Transcript GAZIANTEP BOLGE SINERJI IYILESTIRME TAKIMI

TAPU VE KADASTRO
GAZİANTEP XIII. BÖLGE
MÜDÜRLÜĞÜ
1992
MANAVGAT
30 OCAK -05 ŞUBAT 2012
GAZİANTEP
TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012
GAZİANTEP
TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
SİNERJİ İYİLEŞTİRME
TAKIMI
ÇALIŞMA RAPORU
SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012
GAZİANTEP
TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
B.) PERFORMANS DEĞERLENDİRMENİN
FAYDALARI
Yapılan araştırmalar, çalışanların işteki başarıları
bakımından büyük farklılıklar gösterdiklerini, aynı
kişinin başarısında da zaman içinde önemli değişmeler
olabildiğini, bu farklılık ve değişmelerin çok çeşitli
faktörlerden kaynaklandığını göstermiştir.
SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012
GAZİANTEP
TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
İyi planlanmış bir performans değerlendirmenin
yöneticiye, çalışana,müdürlüklere, hizmet verdiği
vatandaşa sağlayacağı yararlar bulunmaktadır.
Bunlar;
* Yapılan iş ve o işi yapan kişiler hakkında yöneticiye
değerli bilgiler verir. İş beklentileri ile sonuçları
hakkında, yeni yöntemler ve yeni fikirler için fırsatlar
yaratılır.
SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012
GAZİANTEP
TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
*Çalışanlar performansları ile ilgili, olumlu geri bildirim
aldıklarında verimlilikleri ve iş tatminleri artar.
* Performans değerlendirmesini öğrenmek, yönetim
becerilerinin geliştirilmesi ve sorumluluğun artırılması
için mükemmel bir hazırlıktır.
SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012
GAZİANTEP
TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
* Ücretlendirme standartlarını saptamak ve başarıları
ödüllendirmek daha kolay ve objektif olur.
* Görevde yükselme kararlarını vermek, yeni görevler ve
transferler için nitelikli elemanlar seçmek kolaylaşır.
* Çalışanı, yaptığı işte ne ölçüde başarılı olduğu
konusunda uyarmak, daha etkili ve objektif olur.
SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012
GAZİANTEP
TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
B.2) PERFORMANS DEĞERLENDİRMENİN
KURUMUMUZA FAYDALARI
* Vatandaş memnuniyeti artar.
* Eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesini sağlar.
*Yeni hedefler belirlenerek buna uygun tedbirler
alınır.
*Kurum çalışanlarının başarılı performansı istatistiki
olarak belgelendirilmiş olacaktır.
*Kurum içinde çalışma barışı sağlanabilecektir.
SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012
GAZİANTEP
TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
C.) PERFORMANS DEĞERLENDİRMENİN
DEZAVANTAJLARI
* Zaman alıcıdır, sonuç almak uzun sürebilir.
* Kurum içindeki ilerlemenin kıdeme göre olmasına
inananlar arasında rahatsızlık yaratabilir.
* Bazı personeller değerlendiriliyor olmaktan, bazı
yöneticiler değerlendiriyor olmaktan memnun
olmayabilir.
SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012
GAZİANTEP
TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
•İşi iyi yapma isteğinin yerini, performans kriterlerine
göre yüksek puan hedefi alabilir.
*Haksız yere olumsuz değerlendirme puanı aldıklarını
düşünenler, çalışma atmosferini ve barışını zedeleyip,
personel moralinin olumsuz etkilenmesine sebep olabilir.
* Ast-üst ilişkilerini zedeleyebilir.
SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012
GAZİANTEP
TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
E.) PROBLEMİN KÖK NEDENLERİ
Personel performansın takımımızca belirlenen kök
nedenleri şunlardır:
1. Personel Performans Kriterlerinin objektif ve rasyonel
olmaması,
2.Personellerle ilgili nedenler,
3. Performans takibinin süreklilik arz etmesi,
4.Personel performansını etkileyen fiziksel etkenler,
Kök nedenlerin çözüm önerileri aşağıda
değerlendirilmiştir.
SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012
GAZİANTEP
TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
1.) PERSONEL PERFORMANS KRİTERLERİNİN OBJEKTİF
VE RASYONEL OLMAMASI
Kurumumuz bünyesinde çeşitli müdürlüklerde ve
ünvanlar da çalışan birçok personel vardır. Bu
personellerin büyük bir kısmı canla başla çalışmasına
rağmen bu çalışmaların değerlendirilmesine ilişkin
herhangi bir kriter ve uygulama bulunmamaktadır.
Önerilerimiz şu şekildedir;
SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012
GAZİANTEP
TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
*Personel performans ölçümünün ilk ayağı
performans kriterlerinin açık ve anlaşılır olmasıdır.
*Kriterler işin özelliğine ve sorumluluk düzeyine
uygun belirlenmelidir.
*Performans değerlendirme sisteminin başarıya
ulaşabilmesi için öncelikle görev ve iş analizinin yapılmış,
iş ve görevlerin tanımlanmış olması esastır.
SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012
GAZİANTEP
TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
* Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü hizmet
standartlarında noksanlıklar ve hatalar bulunduğu
düşünülmektedir. Tapu Müdürlüklerinde yapılan
işlemlerde, kısa sürede yapılacak işlemlere fazla zaman
verilmiş, uzun süre alan işlemlere daha az süre
verilmiştir. Malik sayısı, bağımsız bölüm sayısı, imar
uygulamasındaki parsel sayısına göre zaman kademeli
olarak arttırılmalıdır.
* Takbis sistemindeki işlem isimleri ve şekilleri ile kamu
hizmet standardındaki tanımları aynı olmalıdır.
SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012
GAZİANTEP
TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
*Bölge Müdürlüklerinde, Şubelere göre kamu
hizmet standartları oluşturulmalıdır.
* Kadastro Müdürlüklerinde yapılan
sayısallaştırma, (22/A), (2B) uygulamaları ve tesis
kadastrosu işlem adımları kriterlere bağlanmalı ve
puanları belirlenmelidir.
* Müdürlüklerde yapılan mutemetlik, döner
sermaye, müzekkere, yazışma, mesai işlemleri, kalite
çalışmaları gibi çalışmalarda puanlanmalıdır.
SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012
GAZİANTEP
TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
2.) PERSONELLERLE İLGİLİ NEDENLER
* Müdürlüklerdeki personeli en verimli
şekilde kullanmaya ihtiyaç vardır. İşlem yapmayanyapamayan personel sayısı minimuma indirilmelidir.
* Müdürlüklerdeki her personel her işlemi
yapabilmelidir. Hizmet içi eğitimle ve daire içi rotasyonla
bu sağlanabilir. Ayrıca her müdürlük bünyesinde satış,
parselasyon-ifraz, intikal, kat irtifakı-mülkiyeti gibi
servisler kurularak bu servislerde her personelin çeşitli
periyotlarla görev alması sağlanmalıdır.
SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012
GAZİANTEP
TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
* Vatandaşın talebinden vazgeçmesi sonucunda
personel tarafından vazgeçme anına kadar yaptığı
işlemler göz önün de bulundurulmalıdır.
* Yüksek performanslı personel çeşitli şekillerde
ödüllendirilmeli ve motivasyonları arttırılmalıdır.
*Personelin özlük haklarını iyileştirilmek suretiyle
motivasyonu arttırılmalıdır.
*Tapu Müdürlüklerinde ön başvurunun daha etkin
kullanılarak, evrak çeşitliliği göz önünde bulundurularak
daha detaylı inceleme yapılmalıdır.
SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012
GAZİANTEP
TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
* Sahtecilik için yapılan incelemenin daha az
sürede tamamlanması için, Çipli hüviyet, mavi ışıklı
kimlik kontrol ünitesi biometrik fotoğraf kullanımının
zorunlu olması gibi tedbirler alınmalıdır.
* İdarecilerin ve personellerin birbirlerini daha iyi
tanıyarak motivasyonunun arttırmak adına sosyal
paylaşım etkinlikleri düzenlenmelidir.
* İdareciler tarafından dengeli iş dağıtımı
yapılması sağlanmalıdır.
* Kadastro Müdürlüklerinde gün başına değil, iş
başına arazi tazminatı ve yevmiye ödenmelidir.
SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012
GAZİANTEP
TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
3.) PERFORMANS TAKİBİNİN SÜREKLİLİĞİ
* Kurumumuz tarafından personel
performansı ile ilgili profesyonel yardım
alınmalıdır.
*Personel performansları aylık olarak ilgili
Müdürlükte ve Bölge Müdürlüğünce
değerlendirilmeli ve sonuçları belli periyotlarla
Genel Müdürlüğe raporlanmalıdır.
SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012
GAZİANTEP
TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
*Her personel topladığı aylık puanını Takbis
sistemi üzerinden görebilmelidir.
* Personel performans değerlendirme sonuçları
personele geri dönüşümle bildirilmeli ve sonuçları
birlikte değerlendirilmelidir.
* Vatandaş memnuniyet anketlerinin
sonuçlarından yararlanılmalıdır.
SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012
GAZİANTEP
TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
4.) PERSONEL PERFORMANSINI ETKİLEYEN
FİZİKSEL ETKENLER,
* Vatandaşı yönlendirme yapabilecek ve devam
eden işlemlerle ilgili bilgi verebilecek kişiler
görevlendirilmelidir veya ön başvuruda bulunan
görevliler bu işleri de yapmalıdır.
* Müdürlüklerin mekansal ve fiziksel yetersizlikleri
giderilmelidir.
* Sisteme veri girişinden kaynaklı hataların ve
evraklarda bulunan hataların giderilmesine çalışılmalıdır.
SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012
GAZİANTEP
TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
* Arşivlerde bu konuda uzman ve eğitimli kişileri
istihdam ederek, bir arşiv sitematiğinin oluşturulması
sağlanmalı ve arşiv evrakına ulaşmaya ilişkin süre
minimuma indirilmelidir.
*Müdürlük arşivlerindeki bilgilerin taranarak, arşiv
belgelerinin manyetik ortamda tutulmaya başlanması
işlemi tamamlanmalıdır.
*Takbis sisteminde oluşan aksaklıkların minimuma
inmesi ve sistemin daha hızlı çalışması sağlanmalıdır.
SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012
GAZİANTEP
TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
SONUÇ
“Sinerji İyileştirme Takımı” olarak, Teşkilatımızın
“Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi” ile başlattığı bu
kalite yolculuğunda geliştirme, ilerleme ve iyileştirme
hareketine katkı sağlayabilecek fikirler üretmeye
çalıştık.
İSO 9001 Belgesi ile taçlandırdığımız kalite
yolculuğumuzun her aşamasında mesaimizi ve bilgimizi
kurumumuzu geliştirmeye, müşteri memnuniyetini
daha da arttırmayı kendimize düstur olarak kabul ettik.
SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012
GAZİANTEP
TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
Personel performansı ölçme sonucunda
anlaşılacaktır ki, yıllardır can siperane çalışan kıymetli
mesai arkadaşlarımızın başarılı performansı sayısal ve
istatistiki olarak ortaya çıkacaktır.
Kalite Sistemini Japonlar başlatmış olabilir, fakat
ulu çınar Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün dalları
olan bizler, yüce halkımıza Halka hizmet Hakka hizmettir
düsturuyla hizmetin en kalitelisini sunmaya çalışıyoruz
ve sunmaya devam edeceğiz.
SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012
GAZİANTEP
TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
Sinerji İyileştirme Takımı olarak; “Kurumumuzun
ilerlemesi, biz çalışanlarının da ilerlemesidir”
düşüncesinden hareketle, Teşkilatımızın yürüttüğü bu
projenin her aşamasında üzerimize düşen görevi sonuna
kadar yapmaya hazırız.
SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012
GAZİANTEP
TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
TEŞEKKÜRLER…
SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012