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Usuarios del SECOP
Sistema Electrónico para la Contratación Pública
Diciembre 28 de 2011
Contenido
%
1. Antecedentes.
2. Objetivos.
3. Ficha técnica.
4. Demográficos.
5. Resultados.
5.1 Nivel de uso del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP.
5.2 Valoración de la utilidad de la información del SECOP.
5.3 Percepciones generales de la mesa de ayuda y chat.
5.4 Oportunidades de mejora.
6. Conclusiones y recomendaciones.
2
Antecedentes
El Estado Colombiano se esfuerza por implementar herramientas de apoyo a la gestión de las Entidades en
%
busca de la eficiencia y transparencia de uso de los recursos públicos, más específicamente para los procesos
de contratación pública. Para ello el Gobierno Nacional a través del Programa Gobierno en línea del Ministerio
de Tecnologías de la información y la Comunicaciones ha desarrollado y operado desde abril de 2003 el
Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP (www.contratos.gov.co), el cual constituye un
mecanismo para centralizar la información sobre la contratación que adelantan las entidades y facilitar la
interacción de contratantes y contratistas.
El Portal Único de Contratación se constituye como la Fase Informativa del Sistema Electrónico para la
Contratación Pública – SECOP, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto
Reglamentario 066 de 2008. Éste es un sistema electrónico que permite la consulta de información sobre los
procesos contractuales que gestionan las entidades del Estado. El principal objetivo del Portal es promover la
transparencia, eficiencia y uso de tecnologías en la publicación por Internet de las adquisiciones públicas para
el beneficio de empresarios, organismos públicos y de la ciudadanía en general. A través del Portal cualquier
persona, empresa u organismo, dentro o fuera del territorio nacional, puede acceder a la información sobre la
demanda de bienes y servicios por parte del Estado y obtener la documentación relacionada de estos procesos
de contratación.
Teniendo en cuenta el impacto que tiene el Portal y en vista de la pronta implementación de la fase
transaccional, se adelantó un sondeo con el objeto de identificar las percepciones de los usuarios del SECOP en
términos de utilidad, facilidad de accesos y oportunidades de mejora.
A continuación se presentan los resultados del sondeo realizado entre el 9 y 28 de diciembre de 2011.
3
Objetivos
%
•
OBJETIVO GENERAL
Determinar la percepción de uso y calidad del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP entre las
empresas usuarias del portal.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Determinar la percepción de las empresas usuarias del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP sobre
el portal www.contratos.gov.co.
•
Determinar la percepción de las empresas usuarias del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP sobre
la calidad de los servicios recibidos a través del portal.
•
Establecer el nivel de uso del portal para conocer información sobre la demanda de bienes y servicios por parte de las
empresas.
•
Conocer las percepciones de las empresas usuarias respecto al portal en cuanto a disponibilidad, oportunidad y
veracidad de la información, facilidad de navegación, diseño del portal, funcionamiento de enlaces, entre otros.
•
Conocer las percepciones de las empresas usuarias respecto a la utilidad de la herramienta para acceder a los
procesos de contratación del Estado.
•
Identificar las oportunidades de mejora del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP desde el punto
de vista de sus usuarios.
•
Identificar las oportunidades de mejora la mesa de ayuda del Sistema Electrónico para la Contratación Pública –
SECOP.
4
Ficha Técnica (1)
Empresa contratante
Programa Gobierno en línea
Empresa ejecutora
Centro Nacional de Consultoría S.A.
Naturaleza de la Investigación
Cuantitativa
Técnica de recolección
Encuesta autodiligenciada a través de la página Web del SECOP y telefónica
Grupo Objetivo
Empresas que visitan el portal de contratación del SECOP
%
Muestra Efectiva
Fecha de campo
Método de Muestreo
-Encuestas vía Web:310
-Encuestas telefónicas:90
La encuesta online tuvo excelente tasa de respuesta, lo que permitió
recolectar el mayor número de encuestas por este medio y optimizar los
tiempos de campo. Las 90 encuestas telefónicas se grabaron en el programa
de captura por Web.
16 al 22 diciembre . El trabajo de recolección inició 3 días después de lo
establecido en el cronograma de la propuesta porque se hicieron las
pruebas al programa (por Web) entre el 13 y 16 de diciembre .
Por ser una encuesta vía Web se hizo por autoselección de las empresas
que quisieran contestar el formulario. Las empresas que contestaron por vía
telefónica se obtuvieron por barrido de bases de datos de empresas que
habían tenido contratos adjudicados por el Estado proporcionadas por
Gobierno en línea, para las cuales se obtuvieron datos telefónicos
No es pertinente hablar de cobertura del estudio dado que no se trabajó sobre una muestra de empresas estadísticamente
significativa. La encuesta fue diligenciada por las empresas que entraron al portal y espontáneamente decidieron acceder al
link para participar en el sondeo.
5
Ficha Técnica (2)
%
Tipo de incentivos
Rifa de un ipad entre las personas que respondieron la encuesta.
Entregado por el Centro Nacional de Consultoría.
Número de encuestadores
7 para encuesta telefónica
Método de supervisión
Revisión en línea.
Instrumentos
Cuestionario estructurado (Anexo – Uno ( 1))
Procedimientos de ponderación
Los datos no se ponderan porque dada la metodología de recolección
por Web, no se puede estimar el universo de empresas usuarias del
portal.
Marco Muestral
No se cuenta con el universo d e empresas usuarias del Portal SECOP.
Errores muestrales
N/A
Procedimiento de selección de
encuestados
Encuesta telefónica: una persona de la empresa que haya ingresado al
portal para consultar temas de contratación. Encuesta On line:
persona que ingresara a la página de SECOP e ingresara al link de la
encuesta.
6
4. Demográficos
Tamaño de la empresa
de 200 trabajadores o activos
GRAN EMPRESA (Más
totales de más de 15.000 SMLV)
%
51 y 200 trabajadores o activos
MEDIANA EMPRESA (Entre
totales entre 5.001 y 15.000 SMLV)
11 y 50 trabajadores o activos
PEQUEÑA EMPRESA (Entre
totales entre 501 y 5.000 SMLV)
de 11 trabajadores o activos
MICROEMPRESA (Menos
totales inferiores a 501SMLV)
Pequeña
Empresa
35%
Mediana
Empresa
15%
Gran Empresa
20%
Microempresa
30%
Base: Total Encuestados
400
8
Sector de la economía
%
Comercio al por mayor y al por menor
28
Construcción
19
Actividades inmobiliarias, empresariales y del alquiler
12
Servicios de Consultoria
11
Administración Pública
11
Industrias Manufactureras
Intermediación financiera
9
4
Transporte almacenamiento y comunicaciones 2
Suministros de electricidad, gas y agua 2
Agricultura, ganadería, caza y silvicultura 1
Salud 1
Base: Total Encuestados
400
9
Sector de la Economía
%
Empresa
Total
Gran Empresa
Mediana
Empresa
Pequeña
Empresa
Microempresa
Base = Total Encuestados
400
81
59
139
121
Comercio al por mayor y al por menor
28
15
19
32
35
Construcción
19
10
15
20
25
Actividades inmobiliarias, empresariales
y del alquiler
12
17
14
5
14
Servicios de Consultoria
11
5
14
16
9
Administración Pública
11
26
15
70
3
Industrias Manufactureras
9
5
7
12
8
Intermediación financiera
4
11
3
1
1
Transporte almacenamiento y
comunicaciones
2
2
8
1
1
Suministros de electricidad, gas y agua
2
3
2
1
2
Agricultura, ganadería, caza y
silvicultura
1
3
-
2
2
Salud
1
2
3
1
-
%
10
5.1 Nivel de uso del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP
Frecuencia de uso del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP
%
Diario
71
2 ó 3 Veces por Semana
2 ó 3 Veces por Mes
18
5
Mensual 2
Bimensual 1
Eventualmente/ Licitaciones 1
No entra / no conocía el sistema
Semestral
No responde 2
Base: Total Encuestados
400
1. ¿Con qué frecuencia ingresa usted al Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP (https://www.contratos.gov.co) durante el último año?
(respuesta única)
12
Frecuencia de uso del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOPTipo de empresa
%
Empresa
Total
Gran
Empresa
Mediana
Empresa
Pequeña
Empresa
Microempresa
Base = Total Encuestados
400
81
59
139
121
Diario
71
77
71
73
64
2 ó 3 Veces por Semana
18
18
14
17
20
2 ó 3 Veces por Mes
5
4
5
3
7
Mensual
2
-
2
4
3
Bimensual
1
-
2
2
1
Eventualmente/ Licitaciones
1
1
3
-
-
No entra / no conocía el
sistema
-
-
-
-
2
Semestral
-
-
-
-
1
No responde
2
-
3
1
2
%
1. ¿Con qué frecuencia ingresa usted al Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP (https://www.contratos.gov.co) durante el último año?
(respuesta única)
13
Principal razón de consulta en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública
– SECOP
%
Participar como proponente en los proceso de contratación
54
Acceder a los procesos de contratación que se encuentran
adelantando las entidades
16
Enterarse de los procesos de contratación del Estado
9
Conocer información sobre la demanda de bienes y servicios por
parte de las Entidades públicas
8
Conocer el estado actual de los procesos de contratación
4
Ingresar información contractual
3
Ejercer veeduría en la ejecución de los recursos públicos 1
Identificar proveedores de productos y/o servicios 1
Identificar opciones de mercado
Otra
Base: Total Encuestados
3
400
2. ¿Cuál es la principal razón para que usted consulte el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP? (respuesta única)
14
Principal razón de consulta en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública
– SECOP- Tipo de empresa
Empresa
%
Total
Gran Empresa
Mediana
Empresa
Pequeña
Empresa
Microempresa
Base = Total Encuestados
400
81
59
139
121
Participar como proponente en los
proceso de contratación
54
41
52
60
56
Acceder a los procesos de contratación
que se encuentran adelantando las
entidades
16
20
10
19
13
Enterarse de los procesos de contratación
del Estado
9
7
12
8
11
Conocer información sobre la demanda
de bienes y servicios por parte de las
Entidades públicas
8
8
10
5
10
Conocer el estado actual de los procesos
de contratación
4
6
5
4
-
Ingresar información contractual
3
10
-
2
2
Ejercer veeduría en la ejecución de los
recursos públicos
1
-
2
-
2
Identificar proveedores de productos y/o
servicios
1
1
2
-
1
Identificar opciones de mercado
-
1
-
-
1
Otra
3
5
5
1
3
%
2. ¿Cuál es la principal razón para que usted consulte el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP? (respuesta única)
15
Utilidad de la información del Portal para el objeto del negocio
%
Si
No
100%
5
80%
Empresa
60%
Total
Gran
Empresa
Mediana
Empresa
Pequeña
Empresa
Microempresa
400
81
59
139
121
SI
95
96
97
96
93
NO
5
4
3
4
7
95
40%
Base = Total
Encuestados
20%
%
0%
¿La información que brinda el Portal
le resulta útil y adecuada para el
objeto de sus negocios?
Base: Total Encuestados
400
3. ¿La información que brinda el portal le resulta útil y adecuada para el objeto de sus negocios? (respuesta única)
16
Tipo de información consultada través del Sistema Electrónico para la
Contratación Pública – SECOP
%
Si
No
100%
80%
50
3
9
4
8
97
91
96
92
39
60%
40%
20%
50
61
0%
Información general
y noticias
Normatividad
Información general
de los procesos de
contratación
Requisitos de los
procesos de
contratación
Base: Total Encuestados
Información
detallada del
proceso de
contratación
Seguimiento a un
proceso de
contratación
400
5. ¿Qué tipo de información ha consultado a través del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP en el último año? (para cada uno de los ítems de la
pregunta, respuesta única)
17
Tipo de información consultada través del Sistema Electrónico para la
Contratación Pública – SECOP
%
Si
No
100%
80%
60%
43
68
71
62
77
40%
57
20%
32
29
38
23
0%
Estadísticas y
reportes de la
contratación pública
Preguntas
frecuentes
Cómo utilizar el
Portal
Base: Total Encuestados
Información
necesaria para
formulación de
propuesta
Contratos
financiados con
organismos
internacionales
400
5. ¿Qué tipo de información ha consultado a través del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP en el último año? (para cada uno de los ítems de la
pregunta, respuesta única)
18
Consulta de datos de contacto para la formulación de preguntas
%
Si
No
100%
80%
52
60%
40%
20%
48
0%
¿Ha consultado datos de contacto
de los encargados de los procesos
de contratación para formular
preguntas referentes a los mismos?
Base: Total Encuestados
400
6. ¿Ha consultado datos de contacto de los encargados de los procesos de contratación para formular preguntas referentes a los mismos? (respuesta única)
19
Calidad general del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP
[5] Excelente
[4] Muy Buena
%
[3] Buena
[2] Regular
[1] Mala
100%
Empresa
1
7
Total
Gran
Empresa
Mediana
Empresa
Pequeña
Empresa
Microempresa
Base = Califican
400
81
59
139
121
[5] Excelente
15
15
12
13
20
[4] Muy Buena
30
34
34
30
26
[3] Buena
47
46
49
49
45
[2] Regular
7
4
5
7
8
[1] Mala
1
1
-
1
1
Top Two Boxes
45
49
46
43
46
80%
47
60%
40%
30
TTB: 45%
20%
15
0%
¿Cómo califica la calidad general
del Sistema Electrónico para la
Contratación Pública – SECOP?
Base: Califican
%
400
7. ¿Cómo califica la calidad general del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP? (respuesta única)
20
Calidad general del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP; en
cuanto a…
[5] Excelente
[4] Muy Buena
%
[3] Buena
[2] Regular
[1] Mala
100%
1
6
2
12
1
4
2
9
80%
60%
49
45
26
20%
15
TTB:42%
17
29
TTB:44%
29
6
18
20
38
39
40
78
40%
27
6
TTB:48%
22
TTB:46%
20
18
TTB:38%
16
21
14
TTB:
35%
0%
La disponibilidad de
la información del
portal
Volumen de
información
La utilidad de los
contenidos del
portal
La veracidad de la
información del
portal
Base: Total Encuestados
400
El nivel
actualización de
información del
portal
La facilidad de
navegación (uso de
la herramienta)
8. ¿Cómo califica la calidad general del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP? En cuanto a (Lea después de cada atributo la
escala excelente, muy buena, buena, regular o mala, para cada uno de los ítems respuesta única)
21
Calidad general del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP; en
cuanto a…
[5] Excelente
%
[4] Muy Buena
[3] Buena
[2] Regular
[1] Mala
100%
3
11
1
4
4
14
3
17
3
20
80%
49
60%
48
40
49
46
40%
20%
23
26
TTB:37%
TTB:46%
20
TTB:33%
15
13
El diseño (Tamaño,
letra, colores,
organización)
El funcionamiento
de los Enlaces
0%
25
TTB:40%
21
20
15
10
Lenguaje
La disponibilidad
permanente de la
página para su
consulta
El tiempo de
respuesta de la
aplicación
Base: Total Encuestados
TTB: 31%
400
8. ¿Cómo califica la calidad general del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP? En cuanto a (Lea después de cada atributo la escala excelente, muy
buena, buena, regular o mala, para cada uno de los ítems respuesta única)
22
Conclusiones
%
• La frecuencia de uso del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP es alta. El
71% de los encuestados asegura ingresar diariamente, aspecto que ratifica la utilidad de la
herramienta. Cabe resaltar que dicho comportamiento no presenta variaciones de acuerdo al
tamaño de la empresa, de manera que el uso del portal presenta una tendencia similar en los
cuatro grupos de empresas (grandes, medianas, pequeñas y micros)
•
Participar como proponente en los procesos de contratación (54%), es la principal razón de
acceso y consulta del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP.
•
Se registra un menor uso, pero importante en todo caso, que revela una expectativa de los
usuarios, para informarse de la normatividad de la contratación pública y de la rendición de
cuentas que permitan hacer veeduría ciudadana.
•
El 95% de los usuarios del SECOP manifiesta que la información que brinda el portal resulta útil
y adecuada para el objetivos de sus negocios. Percepción que no presenta diferencias
importantes por tamaño de empresa.
23
Conclusiones
%
•
Respecto al tipo de información más consultada a través del SECOP aparece toda aquella que
brinda orientaciones detalladas de los procesos de contratación (requisitos y seguimiento).
Mientras que en las secciones de como utilizar el portal, preguntas frecuentes, estadísticas y
reportes de contratación pública y contratos financiados por organismos internacionales se
observa una demanda inferior por parte de los usuarios.
•
Un poco menos de la mitad de los usuarios (48%) asegura haber consultado datos de contacto
de los encargados de los procesos de contratación para formular preguntas al respecto.
•
El 45% de los usuarios del SECOP califica la calidad general del sistema como excelente + muy
buena. En términos generales esta percepción indica que la herramienta puede ser mejorada
para alcanzar mejores porcentajes de calidad, dado que no supera el 50% en los TTB. Los
aspectos más críticos son el nivel de actualización de la información, el diseño, el
funcionamiento de los enlaces, la facilidad de navegación y el tiempo de respuesta de la
aplicación. Estos son atributos que obtiene calificaciones inferiores al 40% en el TTB.
24
Conclusiones
%
•
Se recomienda que la página haga visible y accesible la información de la normatividad de
la contratación pública. Asimismo, que ofrezca información estadística sobre los
procesos, con el fin de rendir cuentas a los veedores y que aumente el sentido de
transparencia.
•
Los aspectos que registran mayor demanda de mejoras son tiempo de respuesta y
disponibilidad de la página para acceder a la información y el funcionamiento de los
enlaces. Se recomienda que la página desarrolle y haga seguimiento a indicadores de
eficiencia en los tiempos de respuesta y el funcionamiento de la página y que haga
público el cumplimiento periódico de estos indicadores.
5.2 Valoración de la utilidad de la información del SECOP
Utilidad de la información consultada en el Sistema Electrónico para la
Contratación Pública – SECOP
Muy útiles
%
Útiles
Poco útiles
Nada útiles
100%
1
80%
43
Empresa
60%
40%
20%
56
0%
2011
¿Usted considera que la información que
ha consultado en el Sistema Electrónico
para la Contratación Pública – SECOP ha
sido…?
Base: Total Encuestados
Total
Gran
Empresa
Mediana
Empresa
Pequeña
Empresa
Microempresa
Base = Total
Encuestados
400
81
59
139
121
Muy útil
56
64
51
56
52
Útil
43
33
49
44
45
Poco útil
1
3
-
-
2
Nada útil
-
-
-
-
1
%
400
9. ¿Usted considera que la información que ha consultado en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP ha sido…? (respuesta única)
27
Características del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP
%
Si
No
100%
12
6
25
28
75
72
¿El motor de búsqueda que
tiene disponible el Sistema
Electrónico para la
Contratación Pública – SECOP
permite ubicar fácilmente los
procesos de contratación
sobre los que la empresa
tiene interés?
¿A través del Sistema
Electrónico para la
Contratación Pública – SECOP
es fácil acceder a la página
Web de otra entidad del
gobierno u organismo
multilateral a través de
enlaces?
80%
60%
40%
88
94
20%
0%
¿La información que ha
consultado en el Sistema
Electrónico para la
Contratación Pública – SECOP
le ha permitido enterarse
oportunamente de los
procesos de contratación del
Estado?
¿La información que ha
consultado en el Sistema
Electrónico para la
Contratación Pública – SECOP
le ha permitido hacer
seguimiento a los procesos de
contratación del Estado?
Base: Total Encuestados
400
10. ¿Usted considera usted que… (para cada uno de los ítems respuesta única)
28
Características del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP- Tipo
de empresa
Empresa
%
Base = Total Encuestados
Total
Gran
Empresa
Mediana
Empresa
Pequeña
Empresa
Microempresa
400
81
59
139
121
1. SECOP le ha permitido enterarse oportunamente de los procesos de contratación del Estado?
SI
88
91
95
91
79
NO
12
9
5
9
21
2. ¿La información que ha consultado en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP le ha permitido
a los procesos de contratación del Estado?
SI
94
93
98
94
91
NO
6
7
2
6
9
3. ¿El motor de búsqueda que tiene disponible el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP permite
ubicar fácilmente los procesos de contratación sobre los que la empresa tiene interés?
SI
75
77
75
78
71
NO
25
26
25
22
29
4. ¿A través del Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP es fácil acceder a la página Web
de otra entidad del gobierno u organismo multilateral a través de enlaces?
SI
72
74
69
73
69
NO
28
26
31
27
31
10. ¿Usted considera usted que… (para cada uno de los ítems respuesta única)
29
Conclusiones
%
•
El 56% de los usuarios encuestados percibe muy útil la información consultada en el
Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP, sin embargo se observa una
valoración más positiva en las grandes empresas (64% muy útil) que en el resto de las
empresas (aun cuando en las otras empresas también es positiva la valoración).
•
Los usuarios reconocen en mayor proporción la utilidad del SECOP para enterarse
oportunamente de los procesos de contratación y hacer seguimiento a los mismos (94%).
Percepción que va en línea con los objetivos de la estrategia en términos de eficiencia y
transparencia de la gestión pública.
•
En menor medida, aunque aun valorado por la gran mayoría de usuarios positivamente,
se considera que el motor de búsqueda permite ubicar fácilmente los procesos de
contratación y acceder a páginas web de otras entidades del gobierno u organismos
multilaterales a través de enlaces.
30
5.3 Percepciones generales de la mesa de ayuda y chat
Percepciones generales de la mesa de ayuda que presta el Secop
Si
No
%
100%
80%
60%
28
22
72
78
Las solicitudes que ha
presentado se han resuelto
oportunamente?
El personal de la mesa de
ayuda mostró dominio del
tema que consultó?
78
40%
20%
22
0%
Conoce el servicio de mesa de
ayuda que presta el Secop?
Base: Total Encuestados
400
Base= conocen el servicio de mesa
de ayuda que presta el Secop
90
Base: Total Encuestados
90
11. Conoce el servicio de mesa de ayuda que presta el Secop?
12. Las solicitudes que ha presentado se han resuelto oportunamente?
13. El personal de la mesa de ayuda mostró dominio del tema que consultó? (preguntas de respuesta única)
32
Percepciones generales de la mesa de ayuda que presta el Secop- Tipo de
empresa
%
Empresa
Total
Gran Empresa
Mediana
Empresa
Pequeña
Empresa
Microempresa
11. Conoce el servicio de mesa de ayuda que presta el Secop?
BASE = TOTAL ENCUESTADOS
400
81
59
139
121
SI
22
26
24
24
18
NO
78
74
76
76
82
12. Las solicitudes que ha presentado se han resuelto oportunamente?
Base= conocen el servicio de
mesa de ayuda que presta el
Secop
90
21
14
33
22
SI
72
71
79
70
73
NO
28
29
21
30
27
13. El personal de la mesa de ayuda mostró dominio del tema que consultó?
BASE = TOTAL ENCUESTADOS
90
21
14
33
22
SI
78
90
79
67
82
NO
22
10
21
33
18
11. Conoce el servicio de mesa de ayuda que presta el Secop?
12. Las solicitudes que ha presentado se han resuelto oportunamente?
13. El personal de la mesa de ayuda mostró dominio del tema que consultó? (preguntas de respuesta única)
33
Calidad del servicio prestado por la mesa de ayuda
[5] Excelente
%
[4] Muy Buena
[3] Buena
[2] Regular
[1] Mala
100%
4
15
80%
60%
37
40%
29
TTB: 44%
20%
15
0%
¿ Como califica el
servicio prestado por la
mesa de ayuda?
Base: Califican
90
14. ¿Como califica el servicio prestado por la mesa de ayuda? (respuesta única)
34
Nivel de conocimiento del Chat del Centro de Contacto Ciudadano
Si
No
%
NS
NR
100%
80%
60%
Empresa
90
Total
Gran
Empresa
Mediana
Empresa
Pequeña
Empresa
Microempresa
Base = Total
Encuestados
400
81
59
139
121
SI
10
15
8
8
9
NO
90
85
92
92
91
40%
20%
0%
10
2011
%
¿ Conoce el Chat del Centro de
Contacto Ciudadano?
Base: Total Encuestados
400
15. ¿Conoce el Chat del Centro de Contacto Ciudadano? (respuesta única)
35
Calidad de la atención brindada a través de los diferentes canales del Secop
[5] Excelente
%
[4] Muy Buena
[3] Buena
[2] Regular
[1] Mala
100%
80%
60%
8
7
12
16
44
42
9
19
48
40%
20%
22
TTB: 35%
14
20
TTB: 35%
15
La atención brindada
telefónicamente
Base: Total Encuestados
TTB: 24%
10
0%
La atención brindada por
correo electrónico
14
La atención brindada a
través del chat
400
16. Cómo califica la atención brindada a través de cada uno de los siguientes canales?
36
Conclusiones
•
Tan sólo el 22% de los usuarios conoce el servicio de mesa de ayuda que presta el SECOP, entre
quienes lo conocen el 72% señala que se han resuelto las solicitudes oportunamente, el 78% percibe
que el personal mostró dominio del tema consultado y el 44% lo califica como excelente y muy
bueno.
•
El 10% de los usuarios conocen el chat del centro de contacto ciudadano, el porcentaje más alto está
en las empresas grandes (15%).
•
El SECOP brinda atención a través de tres canales correo electrónico, teléfono y chat. Los canales
mejor percibidos en términos de calidad son el correo y teléfono con un 35% en el TTB, comparado
con la atención brindada a través del chat que la califican con un 24% en el TTB (Excelente + muy
buena)
•
Facilitar el diseño y el uso de los filtros para delimitar las búsquedas, actualizar permanentemente la
información de los procesos y mejorar la velocidad de carga son las principales oportunidades de
mejora del portal según sus usuarios.
•
Se recomienda enfatizar mucho el desarrollo de las herramientas de interacción virtual. Es necesario
dar a conocer más el chat y las herramientas disponibles para atención en línea. Este uso se puede
incentivar a través de una ventana de tips de uso.
•
En este mismo sentido es recomendable desarrollar audiencias de aclaraciones por medio de chat.
%
37
5.4 Oportunidades de mejora
Oportunidades de mejora al Sistema Electrónico para la Contratación Pública –
SECOP y la mesa de ayuda
%
Facilitar el diseño y el uso de los filtros para delimitar las búsquedas
17
Actualizar permanentemente la información de los procesos
11
Mejorar le velocidad de carga
11
Regular el horario de las publicaciones
6
Hacer seguimiento a las contrataciones / veeduría ciudadana/ exigencia de transparencia
6
Ampliar la capacidad de la plataforma tecnológica (infraestructura)
4
Mejorar el acceso a la pagina/ agilidad/ mas sencillo el acceso (funcionalidad)
4
Facilitar el manejo de la aplicación/ vocabulario/ más entendible/ quitar sub menús/menos textos 3
Mejorar el diseño
3
Mejorar la asistencia en línea 3
Implementar sistema de alertas para cuando salga un nuevo proceso y su seguimiento 3
Reglamentar la información que se pública/ ser más rigurosos (estandarización) 3
Base: Total Encuestados
400
17. En su opinión qué mejoras deberían hacerse al Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP y la mesa de ayuda? Incluya todos los
aspectos
39
6. Conclusiones y recomendaciones estratégicas
Recomendaciones estratégicas
%
•
Diseñar un sistema de suscripción automatizado por cada uno de los procesos, de manera
que cuando haya un nuevo documento o una modificación al procesos se emita de
manera automática un correo a los suscriptores del proceso. Adicionalmente se sugiere
que el servicio de suscripción permita que los suscriptores marquen cada uno de los
criterios de los procesos en los que eventualmente está interesado para que sean
notificados automáticamente por correo electrónico cuando salga a licitación un procesos
con los criterios señalados por el suscriptor (Ej. procesos en Bogotá, de infraestructura,
etc.)
•
Incluir filtros que delimiten mejor las búsquedas: un filtro que identifique los procesos
abiertos y los adjudicados, un filtro que identifique el sector económico al que el proceso
pertenece: Ej. Consultoría, infraestructura, servicios, etc.
•
Mejorar el motor de búsqueda, dado que la percepción de los usuarios es de poca
eficiencia. Aparentemente no reconoce las búsquedas cuando se realizan con el código
del proceso. Así mismo debería simplificarse los códigos de los procesos y omitir los
guiones.
•
Permitir consultar la página desde dispositivos móviles.
41
Recomendaciones estratégicas
% •
Establecer un horario para que las entidades contratantes puedan hacer modificaciones
o incluir documentos adicionales en el portal. Numerosas veces los documentos
aclaratorios o modificatorios de los procesos se incluyen en horas de la noche o la
madrugada del día de cierre y no todos los proponentes acceden a esta información. En
este sentido en la medida en que el portal es el garante de la transparencia de los
procesos y de la contratación pública, se espera que cumpla una tarea de estandarización
de los procesos y de los tiempos.
•
Identificar a los proponentes interesados en el proceso y adicionalmente a la publicación
de los procesos de contratación, se deberían publicar los convenios inter administrativos
realizados por las entidades.
•
Reforzar el SECOP como sistema de veeduría ciudadana, permitiendo generar algunos
indicadores de gestión como procesos adjudicados, total de recursos, por entidad
contratante, por empresa adjudicada, procesos con mayor número de objeciones de los
proponentes, entre otros.
•
Se sugiere que el sistema permita poder presentar las propuestas vía Web o mail.
42
Recomendaciones estratégicas
%
•
Se recomienda que las observaciones de los proponentes en cada una de las etapas
queden registradas en la página del proceso, como una especie de foro virtual del
proceso, tal como sucede en el portal de contratación del Distrito Capital.
•
Se sugiere incluir vínculos a la normatividad de contratación del proceso. Ej. Si el
proceso es licitación pública, incluir un vinculo con la normatividad de esta modalidad de
contratación; y así sucesivamente para cada uno de las modalidades de contratación
(Menor cuantía, lista corta, subasta, lista multiusos, entre otras)
43
MUCHAS GRACIAS