Transcript Projektové řízení

Projektové a finanční řízení
Ing. Renata Aulová a Ing. Ondřej Miffek
Zlín, 2. 8. 2012
Obsah prezentace
•Vymezení projektového řízení
•Vymezení projektu
•Projektové řízení v organizaci
•Procesy a pravidla finančního řízení projektu
•Závěrečná doporučení
Projektové řízení
Projektové řízení vymezuje řada definic, přičemž základem
je následující:
„projektové řízení je uplatnění vědomostí, dovedností,
nástrojů a technik na aktivity projektu za účelem dosažení
projektových cílů.„
(Zdroj: A Guide to the Project Management Body of Knowledge: PMBOK guide,
2004)
Projektové řízení
• V podstatě se jedná o určitý způsob dosažení cílů projektu.
• Je zcela nezbytnou součástí pro úspěšnou realizaci projektu.
• V souvislosti s přípravou projektu, přichází jako první na řadu právě definování
správného systému projektového řízení.
• Správné projektové řízení směřuje k dosažení vyšší efektivity tohoto procesu, je
schopno eliminovat řadu chyb při přípravě a realizaci projektů.
• Vyhnout se všem chybám však není možné, protože chyba je přirozenou
součástí procesu učení se.
• Ve vztahu k podporovaným EU projektům je třeba si rovněž uvědomit přímou
závislost mezi projektovým řízením a výší finanční podpory, neboli, čím vyšší je
finanční podpora projektu, tím větší jsou nároky na proces projektového
řízení.
Projektové řízení – základní rysy a specifika
1. Přesně definován začátek i konec
– Rozdíl oproti podnikovému řízení, kdy je definován začátek, ale
konec je otevřený.
2. Neopakovatelnost procesů
– Neopakovatelnost procesů ve vztahu ke konkrétnímu projektu X
trvalé opakování aktivit v rámci podnikového řízení
3. Pružná organizační struktura
– Struktura týmu a jeho vybavení je nastavena pouze pro období projektu a je také
omezena neopakovatelností procesů projektu X v rámci podnikového řízení se
jedná o stálý tým se stálým vybavením.
Projektové řízení – základní rysy a specifika
4. Proměnlivost účastníků projektu
5. Vysoká míra neurčitosti – riziko
– Riziko u každé projektu je značné, jelikož neúspěšné projekty již nelze opravit X v
rámci podnikového řízení je riziko jednotlivých podnikatelských akcí menší a může
být kompenzováno
– Je tedy důležité definovat specifické nástroje a techniky projektu, které zohledňují
rozhodování za rizika a nejistoty
6. Odklady
-
Každý odklad projektu má negativní dopad na jeho výsledek x v rámci
podnikového řízení nejsou odklady kritické
Projektové řízení – základní rysy a specifika
7. Hodnota projektu
– Hodnota projektu představuje poměrně vysokou částku, obvykle dosahující
hodnoty ročního příjmu x z hlediska běžných podnikatelských aktivit, je jejich
hodnota pouze malým dílem ve vztahu k celému podnikání
8. Zaškolení managementu
-
V rámci projektového řízení se jedná o dobu 3 – 10 projektů
-
V rámci podnikového řízení o dobu 3 – 10 let
9. Zkušenosti a know how
-
V rámci projektového řízení je know how a zkušenosti z projektů sdíleny až po ukončení
projektu.
-
V případě podnikového řízení jsou zkušenosti sdíleny v průběhu a přispívají k růstu
podniku.
Definice projektu
• Všeobecně je možné projekt definovat jako:
určitý proces zahrnují řadu řízených kroků a koordinovaných činností,
směřujících k dosažení stanoveného cíle a to ve stanoveném čase a s určitým
rozpočtem. Projekt je realizován pouze jedenkrát, tedy bez opakování a
vyznačuje se řadou specifik.
Definice projektu – trojimperativ projektu –
základny projektového managementu
• Tato definice obsahuje tři hlavní charakteristiky – tři imperativy (základny)
projektového managementu, které definují prostor, v němž se podle
vytyčených cílů vytváří určitá nová hodnota – produkt projektu definovaný
jako výstup nebo výsledek projektu. Jedná se konkrétně o:
• Čas, který je limitní pro plánování sledu jednotlivých dílčích aktivit projektu;
• Zdroje – jsou přiděleny k projektu a průběžně užívány a čerpány. Jedná se o
vstupní prvky materiálních hodnot a lidské pracovní síly, které jsou pod přímou
kontrolou manažera projektu.
• Náklady, které jsou finančním projevem užití zdrojů v časovém rozložení.
Definice projektu – trojimperativ projektu –
základny projektového managementu
Definice projektu – trojimperativ projektu –
základny projektového managementu
 Za úspěšný projekt může být považován takový
projekt, který dosáhl požadovaných cílů ve třech
základních rovinách:
 Věcné,
 Časové,
 Nákladové.
Životní cyklus projektu
• Základní fáze projektu:
– Definice a zahájení projektu – definování projektu,
vytvoření projektového záměru (logický rámec projektu- živý
dokument)
– Realizace projektu – porady projektového týmu, porady
kontrolních komisí, monitoring stavu projektu, sledování a
evidence požadavků na změny, hodnocení kvality, řízení
rizik
– Ukončení projektu - předávací protokoly, předání výstupů,
akceptační protokoly, závěrečné porady , uzavření
rozpočtu
Definice projektu v kontextu EU
• Projektem v kontextu fondů EU se rozumí konkrétní ucelený podrobně
rozpracovaný projektový záměr, který je součástí projektové žádosti.
•Obecně se v rámci EU projektů rozeznávají dva typy
projektů:
– „tvrdé“ (investiční) projekty
– „měkké“ (neinvestiční) projekty
•Hlavní rozlišovacím znakem u těchto projektů jsou zejména
typy výdajů, dále zaměření projektu, cílová skupina,
výstupy projektu ad.
Definice projektu v kontextu EU
• V projektu je velmi důležité nastavit jeho nejdůležitější složky, konkrétně:
– Aktivity projektu – tyto musí jednoznačně nastaveny ve vazbě na
cíle projektu.
– Cíle projektu – tyto musí být stanovené předem a jasně
definované.
– Čas (harmonogram projektu)– doba trvání projektu, resp. Časové
nastavení jednotlivých aktivit.
– Rozpočet projektu – definuje zdroje pro financování projektu.
Cíle projektu
 Cíl projektu představuje jeden z nejzákladnějších
parametrů projektu, a proto je nutné věnovat jeho
nastavení značnou pozornost. Cíl projektu by měl být
nastaven vždy tak, aby byl tzv. SMARTi:
 Specific – specifikovaný
 Measurable – měřitelný
 Aligned – akceptovatelný
 Realistic – realizovatelný
 Timed – termínovaný
 Integrated - integrovatelný
Aktivity projektu
 Aktivity projektu jsou nastaveny v závislosti na
charakteru projektu a odrážejí jeho podstatu.
 Aktivity projektu probíhají v souladu s připraveným
harmonogramem projektu.
 V podstatě se jedná soubor realizačních procesů
realizovaných s cílem dosažení dílčích cílů a výstupů
projektu.
Harmonogram projektu – časový plán
 Harmonogram projektu představuje hlavní výstup procesu
řízení projektu v čase. V harmonogramu jsou obsaženy
všechny činnosti v rámci projektu, tj. od rozhodnutí o jeho
zahájení, až do ukončení projektu.
•Je definován v návaznosti na systémový rozpad projektu,
tedy vychází z rozdelení projektu na jednotlivé etapy,
aktivity a kroky.
Harmonogram projektu – časový plán
 Řízení procesu času v rámci projektu je možné shrnout
následovně:
1. Definice jednotlivých činností v projektu (aktivit)
2. Řazení činností
3. Odhad trvání činnosti
4. Návrh harmonogramu
5. Řízení harmonogramu
Harmonogram projektu – časový plán
•Při stanovování harmonogramu je pro každou část
projektu na každé úrovni (etapa, aktivita, krok) stanovena
základní sada časových informací:
•začátek – datum zahájení
• konec – datum ukončení
• délka trvání
•Milníky projektu – důležité časové okamžiky.
•Vhodným způsobem pro zachycení harmonogramu je
např. Ganntův diagram.
Rozpočet projektu
 Rozpočet projektu je velmi důležitou součástí projektu
a projektové žádosti. Popisuje strukturu financování
projektu v jednotlivých letech realizace včetně členění
celkových výdajů na způsobilé a nezpůsobilé
(uznatelné a neuznatelné náklady).
•Procesem sestavování rozpočtu je v praxi míněna aktivní
činnost vedoucí k prokazatelnému a podloženému
vyčíslení veškerých projektových nákladů.
Projektové řízení a jeho nastavení v organizaci
Výchozí podmínky pro řízení projektu
 Definovat projekt, jeho cíle
 Disponovat pracovníky s odpovídajícími znalostmi a
dovednostmi – projektový tým
 Nastavit priority projektu
 Definovat důležité termíny projektu – vazba na
harmonogram
 Definovat rozpočet
 Vytvořit jasné informační a komunikační zásady
 Vytvořit jasné zásady pro činnost projektového týmu
 Vytvořit jasná pravidla pro vedení dokumentace k
projektu
Výchozí podmínky pro řízení projektu
 Definovat jasná pravidla pro projektové řízení
 Definovat požadavky na strukturu a termíny předkládání
průběžných zpráv
 Vytvořit zásady pro archivaci dokumentů
 Definovat pravidla pro udržitelnost projektu
 Předpokládat rizika a problémy
Definice a zahájení projektu





Definování logického rámce projektu
Vytvoření projektového týmu
Jmenování manažera týmu
Přidělení zdrojů k projektu
Plán řízení projektu – nastavení projektového řízení
Definování projektu - logický rámec projektu
 definování projektu s využitím metodiky logického
rámce je základem pro řízení projektového cyklu
 jedná se o vysoce účinný, plánovací a pracovní nástroj
vhodný pro identifikaci a analýzu problémů na straně
jedné a definování cílů a stanovení konkrétních aktivit k
řešení těchto problémů na straně druhé
 metodou logického rámce se připravovaný projekt
testuje jak z hlediska vhodnosti a přiměřenosti pro řešení
daného problému, tak z hlediska jeho proveditelnosti a
trvalé udržitelnosti
 Lze jej použít pro široké spektrum projektů
Projektový záměr a aktivity projektu
 logický rámec (LR) by měl být použit pro přípravu,
realizaci a vyhodnocení projektu. LR má svůj význam v
každé etapě projektového cyklu; stanoví, čeho by mělo
být realizací projektu dosaženo, obsahuje objektivně
ověřitelné ukazatele, kterými lze měřit dosažení cílů a
provádět efektivní monitoring a tvoří základ pro
následné (expost) hodnocení projektu
 logický rámec lze v průběhu realizace projektu
aktualizovat a to v návaznosti na konkrétní změny
výstupů či aktivit daného projektu
 celkový účel a záměr projektu však musí zůstat
nezměněn
Logický rámec projektu
Zdroj: www.euroskop.cz
Projektový záměr a aktivity projektu
 Logický rámec se skládá ze čtyř částí, které vyjadřují:
 1. Intervenční (vertikální) logiku založenou na: vztahu „příčinadůsledek“ mezi aktivitami a cíli na rozdílných úrovních (důsledky,
které se projeví ve vzdáleném časovém horizontu jsou také
nejvíce vzdáleny od počáteční aktivity, a proto se objeví
nahoře; naopak přímé důsledky aktivit se v tabulce objeví v její
spodní části). Každá úroveň by měla vést logicky k úrovni, která
je o jeden stupeň výše. Vstupy z tohoto sloupce se objeví v
projektové osnově, stejně jako aktivity a výsledky projektu.
Projektový záměr a aktivity projektu
 Logický rámec se skládá ze čtyř částí, které vyjadřují:
 2. Objektivně ověřitelné ukazatele: specifické a objektivně
ověřitelné ukazatele (např. všeobecných cílů, účelu projektu,
výsledků projektu - vyjadřujících odpovědi na otázky typu - co?,
kolik?, kdy?, pro koho?, kde?), které vytváří základ pro měření
efektivnosti projektu. V ideálním případě by se počet ukazatelů
pro měření jedné aktivity, výsledku, účelu projektu měl
pohybovat mezi 2 - 3 indikátory.
 3. Zdroje (informací) k ověření: v tomto sloupci by měly být
uvedeny možné zdroje informací k ověření průběhu a výsledků
realizace projektu (informace a data o ukazatelích). Pokud není
zřejmé, odkud mohou být informace o ukazatelích získány, musí
být v rámci projektu učiněna opatření, která povedou k získání
těchto informací.
Projektový záměr a aktivity projektu
 Logický rámec se skládá ze čtyř částí, které vyjadřují:
 4. Rizika/předpoklady, která podmiňují dosažení výsledků a cílů
projektu, lze je vždy formulovat jako předpoklady. Předpoklady
dávají odpověď na otázku: „Co předpokládáme o externích
faktorech, na něž projekt nemá vliv, ale které mohou ovlivnit
jeho realizaci a dlouhodobě i jeho udržitelnost“. Pokud
neexistuje reálná pochybnost o určitých předpokladech
projektu, není třeba ji uvádět. Pokud však existuje nějaká
pochybnost (např. „pochybnost zda se podaří najít vhodné
zaměstnance“), pak by měla být uvedena jako nezbytný
předpoklad, který musí být splněn, aby bylo dosaženo určitého
cíle či výsledku projektu.
Projektový záměr a aktivity projektu
 Při zpracování logického rámce projektu se definují:
 Aktivity představují to, co osoba či organizace realizující projekt
udělá; jinými slovy z jakých konkrétních aktivit se projekt skládá
(např. stavební práce na rekonstrukci objektu, nákup zařízení pro
jeho vybavení, zajištění odborných služeb atd.).
 Prostředky znamenají hlavní zdroje, které budou použity pro
zajištění realizace projektu (např. poradenské služby, stavební
dozor apod.). V tomto oddílu tabulky není třeba uvádět
jednotlivé náklady. Potřebné finanční prostředky by měly být
dostatečně podrobně rozepsány v té kapitole projektové
osnovy, kde se popisují jednotlivé aktivity, a to tak, aby bylo
zcela jasné z jakých nákladových položek se skládá rozpočet
projektu.
Projektový záměr a aktivity projektu
 Při zpracování logického rámce projektu se definují:
 Uvedené aktivity a současně splněné předpoklady, které
podmiňují jejich realizaci, by měly zajistit dosažení výsledků
projektu. V rámci předpokladů na této úrovni by měly být
uvedeny související aktivity a spolufinancování, které jsou
nezbytné pro dosažení výsledků.
 Výsledky představují to, za co je osoba či organizace realizující
projekt zodpovědná při jeho uskutečnění (např. výsledkem je
opravený dům, vytvoření nových prostor - bytů či provozoven a
jejich vybavení např. nábytkem). Výsledky a předpoklady
uvedené v tomtéž řádku vedou k dosažení účelu či záměru
projektu.
Projektový záměr a aktivity projektu
 Při zpracování logického rámce projektu se definují:
 Účel projektu (někdy definovaný jako specifický cíl) je odvozen
od hlavního problému, k jehož vyřešení by měl projekt přispět.
Pokud existuje více než jeden účel/záměr projektu, je
pravděpodobné, že se budou překrývat jeho výsledky nebo že
se projekt pokouší řešit příliš mnoho problémů. Je třeba, aby
existovalo jasné rozlišení mezi účelem projektu a jeho výsledky.
Výsledkem projektu je např. modernizovaný objekt, ale jeho
účelem (proč ten projekt děláme) je rozšíření nabídky bytů pro
místní obyvatele či provozoven pro živnostníky.
Projektový záměr a aktivity projektu
 Při zpracování logického rámce projektu se definují:
 Účel/záměr projektu a předpoklady uvedené v jednom řádku
by měly vést k naplnění všeobecných cílů, které se vztahují k
příslušnému opatření programu.
 Všeobecné cíle naznačují, jak projekt zapadá do kontextu širší
strategie (programu). V případě strukturálních fondů jsou
všeobecnými cíli projektu cíle definované v příslušném opatření
programu. V případě našeho domu se jedná např. o zlepšení
životních podmínek pro venkovské obyvatele (byty) nebo
podmínek pro místní podnikatele (provozovny).
Projektový management
 Samotné řízení projektu probíhá na základě jasně
vymezených vztahů nadřízenosti a podřízenosti,
kompetencí a pravomocí, udělených v rámci
jednotlivých pozic projektového týmu.
 Pro dosažení efektivního řízení v oblasti lidských zdrojů
(konkrétně tedy v rámci projektového týmu), je nutné
respektovat princip týmové práce a řízení týmu, jehož
nejdůležitějším prvkem je zcela jistě osobnost manažera
projektu.
Projektový management
 Základními subjekty projektového managementu jsou:
 Manažer projektu
 Asistent manažera projektu
 Projektová kancelář – v závislosti na charakteru
projektu
 Projektový tým
Projektový management – organizační struktura
 Organizační struktura představuje síť definovaných
vztahů v rámci řízení projektu.
 V rámci této sítě probíhá komunikace v projektu a jsou
rovněž nastaveny vztahy nadřízenosti, podřízenosti (řídící
struktura), je vymezena odpovědnost a kompetence.
 Rovněž zde probíhá řada interakcí mezi účastníky
projektu, jejichž cílem je zejména:
 Koordinace a řízení projektových prací – ve vazbě na jasné vymezení
procesů
 Monitorování a kontrola jednotlivých procesů
 Projektová komunikace – tato je v rámci projektu velmi dynamická a je
proto nutné správné nastavení vztahů v projektovém týmu, rozložení
autority a formalizace vztahů a komunikačních toků.
Projektový tým
 Představuje základní výkonnou složku projektu.
 V podstatě se jedná o skupinu osob, složenou za účelem
dosažení cílů projektu, která má dočasný charakter a
podléhá řízení projektového manažera.
 Je potřeba věnovat velkou pozornost obsazení
jednotlivých pozic v rámci projektového týmu, přičemž
je důležité zvažovat zejména:
 Odbornost
 Dostupnost
 Náklady
Projektový tým
 Správné nastavení projektového týmu, je jedním z
hlavních determinantů úspěšnosti projektu.
 Projektový tým a jeho složení, má určitá specifika v
porovnání s běžným pracovním týmem. Jedná se
konkrétně o následující:
– Dočasný charakter- existuje pouze po dobu trvání projektu
– Specifické složení – je složen z osob s různými specifickými dovednostmi
a zkušenostmi (z hlediska podnikového řízení se může jednat o
spolupracovníky na různých úrovních podnikové hierarchie)
– Pružnost reakce na změny – jednotliví členové týmu musí být připraveni
a schopni pružně reagovat na měnící se požadavky.
Projektový tým
 Hlavní úkoly projektového týmu, důležité pro zajištění
projektu:








Řízení projektu a řešení vzniklých problémů
Finanční řízení projektu
Zajištění realizace aktivit
Účetnictví projektu
Administrace projektu
Monitoring projektu
Publicita projektu
Výběr dodavatelů
Dokumentace k projektu - zásady





Úplná a kontinuální dokumentace k projektu(jak v elektronické, tak i v
papírové podobě),
Formalizovaná podoba veškeré dokumentace
– Vytvoření databáze dokumentů a formulářů projektu, splňující veškeré
požadavky kladené na projekt z hlediska povinné publicity i z hlediska
obsahu, dle pravidel konkrétního operačního programu a zásad
projektového řízení.
– nejlépe zajištění v podobě komunikační platformy, která umožňuje
sdílení dokumentace.
Založení samostatné projektové složky, kam budete systematicky zakládat
veškerou dokumentaci.
Centrální způsob odevzdávání veškerých dokumentů k projektu. Tyto musí
být odevzdány řádně a včas.
Pravidelný monitoring projektového managementu ve formě zpráv o své
činnosti.
Dokumentace k projektu






Pozor, administrativní stránka projektu je velmi důležité pro celkovou
úspěšnost projektu!!!!!
Nejdůležitějším dokumentem je zcela jistě smlouva či rozhodnutí o
poskytnutí dotace, která je pro příjemce dotace závazná.
Databáze kontaktů(seznam všech členů projektového týmu s jejich
kontaktními údaji a jiných klíčových osob relevantních k projektu),
Dokumenty spojené s personalistikou
– pracovní smlouvy nebo dohody členů projektového týmu,
– mzdové výměry,
– pracovní výkazy ,
– členů projektového týmu a další
Zprávy o činnosti projektového týmu
Zprávy o ukončení dílčích projektových aktivit
Dokumentace k projektu









rozpočet a jeho čerpání v aktualizované podobě,
účetní doklady (objednávky, faktury, cestovní příkazy apod.),
korespondence (doporučujeme uchovávat veškerou korespondenci – i emailovou – relevantní k projektu),
aktuální verze harmonogramu a všechny jeho předešlé verze,
popis činností v rámci jednotlivých aktivit projektu,
Průběžné monitorovací zprávy a závěrečná zpráva (v případě čerpání
dotace na projekt),
zápisy z porad vedení, odborných skupin, společných seminářů, doplněné
o prezenční listiny,
publicita projektu (reklamní materiály, publikované články, zprávy z
propagačních akcí apod.),
záznamy o kontrole aj.
Základní pravidla pro řízení projektu – před
přidělením dotace
 Ještě před samotným přidělením dotace, je nutné
věnovat pozornost samotné projektové žádosti a
nastavení jejích základních parametrů, zejména.:
– Cíle projektu
– Indikátory projektu
– Harmonogram projektu
– Finanční plán projektu
– Rozpočet projektu, zejména ve vazbě na způsobilost
výdajů
 Je potřeba zvážit případné změny v nastavení projektu a tyto
jednoznačně konzultovat s poskytovatelem dotace (zda jsou vůbec
možné).
Základní pravidla pro řízení projektu – před
přidělením dotace




V případě doporučení projektu k podpoře v rámci vybraného dotačního
titulu je zahájena příprava podpisu dvoustranného dokumentu o poskytnutí
dotační podpory.
Je tedy nutné, aby se příjemce velmi podrobně seznámil s tímto
dokumentem, jehož podpisem se zavazuje k plnění řady povinností, a to
nejen v průběhu realizace projektu, ale rovněž po jejím ukončením.
Seznámit se detailně s dokumentací k programu, konkrétně s tzv. příručkou
pro příjemce dotace. Tato bývá dále rozvedena a vysvětlena pro klíčové
oblasti ve zvláštních příručkách (např. pro způsobilé výdaje projektu a jejich
vykazování, pravidla pro výběr dodavatelů, pravidla pro povinnou
publicitu projektu)
Zajistit finanční zdroje projektu - vyčlenit si v rozpočtu (v cizích zdrojích)
dostatek finančních prostředků pro pokrytí případných nezpůsobilých
výdajů a na průběžné financování projektu.
Základní pravidla pro řízení projektu – po podpisu
podmínek
 Seznámit všechny pracovníky s pravidly řízení projektu.
 Pracovní síly projektu – zajistit jejich kapacity, vyřešit
pracovně-právní vztahy, úvazky.
 Partneři projektu – uzavření smluv, nastavení spolupráce
ve vztahu k řízení projektu.
 Dodavatelé projektu – provést výběrová řízení dle
zákona nebo dle pravidel pro výběr dodavatele (Pozor,
u některých dotačních titulů je nutné mít dodavatele
vybraného ještě před podpisem smlouvy!!!!!)
Základní pravidla pro řízení projektu – po podpisu
podmínek

Pro příjemce dotace je znění smlouvy závazné a příjemce jej musí
plně respektovat a dodržovat.

Při neplnění povinností ze smlouvy vyplývajících, se příjemce
vystavuje sankcím za jejich neplnění, a to nepřidělení, krácení či
odebrání již přidělené dotace, v horším případě potom spojeno s
vyměřením penále.
Základní pravidla pro řízení projektu – po podpisu
podmínek (realizace projektu)
 Úspěšná realizace projektu nespočívá pouze ve správném
projektovém řízení, ale rovněž v dodržování pravidel
poskytovatele dotace a veškerých povinností příjemce, ke kterým
se tato vážou
 Pravidla se liší mezi dotačními programy navzájem, ale také může
docházet k odlišnostem mezi různými koly výzev v rámci jednoho
programu, popř. dokonce mezi různými verzemi týž příruček v
rámci jedné výzvy!
 Prvním důležitým krokem při správné realizaci projektu je tedy
výběr relevantních příruček a pokynů, kterými se bude příjemce
dotace při realizaci projektu řídit.
Základní pravidla pro řízení projektu – po podpisu
podmínek (realizace projektu)
 Následně se dostáváme do realizační fáze projektu, kde je z
hlediska projektového řízení nutné zejména následující:
– Vytvoření realizačního plánu v návaznosti na harmonogram
– Pravidelný monitoring a kontrola (cíle, indikátory – monitorovací i
závazné, dodržování podmínek a pravidel poskytovatele
dotace, dodržování pravidel publicity, dodržování rozpočtu)
– Zajištění publicity projektu
– Důsledné dokladování všech činností a aktivit projektu
Kontrola a monitoring projektu
 Projekt je třeba průběžně monitorovat a kontrolovat
především ze dvou hlavních hledisek:
– časového (doba zbývající do dokončení projektu),
konkrétně sledujeme plnění jednotlivých projektových
činností v návaznosti na harmonogram projektu a
také čas nutný k dokončení zbývajících aktivit – ve
vazbě na plánované ukončení projektu.
– nákladového (náklady zbývající do dokončení
projektu) – je sledována výše vynaložených nákladů
ve vztahu k jejich odhadu pro zdárné dokončení
projektu.
Kontrola a monitoring projektu
 U projektů, na jejichž realizaci byla získána dotace, je
požadováno průběžné informování o jejich aktuálním
stavu.
 Toto průběžné informování probíhání prostřednictvím
tzv. monitorovacích zpráv, jejichž interval a forma
předložení, je vždy definována poskytovatelem dotace.
Publicita projektu
 poskytnutí podpory pro realizaci projektu EU a Českou
republikou musí být dostatečně zviditelněno a
propagováno
 volba vhodných prostředků a opatření pro zajištění
publicity projektu a jejich věcné a organizační zajištění
závisí na rozhodnutí realizátora projektu
 konkrétní nástroje k zajištění publicity projektu jsou
specifikovány v projektové žádosti o finanční podporu
 finanční spoluúčast EU, resp. ERDF, musí být zdůrazněna
během celé doby realizace a udržitelnosti projektu.
Publicita projektu
 Veškerá informační a propagační opatření musí
obsahovat:
 1. Symbol OP;
 2. Symbol EU;
 3. Odkaz na spoluúčast Evropské unie na financování
projektu - text „EVROPSKÁ UNIE“, či jiným způsobem se
stejným významem;
 4. Odkaz na ERDF: „Evropský fond pro regionální rozvoj“
či ESF: „Evropský sociální fond“;
 5. Prohlášení ŘO: „Investice do vaší budoucnosti“.
Publicita projektu
 symboly a odkazy musí být uvedeny na objednávkách
pro dodavatele (přímý nákup, kdy zadavatel poptává
služby nebo dodávky), na všech příslušných
informačních, školících a propagačních materiálech
zakoupených z prostředků EU.
 rovněž musí být umístěny ve školících místnostech, na
hmotném majetku zakoupeném v rámci projektu, na
dokumentaci související s projektem apod.
 symboly musí být uvedeny na viditelném místě
Publicita projektu
 symboly musí být uvedeny na viditelném místě, u
tiskových materiálů vždy uvedeny na titulní straně
 při používání současně s jinými logy nebo znaky se
umísťují znaky EU a OP jako první v pořadí, první v pořadí
logo OP, poté logo EU
 stejné pravidlo platí i při umístění svisle pod sebe, ostatní
loga nebo znaky nesmí být větší než symboly EU a OP
 odkaz na finanční spoluúčast EU a ERDF /ESF a
prohlášení ŘO ve znění: „INVESTICE DO VAŠÍ
BUDOUCNOSTI“ musí být užíván vždy se symboly EU a OP
 při využívání symbolů je při jejich případném zvětšování
nebo zmenšování nutné dodržovat správný poměr stran
Publicita projektu
 náklady spojené se zajištěním publicity projektu jsou
způsobilým výdajem, mohou být proto součástí rozpočtu
projektu
 dodržování a provádění publicity projektu (zvolené
formy) dle stanovených pravidel je velmi důležité a je
předmětem kontrol
Dokumentace ve vztahu k ŘO
 Pravidelné monitorovací zprávy – je povinností příjemce
předkládat informace o stavu realizace projektu
prostřednictvím monitorovacích zpráv.
 Žádosti o změnové řízení projektu
 Žádost o platbu
 Doložení realizovaných aktivit
 Doložení naplnění monitorovacích indikátorů/závazných
ukazatelů
 Spis příjemce
Archivace dokladů a dokumentů – spis příjemce
 Slouží pro uchování dokladů a dokumentů, vztahujících
se k projektu.
 Vytváří jej příjemce i partner projektu.
 Musí být snadno dosažitelný, musí být veden přehledně.
 Ve spisu jsou archivovány originály dokumentů, pouze v
případě, kdy to vyžadují právní předpisy ČR, ponechává
příjemce originály dokladů jako součást svého
účetnictví, daňové evidence či ostatních evidencí a do
spisu příjemce ukládá kopie.
 Pokud jsou ve spisu uloženy kopie dokumentů, je
potřeba na nich vyznačit odkazy na uložení originálu,
které umožní kontrolu příslušné dokumentace.
Archivace dokladů a dokumentů – spis příjemce












Žádost o poskytnutí dotace, vč. příloh
Originál právního aktu o poskytnutí podpory, vč. příloh a dodatků
Originály smluv s partnery, vč. dodatků
Čestná prohlášení a Oznámení o poskytnutí podpory de minimis
Kompletní dokumentace k výběrovým a zadávacím řízením
Externí a interní účetní doklady
Schválené metodiky výpočtu podílu projektu na výdajích/příjmech organizace
Doklady o realizaci projektových aktivit, plnění indikátorů, vzorky výstupů, publicita
atp.
Monitorovací zprávy a žádosti o platbu včetně příloh a doplnění
Oznámení příjemce o změnách projektu
Veškerou elektronickou i písemnou korespondenci obsahující podstatné informace o
administraci a realizaci projektu
Zápisy z jednání
Finanční řízení
 Základem finančního řízení je zhodnocování finančních
prostředků s větším či menší důrazem na časový
horizont.
 Finanční řízení je ovlivněno časem a rizikem, v
neposlední míře také okolím.
 Vliv času – časová hodnota peněz
 Vliv rizika – nebezpečí, že očekávané výnosy nebudou
dosaženy, případně, že investovaný kapitál bude úplně
ztracen (klást důraz na analýzu a řízení rizik).
 Vliv okolí – makroekonomické změny, politické prostředí
a další.
Finanční řízení projektu
 Pro samotné řízení projektu, představuje znalost průběhu finančních
toků, velmi důležitou informaci
 Cash-flow projektu - z hlediska přidělené dotace, je nutné si
uvědomit způsob financování– zálohové financování x
předfinancování, případně modifikované financování
 Vlastní podíl z celkového rozpočtu
 Pokrytí finančních toků
 Termíny proplacení výdajů, závěrečná platba
 Kontrola čerpání rozpočtu dle jednotlivých položek
 Rovněž je velmi důležité zajistit návaznost projektu na
vnitropodnikovou praxi – oběh dokumentů, požadavky na
oddělené účetnictví aj.)
 Případné finanční postihy za nedodržení rozpočtové kázně!
Sestavování rozpočtu
 Sestavení rozpočtu projektu je vždy do jisté míry závislé
na podmínkách konkrétního programu podpory, do
něhož žádost připravujeme.
 Při stanovení odhadu celkových nákladů můžeme
postupovat dle metod ZDOLA-NAHORU, SHORADOLŮ či
použít jakýkoli jiný způsob výpočtu (odhadu) nákladů.
 Takto zpracovaný rozpočet nám pomůže při zpracování
formuláře grantové žádosti, ale s největší
pravděpodobností jej bude třeba korigovat, tak aby
odpovídal podmínkám příslušného programu podpory.
Sestavování rozpočtu
 Vždy je důležité pozorně prostudovat pravidla
financování platná pro konkrétní výzvu k předkládání
projektů, do níž projekt připravujeme, a těmto pravidlům
rozpočet uzpůsobit.
 Základním předpokladem úspěšně realizovatelného
projektu je reálně sestavený rozpočet.
Sestavování rozpočtu
 Při sestavování rozpočtu je třeba dbát několika hlavních
zásad:
 realistický a hospodárný rozpočet - při sestavování rozpočtu je
třeba dbát na pravidla hospodárnosti, uměle nenavyšovat ani
nepodceňovat jednotlivé položky (vždy by se mělo řídit cenami
v místě a čase obvyklými)
 pružný rozpočet - rozpočet je třeba sestavit tak, aby v průběhu
projektu mohlo případně docházet k přesunům mezi položkami,
pokud si to situace vynutí a zároveň tyto změny budou pro
projekt přínosné a efektivní
Sestavování rozpočtu
 Při sestavování rozpočtu je třeba dbát několika hlavních
zásad:
 rozpočet pro delší časový úsek - při sestavování rozpočtu je
nutné si uvědomit, že tvoříme rozpočet, který bude muset být
funkční v následujících téměř třech letech.
 odůvodnění rozpočtových položek - rozpočtové položky by
měly být řádně zdůvodněny a měla by být prokázána jejich
nezbytnost pro realizaci projektu
 o položky, u nichž není jasný účel nebo nezbytnost pro realizaci
projektu, bývá rozpočet projektu zkrácen
Sestavování rozpočtu – druhy výdajů
 V rámci rozpočtu rozlišujeme dva druhy výdajů:
• Způsobilé výdaje - jsou nezbytné pro realizaci projektu a
dosažení cílů projektu, mohou být spolufinancovány ze
strukturálních fondů EU.
 Nezpůsobilé výdaje – vznikají v rámci realizace projektu,
ale nejsou vyjmenovány mezi uznatelnými výdaji. Mezi
tyto výdaje patří např. daně, poplatky, úroky,
leasingové splátky apod.). Představují součást rozpočtu
projektu, avšak netvoří základ pro výpočet dotace. Tyto
výdaje nejsou vynaloženy v souladu s cíli projektu a
nejsou pro jejich dosažení nezbytné. V případě jejich
vzniku jsou hrazeny příjemcem dotace z vlastních
prostředků.
Způsobilé výdaje
 jsou v souladu s příslušnými předpisy Evropské unie a ČR
 odpovídají cílům, zaměření dané prioritní osy a oblasti
podpory poskytovatele dotace
 jsou v souladu s pravidly a podmínkami poskytovatele
dotace
 Naplňují princip 3E (Hospodárnost (economy),
Efektivnost (effectivness), Účelnost (efficiency))
Základní principy způsobilosti
Časová způsobilost a okamžik vzniku výdaje
 Výdaje jsou způsobilé, jestliže vznikly a byly skutečně
uhrazeny mezi dnem předložení OP EK nebo 1. lednem
2007 (podle toho, co nastane dříve), a 31. prosincem
2015
 Projekty nesmějí být dokončeny před počátečním dnem
způsobilosti.
Časová způsobilost a okamžik vzniku výdaje
 ŘO mohou stanovit užší kritéria pro počáteční a koncové
datum způsobilosti výdajů
 Obecně platí, že výdaje musí být vzniklé v průběhu
realizace projektu a uhrazené po počátečním datu
způsobilosti výdajů
 Výjimkami z uvedeného pravidla jsou odpisy, režijní
náklady, věcné příspěvky a výdaje na projektovou
dokumentaci.
Časová způsobilost a okamžik vzniku výdaje
 Účetní doklad vystavuje neplátce DPH – okamžikem
vzniku výdaje je datum uskutečnění účetního případu
 Účetní doklad vystavuje plátce DPH - okamžikem vzniku
výdaje je datum uskutečnění zdanitelného plnění
 Rozhodným datem pro posouzení způsobilosti výdajů je
datum úhrady faktury, které musí předcházet nebo být
rovno datu ukončení fyzické realizace projektu/datu
ukončení etapy.
Dokladování a zaplacení výdaje
 Výdaje musí být identifikovatelné a prokazatelné a musí
být doložitelné potvrzenými účetními doklady, tzn. musí
být definitivní a zachycené odpovídajícím způsobem a v
souladu s požadavky legislativy v účetnictví nebo
daňové evidenci příjemce pomoci
 Výdaje musí být zaplaceny a zaplacení musí být
doloženo před jejich certifikací a proplacením z Fondů
EU (s výjimkou odpisů, režijních nákladů a věcných
příspěvků).
Věcná povaha způsobilého výdaje
 zpravidla taxativně vymezena pro jednotlivé oblasti
podpory
 dvě základní kategorie
– hlavní způsobilé výdaje
– vedlejší způsobilé výdaje – zpravidla maximálně do
výše 10% celkových způsobilých výdajů
 Není-li zcela zřejmé, zda daná kategorie výdaje svou
věcnou povahou spadá do způsobilých výdajů –
kontaktovat poskytovatele dotace
Věcná povaha způsobilého výdaje
 vždy platí podmínka, že výdaj je nezbytný pro realizaci
projektu
 podrobné vymezení kategorií způsobilých výdajů dle
věcné povahy pro konkrétní oblasti podpory je uvedeno
v Příručce pro příjemce
 u projektů v režimu regionální investiční podpory dle
Nařízení Komise (ES) č. 800/2006 je omezena věcná
způsobilost výdajů
Účet projektu
 Příjemce zřídí pro účely projektu samostatný bankovní
účet/podúčet, který bude využíván pouze pro
transakce spojené s realizací projektu a budou k němu
vydávány vlastní výpisy
 Přípustný je také další účet pro projekt, a to v případě
financování projektu pomocí úvěru.
 Všechny výdaje musejí být uhrazeny bezhotovostně – z
tohoto zvláštního účtu/podúčtu, příp. z úvěrového účtu
projektu.
 Výjimkou jsou způsobilé výdaje uhrazené před podpisem
smlouvy o poskytnutí dotace, které mohou být uhrazeny
z jiných účtů žadatele
Účet projektu
 Veškeré výdaje projektu jsou standardně propláceny ze
zvláštního účtu. Pokud nejsou ve výjimečných případech
proplaceny ze zvláštního účtu, musí být přeúčtovány
mezi běžným účtem a zvláštním účtem příjemce do
okamžiku předložení monitorovací zprávy za etapu, ke
které náležejí.
 Příjemce musí doložit přeúčtování bankovními výpisy
obou bankovních účtů, kde tato transakce nastala.
Účet projektu
 Nezbytné platby v hotovosti (např. notářské poplatky,
poštovné) může příjemce uhradit pouze do výše 10.000
Kč na jeden pokladní doklad
 Finanční prostředky použité na úhradu výdajů v
hotovosti však musí projít přes zvláštní účet projektu
(existence záznamu mezi zvláštním účtem a pokladnou
Vedení účetnictví
 Vedení analytické evidence s vazbou ke konkrétnímu
projektu
 Správné zařazení výdaje do účetní položky
 Dodržování zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví a
souvisejících prováděcích vyhlášek
 V případě, že příjemce vede daňovou evidenci dle § 7b
zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, je povinen
rozšířit daňovou evidenci:
 příslušné doklady musejí splňovat předepsané náležitosti
účetního dokladu ve smyslu § 11zákona č. 563/1991 Sb.,
o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů
Vedení účetnictví
 předmětné doklady musejí být správné, úplné,
průkazné, srozumitelné a průběžně chronologicky
vedené způsobem zaručujícím jejich trvalost
 při kontrole poskytne příjemce na vyžádání kontrolnímu
orgánu daňovou evidenci v plném rozsahu,
 uskutečněné příjmy a výdaje jsou analyticky vedeny ve
vztahu k příslušnému projektu, ke kterému se vážou, tzn.
že na dokladech musí být jednoznačně uvedeno, ke
kterému projektu se vztahují
Doložení způsobilého výdaje
Náležitosti účetního dokladu
označení účetního dokladu,
obsah účetního případu a označení jeho účastníků,
peněžní částka nebo údaj o množství a ceně za měrnou
jednotku,
okamžik vyhotovení účetního dokladu,
okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s
okamžikem vyhotovení účetního dokladu,
podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a
podpisový záznam osoby zodpovědné za zaúčtování
(vlastnoruční podpis nebo elektronický podpis nebo
obdobný průkazný účetní záznam v technické formě)
Doložení způsobilého výdaje
Náležitosti účetního dokladu
 obchodní firmu nebo jméno a příjmení, sídlo nebo místo
podnikání plátce, který uskutečňuje plnění
 daňové identifikační číslo plátce, který uskutečňuje
plnění
 obchodní firmu nebo jméno a příjmení, sídlo nebo místo
podnikání plátce, pro něhož se uskutečňuje plnění
 daňové identifikační číslo, pokud je osoba, pro kterou se
uskutečňuje plnění, plátcem
 evidenční číslo daňového dokladu
 rozsah a předmět plnění
Doložení způsobilého výdaje
Náležitosti účetního dokladu
 datum vystavení daňového dokladu,
 datum uskutečnění plnění nebo datum přijetí platby, a
to ten den, která nastane dříve, pokud se liší od data
vystavení daňového dokladu
 jednotkovou cenu bez daně a dále slevu, pokud není
obsažena v jednotkové ceně, základ daně
 sazbu daně nebo sdělení, že se jedná o plnění
osvobozené od daně a odkaz na příslušné ustanovení
zákona
 výši daně
 každý daňový doklad musí být označen registračním
číslem projektu
Problémy při realizaci projektu
 Projekt může být úspěšný pouze za předpokladu
dosažení stanovených cílů ve stanovené kvalitě, času,
nákladech.
 Riziko projektu představuje stupeň vystavení cílů projektu
negativním vlivům a jejich pravděpodobným následkům
z hlediska rozsahu, kvality, času a nákladů.
 Je tedy důležité identifikovat všechna rizika projektu.
 Rizikům předcházíme nebo je eliminujeme dobrou prací
projektového týmu.
 S riziky musíme počítat a u těch nejvíce důležitých
bychom měli mít připraveny scénáře řešení (písemně).
Řízení rizik projektu
 Základem je detailní analýza rizik – identifikace rizik,
jejich pravděpodobnost a závažnost, včetně návrhů
opatření na jejich eliminaci. Provádět řízení rizik,
preventivní opatření.
 Interní problémy – ztráta osobností projektového týmu,
finanční problémy, změna vnitřního „politického“
nastavení
 Externí problémy – změny vnějších podmínek
Rizika spojená s nesprávným postupem
 v rámci realizace projektu je nutné dodržovat pravidla
poskytovatele dotace
 povinnosti příjemce dotace jsou vymezeny
dokumentací programu a Smlouvou/Rozhodnutím o
poskytnutí dotace
 Porušení povinností vymezených Smlouvou může být
kvalifikováno jako:
– Nesrovnalost
– Porušení rozpočtové kázně
Rizika spojená s nesprávným postupem
Nesrovnalost
nesrovnalostí se rozumí porušení právních předpisů ES
nebo ČR v důsledku jednání nebo opomenutí
hospodářského subjektu, které vede nebo by mohlo vést
ke ztrátě v rozpočtu EU nebo ČR, a to započtením
neoprávněného výdaje do rozpočtu EU nebo ČR.
odhalení nesrovnalosti v projektu může vést ke
komplikacím v jeho realizaci.
nejčastější z nich je pozastavení administrace žádosti o
platbu a proplácení výdajů
zjištěná a potvrzená nesrovnalost pak s sebou zpravidla
přináší krácení způsobilých výdajů projektu, ale v
některých případech může dokonce vést až k odejmutí
celé částky dotace.
Rizika spojená s nesprávným postupem
Příklady nesrovnalostí:
 Účetnictví
– proplacení výdajů z jiného než projektového
(případně úvěrového) účtu uvedeného ve Smlouvě o
poskytnutí dotace (dále jen „Smlouva“)
– nesprávné prokazování způsobilých výdajů (absence
bankovních výpisů, pokladních dokladů apod.)
– neoznámení nebo nesprávný výpočet příjmů projektu
v souladu se Smlouvou; nevedení příjmů projektu na
projektovém účtu
– proplacení výdajů v hotovosti nad 10.000 Kč
Rizika spojená s nesprávným postupem
Příklady nesrovnalostí:
 Změny
– v projektu dochází při realizaci ke změně, která
nebyla oznámena poskytovateli dotace v souladu s
pravidly
– nenaplnění monitorovacích indikátorů o více než 10%
– neoznámení příjmů projektu
– neoznámení změny finančního plánu
 Publicita
– nedodržení pravidel publicity dle pravidel
poskytovatele dotace
Rizika spojená s nesprávným postupem
Příklady nesrovnalostí:
 Nakládání s majetkem
– zřízení zástavního práva v rozporu se Smlouvou
– pronajmutí majetku pořízeného, byť i jen částečně z
dotace, v rozporu se Smlouvou
– převedení vlastnického práva k majetku pořízeného,
byť i jen částečně z dotace, v rozporu se Smlouvou
– nesplnění povinnosti pojistit veškerý pojistitelný
majetek pořízený z dotace
Rizika spojená s nesprávným postupem
Příklady nesrovnalostí:
 Ostatní
– nenaplnění cílů a účelu projektu
– vyhotovení, použití nebo předložení nepravdivých,
nesprávných nebo neúplných dokladů ve smyslu
ustanovení § 129a trestního zákona
– porušení pravidel veřejné podpory
– neposkytování dostatečné součinnosti v souvislostí s
realizací projektu dle Smlouvy
Rizika spojená s nesprávným postupem
Porušení rozpočtové kázně
 každé jednání příjemce dotace, které má za následek
neoprávněné použití, nebo zadržení finančních prostředků
poskytnutých z rozpočtu poskytovatele dotace, pokud toto
jednání má přímý vliv na realizaci projektu, zejména na jeho
základní kritéria stanovená ve Smlouvě (účel projektu, výše a
účelové určení dotace, harmonogram, rozpočet,
monitorovací indikátory apod.), má vliv na realizované
výstupy projektu, zejména jejich udržitelnost, podle podmínek
stanovených ve Smlouvě nebo představuje jiné porušení
smluvních podmínek, kdy příjemce dotace vůbec neplní
některou z jeho povinností stanovených ve Smlouvě, aniž by
toto jednání muselo mít přímý vliv na realizaci projektu a jeho
výstupy (povinnost vést účetnictví, povinnost archivace,
zadávání zakázek v souladu se Smlouvou apod.).
Rizika spojená s nesprávným postupem
Porušení rozpočtové kázně
poskytovatel dotace může v souladu se zákonem č.
250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních
rozpočtů, rovněž posoudit i jiné jednání příjemce dotace
jako porušení rozpočtové kázně, zejména pokud posoudí,
že porušení povinností příjemcem je zásadního významu.
pokud zjištěná skutečnost bude ze strany příjemce
dotace představovat porušení rozpočtové kázně je
příjemce dotace povinen provést odvod za porušení
rozpočtové kázně do rozpočtu poskytovatele dotace.
Odvod za porušení rozpočtové kázně odpovídá částce
neoprávněně použitých nebo zadržených prostředků
Rizika spojená s nesprávným postupem
Porušení rozpočtové kázně
 pokud poskytovatel dotace zjistí porušení podmínek, za
kterých byla dotace poskytnuta, ještě před proplacením
dotace, nebo její části, ke které se dané porušení váže,
je oprávněn provést finanční korekci dotčených výdajů.
 Ke korekci dojde v rámci nejbližší Žádosti o platbu, a to
formou ponížení celkové sumy výdajů, které byly
shledány při kontrole dané Žádosti o platbu jako
způsobilé.
 O krácení způsobilých výdajů bude příjemce dotace
písemně informován, včetně důvodů, které
poskytovatele dotace ke krácení vedly.
Jak riziko eliminovat
Znalost pravidel poskytovatele dotace
Kvalitní projektový management
Kvalitní projektová dokumentace
V případě staveb věnovat zvýšenou pozornost
vícepracem / méněpracem a dohledu při realizaci
stavby
 Součinnost všech dotčených útvarů příjemce, které se
spolupodílejí na realizaci projektu, vymezení
kompetencí, zodpovědností, včasné předávání
informací
 Věnovat dostatečnou pozornost účetnictví projektu
 Dodržovat pravidla v oblasti zadávání zakázek.




Změnová řízení projektu
 Příjemce je povinen neprodleně oznámit ZS/ŘO všechny
změny a skutečnosti, které mají dopad na obsah
právního aktu o poskytnutí podpory, na plnění Podmínek
realizace projektu nebo skutečnosti s tím související.
 Příjemce ohlašuje změny písemně na formuláři
Oznámení příjemce o změnách v projektové
žádosti/projektu
 Popis těchto změn se také musí objevit v
monitorovacích zprávách o realizaci projektu (v určitých
případech je možné změnu oznámit pouze
prostřednictvím MZ)
Změny projektu
 pokud příjemce zjistí, že nemůže zabezpečit realizaci
akce v souladu s právním aktem o poskytnutí podpory,
neprodleně o tom informuje ŘO/ZS a požádá ho, aby
rozhodl o schválení změny projektu a vydal nový
dokument.
Změny projektu
 Nepodstatné změny projektu (např. změna manažera
projektu, kontaktních údajů kromě názvu a adresy
příjemce apod)
 Podstatné změny projektu ( např. změny, které ovlivní
výstupy, výsledky či dopady projektu a jeho indikátory;
změna statutárního zástupce; změny, které ovlivní cíle,
obsah nebo zaměření projektu; změny termínů ukončení
realizace projektu a závěrečného vyhodnocení akce;
nákladové změny etap projektu a další)
Změny v rozpočtu
 V průběhu realizace projektu může dojít k určitým
změnám v realizaci aktivit, které vyvolají změnu
schváleného projektového rozpočtu.
 Případné změny však nesmějí narušit charakter a hlavní
záměr projektu a musejí být pro projekt nezbytné a
efektivní.
 Podle velikosti částky, kterou chce příjemce použít jinak,
než bylo plánováno, rozlišujeme nepodstatné a
podstatné změny.
 Každá změna rozpočtu musí být řádně zdůvodněna a
musí být doložena aktualizovaným rozpočtem projektu.
 Navýšení způsobilých výdajů celkového schváleného
rozpočtu projektu není možné v žádném případě.
Ukončení realizace projektu
 Ukončením realizace projektu – tedy dosažením
projektového cíle, ještě nekončí všechny činnosti
spojené s projektem.
 Ukončením realizace projektu začíná závěrečná, o to
však náročnější fáze.
 Tato fáze je zejména administrativního charakteru.
 Je potřeba kalkulovat s dostatečnou časovou rezervou
pro zpracování ZMZ a realizaci všech plateb. Přílohou
ZMZ jsou veškeré výstupy projektu, ke kterým se
příjemce zavázal, resp. jejich doložení.
 Řadu dokumentů je třeba archivovat po dobu
stanovenou poskytovatelem dotace.
Řádné ukončení realizace projektu
 ukončením realizace projektu se míní prokazatelné
uzavření všech aktivit projektu
 je to den, kdy je dokončena fyzická realizace projektu
nebo je ukončeno poskytování služeb financovaných
z projektu
 tuto skutečnost je třeba doložit kromě vlastních výstupů
projektu též ověřitelnými důkazy dosažení cílů projektu
 datum ukončení realizace projektu je podstatné při
proplácení finanční pomoci a pro počítání lhůty, ve
které musí příjemce podpory odevzdat závěrečnou
monitorovací zprávu.
Předčasné ukončení projektu
 buď na základě rozhodnutí ŘO v případě, že příjemce
neplní stanovené Podmínky, nebo z rozhodnutí příjemce.
 ŘO oznámí příjemci písemně své rozhodnutí se
zdůvodněním, nebo přijme od příjemce formou
Oznámení příjemce o změnách v projektové
žádosti/projektu informaci o tom, že odstupuje od
realizace projektu.
Předčasné ukončení projektu
 ŘO posoudí návrh, včetně zdůvodnění a lhůty, a vyjádří
se k němu.
 dnem doručení kladného vyjádření ŘO začíná běžet
lhůta k uzavření aktivit projektu.
 v případě kladného vyjádření bude individuálně
posouzen nárok příjemce na proplacení prostředků, a to
jen za tu část projektu, která již byla provedena
v souladu s právním aktem o poskytnutí podpory.
 vyplacení této části prostředků je podmíněno alespoň
částečným dosažením cílů projektu odpovídajícímu
vynaloženým prostředkům, tzn. částečné naplnění
plánovaných indikátorů.
Předčasné ukončení projektu
 finanční vypořádání již poskytnutých prostředků probíhá
v souladu se zákonem č. 218/2000 Sb., o rozpočtových
pravidlech, a s příslušnými prováděcími předpisy
 poskytnuté části dotace musí být řádně vyúčtovány a
prostředky nevyužité ve prospěch projektu musí být
vráceny ve lhůtě stanovené ŘO ve vyjádření k návrhu
příjemce na předčasné ukončení realizace projektu na
účet poskytovatele
 pokud příjemce ve stanovené lhůtě finanční prostředky
nevrátí, předá ŘO záležitost příslušnému správci daně a
případ je považován za neoprávněné použití finančních
prostředků.
Udržitelnost projektu
 Řízení projektu nekončí ukončením jeho „investiční“
části, ale pokračuje i ve fázi provozní.
 Projekt je po dobu udržitelnosti kontrolován a jeho
výstupy musí být dodrženy po celou dobu udržitelnosti
projektu.
 Udržitelnost projektu může být definována jako soubor
vlastností projektu, které ovlivňují jeho funkci, výstupy a
dosahování cílu.
 Udržitelnost projektu je velmi úzce spojena s definováním
rizik projektu a jejich řízením.
 Obvykle je udržitelnost posuzována v rovině
institucionální, finanční, organizační a provozní.
 Pozor na udržení výstupů projektu!!!!!!!
Udržitelnost projektu
 Příjemce je povinen zachovat výsledky projektu
v nezměněné podobě po dobu stanovenou
v Podmínkách
 Tyto podmínky stanovují zejména, aby plně
a prokazatelně splnil účel projektu, na který mu budou
poskytnuty finanční prostředky, a to v rozsahu
schváleného projektu a zachoval výsledky realizace
projektu.
Udržitelnost projektu
 Lhůta pro udržitelnost projektu je nastavena na dobu 3
let pro MSP, v ostatních případech se jedná o dobu 5 let
od ukončení realizace projektu.
 I po dobu udržitelnosti probíhá pravidelný monitoring v
podobě zpráv o zajištění udržitelnosti projektu.
 V této době jsou také účtovány případné příjmy
projektu a vedeno samostatného účtu projektu.
 Rovněž v době udržitelnosti projektu jsou prováděny
kontroly.
Kontrola projektu
 Předmětem kontroly je zjištění odchylek od žádoucího
stavu, náprava nedostatků, odstranění příčin
nedostatků, prevence před vznikem nedostatků,
definování možných rizik.
 Kontrolu provádí nejen ŘO, ale rovněž řada dalších
oprávněných subjektů.
 Kontrola probíhá v období 10 let od finančního ukončení
projektu.
 Součinnost při kontrole musí poskytovat jak příjemce, tak
partneři i dodavatelé.
Kontrola projektu – druhy kontrol
 předběžná (ex-ante) - před uzavřením Smlouvy o
poskytnutí dotace
 průběžná (interim) - v období od uzavření Smlouvy o
poskytnutí dotace do konečného proplacení
způsobilých výdajů
 následná (ex-post) – po dobu udržitelnosti projektu, tj. 3
nebo 5 let od finančního ukončení projektu, respektive
po dobu povinné archivace dokumentace k projektu, tj.
10 let od finančního ukončení projektu
 kontrola postupu zadávání veřejných zakázek
Předpoklad bezproblémového průběhu kontroly
 úzká spolupráce s pověřenými pracovníky ŘO ve všech
fázích realizace projektu (změny, problémy, termíny)
 přehledné a důsledné vedení projektové dokumentace
na jednom místě
 ošetření povinnosti archivovat dokumenty vnitřní
archivační směrnicí zohledňující podmínky programu
 pořizování zápisů jednání projektového týmu,
uchovávání korespondence, včetně elektronické
 uchovávání originálů všech dokumentů souvisejících s
realizací projektu (vč. MZ, ŽoP atd.)
Předpoklad bezproblémového průběhu kontroly
 kvalitní práce projektového týmu – monitoring
naplňování závazných podmínek smlouvy o dotaci (platí
i pro období udržitelnosti projektu)
 nastavení základních procesů projektového řízení v
organizaci, včetně kompetencí a zodpovědností
jednotlivých členů PT, eskalace rozhodovacích procesů
atp.
 kvalitní práce technického dozoru, tj. ověření, že
fakturované položky odpovídají svým množstvím a
kvalitou uskutečněným dodávkám
Předpoklad bezproblémového průběhu kontroly
 pečlivá kontrola plnění smluvních podmínek
dodavatelem - při převzetí díla/dodávky
 důsledné dodržování oznamovací povinnosti vůči
poskytovateli dotace
 pečlivé dodržování všech pravidel upravujících
zadávání veřejných zakázek
 ukotvení povinné součinnosti při kontrolách ve všech
smlouvách s dodavateli/partnery
 důsledné dodržování pravidel pro publicitu projektu
Základy neúspěchu projektu
 Špatné naplánování projektu
 Výrazné personální změny v průběhu realizace projektu
 Vážné porušení smlouvy
 Projekt nebyl řízen metodikou projektového řízení
 Nedostatek finančních prostředků pro překlenutí
financování projektu
Závěrečné shrnutí a doporučení
 řídit se platnou dokumentací OP – zejména příručky,
metodické pokyny či pravidla
 hlásit vzniklé změny v průběhu realizace projektu
 iformovat ŘO o postupu realizace projektu pomocí
monitorovacích zpráv
 dodržovat harmonogram projektu a naplnit
monitorovací ukazatele uvedené ve smlouvě a udržet je
po dobu udržitelnosti
 vést oddělenou účetní evidenci a dodržovat pravidla
pro publicitu
 archivovat dokumentaci projektu po stanovenou dobu
Závěrečné shrnutí a doporučení
 Nepodceňujte výběr projektového týmu a nastavení
projektového řízení.
 Jednoznačně definujte vztahy nadřízenosti a
podřízenosti, kompetence a odpovědnosti jednotlivých
členů PT.
 Nastavte si důsledná pravidla pro komunikaci v PT.
 Věnujte pozornost kvalitnímu zpracování analýzy rizik a
následně jejich řízení.
 Konzultujte!!!
Děkujeme za pozornost
Ing. Renata Aulová
Ing. Ondřej Miffek
[email protected]