Transcript NoteExpress为例

NoteExpress文献管理软件
李晓霞
北京大学口腔医院图书馆
2014年10月21日
主要内容
一、前言
二、参考文献管理前的准备
三、NE软件的主要功能
一、前言
1.1文献对科研的重要性
 站在巨人的肩膀上，避免重复劳动；
 知己知彼，百战不殆；
 在已有的成果上寻求突破和创新；
 参考文献是文章和论文的重要组成部分。
1.2文献管理的发展历程
4. 网络化专业工具？
您是哪个阶段？
3. 专业化工具管理
2. 非专业化工具管理
1. 卡片式管理
效率非常高
阅读电子文献，利用专业文献
管理工具进行管理，效率较高。
阅读电子文献，简单用资源管理器
或Excel表管理，效率较低。
阅读纸质文献，手抄、复印或剪报，效率极低。
管
理
效
率
1.3传统文献管理面临的问题

“二次检索”的痛苦


不同来源、类型、格式的文献杂乱无章地存
在电脑里，想找一篇符合条件的文献有如
“大海捞针”，非常痛苦。
“参考文献”的痛苦

不同载体对“参考文献”的引用方式和文献
格式不同，整理起来非常痛苦。
引入专业的文献管理工具，从文献
管理的痛苦中解放出来！
Hard Research, Easy Work!
1.4常用的文献管理工具

EndNote/RefWorks



 ：历史久，起步早，功能强大
 ：对中国人使用环境和习惯考虑不周，学
习成本较高
NoteExpress


：容易上手，对中文环境支持非常好
：破解跟不上步伐，不过北医目前有正版
软件，IP范围内可用
二、参考文献管理前的准备

NE系统的安装

数据库的建立
2.1 NoteExpress软件下载安装
2.1 NoteExpress软件下载
2.1 NoteExpress软件下载
2.1 NoteExpress 软件安装
NoteExpress安装版提供了标准的Windows应用程序安装向导。
双击安装文件，根据相关向导即可完成安装。
2.1 安装好的NoteExpress软件界面
菜单栏
工具栏
NoteExpress主程序介面
表头列表
题录列表栏
题录相关信息命令
数据库及数据
库结构目录栏
题录详细信息列表
2.2 数据库的建立
在第一次打开NoteExpress时，软件会自
动启用一个名为Sample的数据文件，里面所有
的信息均为范例，所以不建议大家用它来保存自
己的数据。
大家可以在非系统盘中重新建立一个数据文
件，并且定时备份，以确保数据安全。
数据库的建立（1）
1.点击新建数据库
2.选择存放位位置，注意
不要存放在系统盘
3.为数据库命名
数据库的建立（2）
扩展名为.nel的文件都是NE2.0的
数据库文件，在任何一台装有
NE2.0 的电脑上都能打开
建好的数据库
建立数据库组织结构
通过建立树
形结构目录，
可以轻松建
立管理多个
层次的文件
夹。
在文件夹处点击鼠标右键
三、NoteExpress的主要功能

帮助读者收集、管理题录

阅读文献时可随时对每条题录编写笔记

优化论文写作流程，提高研究效率
第一大功能：收集题录
以题录为核心
题录，又称为摘要信息、信息款目，它是
原始信息的替代物，能够代替、揭示或定位原
始信息。（即通常所说的参考文献目录）
NoteExpress 是以题录为核心去管理文献资料
题录的收集
NoteExpress提供了四种方式让读者保存
收集到的题录信息：




手工逐条录入
通过NoteExpress检索在线数据库导入
文献数据库检索结果经过滤器导入
从电脑中导入文件为题录和题录更新
（1）手工录入
1、手工录入
（1） 手工录入
作者的格式为：分排；
或者：姓名1; 姓名2; …… 。
多个姓名之间必须用英文分号
加空格(; ) 隔开。 中文作者的
姓与名之间不要留空格。
（1）手工录入
（2）NoteExpress检索结果导入
NoteExpress本身集成了Amazon，CNKI，万方，维普，
ISI，Wiley，PubMed 等数据库，可以在软件中通过统一的
界面检索，检索结果直接保存到自身数据库中。
（2）NoteExpress检索结果导入
（2）NoteExpress检索结果导入-PUBMED数据库
（2）NoteExpress检索结果导入-PUBMED数据库
（2）NoteExpress检索结果导入-PUBMED数据库
点击保存
（3）文献数据库检索结果批量导入



在国内的维普，万方，CNKI等
国外的Elsevier、EI、SCI、Google学
术搜索等。
分为两个大步骤，先从数据库批量导出
题录文件，再导入NE软件中。
CNKI在线检索结果批量导出
步骤1：检索，选择单一数
据库，如期刊全文数据库
CNKI在线检索结果批量导出
步骤3：点击“导
出/参考文献“按钮
进入保存页面
步骤2：勾选需要
的题录
CNKI在线检索结果批量导出
步骤5：点击“导
出/参考文献“按
钮进入保存页面
步骤4：勾选需要
的题录
CNKI在线检索结果批量导出
步骤6：选择输出
样式noteExpress
CNKI在线检索结果批量导出
步骤7：点击”导出“按
钮
步骤8：选择保存
路径，命名，保
存。
CNKI检索结果批量导入
步骤2：菜单【文件】-->【导入题录】
或点击工具栏上的
“导入题录”按钮
步骤1：选择要导入
的文件夹
CNKI检索结果批量导入
步骤3：选择从数据库
导出的文件
步骤4：选择过滤器
“noteExpress”
步骤5：开始导
入
CNKI检索结果批量导入
万方数据库检索结果批量导出步骤
步骤1：勾选需
要的题录
万方数据库检索结果批量导出步骤
步骤2：如果全部
需要，可跳过步骤
1点“全选”按钮
步骤3：点击
“导出“按钮
进入保存页面
万方数据库检索结果批量导出步骤
步骤4：点击
“全选“
步骤5：点击
“Notexpess“按钮
步骤6：点击“导出“按
钮
完成了从数
据库导出题
录的工作
步骤7：选择保存
路径，命名，保
存。
万方数据库检索结果批量导入步骤

与CNKI基本相同
维普数据库题录批量导出步骤
检索，勾选，点击“下
载”按钮进入保存页面
维普数据库题录批量导出步骤
点击“下载”
选择此项
维普数据库的题录批量导入


与CNKI基本相同
与万方数据库完全相同，都是将
过滤器选择为“NoteExpress”
SCI数据库题录批量导出步骤
第1步：检索，勾选题录，
点击“保存为其他文件格
式”
第1步：检索，勾选，
点击“保存为其他文件
格式”
SCI数据库题录批量导出步骤
第2步：点击“发送”
SCI数据库题录批量导出步骤
点击“保存”，保存题
录
SCI数据库题录批量导入步骤


与CNKI、万方、维普基本相同
不同将过滤器选择为“web of science”
Elsevier数据库题录批量导出
检索，勾选题
录，点击
“Export”
Elsevier数据库题录批量导出
Elsevier数据库题录批量导出
Elsevier数据库题录批量导出
Elsevier数据库题录批量导入
选择文件
和过滤器
Google学术搜索题录导出导入
步骤1：设置文献
题录导入格式
Google学术搜索题录导出导入
步骤2：选择RefMan导入格式，
然后点击“保存”
Google学术搜索题录导出导入
自动选择
文件和过
滤器
小结

基本过程类似：检索—勾选文献— 进入题
录页面— 勾选题录选项— 选择题录保存格
式— 保存为一个题录文件— 通过NE软件
导入— 选择文件— 选择过滤器— 开始导
入。
注意：
1 需要导入NoteExpress的题录信息下载保存后的存储位置；
2 从哪个数据库导出的题录（文件后缀）？
3 导入NoteExpress时需要选择与该数据库对应的过滤器；
4 需要导入到NoteExpress哪个文件夹；

核心是选择什么样的题录导出格式，以及选择什么样的过
滤器。
数据库检索结果导入NE小结
数据
库
多
库
检索页面进 由题录页面进入存盘
入题录选项
页面
文件名特征
(数字会不同)
过滤器
CNKI
否
导出
NoteExpress 导出
CNKI635440414602
292500.net
NoteExpress
万方
是
导出
NoteExpress 导出
2010-3-2+21
@WanFangdata
NoteExpress
维普
—
下载
NoteExpress 下载
Wpzx.txt
NoteExpress
SCI
是
保存为纯文 保存
本 保存
savedrecs.txt
Web of
science
Elsevi —
er
Export
Sience4e81e9d
d[1]
Refman（RIS）（自动）
EI
—
download RIS download
27-4-2010127234339537
0_RIS_ris_
Refman（RIS）或EI（RIS）
Googl
e 学术
单文
件
scholar[1]
Refman（RIS）（自动）
RIS fomat export
导入refman
*过 滤 器
我们所指的过滤器是用来“过滤”数据的
。不同数据库的检索结果格式各不相同，导入
NoteExpress时却要以相同的格式进入数据库
，并显示出来。整个导入就是一个从无序到有
序的过程。因此，我们在导入题录时需要选择
正确（与相应数据库匹配）的过滤器。
选用不当的过滤器， 会导致有用的信息丢
失， 数据导入的地方出错（如把卷信息导入到
期等等）。
……
CNKI、维普、万方
SciFinder
PubMed
CBM
过 滤 器
自建数据库
过滤器管理器



通过两种方式进入过滤器管理器
一：通过NoteExpress 菜单【工具】-->
【过滤器】 -->【过滤器管理器】
二：通过NoteExpress 菜单【文件】-->
【导入题录】
创建，编辑，安装，删除，刷
新，导出
过滤器很多需要检索
（4）导入文件为题录和题录更新
如果用户在使用NoteExpress之前，在电脑上
已经存储了大量的文献全文。如果需要将这些文件
作为题录导入到NoteExpress，显然逐条搜索和输
入是不现实的，并且费时费力。在NoteExpress中，
我们为用户提供了一种更简便和高效的操作方式，
用户可以直接将这些文件导入到新建的
NoteExpress数据库中。
注意：
想要导入的题录标题准确，建议用户在保存
PDF等文献全文的时候，使用文献标题作为文件
名称，这样在导入到NoteExpress后才能使用题
录更新，否则需要用户先修改题录标题，然后才
能进行更新。因为NoteExpress是使用题录标题
和某数据库中的记录进行比较的，如果题录标题
不正确将严重影响更新的结果。
第二大功能：管理题录
题录管理的10个方面

（1）分类

（6）设置优先级

（2）去重

（7）设置标签

（3）检索

（8）虚拟文件夹

（4）排序

（9）批量功能

（5）表头设置

（10）题录信息统计
（1）分类
通过建立树形结构
目录，可以轻松建
立多个层次文件夹
在文件夹处单击鼠
标右键，可对文件
夹进行管理
科研相关应用
（2）去重

通常一个数据库的题录信息不是一次导
入的，如果多次导入的话，不可避免的
会出现重复题录。而在文章撰写中，如
果没有删除重复题录，在文章中引用会
造成题录重复。当然重复的题录也会增
加用户的阅读。
（2）去重 （Ⅰ）
去重前专题数据库总记
录数
部分重复记录
去重前的NE专题数据库
科研相关应用
（2）去重 （Ⅱ）
操作步骤
①“题录”------“全部选择”
②“检索”------“查找重复题录”
③在“查找重复题录”界面设定待查文件夹及待查重字段
后，点击“查找”
科研相关应用
（2）去重 （Ⅲ）
查找重复题录后点击
“题录” --“从所有文件
夹中删除”并确认
科研相关应用
（2）去重 （Ⅳ）
被删除的重复题录
科研相关应用
（2）去重 （Ⅴ）
去重后的NE专题数据库记
录数
点击“题录”文件夹，
返回去重后的NE专题数
据库
去重后的NE专题数据库
科研相关应用
（3）NE本地检索

快速检索

高级检索
本地快速检索
本地高级检索
（4）排序（Ⅰ）
单击此排表头任
一按钮均可排序
科研相关应用
按年代升序排列后的NE专题数据库
点击“年份”表头使之按升序排列获取最老外文文献及最老中文文献
科研相关应用
按年代降序排列后的NE专题数据库
点击“年份”表头使之按降序排列获取最新外文文献及最新中文文献
科研相关应用
（5）自定义表头字段设置
NE默认8个表头名称从左到右依次
为题录类型、星标、优先级、附件、年
份、作者、标题、来源。可通过“列表
表头管理器”—“自定义”路径修改。
（5）自定义表头字段设置
在表头处点击鼠标右键
高级设置
设置好的表头显示字段
（6）设置优先级
题录的优
先级显示
为选定题录设置优先级路径：
1. 题录—设置优先级
2. 单击鼠标右键，选择
“设置优先级”
科研相关应用
（7）设置标签（Ⅰ）
为选定题录设置标签路径：
1. 题录—设置标签
2. 单击鼠标右键，选择
“设置标签”
科研相关应用
（7）设置标签（Ⅱ）
点击标签，获取所有相关标签文献
科研相关应用
（8）虚拟文件夹
虚拟文件夹为多学科交叉的当代
科研提供了解决办法 ：同一条题录文
献可以属于多个文件夹但数据库中只
保存一条。
选择需要链接到其它
文件夹的题录
右键
（9）多项批量功能




NoteExpress提供多项批量功能，大大
提高了管理效率，节约管理文献资源的
时间。
批量替换
批量编辑
批量链接附件
批量替换
批量编辑
批量附件链接
（10）题录信息统计

按组织显示题录信息

文件夹统计题录信息
按组织显示题录信息
文件夹统计信息
注意：不包含子文件，
即只对单个文件夹统计
右键
第三大功能：添加附件与笔记
为题录添加附件与笔记




NE支持为题录添加全文、MP3、图片、
视频等多种格式文件附件
三种链接方法。
数据库附件链接的相关设置 。
支持在阅读文献过程中随时写下笔记
科研相关应用
为指定题录添加附件法一
为指定题录添加附件法二
右键
通过鼠标直接托拽
的方式添加附件
为指定题录添加附件法三
右键
通过鼠标直接托
拽的方式添加附
件
此处方块代表此
文献有附件
为指定题录添加与编辑笔记

类似日记， 科研心得， 论文草稿等瞬间产生的
隐性知识也可以通过NoteExpress的笔记功能
进行记录，并且可以与某个参考文献的题录建
立相互的链接方便管理。
从题录界面进入笔记界面
此处粉色方块代
表此文献有笔记
编辑笔记界面
编辑与word差不多，还有公式编辑器
从 “笔记”文件夹进入笔记界面
右键
一条笔记可与多条题录关联
笔记名“概况”与2条题
录关联
右键
一条笔记可以与多个题录关联
第四大功能：辅助论文写作
辅助撰写论文




撰写论文时，可以随时从Word文档中调阅、检索相关
文献，并将重要的文献自动按照期刊要求的格式，放在
正在撰写论文的参考文献处。
撰写论文时，可以很快地找到相关的图片、表格，按照
期刊要求的格式插入论文相应的位置。
修改论文时，可自动重新对参考文献排序。
在转投其他期刊时，可以很快将论文格式转换成转投其
他期刊的格式。


光标定位到要插入引文的位置
切换到NoteExpress

选择需要插入的文献（按下ctrl键，鼠标选择不连续的多
条文献；按下shift鼠标选择连续的多条文献）

切换到word界面，点击“插入引文”图标，这样在
NoteExpress中选择的需要引用的文献就可以插入到文章
中了。在默认情况下，NoteExpress是即时格式化，即插
入引文后自动生成文中引文格式和文末参考文献。
自动转换参考文献格式
NoteExpress快捷键
1
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
2
3
4
5
转到NoteExpress
在数据库中检索
插入引文
插入注释
插入笔记
格式化参考文献
编辑引文
6
7
8
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
9
10
11
12
13
定位引文
查找引文
去除格式化
更新题录信息
设置
排列窗口位置
NoteExpress帮助
14
NE在Word中的设置

若NoteExpress安装后，Word无法加载，可采取以下步骤：

1. 打开Word，“工具”→“自定义”。



2. 在“命令”标签左边一栏中选择“工具”，然后将右栏第一项
“Com 加载项”拖动到工具栏的任意位置处。关闭自定义对
话框。
3. 点击工具栏上的“Com 加载项”按钮，显示已安装的Com
加载项列表。
4. 删除 NEWord Addin（如果有的话）。点击“添加”将
NoteExpress 目录下的 NEWordAddin.dll 文件添加到 Com
加载项中（如果Word 版本为 Word 2000以上，请选择
NEWordAddin2.dll）。
谢谢！