de documentos e recursos obsoletos, alguns podendo ser
aproveitados em outros locais
Disponibilização dos excessos e manutenção de quantidade estritamente
necessária
Utilização adequada dos recursos e materiais de consumo, combatendo o
desperdício
Compartilhamento de recursos utilizados com pouca freqüência
Conservação das instalações e dos recursos produtivos e de apoio
Acesso à recursos e aos documentos com rapidez e conforto
Layout adequado
Manutenção sobre a mesa de documentos que serão processados no
próprio dia
Ordem de locais fechados (gavetas, armários, arquivos, etc.)
Ordem dos recursos no ambiente promovendo bem-estar e uma imagem
positiva.
Benefícios do 5S
Manutenção da limpeza no posto de trabalho através da cultura de não
sujar e de atacar as fontes de sujeira.
Manutenção da ordem e da limpeza em ambientes de uso coletivo
(banheiro, copa, copiadora, corredores, salas de reunião, etc.).
Descarte adequado do papel e do lixo.
Definição de regras de convivência
Ambientes ergonômicos e exercícios de relaxamento físico e/ou mental
Padronização de identificações e móveis
Tratamento adequado de arquivos e comunicações por meio virtual
Otimização do tempo pela pontualidade em reuniões e cumprimento de
prazos
Respeito mútuo, independente do nível hierárquico
Cumprimento voluntário ao que for acordado, incluindo às regras de
convivência
Menor informalidade e burocracia
Menor sobrecarga de e-mails
Redução do “stress”
5S - Fatores de Fracasso
• Falta de entendimento dos conceitos,
principalmente pelas lideranças
• Falta de um plano estratégico
• Acreditar que o “dia da grande limpeza”
consolida o 5S
• Ter pressa na execução
• Fazer o 5S para os outros (clientes e
auditores)
5S - Fatores de Sucesso
• Liderança do Número 1
• O homem como o fim. O ambiente como o
meio.
• 5S como um processo estratégico
• Participação de toda a Organização
• Promoção contínua
• Escolha da estratégia correta (usar
lideranças para a condução no dia-a-dia)
O Papel das Lideranças
• Realizar visitas periódicas às instalações com o foco
para o 5S
• Inserir o 5S como pauta de reuniões periódicas
• Fazer avaliação nos pontos críticos (realização de
treinamentos, realização do lançamento de 5S,
análise das avaliações)
• Introduzir o padrão de 5S na análise de resultados
das instalações sob responsabilidade de cada um
dos profissionais de nível imediatamente inferior
• Participar ativamente de eventos relacionados ao 5S
• Dar o exemplo
CONCLUSÃO
5S é um processo educacional
5S é um processo participativo (não é
voluntário)
5S é um termômetro do gerenciamento
5S é o melhor vendedor
5S é a Base para a excelência de gestão.