Transcript 发表论文、著作统计 - 中国科学院大连化学物理研究所

档案工作介绍
综合档案室
于沁
2010.9.1
内容
l综合档案室简介
l各门类档案介绍
l科研人员归档工作职责
l实验记录规范
l发表论文、著作统计
l档案利用
l综合档案室主页介绍
综合档案室简介
新中国第一份科研档案的诞生地
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成立于1993年3月
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1997年12月达“国家二级”单位
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2002年2月达“国家一级”单位
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2004年9月完成1980年以前的进馆档案
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2006年1月，综合档案室获大连市档案先进集体。
2006年5月，荣获大连化物所保密工作先进集体。
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2007年6月，荣获“中科院公共事务档案管理标准院一级”
单位，在全院名列前茅。
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隶属图书档案信息中心
2009年9月，获中科院一期档案进馆先进集体。 编 制：2人 (于沁、王岩)
地址：图书馆楼102、103房间
各门类档案介绍
刊物
研究生论文
设备
会计
科研
专利
发表论文
基建
死亡档案等
声像
文书
名人档案
科研人员归档工作职责
归档质量要求:
完整 系统
准确
1．做好平时科研文件材料的形成、积
累工作
要保存和积累日常工作形成的报告、
小结、记录等，做到各课题形成积累科
研文件材料的工作与科研进展同步，以
便在课题结束时交给兼职档案员（每组
一人）一并归档，做到归档质量符合完
整、系统、准确的要求。
科研人员归档工作职责
2．课题完成后，整理出由本人承担任务部
分的科研文件材料，做到质量符合要求
归档的材料应交原件，如带有红印章的，打印
件、底稿。
 凡归档的材料，一律要用钢笔书写或交打印材
料，禁止交复印件或铅笔、红笔、油笔书写的
材料。
 硕士、博士生的毕业论文只交一份打印本，封
面要注明密级（秘密、机密、绝密）或内部、
公开，密级的确定要征求组长意见并经保密办
审批。

实验记录规范
 一、实验记录本的使用
1. 正式签定合同的项目或课题，应建立新的实验记录
本。实行一个课题一个实验记录本；不得多课题混
用；一个大项目中的多课题不得同用一个实验记录
本；
2. 实验记录本封页中应写明课题名称、起止年月、使
用人等；
3. 实验记录本由各组兼职档案员统一到综合档案室免
费领取；
4. 记录本须妥善保管，不得遗失或转借他人；
5. 实验记录本专供实验记录使用，不得记载其它无关
事项；
实验记录本的使用
6. 实验记录要用蓝黑墨水的钢笔或签字笔书写，
字迹清晰整洁；写错作废的张页，不得撕毁；
 7. 科技人员应定期对实验记录进行数据处理、
总结归纳，并进行记录；
 8. 对于计算机处理的材料，如程序设计说明、
程序框图、计算结果也要定期整理归纳；
 9. 课题完成后，实验记录本作为归档内容之一
统一归档，学生毕业离所时应将实验记录本移
交所在研究组保存。

实验记录规范
 二、实验原始记录
1.实验记录是科学研究最基本的要求，是研究素
质和严谨科学态度的表现；
 2.实验记录应做到正确、无误、真实的记录所有
的原始实验内容；
 3.记录实验目的和实验计划；
 4.记录上次实验问题和现象；
 5.记录所用仪器（厂家，型号，基本参数等）；

实验原始记录
6.记录所用材料、药品（厂家，品名，等级标准
等）；
 7.记录实验装置草图；
 8.记录实验详细步骤，实验条件和材料重量等；
 9.记录结果和问题；
 10.分析仪器和设备应定期校正，分析方法正确
可靠；
 11.记录的实验结果做到可重复。

实验记录规范
 三、计算机数据处理
1.在实验中用记录本记录数据和在计算机中记录数
据及谱图的方法应配合使用。
2.在实验记录本中应详细说明实验日期、实验目的、
实验方案、实验条件，以及计算机中的相应数据
及谱图的文件名。
3.计算机中的各种采样数据及谱图文件应按记录本
中的实验顺序排列，文件命名规则如下:
××××—××—××—××
(年月日)
(流水号)
研究组也可根据实际情况自行命名，以查找方便，
和实验记录本中的文件名一一对应为原则。
4. 计算机的数据及谱图文件每年定期备份一次，
并刻入光盘，和记录本一同保存，归档时和实验记录
本一同归档。
发表论文、著作统计
一年一度的公开发表的论文、著作进行统计是我所统计
工作的一项重要内容，也是衡量科研机构学术水平和科研成
果的重要依据。
每年我所论文、著作的统计工作都是在综合档案室的
统一组织下，由各部门兼职档案员收集、提供，再由综合档
案室核实确认的。
职工、学生若有当年度的公开发表论文电子版和著作，
要及时提交给本组兼职档案员，确保全所论文数据库收集齐
全。对您组年终的考评，都是有直接联系 。
统计工作是严肃的，要作到保障统计数据的准确及时，
即不埋没，又不虚张，需要大家的努力。
发表论文、著作统计
随着信息技术条件的不断改善，对论文统计工
作的要求也在提高，不仅统计论文的题目、作者、
部门、出版物等要准确无误，而且对时效性要求也
明显加强。为了将该项工作进行得更加完善，我所
的论文统计分二次统计，今年我所论文、著作的统
计工作由各部门兼职档案员登录论文网站提交电子
版即可。公开发表论文可随时在所主页—科技成
果—论文统计进入登录。
统计时间：
一是当年12月底前进行初统，该数字作为估
算基础提供给院里及对研究组绩效考核；二是在次
年的2月底前研究组补充论文电子版进行核定，辅以
各类查询手段，作为最终的结论。
发表论文、著作统计
收集范围：
• 我所职工、研究生出版的著作（有ISBN号）和在公开出
版发行的科技期刊（有ISSN号）上发表的署名单位含中国
科学院大连化学物理研究所的论文；
• 被收编在会议论文集中的论文必须是全文发表，论文
集必须有ISBN号。
• 下列论文不属于本统计范围
a) 内部刊物上发表的论文；
b) 非公开出版的学术会议论文集收编的论文；
c) 属于摘要、简介性质的文章。
发表论文、著作统计
填表要求：
1. 以课题组、公司为单位进行录入；
2.作者姓名全部录入。中国作者不论论文是何种语言，
均以中文表示，作者与作者之间加中文逗号，作者名字
是两个字的，中间不得空格；英文论文作者除中国作者
姓名外，均采用原文写法；
3.用英文发表的论文题目除第一个单词的首字母大写外，
其余均小写。特殊符号（如化学符号、专业缩写词等）
按照学科惯例处理；
发表论文、著作统计
填表要求：
4 .国内出版的英文版刊物名称以中文表示；
5. “刊物名称”不得缩写；
6. 公 开 出 版 （ 有 ISSN 或 ISBN 号 ） 的 论 文 ， 在 ISSN/
ISBN一栏中将该号填上；
7. 凡属于由我所两个部门（或两个以上部门）合作项
目发表的论文，由第一作者所在部门申报并填写所有合
作部门。如：502，501，803。以免重复统计。
发表论文、著作统计
8. 研究生毕业后发表的论文，由出资出版费的部门统计，
如有异议，两部门自行协商解决，不得重复登录或1人
填写2个部门。
9. 会议论文集上的论文要带有书号的方可登录在论文信
息库中。内容：封面页、书号页、目录页和全文（电子
扫描后上传电子版）
发表论文、著作统计
存在问题：
1.录完后马上查，看没有，再继续录。
2.第一遍录时忘记上传电子版，又继续录第二遍上传电子版
的。 （补录电子版即可）
3.论文题目是电子版拷贝的，结果是论文题目只上了一半。
（没有检查）
4.合作的论文，自己录自己组的，造成重复登录。 （沟通）
5.论文挂领导名子的如何处理? (两组工作合作的算)
6.必填项要填，不是必填项的已知信息已要填。（卷、期）
7.无书号的论文也录。（ 不是统计范围内的）
发表论文、著作统计
8. 产权，作者？
例A. 辨率对大气中痕量污染气体的DOAS 测量性能
影响研究(102组)
彭夫敏1 ,2 谢品华1 张英华1 李海洋2
司福祺1 李素文1 刘文清1
1 中国科学院安徽光学精密机械研究所环境光学与
技术重点实验室, 安徽合肥230031
2 中国科学院大连化学物理研究所, 辽宁大连
116023
提问：产权，作者 如何填写？
发表论文、著作统计
例B. Rapid internal conversion in a symmetricmolecule LD 700
studied by means of femtosecond …(论文名一定填全) (1101组)
Guo Xun-Min(郭逊敏)a), Wan Yan(宛岩)a), Xia An-Dong(夏安
东)a)y,Wang Su-Fan(王素凡)b), Liu Jian-Yong(刘建勇)c), and
Han Ke-Li(韩克利)c)z
 a)State Key Laboratory of Molecular Reaction Dynamics, and


Beijing National Laboratory for Molecular Sciences (BNLMS),
Institute of Chemistry, Chinese Academy of Sciences,
Beijing 100190, China
b)College of Chemistry and Materials Science, Anhui Normal
University, Wuhu 241000, China
c)State Key Laboratory of Molecular Reaction Dynamics,
Dalian Institute of Chemical Physics,Chinese Academy of
Sciences, Dalian 116023, China
提问：产权，作者 如何填写？
发表论文、著作统计
存在问题：
9.无化物所产权单位的论文(不是统计范围内的)。
10.中科院研究生院排在化物所前面。（产权排序）
***需要宣传、提醒论文作者关于产权问
题
档案利用
本人研究形成的档案
(现仍在本组)
直接
或本组组长
非本人研究形 借阅密级审批表 所在研究组
成的档案或非
内部
组长审批
本组人员
档案借阅
流程图
办理
借阅
秘密
科技处
审批
机密
科技处、
保密委员
会审批
借阅期限：所借阅的档案必须在当年12月20日前归还。
逾期交还每份文件交滞纳金0.1/天。丢失档案的按《国家档案法》有关
规定进行处罚。
综合档案室主页介绍
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