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Universidad del Norte
CÓMO MEJORAR LA GESTIÓN FINANCIERA EN LAS
AGENCIAS DE VIAJES Y TURISMO
Universidad del Norte
Profesor:
CALIXTO MENDOZA R. M.B.A.
Escuela de Negocios
Universidad del Norte
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CONTROL FINANCIERO INTERNO
Sistemas de Información
Durante los últimos años se han multiplicado los estudios
tendentes a analizar la información como factor clave para
la toma de decisiones en la empresa, clave de la gestión
empresarial, y eje conceptual sobre el que gravitan los
sistemas de información empresariales.
Se considera que la información es un recurso que se
encuentra al mismo nivel que los recursos financieros,
materiales y humanos, que hasta el momento habían
constituido los ejes sobre los que había girado la gestión
empresarial.
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CONTROL FINANCIERO INTERNO
La Teoría económica tradicional mantenía el capital, la
tierra y el trabajo como elementos primarios de estudio, la
información se ha convertido, ahora, en el cuarto recurso
a gestionar.
Desde el punto de vista de la gestión empresarial el
conocimiento del entorno, en un mundo cada vez más
complejo y cambiante, origina una necesidad cada vez
más acuciante de información para la toma de decisiones,
tanto para atacar nuevos mercados, como para proteger a
la empresa de agentes externos que puedan vulnerar su
estabilidad.
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CONTROL FINANCIERO INTERNO
El dominio de la información externa, no debe hacer
olvidar el control de los flujos internos de información que
la propia empresa genera derivado de su funcionamiento.
Y, finalmente, tampoco se debe olvidar la propia
información que la empresa lanza al exterior, en algunos
casos regulada por factores legales, como aquellos que
obligan a las empresas a depositar sus cuentas anuales
en los registros mercantiles.
Datos, a su vez, que se convierten en información externa
para otras empresas que absorben esa información.
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CONTROL FINANCIERO INTERNO
Los Sistemas de Información para la Gestión son un
conjunto de herramientas que combinan las tecnologías
de la información con procedimientos que permitan
suministrar información a los gestores de una
organización para la toma de decisiones.
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CONTROL FINANCIERO INTERNO
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CONTROL FINANCIERO INTERNO
Gestión del
Negocio
Información
de
Calidad
Procedimientos
de
Medición
SISTEMAS
DE
INFORMACIÓN
Indicadores
de
gestión
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SISTEMA
DE
GESTIÓN
PROCEDIMIENTOS
PARA EL MANEJO
DEL NEGOCIO
CONTROL FINANCIERO INTERNO
Cuando se habla de gestión empresarial la mayor
parte de la gente la identifica con la gestión
administrativa, el papeleo del que la mayor parte de
los pequeños empresarios quieren huir porque lo ven
como un mal necesario del que uno nunca tiene
tiempo para ocuparse.
Sin embargo la gestión es mucho más, es lo que nos
permite controlar y optimizar el rendimiento de todos
los elementos que componen la empresa
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CONTROL FINANCIERO INTERNO
Á
R
E
A
S
Operaciones
Marketing
D
E
D
E
S
A
R
R
O
L
L
O
D
E
I
N
F
O
R
M
A
C
I
O
N
Interna
Calidad
Mercadeo
Gestión en la
Empresa
Gestión
Humana
Finanzas
Finanzas
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Personal
Activos
SISTEMA DE INFORMACION PARA EL CONTROL OPERACIONAL Y GESTION FINANCIERA
FUENTE DE RECOLECCION DE INFORMACION
SUBSISTEMA DE CONTROL
Y PROCEDIMIENTOS
TRATAMIENTO DE INFORMACION
"SYSTEM FUNTIONS"
RESULTADOS
GESTION DIARIA CONTABLE
Y FIN DEL PERIODO
INFORMACION DIARIA
CONTROL DE VENTAS
CONTROL DE COMISIONES
Y PAGOS A PROVEEDORES
CONTROL
GASTOS DE
EXPLOTACIÓN
CONTROL DE PERSONAL
Tiquetes
Hoteles
Autos - Trenes - Cruceros
Asistencia médica
Programas propios
Receptivos
Otros
Informe a Gerencia
Informe de Costos
Informe de Comisiones
CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
Auditoria de ingresos
Tesorería
Créditos
Auditoria de Egresos
Nómina
INFORMACION
FIN DEL PERIODO
Estado de Resultados
Balance General
Cambios en Situación Financiera
Estado de Flujo de Efectivo
Estado de Utilidades Retenidas
Compras de Servicios
Control de Comisiones
Medición costo
Pagos a Proveedores - BSP
Otros costos
INTERPRETACION Y
ANALISIS
Alquileres
Promoción y Publicidad
Gastos comunicación
Otros gastos
OPERACIONAL
Coeficientes operacionales
Estructura de costos
Costo-volumen-utilidad
CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
Vinculación
Contratación
Control de tiempo trabajado
FINANCIERO
Métodos comparativos
Razones financieras
Deflactación
INFORME FINANCIERO
ESTADO DE CAMBIOS EN LA
SITUACION FINANCIERA
CONTABILIDAD FINANCIERA
CONTABILIDAD FINANCIERA
INFORMACION PARA
ELABORACION DE
PRESUPUESTOS
Pronóstico de ventas
Análisis de tendencias
Planificación de la utilidad
ESTRUCTURA DE INFORMACION
PRESUPUESTAL
CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
PROCESO PRESUPUESTAL
Tomado de Documento Universidad Externado de Colombia
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ANALISIS OPERACIONAL Y
EVALUACION DE LA UTILIDAD
Estado de Resultados Proforma
Presupuesto de Efectivo
Balance Proforma
CONTABILIDAD FINANCIERA
A
N
A
L
I
S
I
S
D
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V
A
R
I
A
C
I
O
N
E
S
CONTABILIDAD
CONTABILIDAD DE GESTION
CONTABILIDAD DE COSTOS
CONTABILIDAD FINANCIERA
Genera información a
su negocio para:
Le
Le proporciona
proporciona aa su
su
negocio
información
negocio información
para:
para:
Proporciona
información de su
negocio a:
Planeación
Control
Toma de Decisiones
Estructura
Estructura de
de Costos
Costos
Fijación
de
Precios
Fijación de Precios
Inversionistas
Acreedores
Gobierno
Comportamiento de
los costos con
relación al volumen
Costeo de los
Productos o Servicios
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Ingresos
Gastos
ESTRUCTURA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
AGENCIA DE VIAJES
BALANCE GENERAL
FECHA
ACTIVOS
PASIVOS
Activo Corriente
Activo no Corriente
Pasivo Corriente
Pasivos Diferidos
Pasivo a Largo Plazo
- Activo Fijo
Total Pasivos
- Activos Diferidos
PATRIMONIO
- Capital Social
- Reservas
- Utilidades
- Superávit
- Otros Activos
Total Patrimonio
Total Activos
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=
Total Pasivo y Patrimonio
ESTRUCTURA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
AGENCIA DE VIAJES
ESTADO DE RESULTADOS
FECHA
Ventas Brutaa
Menos: Descuentos y Devoluciones
Ventas Netas
Menos: Costo de Ventas / Pago a Proveedores
Utilidad Bruta
Menos: Gastos Operacionales
Utilidad Bruta Operativa
Menos: Amortizaciones y Depreciaciones
Menos: Gastos Financieros
Utilidad Neta Antes de Impuestos
Menos: Provisión Para Impuestos
Utilidad del Ejercicio
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CONCEPTO DE COSTO
La palabra costo ha sido aplicada a una variedad de
circunstancias de los negocios relacionados con
diferentes clasificaciones de los costos; el término
costo ofrece múltiples significados y hasta la fecha no
se conoce una definición que abarque todos sus
aspectos.
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Su categoría económica se encuentra vinculada a la
teoría del valor, "Valor Costo" y a la teoría de los
precios, "Precio de costo".
El término "costo" tiene dos acepciones básicas:
• La suma de esfuerzos y recursos que se han
invertido para producir bien o servicio.
• Lo que es sacrificado o desplazado en el lugar de la
cosa elegida.
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La suma de
esfuerzos y
Se relaciona
con los
factores
técnicos de la
producción
recursos que
se han
invertido para
producir una
cosa
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Se le
denomina
Lo que es
sacrificado o
desplazado en
Manifiesta las
posibles
consecuencias
económicas
el lugar de la
cosa elegida
Universidad del Norte
Se le
denomina
CONCEPTOS DE COSTO
Clasificación de los Costos:
Fijos
En relación con el
volumen de actividad
– Producción o Ventas
–
Variables
Semivariables
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CONCEPTOS DE COSTO
Clasificación de los Costos:
Controlables
En relación con el
control del
Administrador
Incontrolables
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CONCEPTOS DE COSTO
Clasificación de los Costos:
Costo Primo
Otras Formas de
Identificar los Costos
Históricos
Predeterminados
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CONCEPTOS DE COSTO
Costos Predeterminados
Se determinan de manera anticipada y sirven para
proyectar los resultados de la empresa a futuro.
Normalmente las empresas proyectan sus costos por
medio de un plan financiero, este plan financiero permite
ejercer un verdadero control sobre el desempeño de la
empresa y el alcance de los objetivos financieros
propuestos. Este plan financiero se denomina
PRESUPUESTO
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CONCEPTOS DE COSTO
Relación Costo - Volumen - Utilidad
Pretende indagar qué ocurre cuando las variables costos
y volúmenes se relacionan y como afecta la utilidad
Costo Unitario
Costo Fijo
Costo Variable
Precio de Venta
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Costo Total
Varia
Permanece Igual
Permanece Igual
Varia
IMPORTANCIA DE LA FIJACION DE LOS PRECIOS
DE ACUERDO CON LA
PRODUCTIVIDAD Y LOS
COSTOS
DE ACUERDO CON
ELCOMPORTAMIENTO
DEL MERCADO
DE ACUERDO CON EL
PRODUCTO
Estructura de Costos de
la Empresa
Elasticidad de la
Demanada
Incentivos a la Demanda
Mezcla de Ventas
Utilidad que Haga Rentable
la Inversión
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Precios de la Competencia
y Competidores
IMPORTANCIA DE LA FIJACION DE LOS PRECIOS
• Generación de una utilidad que justifique el costo del capital
sometido riesgo y que genere riqueza a la empresa.
• La calidad de los servicios y el posicionamiento del mismo en la
mente del consumidor
• Oferta del mercado y grado de competencia
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SUPUESTOS DEL MODELO COSTO VOLUMEN UTILIDAD
La mezcla de ventas real es igual a la pronosticada.
Los precios de venta de los productos no varían a
diferentes niveles de actividad.
La capacidad productiva permanecerá relativamente
constante
La eficiencia de la planta será igual a la pronosticada.
Todos los costos se pueden clasificar
variables.
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en fijos y
MARGEN DE CONTRIBUCIÓN
Se define como la diferencia entre tarifa, los costos
gastos variables.
y
Este valor muestra la cantidad con la que contribuyen
las ventas a cubrir los costos y gastos fijos y producir
una utilidad
Margen de Contribución = Tarifa – Costos y Gastos Variables
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Punto de Equilibrio (Volumen) =
Costos y Gastos Fijos
Margen de Contribución
En el Punto de Equilibrio:
Margen de Contribución = Costos y Gastos Fijos
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Utilidad Deseada (Volumen) =
Costos y Gastos Fijos + Utilidad
Margen de Contribución
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ASPECTOS TRIBUTARIOS BÁSICOS
• IVA (10%)
• Retención en la Fuente
• Registro nacional de Turismo (Pago parafiscal)
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ANÁLISIS OPERACIONAL
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Margen bruto
Utilidad bruta operación
Utilidad antes de impuestos
Porcentaje de comisiones sobre facturación
Porcentaje de comisiones sobre margen bruto
Utilidad y su relación respecto la venta total
Gastos de operación respecto al margen bruto
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ANÁLISIS FINANCIERO
1. Razón corriente
2. Capital de trabajo
3. Solvencia inmediata
4. Rotación de cartera – periodo de recuperación
5. Rotación de capital de trabajo
6. Rotación activo fijo
7. Nivel de endeudamiento
8. Cobertura de intereses
9. Análisis vertical
10. Análisis horizontal
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¿COMO ANALIZAR LAS CIFRAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS?
Supongamos tenemos los siguientes estados financieros :
Agencia de viajes “ Misky tours” :
Balance al 31/12/X2
ACTIVOS CORRIENTES
Caja
Ctas. por Cobrar
Otras ctas. Por cobrar
Otros activos ctes.
ACTIVOS FIJOS
Inmueble maquinaria
deprec.acumulada
Total Activos
AÑO 1
AÑO 2
254.667
95.076
133.529
14.352
11.710
314.400
64.300
213.500
28.200
8.400
49.066
88.908
39.842
55.800
98.300
42.500
303.733
370.200
Universidad del Norte
AÑO 1
AÑO 2
172.979
38.722
132.774
1.483
111.400
21.000
88.400
2.000
PASIVO NO CORRIENTE
Deuda bancaria
36.843
99.300
PATRIMONIO
Capital Social
Resultado Ejercicio
93.911
77.361
16.550
159.500
151.016
8.484
303.733
370.200
PASIVO CORRIENTE
Tributos por pagar
Cuentas pos pagar
Provisión Benef.soc.
Total Pasivo y Patrimonio
Agencia de viajes “ Misky tours” :
Estado de Resultados 31/12/X2
AÑO 1
AÑO 2
Ventas netas
565.342
637.140
Costo de Ventas
162.791
227.100
Utilidad Bruta
402.551
410.040
Gastos Administrativos
225.430
228.300
Gastos de ventas
131.332
141.320
Utilidad Operativa
45.789
40.420
Otros Egresos
22.432
28.300
Utilidad antes de impuestos
23.357
12.120
7.708
4.000
15.649
8.120
Impuestos
Utilidad Neta
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ANALISIS ESTRUCTURAL
Agencia de viajes “ Misky tours” :
Balance al 31/12/X2
ACTIVOS CORRIENTES
Caja
Ctas. por Cobrar
Otras ctas. Por cobrar
Otros activos ctes.
ACTIVOS FIJOS
Inmueble maquinaria
deprec.acumulada
Total Activos
AÑO 1
AÑO 2
254.667
95.076
133.529
14.352
11.710
314.400
64.300
213.500
28.200
8.400
Variación
59.733
-30.776
79.971
13.848
-3.310
49.066
88.908
39.842
55.800
98.300
42.500
6.734
9.392
2.658
303.733
370.200
66.467
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AÑO 1
AÑO 2
172.979
38.722
132.774
1.483
111.400
21.000
88.400
2.000
-61.579
-17.722
-44.374
517
PASIVO NO CORRIENTE
Deuda bancaria
36.843
99.300
62.457
PATRIMONIO
Capital Social
Resultado Ejercicio
93.911
77.361
16.550
159.500
151.016
8.484
65.589
73.655
-8.066
303.733
370.200
66.467
PASIVO CORRIENTE
Tributos por pagar
Cuentas pos pagar
Provisión Benef.soc.
Total Pasivo y Patrimonio
Variación
Comentario Financiero:
El rubro más importante de la estructura de inversiones, es el activo
corriente, destacando las cuentas por cobrar. Este rubro ha
experimentado un aumento de 79.972 en el año 2
En cambio el rubro de caja ha disminuido en 30.776 en el año 2
El activo fijo representa el 16% de la inversión y no ha sufrido
variaciones muy significativas en el año 2
En cambio en la estructura de financiación es el patrimonio (capital
social) el rubro más importante con el 41% y ha potenciado su
participación en 73.655 en el año 2
Las deudas de corto plazo han perdido participación de manera
importante (61.579 en el año 2), en cambio las deudas de Largo
Plazo han aumentado su peso en 62.457 para el año 2.
Concluiremos que en el año 2 las estructuras del balance expresan
modificaciones positivas, debido al aumento importante de los
activos rentables y la reducción de las deudas de corto plazo así
como el fortalecimiento patrimonial
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Agencia de viajes “ Misky tours” :
Estado de Resultados 31/12/X2
AÑO 1
AÑO 2
Variación
Ventas netas
565.342
637.140
71.798
Costo de Ventas
162.791
227.100
64.309
Utilidad Bruta
402.551
410.040
7.489
Gastos Administrativos
225.430
228.300
2.870
Gastos de ventas
131.332
141.320
9.988
Utilidad Operativa
45.789
40.420
-5.369
Otros Egresos
22.432
28.300
5.868
Utilidad antes de impuestos
23.357
12.120
-11.237
7.708
4.000
-3.708
15.649
8.120
-7.529
Impuestos
Utilidad Neta
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Comentario Financiero:
La agencia de viajes tiene - durante los dos años de análisis – ha
desmejorado la capacidad de generación de utilidades, las cuales
han disminuido de manera importante en el año 2
Esto se debe al aumento de los costos de ventas (64.309), los
gastos administrativos y de ventas (en especial los segundos) se
han incrementado lo cual también permite que se afecten a las
utilidades
Las utilidades netas se han reducido a pesar de que se
incrementaron las ventas en el año 2
La conclusión es que la estructura de resultados ha desmejorado
levemente en el año 2
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ANALISIS HORIZONTAL
Agencia de viajes “ Misky Tours ”
AÑO 1
AÑO 2
Variación
Variación
Absoluta
Relativa
TOTAL ACTIVOS
303.733
370.200
66.467
21,88%
ACTIVO CORRIENTE
254.667
314.400
59.733
23,46%
49.066
55.800
6.734
13,72%
172.979
111.400
-61.579
-35,60%
PASIVO NO CORRIENTE
36.843
99.300
62.457
169,52%
PATRIMONIO
93.911
159.500
65.589
69,84%
VENTAS
565.342
637.140
71.798
12,70%
COSTO DE VENTAS
162.791
227.100
64.309
39,50%
GASTOS ADMINISTRATIVOS
225.430
228.300
2.870
1,27%
GASTOS DE VENTAS
131.332
141.320
9.988
7,61%
15.649
8.120
-7.529
-48,11%
ACTIVO FIJO
PASIVO CORRIENTE
UTILIDADES NETAS
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Comentario Financiero:
El análisis horizontal nos muestra que a nivel de activos totales la
agencia expresa crecimiento importante en el año 2, el rubro con
mayor crecimiento son los activos corrientes (23.46%), lo cual
potencia el capital de trabajo
A nivel de fuentes de recursos el rubro patrimonial ha crecido de
manera importante en casi el 70 %, en detrimento de las deudas de
corto plazo, aspecto que consideramos importante. Las deudas de
largo plazo han aumentado de manera considerable en casi el
170%.
Las utilidades se han reducido significativamente, en razón de que
el crecimiento de las ventas ha sido superado por el crecimiento de
los costos de ventas.
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TRABAJAR EL TALLER ENTREGADO
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