Transcript Personal__Aive_Hiiepuu_23jaan13_print

Personalijuhi roll
sisekommunikatsioonis
Aive Hiiepuu
Organisatsioonikultuur: keskkond, milles töötame
• Väärtuste kogusumma ehk korporatiivne väärtushinnang
• Mõjutab org. struktuuri, personalitööd, strateegiat
Organisatsioonikultuuri tüübid:
•
•
•
•
Jõule orienteeritud
Rolli orientatsioon
Saavutusele orienteeritud
Isikule orienteeritud
Organisatsioonikultuuri kujunemise komponendid:
• Asutaja väärtushinnangud
• Töötajate poolt edasiantavad kogemused, traditsioonid
• Ettevõtte ajalugu
• Tippjuhtide ja liidrite mõju
Mida võiks keegi arvata sisekommunikatsioonist ?
• Termin, mis viitab firmasisesele kommunikatsioonile. Telefonid,
MSN, Skype, gmail chat, stendid, memod, siselehed ning e-mail kõik need on osa organisatsiooni sisekommunikatsioonist (IT mees)
• Otsene ja kahesuunaline suhtlemine tööandja ja töötaja vahel
(personalijuht)
• Kommunikatsioon moodustab organisatsiooni vereringe.
Kommunikatsiooni peamiseks ülesandeks on aidata inimesi viia
ellu organisatsiooni strateegilisi eesmärke (suhtekorraldaja)
Sisekommunikatsiooni definitsioon
Sisekommunikatsiooni definitsioon
• Sisekommunikatsiooni eesmärgiks on ühtsete väärtuste ja
ideoloogilise süsteemi ehk organisatsioonisisese kultuuri loomine
ja hoidmine
• Et toimida edukalt, peab sisekommunikatsioon olema tihedalt
seotud juhtimisega. Personalijuhini jõuab kriitiline info reeglina enne
kui juhini.
Organisatsioonisisene suhtekorraldus:
• Aitab kaasa organisatsioonikultuuri kujunemisele efektiivse
kommunikatsiooniprotsessi abil
Eesmärk:
• Suurendada mõistmise abil töötajate motivatsiooni ja
lojaalsust, ennetada kriise, kindlustada meeskonnatunnet.
Sisekommunikatsiooni selgrooks on väärtused
Väärtuste kandjad:
Missioon
Visioon
Müüt, legend, lugu
Disain
Arhitektuur
Stiil, retoorika
Traditsioonid
Suhtlemisstrateegiad
Miks?
Infovajadus on vahend inimeste motiveerimiseks
Kuidas?
• töötajate hoiakute regulaarne hindamine
• lubadustest kinnipidamine, avameelsus
• suhtlemise personaliseerimine
• sisekommunikatsiooniaudit
Mida inimene teada tahab?
Võimustamine
6
1
Kuidas
mina
aidata
saan??
Visioon,
missioon 5
ja väärtused
Millised on
meie
eesmärgid?
Kuidas
minu
üksusel
läheb?
Üksuse eesmärgid ja tulemused
4
Tööülesanded
Mis on
minu töö?
Kuidas
mul
läheb?
2
Tagasiside
Kas keegi
minust
hoolib ka?
3
Isiklikud vajadused
Firmasisese suhtlemise traditsioonid
•
•
•
•
•
•
Sisekorra eeskirjad
Ametijuhendid
Käitumismudelid
Firmasisesed konkursid
Initsiatiivi soosimine
Kirjalik teavitamine
Info kohalejõudmine
 Sõltub sellest, kes räägib (visiitkaardiefekt)
 Kus räägitakse (suur saal vs suitsunurk)
 Kuulaja eelhäälestusest (klaasseintega nõupidamisteruumi
efekt)
 Kui palju on info edasiandmisel vahelülisid
Info edastamise kanalid ja vahendid:
Valik sõltub organisatsiooni suurusest ja traditsioonidest:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Suuline teavitamine
E-mail, chat, intranet jms
Infokoosolek
Memo
Ringkiri
Ettevõttesisene üritus
Seinaleht, uudiskiri, infoleht, siseleht
Tunnustuste ja preemiate jagamine
Aastaaruanne
Siselehe eesmärgid
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Teavitada organisatsiooni liikmeid enne kui avalikkust
Jagada infot
Selgitada eesmärke
Ühendada juhtkonda ja töötajaid
Arendada diskussiooni
Arhiveerida sündmused
Luua ühtekuuluvustunnet
Lahutada meelt
Annab töötajatele võimaluse sulge proovida, loob neile väljundi
Siselehe põhitüübid
•
•
•
•
•
•
Elektrooniline väljaanne, Intranet
Ajakiri
Ajaleht
Uudisleht
Poster-tüüpi seinaleht
Teadetetahvel
Praktiline ülesanne
• Mõelge enda ettevõtte peale ning kirjeldage vähemalt 15 erinevat
sisekommunikatsiooni toimumise kohta
Puuduliku sisekommunikatsiooni tagajärjed
• Halb maine
• Suur tööjõu voolavus
• Ettevõtte majandustulemuste halvenemine
Organisatsiooni kliima
hea
kriisieelne
väike kriis
suur kriis
katastroof
Töötajad on
rahul
Töötajad
nurisevad
Töötajad
aktiviseeruv
ad
Töötajad
Töökollektiiv
korraldavad laguneb
ülesastumisi
Kommunikatsiooni põhitõed kriisi vältimiseks:
• Jaga infot regulaarselt
• Teavita töötajaid enne kui avalikkust
• Juhtide sõnumid peavad olema selged ja
arusaadavad
• Tegutse proaktiivselt
- Kriisikäsiraamat
- Kriisitreening
Kommunikatsiooni põhimõtted

Info enne oma töötajatele, siis avalikkusele

info edastamine oma alluvatele on iga juhi kohustus

Eelistada tuleb niipalju kui vähegi võimalik silmast-silma suhtlemist.

Kui seda või teist küsimust pole veel käsitletud, tuleb kindlasti selgitada,
millal lisainfot saab.

kedagi ei eelistata info jagamisel (sihtrühma põhiselt)

Iga sõnumit tuleb eri kanaleid ja eri sõnastusi kasutades korrata
(suuline+kirjalik)

Infovahetus peab toimuma regulaarselt, nt koosolekutel.

Juhtimisdokumendid peavad olema juhtidele ühtviisi kättesaadavad
Õige lähenemise valik
Mitteametlik vestlus
Otsuste selgitamine
Tegevuse selgitamine
Tagasiside andmine
Infotahvlid
e-mail
Sõnumid
Intranet
SMS
Kaasamine
Sidumine
Selgitamine
Informeerimine
Teadlikkus Arusaamine Heakskiit Pühendumus
Eelistatumad kanalid info edastamiseks
•
•
•
•
•
•
86%
71%
70%
47%
45%
35%
ülemus/juht
kolleeg
näost-näkku kohtumised
trükised
intranet
majaväline meedia
*Towers & Perrin US survey 1000 employees
SISEKOMMUNIKATSIOONI ROLL
MUUTUSTE JUHTIMISEL
Eesmärk
Sisekommunikatsiooni eesmärk on
luua organisatsioonis arusaam muutuste eesmärkidest
ja tekitada soov muutustega kaasa minna
Muutuste liigid
• Tekitatud - juhitavad
• Isetekkivad – mittejuhitavad
Mõjutavad tegurid
• Muutuste algatamise aeg
• Organisatsioonikultuur (sisemised)
• Väliskeskkonna muutuste kiirus (välimised)
Muutuste juhtimine
Proaktiivne
• Organisatsioon valib, millal muutustele reageerida ja
annab võimaluse selleks ette valmistada
Reaktiivne
• Muutustele reageeritakse nende toimumise ajal või
järgselt
Sisekommunikatsiooni põhimõtted muutuste ajal
• Ennetav informeerimine: teavita töötajaid enne muudatuste
algust eesseisvatest plaanidest
• Tagasiside: arvamused töötajatelt
• Kommunikatsiooni järjepidevus protsessi käigus:
ebajärjekindel infovoog loob ebakindlust
• Väldi info üleküllust: liigne infohulk muudab sõnumid
segaseks
• Otsuste juures olnud töötajad tulevad muutustega kergemini
kaasa: nemad on su liitlased
• Kasuta informeerimiseks väljakujunenud kanaleid
• Tegutse ühiste põhimõtete järgi
Info muutuste ajal
Lihtne
Selge
Piltlik
Täpne
- et seda loetaks
- et seda mõistetaks
- et seda mäletataks
- et seda järgitaks
Sõnumid peavad vastama küsimustele: kes, mis, kuhu ja millal
•
•
•
•
•
Üldeesmärgid
Eesmärgid etappide kaupa
Ajakava
Muutuste vajalikkuse põhjendus
Mõju organisatsioonile ja töötajale
Olulised faktorid
• Alusta kommunikatsiooni õigeaegselt
• Kui detailid on veel ebaselged, kommunikeeri võimalusi ja
erinevaid stsenaariume. Ütle, millal saad rääkida
konkreetsemalt.
• Lepi kommunikeerimise ajakava kokku võtmeisikutega
• Kaasa võtmeisikud juba planeerimise algfaasis
• Loo võimalus teistele oma arvamuse avaldamiseks
• Jälgi kommunikatsiooni kulgu
• Muudatuste eri faasid nõuavad erinevaid rõhuasetusi
Lõpetuseks
• Muutuste edukus sõltub inimestest
• Hea mikrokliima sõltub paljuski teist
• Midagi ei muutu paremaks enne, kui inimestes on kujundatud
positiivne suhtumine
Tarka ja edukat suhtlemist!
Aive Hiiepuu
[email protected]
www.lhconcept.ee