Transcript 会计文件材料的整理 - 恩施自治州档案局

会计文件材料的整理
恩施州档案局
庞青云
一、分类
按类别——年度——保管期限分类。将归档会计文件材
料分为：会计凭证(Zkp)、会计账簿(Zkz)、财务报告(Zkb)、
其他(Zkq)四类，再将同一类别的会计文件材料分为各年度，
然后在同一年度内划分保管期限
二、组卷装盒
如以“件”为单位整理时，盒内每件文件应加盖档号
章。用专业档案的档号章。
三、填写卷内文件目录和备考表
四、拟写案卷题名
由会计核算单位、会计年度（凭证加月份）、
名称组成。如:恩施州档案局一九九八年一月至十
二月会计报表；恩施州档案局一九九八年明细账；
恩施州档案局一九九八年一月会计凭证。
五、案卷排列
六、编制档号
格式：全宗号——类别与目录号——案卷号 —— 页号。如：
064—Zkp1—026—28。一个单位有两种以上会计档案的，
在类别号后加名称第一汉字的小写声母表示。如:048—
Zkph1—021—18，“h”代表核算；048—Zkpg1—011—24，
“g”代表国库。在同一本目录中，案卷号为大流水号。
七、填写案卷封面和脊背。
八、编制会计档案案卷目录
九、上架。
会计档案封面和脊背的填写
恩施自治州档案局
会计档案
全 宗 号
064
财务报告类
类别与目录号
恩施自治州档案
局二○○八年会计决
算报表
Zkb1
案 卷 号
128
类
别
财务报告
分类与
目录号
Zkb1
案卷号
128
起止时间：自2008年1月1日至2008年12月31日
卷内共：1件25页
保管期限：永久
年
度
2008
月
份
1——12
会计凭证封面的填写
会 计 凭 证
立档单位：恩施州档案局 凭证名称：原始凭证
起止日期：2008年1月1日至2008年1月31日
册数：2 本月共： 2 册 本盒是第 2 册
记帐凭证数：自
12 号至
28 号
主管会计：×××
经办会计： ×××
全宗号：064 类别与目录号：Zkp1
共 165 页
保管期限：15年
案卷号：135
会计凭证脊背的填写
会计凭证
全宗号：064
类别与目录号：Zkp1
案卷号：135
年度：2008
1 月
本月共 2 册
第 2 册
会计档案案卷目录格式：
案卷号 类别
128
财务
报告
题名
起止
时间
恩施自治州档案局二○○八
年会计决算报表
保管 卷内
期限 张数
20080101 永久
20081231
25
日
页
备
期
号
注
会计档案卷内目录格式：
顺
序
号
责
任
者
文
题
号
名
备
注