Transcript Presentación: Guía para el diseño de Procesos

Guía Práctica de Diseño de Procesos elaborada para
el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF
Bogotá D.C., Febrero de 2010
1
INDICE
INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO 1: CONCEPTOS DEL MODELO DE PROCESOS
CAPÍTULO 2: ¿QUÉ ES UN PROCESO?
CAPÍTULO 3: ¿QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO?
CAPÍTULO 4: LA ORGANIZACIÓN CON UN ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
CAPÍTULO 5: IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS
CAPÍTULO 6: RECOMENDACIONES PARA EL DISEÑO DE PROCESOS
CAPÍTULO 7: ANEXOS
2
INTRODUCCIÓN
Esta guía tiene como objeto presentar los conceptos más
El Capítulo 2 profundiza en el concepto de proceso y los
relevantes en el diseño e implementación de procesos; este
componentes de éste; una vez estudiado este capítulo,
documento ha sido elaborado para explicar de una manera
usted
simple y práctica la metodología de procesos, de forma que
conceptualización de un proceso. El capítulo 3 está
usted se encuentre en capacidad de elaborar el Diseño
diseñado para explicar lo que es un procedimiento y la
Conceptual y el Diseño Detallado de los diferentes procesos
notación empleada para documentarlo. Una vez entendido
y procedimientos de una organización, así como aplicar los
este capítulo podrá diseñar en detalle un proceso.
conceptos
requeridos
para
elaborar
el
plan
se
encontrará
en
capacidad
de
iniciar
la
de
Teniendo como base la información suministrada en los
implementación de los procesos diseñados.
capítulos 1 al 3, usted podrá diseñar un proceso
La guía está compuesta por cuatro capítulos: Capítulo 1:
apropiadamente, sin embargo, es importante que tenga en
Conceptos del Modelo de Procesos, Capítulo 2: ¿Qué es
cuenta los conceptos del Capítulo 4 para entender la
un Proceso?, Capítulo 3: ¿Qué es un Procedimiento?,
importancia de los procesos en las organizaciones, así
Capítulo 4: La Organización con Enfoque Basado en
como los aspectos relacionados en el Capítulo 5 para llevar
Procesos, Capítulo 5: Implementación de Procesos y
a cabo la labor más importante luego del diseño: “la
Capítulo 6: Recomendaciones para el Diseño de Procesos.
implementación”.
En el Capítulo 1, podrá encontrar las principales
Por último, en el Capítulo 6 se dan recomendaciones para
definiciones empleadas en la metodología de procesos,
diseñar procesos de forma práctica.
entre éstas la explicación del Diseño Conceptual y el Diseño
Detallado.
3
CAPÍTULO 1:
CONCEPTOS DEL MODELO DE PROCESOS
4
CAPÍTULO 1: CONCEPTOS DEL MODELO DE PROCESOS
El Modelo de Procesos comprende la identificación y
El modelo conceptual de procesos está compuesto por el
descripción de todos los procesos de la Organización, está
Mapa de Procesos y el conceptual de cada proceso; los
compuesto por el Modelo Conceptual de Procesos y la
procesos identificados se representan gráficamente en el
Descripción Detallada de los Procesos.
Mapa de Procesos y se clasifican en tres: procesos de
direccionamiento y control, procesos de ejecución y
Modelo Conceptual de Procesos: Definición del alcance
e
interrelación
de
los
procesos
que
requiere
procesos de apoyo.
una
organización para apoyar su modelo operativo.
Ejemplo: Mapa de Procesos
MACROPROCESOS ESTRATÉGICOS
Direccionamiento Estratégico
El Modelo Conceptual equivale al
plano
general
de
una
casa
que
Revisión y Mejora
MACROPROCESOS MISIONALES
ARTICULACIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE
BIENESTAR FAMILIAR
PREVENCIÓN DE LA AMENZA O VULNERACIÓN
DE LOS DERECHOS
PROTECCIÓN Y RESTABLECIMIENTO DE LOS DERECHOS
Niños, niñas, adolescentes, adulto mayor
y familias con derechos reconocidos,
garantizados o restablecidos
Niños, niñas, adolescentes, adulto mayor
y familias que demandan el
reconocimiento, garantía, prevención y
restablecimiento de derechos
Direccionamiento Técnico
MACROPROCESOS DE APOYO
elabora un arquitecto en forma previa
Gestión Humana
a la construcción de la misma.
Gestión Financiera
Gestión Administrativa
Gestión de Tecnología de Información y Comunicaciones
Gestión de Contratación
Gestión Jurídico Administrativa
Comunicaciones
MACROPROCESOS DE EVALUACIÓN
Evaluación de la Gestión
Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno
Control Interno Disciplinario
Descripción Detallada de Procesos: Definición del
objetivo, alcance, premisas, actividades, flujograma y
Procesos de Direccionamiento y Control
documentos de referencia para los procedimientos que
Procesos que generan las directrices para el desarrollo de
hacen parte de los procesos que requiere una organización
la organización y controlan el cumplimiento y el desempeño
para apoyar su modelo operativo.
general
de
la
misma.
Ejemplos:
Estratégico, Evaluación de la Gestión.
5
Direccionamiento
Procesos Misionales
descripción facilita el entendimiento del modelo a través de
(o de Ejecución del Negocio o “core”). Procesos que son la
la comprensión de la razón de ser y alcance de cada uno
razón de ser de la organización y por los cuales ésta recibe
de sus componentes.
sus ingresos o presta sus servicios. Ejemplo: Producción,
Ejemplo:
Ventas, Aseguramiento.
Gestión del Talento Humano
1
Procesos de Apoyo
OBJETIVO
DEL
PROCESO
Procesos que prestan soporte o brindan servicios a toda la
Organización; no son la razón de ser de la empresa, sin
embargo sin ellos ésta no podría funcionar.
Ejemplo:
Gestionar integralmente el talento humano
mediante el esquema de competencias durante el
2 ciclo de permanencia del empleado para mejorar la
productividad y el cumplimiento de los objetivos
estratégicos de la Compañía.
3
Gestión del Talento Humano, Gestión Financiera.
Debe responder a las preguntas:
1. ¿Qué se hace?
2. ¿Cómo se hace?
3. ¿Para qué se hace?
La documentación de los procesos a nivel conceptual, es de
gran ayuda al momento de realizar el diseño detallado.
b. Alcance
Esta documentación conceptual está compuesta por:
Síntesis de las principales actividades que se realizan en el
proceso con el fin de obtener el producto deseado
a. Descripción General por Proceso
(actividad inicial, una o máximo dos intermedias y la
La descripción general de cada uno de los procesos
actividad final).
identificados
contiene
el
objetivo
y
el
alcance.
La
6
Ejemplos:
b. Premisas por Proceso
Las premisas son los pilares o parámetros sobre los cuales
se fundamenta el diseño de un procesos.
Si alguno de
no se darán los beneficios del concepto.
• El modelo de competencias y valores es la base
alrededor de la cual se gestiona el recurso
humano en la organización de forma integral,
alineando los procedimientos involucrados.
Las premisas se establecen para direccionar aspectos
• La gestión del recurso humano está alineada con
la estrategia del negocio.
ellos no se materializa, la solución no se podrá implantar o
• Las áreas que participan en el proceso establecen
y se acogen a los Acuerdos de Niveles de Servicio
definidos para garantizar el desempeño y la
transversalidad del proceso.
como:
• Enfoque o direccionamiento.
• Alcance e interrelación con otros procesos (zonas
• La realización de estudios de mercado salarial se
puede realizar a través de un tercero, para lo cual
la organización define los mercados de referencia
y determina los criterios de competitividad y de
equidad que se deben tomar en consideración
para fijar la estructura salarial.
grises).
• Forma de seguimiento y evaluación de los resultados.
• Toma de decisiones.
• Uso de los recursos (tecnología, personas).
• Elementos que conforman la operación y sus principales
• El proceso Calidad y Mejoramiento Continuo
define los procesos y los roles y responsabilidades
a partir del modelo de operación lo cual es insumo
fundamental para la gestión del talento humano.
funciones.
7
• ¿Qué debemos medir?
c. Diagramas de Interrelación
• ¿En qué momento o con qué frecuencia?
Son gráficas que indican las principales interacciones de un
• ¿Quién debe medir?
proceso con los demás procesos del modelo o con entes
• ¿Cómo se debe medir?
externos a la organización.
• ¿Cómo se van a difundir los resultados?
Las interacciones están descritas en términos de las
• ¿Quién y con qué frecuencia va a revisar y/o auditar el
sistema de obtención de datos?
entradas y/o salidas que se generan durante su ejecución;
éstas pueden ser unidireccionales o bidireccionales.
Los
Ejemplo:
PROCESO
b
Salida proceso a
proceso
tienen
las
siguientes
• Se focalizan en el CÓMO el proceso es desarrollado.
Entrada a x
Salida proceso x a proceso c
PROCESO
c
PROCESO
X
• Miden qué tanto se está cumpliendo con el OBJETIVO
planteado para el proceso.
Salida proceso x a proceso b
• Todo Indicador de Proceso está vinculado a un
Entrada 1 a proceso x
Entrada 2 a proceso x
Resultado. Debe tener un estándar para saber qué
Salida 1 proceso c
Salida 2 proceso c
tanto nos estamos desviando de lo que se considera
d. Indicadores
o
de
características:
PROCESO
a
Dato
indicadores
conjunto
de
datos
que
ayudan
a
aceptable.
medir
• Su construcción presupone conocer el inicio y el fin de
objetivamente la ejecución y evolución de un proceso.
los procesos y todas sus etapas.
Al definir un indicador de proceso, es importante responder
las siguientes preguntas:
8
Los
indicadores
deben
ser:
Medibles,
Ejemplo:
Confiables,
Repetibles y servir para encontrar Responsabilidades.
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
SOPORTE REQUERIDO
1.
2.
Ejemplos:
3.
4.
• Tiempo promedio de atención al usuario
Sistema de
Información
de Recursos
Humanos
• No. de horas de capacitación / mes
• Actas elaboradas por día
• Tiempo de asignación de contratos
5.
6.
7.
8.
e. Requerimientos Tecnológicos
Se refiere a los sistemas identificados que pueden soportar
un proceso determinado, o las funcionalidades que se
requiere
emplear
o
desarrollar
en
un
sistema
de
información, de forma que el proceso sea mas eficiente.
9
Administrar la estructura organizacional y la planta.
Administrar la información de los empleados de la
organización; de planta y supernumerarios
Asignar los empleados a la estructura
Administrar las competencias requeridas en los
diferentes cargos y el estado actual de las
competencias de cada empleado
Administrar los planes de mejoramiento de las
competencias
Administrar la Evaluación de la efectividad y el
desarrollo de potencial
Administrar la liquidación de la nómina integrándose
con las evaluaciones de desempeño.
Gestionar por autoservicio integrado a la intranet de la
organización las solicitudes de vacaciones, certificados
y demás trámites de RR.HH.
CAPÍTULO 2:
¿QUÉ ES UN PROCESO?
10
CAPÍTULO 2: ¿QUÉ ES UN PROCESO?
Conjunto
de
actividades
secuenciales,
mutuamente
realizar el “Mapeo de Proceso”, donde se identifica el ciclo
relacionadas o que interactúan, que transforman elementos
de valor del proceso.
de entrada, agregando valor para obtener un resultado o
lograr su objetivo.
Cada
proceso
está
compuesto
por
uno
o
Actividad 1
(P)
varios
Actividad 2
(H)
Actividad 3
(H)
Actividad 4
(V)
Actividad 5
(A)
procedimientos que interactúan entre sí, y utilizan los
recursos de la organización para proveer productos o
Las actividades que se identifican cuando se realiza este
servicios.
ejercicio son normalmente los procedimientos de los cuales
está compuesto el proceso, sin embargo, pueden existir
actividades que no necesariamente son procedimientos.
REQUERIMIENTOS
REQUERIMIENTOS
Los procesos se documentan de la siguiente forma:
ENTRADA
TRANSFORMACIÓN
RESULTADO
PRODUCTO
a. Identificación del Proceso
● Mano de Obra (personas)
● Materiales
● Medios
● Métodos
● Medio Ambiente
Para identificarlo, es necesario definir el nombre, quién es
el Dueño y quiénes los Responsables; adicionalmente, cada
proceso cuenta con un código que le es asignado de
Cuando se realiza el análisis de procesos y se identifique la
acuerdo con los parámetros establecidos.
necesidad de modificar uno o de crearlo, es importante
11
b. Descripción del Proceso
5. Recursos: En este punto se identifican los recursos
La descripción consta de:
adicionales requeridos para la adecuada ejecución del
proceso.
1. Objetivo: El objetivo que fue identificado en el
6. Procedimientos / Lineamientos / Guías / Instructivos: En
conceptual, donde se establece el qué, cómo y para
este punto se listan estos documentos relacionados con
qué.
el proceso.
2. Alcance: Limita el proceso, indicando donde inicia y
donde termina.
Finalmente, se relaciona el control de cambios del proceso
3. Objetivos de la Calidad: Identifica el objetivo de calidad
y quienes fueron los responsables de elaborar, validar y
con el cual se encuentra relacionado el proceso.
aprobar el documento de proceso.
4. Ciclo del proceso: En el que se identifican las
actividades del proceso, con sus respectivas entradas y
Esta documentación detallada de procesos se realiza de
salidas y el proveedor o cliente según corresponda.
acuerdo
Estas actividades se ubican dependiendo de la etapa del
“Elaboración y Control de Documentos” del Sistema de
ciclo a la que correspondan: Planear – Hacer – Verificar
Gestión de Calidad, empleando el Formato Caracterización
– Actuar; adicionalmente, cada una de las actividades
de Proceso.
del proceso tiene identificado si es de ejecución
Nacional, Regional o Zonal.
12
con
lo
establecido
en
el
procedimiento
CAPÍTULO 3:
¿QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO?
13
CAPÍTULO 3: ¿QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO?
Documento que proporciona la información necesaria para
Los procesos se componen de uno o varios procedimientos
llevar a cabo actividades secuenciales, ampliamente
PROCED 1
vinculadas y cronológicamente dispuestas, dirigidas al
PROCESO
PROCED 2
cumplimiento de un objetivo específico, aclarando el qué, el
PROCED 3
cómo y los responsables de las actividades y los
documentos relacionados.
PROCED 1
Actividades secuenciales:
qué, cómo y responsables
Los procedimientos están compuestos de actividades.
Actividad: Acción dentro de un procedimiento requerida
para producir un resultado particular. Por sí sola no tiene
INSTRUCTIVO
contexto dentro del proceso / subproceso.
Documento que detalla cómo
ejecutar una actividad dentro de
un procedimiento
Cuando así se requiera, las actividades pueden ser
descritas mediante instructivos:
Instructivo: Documento que proporciona información
específica y detallada sobre cómo ejecutar una actividad
INFORMACIÓN PRE-REQUISITO
dentro de un procedimiento.
•
•
•
•
•
14
Formatos
Modelos de documentos
Especificaciones
Lineamientos
otros
Entradas para la ejecución
de
una
o
varias
actividades. Son definidos
y elaborados una vez. Se
ajustan de ser necesario
como mejoramiento al
proceso
La documentación de procedimientos consta de las
hacer, quién lo debe hacer, en dónde y cómo se debe
siguientes definiciones, algunas son obligatorias y otras
hacer, qué registros se deben usar, para lo cual se
opcionales,
emplea el siguiente cuadro de actividades:
de
acuerdo
con
lo
establecido
en
el
procedimiento de elaborar documentos del Instituto:
No.
Actividad
1. Objetivo (obligatorio). Expresar en forma clara y
concisa la finalidad del procedimiento.
área
estableciendo
la
y
actividad,
actividad
con
del
la
Registro
Inicio
1
2. Alcance (obligatorio). Definir claramente el campo de
aplicación,
Responsable
2
procedimiento,
que
inicia
Fin
el
procedimiento y la actividad con la que finaliza.
5. Documentos De Referencia (opcional). Se referencia
3. Definiciones (opcional). Señala el significado de los
los procedimientos, instrucciones, manuales y en
principales términos utilizados en el documento y que
general
documentación
no son de uso común o tienen un significado específico.
asociada y/o conectada al procedimiento, no es
Incluye la descripción de símbolos o abreviaturas.
necesario anexarlos pero en lo posible dar a conocer su
ubicación.
4. Descripción De Actividades (Obligatorio). Identifica
el desarrollo del procedimiento, aclarando qué se debe
que
contenga
información
6. Relación De Formatos (obligatorio). Se deben
relacionar los formatos empleados directamente en el
registro de las actividades del procedimiento, instructivo
o guía, iniciando con el código y seguido del nombre en
formato de oración (primera letra en mayúscula). Los
impresos
o
formatos
deben
estar
identificados
claramente, ya que una vez diligenciados se convierten
en registros de datos.
7. Diagrama
De
principalmente
en
Flujo
(Opcional).
los
procedimientos;
Utilizados
en
los
instructivos es opcional emplear esta modalidad.
8. ANEXOS.
Se relacionan otros documentos que
suministran información y que se incluyen en el
procedimiento como tablas para cálculos, gráficos,
listados, tablas informativas y/o de valores, etc.
FLUJOGRAMAS
Los
Flujogramas
o
Diagramas
de
Flujo
son
la
representación gráfica de la secuencia de las actividades de
un proceso/subproceso/procedimiento, para determinar
cómo funciona realmente éste para producir un resultado.
Usar flujogramas tiene sus ventajas:
• Permite entender y comunicar la secuencia de proceso
entre personas que lo operan y administran.
• Facilita
visualizar
de manera concreta y simple
cualquier proceso aún cuando sea complejo o poco
tangible.
• Permite identificar y
detectar problemas y áreas de
oportunidad.
• Ayuda a redefinir la secuencia en la que debe ocurrir un
proceso dado.
Los principales símbolos que se emplean en los flujogramos
o diagramas de flujo son los siguientes:
Nombre
Símbolo
Función
Es
INICIO
un
rectángulo
redondeado
que
identifica
el
comienzo o el final de un proceso. “Inicio” o “Fin” se
INICIO / FIN
indica dentro del símbolo.
FIN
En un diagrama de flujo solo debe existir un inicio, pero
se pueden presentar varios fines.
Es un rectángulo que se usa para representar una
ACTIVIDAD / OPERACIÓN
actividad o tarea
determinada. La descripción de la
actividad se muestra dentro del rectángulo.
Es un rectángulo con doble raya a los lados, que indica
ENTREGA A OTRO PROCEDIMIENTO
que el flujo continúa en otro procedimiento. Se indica
el nombre del procedimiento dentro del rectángulo.
Nombre
Símbolo
Función
Es un diamante que indica una decisión o un punto de
ramificación en el proceso. La descripción de la decisión
se escribe dentro del símbolo, usualmente en forma de
DECISIÓN
pregunta. La respuesta a la pregunta determina el
NO
camino que deberán tomar fuera del símbolo de
SI
decisión. Se recomienda recorrer completamente un
camino y luego el otro.
Indica el sentido y trayectoria de la actividad o tarea.
LÍNEAS DE FLUJO
La punta de la flecha en la línea de flujo indica la
dirección del flujo del proceso.
Representa información escrita pertinente al proceso,
DOCUMENTO
ya sea un formato o un reporte.
documento se muestra dentro del símbolo
El título del
Nombre
Símbolo
Función
Es un triángulo invertido que indica que la información
ALMACENAMIENTO Y ARCHIVO
o el documento producido es archivado o el material
manejado es almacenado.
Es un pentágono invertido dentro del cual se escribe un
CONECTOR DE PÁGINA
número consecutivo, indica que el diagrama se conecta
en una página siguiente.
Se trata de un círculo dentro del cual se escribe una
letra consecutiva, indica que la actividad previa conecta
CONECTOR DE ACTIVIDAD
con otra. El círculo se debe dibujar luego de la
actividad inicial y previo a la actividad con la que
conecta.
Existen otros símbolos que pueden ser empleados tales
como el de correo electrónico:
CAPÍTULO 4:
LA ORGANIZACIÓN CON UN ENFOQUE BASADO EN
PROCESOS
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CAPÍTULO 4: LA ORGANIZACIÓN CON UN ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
La organización con un enfoque basado en proceso es una
Resultados de
otros procesos
Organización dirigida a contemplar la empresa como un
Resultado
de A
Elementos de
entrada a A
todo integrado, en el que cada componente realiza su
PROCESO A
Entrada
aB
Resultado
de B
PROCESO B
Resultados de
otros procesos
Entrada
aD
Resultado
de D
PROCESO D
gestión dentro del marco de unas metas comunes, en lugar
Entrada
Resultado
aC
de C
PROCESO C
de obedecer solo a exigencias individuales.
...TRABAJAR POR PROCESOS ES TRABAJAR EN
Características de la Organización por Procesos
EQUIPO NO SOLO AL INTERIOR DE UN ÁREA SINO
CON TODA LA ORGANIZACIÓN...
• Establecimiento de metas y objetivos integrales para toda
la organización.
El desempeño de una organización puede mejorarse a
• Estándares de calidad y desempeño para todas las áreas.
través del uso del enfoque basado en procesos.
• Se elimina la duplicación de tareas, parte de un mismo
Los
proceso.
procesos se gestionan como un sistema, mediante la
• Los procesos traspasan barreras funcionales y establecen
creación y entendimiento de una red de procesos y sus
las relaciones entre Departamentos como interacciones
interacciones.
Cliente-Usuario.
• La planificación y el seguimiento de resultados forman
Los resultados de un proceso pueden ser elementos de
parte integral del diseño de cada proceso.
entrada para otros y estar interrelacionados dentro de la
• Permite el manejo adecuado de momentos críticos
red o sistema global.
funcionales.
21
El enfoque por procesos proporciona un control continuo
La gestión por procesos permite:
sobre los vínculos entre los procesos individuales dentro del
modelo por procesos, así como su combinación
e
• Eliminar causas fundamentales de los problemas
interacción.
• Garantizar que los procesos de la empresa sean
gerenciados en donde se ejecutan
Un enfoque de este tipo enfatiza la importancia de:
• Eliminar el trabajo innecesario o que no genera valor
• Mantener los niveles de efectividad alcanzados y mejorar
• La necesidad de considerar los procesos en términos que
• Que la alta dirección se enfoque en lo importante y no
aporten valor
en los problemas diarios
• La obtención de resultados del desempeño y la eficacia
de los procesos
• La mejora continua de los procesos con base en
mediciones objetivas
• Hacer seguimiento de la información relativa a la
percepción del cliente con respecto al cumplimiento de
los compromisos de la Organización.
22
CAPÍTULO 5:
IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS
23
CAPÍTULO 5: IMPLEMENTACIÓN
DE PROCESOS
La implementación es la etapa en la cual se preparan los
Se definieron las etapas a partir del ciclo de mejoramiento
requerimientos de cada uno de los procedimientos, se
P.H.V.A., cuya concepción indica que es necesario Planificar
realiza la capacitación de los actores que participarán en la
las acciones que se deben tener en cuenta para llevar a
ejecución de los procesos –procedimientos y se ejecutan
cabo (Hacer) exitosamente el proceso de implementación,
los procesos y procedimientos, de acuerdo con los
así como Verificar que éstas se realizaron conforme a lo
lineamientos definidos en el diseño conceptual y detallado.
planeado y que los resultados son los esperados.
Durante la implementación, adicionalmente se realiza el
El ciclo de mejora se cumple cuando se llevan a cabo
seguimiento para asegurar la correcta interiorización y
acciones correctivas oportunas (Actuar) como consecuencia
aplicación del proceso por parte de los actores involucrados
de los resultados obtenidos y se inicia un nuevo ciclo
en su ejecución.
fortalecido con la experiencia anterior.
Etapas:
Definición de
líderes de
implementación
Realización de
ajustes a
desviaciones
1
Elaboración plan
detallado
Alistamiento de
requerimientos
2
7
3
Actuar
Planear
4
correctivamente
Verificar
6
Seguimiento a la
Operación
Capacitación en
procedimientos
Hacer
5
Inicio de
Operación
24
Priorización
acciones
que
aseguran
los
La implementación de un proceso puede ser realizado
planeación, ejecución y control.
mecanismos
para
la
como un “plan de choque” en el que se establece una
• Horizonte de Implementación: Evalúa el marco de
“hora cero”, a partir de la cual se inicia la operación bajo el
tiempo en el cual se puede implantar el procedimiento
nuevo esquema, por otra parte, puede ser realizada por
teniendo como parámetro
fases, en las que se van implantando los procedimientos
condiciones requeridas por el procedimiento para su
según la prioridad definida.
implementación.
la obtención de
todas las
Con el fin de realizar la implementación se pueden emplear
La priorización de procedimientos es útil en el momento de
los siguientes criterios:
decidir dónde se enfocan los esfuerzos para evacuar los
requerimientos, capacitar a los responsables y usuarios e
• Obtención del mejor valor: Mide el impacto que
iniciar la operación bajo el nuevo esquema.
genera la implementación del procedimiento en la
confiabilidad y disponibilidad de los materiales en el
almacén reduciendo el costo total.
• Ejecución Oportuna: Genera valor al proceso a través
de mecanismos para la obtención de resultados en
conjunto con otros procedimientos.
• Soporte: Valora la contribución del procedimiento a
implantar en cuanto a confiabilidad de la información y
25
Las fases de implementación se diseñan tomando como
Una vez priorizados los procedimientos, identificados los
base el resultado de la priorización de la implementación de
requerimientos y la ruta crítica, se puede definir el
los procedimientos según el impacto que tienen en los
esquema de implementación.
resultados del proceso.
A continuación se muestra un ejemplo:
El diseño de la ruta crítica se realiza con el propósito de
MES 1
esquematizar la dependencia en la implementación entre
MES 2
MES 3
MES 6
MES 7
MES 8
MES 9
MES 10 MES 11 MES 12
Evacuación de
requerimientos
genera la información producida en cada uno de ellos.
Puesta en marcha
La duración de cada una de las fases estará asociada
FASE II: Procedimientos 4 y 5
Evacuación de requerimientos
principalmente a evacuar la totalidad de los requerimientos
Puesta en marcha
del procedimiento.
FASE III: Procedimiento 3
Los procedimientos se consideran implementados en su
una
MES 5
FASE I : Procedimientos 1 y 2
los procedimientos con base en la obtención de valor que
totalidad,
MES 4
vez
están
evacuados
todos
Evacuación de
requerimientos
los
Puesta en marcha
requerimientos y las actividades se realizan conforme están
detalladas en el procedimiento diseñado, dado que en la
actualidad se desarrollan los procedimientos sin las mejoras
contempladas en el diseño.
26
CAPÍTULO 6:
RECOMENDACIONES PARA EL DISEÑO DE PROCESOS
27
CAPÍTULO 6: RECOMENDACIONES PARA EL DISEÑO DE PROCESOS
En el momento de elaborar el diseño de un proceso se
Process, Output, Client), es un cuadro que
recomienda:
identifica el Proveedor, la Entrada, el Proceso
(Actividad), la Salida y el Cliente.
• Tenga presente el enfoque basado en procesos, esto le
• Flujogramas: los diagramas de flujo son una
permitirá evitar la duplicidad de funciones y el fomento
poderosa herramienta de diseño y de validación
del pensamiento en “islas”.
de
los
procedimientos.
Las
personas
son
básicamente visuales y los diagramas ayudan a
• Los responsables y ejecutores de los procedimientos
“visualizar” el procedimiento, hace más fácil la
deben ser tenidos en cuenta, son los “expertos” y si no
lectura. Diagrame antes de escribir.
se les involucra desde un principio pueden retrasar
significativamente el trabajo. Involucrarlos sirve como
• Identifique claramente las interacciones con otros
estrategia de manejo del cambio.
procesos y procedimientos, esto con el fin de mantener
el enfoque por procesos y debido a que probablemente
• Hay formas diferentes de hacer las cosas, por esto es
si se modifica el procedimiento tendrá influencia en el
importante investigar; sin embargo, es importante
procedimiento con el que interactúa.
mantener el diseño “aterrizado” a la organización.
• Diseñe bajo la premisa de que en los cargos se
• Emplee herramientas de diseño, recomendamos dos
encuentra el personal capacitado para ejecutar las
especialmente:
actividades.
• SIPOC: por sus siglas en inglés (Suplier, Imput,
28
CAPÍTULO 7:
ANEXOS
29
CAPÍTULO 7: ANEXOS
• Diseño Conceptual – Propuesto por Remolina Estrada
Consultoría Gerencial S. A.
• Caracterización de Procesos – Definido de acuerdo al
SGC del ICBF (Ver archivo de Word adjunto)
• Caracterización de Procedimientos - Definido de acuerdo
al SGC del ICBF (Ver archivo de Word adjunto)
30
CAPÍTULO 7: ANEXOS – Modelo Conceptual
PM01 : Coordinación del Sistema Nacional de Bienestar
Familiar
PM01 Coordinación Nacional del Sistema Nacional de Bienestar Familiar
OBJETIVO
DEL
PROCESO
xxx…
ALCANCE
xxx…
PM01 Coordinación Nacional del Sistema Nacional de Bienestar Familiar
PREMISAS GENERALES DEL PROCESO
Relación con los lineamientos estratégicos
• Xxx…
Estructura de operación (Descentralizada – centralizada- esquema de tercerización)
• Xxx…
Indicadores de resultado
• Xxx…
Modelos de gestión a adoptar
• Xxx…
Mecanismos de seguimiento y control
• Xxx…
Frecuencias de ciclo
• Xxx…
Soporte Tecnológico
• Xxx…
Instancia de toma de decisiones
• Xxx…
Requerimientos críticos de otros procesos
• Xxx…
PM01 Coordinación Nacional del Sistema Nacional de Bienestar Familiar
DIAGRAMA DE INTERRELACIONES
PE02:
Direccionamiento
Técnico
• Xxx…
• Xxx…
• Xxx…
• Xxx…
PE01:
Direccionamiento
Estratégico
• Xxx…
• Xxx…
• Xxx…
• Xxx…
PM01:
Coordinación
Nacional del
Sistema Nacional
de Bienestar
Familiar
• Xxx…
• Xxx…
• Xxx…
• Xxx…
• Xxx…
• Xxx…
PA01: Gestión
Humana
• Xxx…
• Xxx…
PA03: Gestión
Administrativa
PM01 Coordinación Nacional del Sistema Nacional de Bienestar Familiar
INDICADORES
•Nombre del indicador
•Objetivo del indicador
•Fórmula
•Periodicidad o frecuencia de medición
•Fuentes de información
•Responsable de medición
PM01 Coordinación Nacional del Sistema Nacional de Bienestar Familiar
REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS
•Sistema de información
•Soporte requerido