Transcript Curs 3 TM
Cap. 2 METODOLOGII DE PROIECTARE, ANALIZĂ ȘI/SAU RAȚIONALIZARE A SISTEMULUI DE MANAGEMENT 2.1. Metodologia de proiectare, analiză și/ sau raționalizare a sistemului organizatoric Conceperea şi proiectarea structurii organizatorice a firmei este o activitate deosebit de complexă, dificilă, influenţată major de un set de factori de natură economică, tehnică şi tehnologică, psihosociologică, politică, etc. În procesul de proiectare, trebuie avut în vedere faptul că structura organizatorică: - Defineşte cadrul desfăşurării activităţilor firmei; - Stabileşte cadrul organizatoric, profesional, în care - şi vor desfăşura activitatea un număr de angajaţi; - Precizează rolul pe care trebuie să-l îndeplinească fiecare compartiment, birou sau serviciu şi fiecare salariat din cadrul firmei; - Defineşte condiţiile de exercitare a autorităţii. În proiectarea structurii organizatorice trebuie respectate următoarele principii: •Principiul stabilirii obiectivelor; •Principiul eficienţei; •Principiul corelaţiei; •Principiul specializării; •Principiul flexibilităţii Metodologia de proiectare a structurii organizatorice presupune parcurgerea următoarelor etape: 1. Constituirea echipei/colectivului de proiectare; 2. Analiza sistemului categorial de obiective al organizaţiei; 3. Definirea activităţilor; 4. Crearea compartimentelor; 5. Proiectarea propriu-zisă a structurii organizatorice: Etapa constă practic în plasarea compartimentelor în cadrul structurii şi stabilirea legăturilor dintre ele, cu precizarea fluxurilor informaţionale şi a competenţelor decizionale. Un element important îl constituie de asemenea, alegerea tipului de structură organizatorică adoptată, pe baza următoarele criterii care determină modalităţi diferite de definire, proiectare şi operaţionalizare a elementelor structurale. Criterii: A. Criteriul morfologic, funcţie de care identificăm: a. Structura ierarhică/liniară; b. Structura funcţională; c. Structura ierarhic-funcţională. B. Criteriul specializarea activităţilor şi divizarea pe compartimente, care defineşte: a. Structura antreprenorială: simplă sau prefuncţională; b. Structura funcţională: propriu-zisă, teritorială, pe clienţi, pe produs. C. Structura matriceală În etapa de proiectare propriu-zisă a structurii organizatorice, pe baza informaţiilor acumulate anterior, se proiectează organigrama, respectând principiile de reprezentare grafică recomandate de ştiinţa managementului şi se definitivează şi celelalte documente de formalizare a structurii organizatorice, respectiv: Regulamentul de Organizare şi Funcţionare (ROF) şi fişele de post. Metodologia de analiză şi raţionalizare a structurii organizatorice: Etapa I: Colectarea datelor necesare declanşării procesului de analiză Principalele acţiuni specifice acestei etape sunt următoarele: - Identificarea abaterilor semnificative care determină dereglări în funcţionarea structurii organizatorice; - Stabilirea ariei studiului, respectiv a componentelor structurii organizatorice care urmează a fi investigate; - Determinarea obiectivelor studiului în funcţie de complexitatea problemelor identificate şi de aria de investigare a structurii organizatorice; -Colectarea şi sistematizarea datelor privind structura organizatorică. Etapa a II-a: Analiza critică a funcţionării structurii organizatorice -Rezultatul acestei etape va fi reliefarea cauzală a principalelor puncte forte şi slabe ale structurii organizatorice, a puterii interne şi a puterii externe. Etapa a III-a: Raţionalizarea/Reproiectarea structurii organizatorice Etapa a IV-a: Consemnarea modificărilor în documentele de formalizare a structurii organizatorice, pregătirea climatului pentru implementare, implementarea propriu-zisă şi verificarea viabilităţii soluţiilor propuse. 2.2. Metodologia de proiectare, analiză și/ sau raționalizare a sistemului informațional Etapele proiectării sistemului informaţional: Etapa I: Declanşarea procesului de proiectare raţională şi eficientă a sistemului informaţional Această etapă presupune parcurgerea următoarelor faze: •Luarea deciziei de proiectare a sistemului informaţional; •Formarea echipei de proiectare a sistemului informaţional; •Definirea obiectivelor specifice şi individuale; •Stabilirea termenelor iniţiale, intermediare şi finale de proiectare a sistemului informaţional. Etapa a II-a: Proiectarea sistemului informaţional propriu-zisă / efectivă a Principii: •Principiul corelaţiei; •Principiul asigurării unui timp corespunzător de reacţie componentelor şi ansamblului sistemului de management; •Principiul asigurării unităţii metodologice a tratării informaţiilor şi asigurării unui maximum de informaţii finale din fondul de informaţii primare; •Principiul concentrării informaţiilor asupra domeniilor-cheie; •Principiul eficienţei. O altă fază importantă în cadrul acestei etape o reprezintă identificarea documentelor care urmează a se vehicula în cadrul firmei şi reprezentarea grafică a acestora. De asemenea, trebuie proiectate circuitele şi fluxurile datelor şi informaţiilor identificate, procedurile şi mijloacele de tratare a informaţiilor. Etapa a proiectat III-a: Implementarea Etapa a IV-a: Evaluarea proiectat şi implementat sistemului sistemului informaţional informaţional Avantajele proiectării unui sistem informaţional raţional şi eficient pot fi grupate în două categorii: a. Cantitative/cuantificabile – care vizează în principal: volum redus de muncă exprimat în om-ore, reducerea numărului de personal şi pe această bază economii la fondul de salarii, asigurări sociale şi protecţie socială, reducerea consumului de hârtie, diminuarea cheltuielilor cu funcţionarea sistemului informaţional, etc. b. Calitative/necuantificabile – se reflectă asupra calităţii deciziilor manageriale şi implicit asupra eficienţei sistemului de management. Tendinţele la nivel mondial în ceea ce priveşte sistemul informaţional vizează folosirea inteligenţei artificiale şi a sistemelor expert în adoptarea unor decizii manageriale importante şi soluţionarea problemelor nestructurate. Metodologia de informaţional analiză şi raţionalizare a sistemului Etape: Etapa I: Definirea ariei şi cerinţelor studiului Faze: 1. Luarea deciziei de analiză, raţionalizare şi/sau reproiectare a sistemului informaţional existent; 2. Constituirea echipei de analiză, a sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor membrilor echipei; 3. Stabilirea obiectivelor, resurselor necesare, a termenelor iniţiale şi finale de realizare. Etapa a II-a: Analiza sistemului informaţional existent Faze: 1. Documentarea preliminară; 2. Prezentarea conţinutului şi funcţionalităţii sistemului informaţional existent; 3. Analiza diagnostic a sistemului informaţional existent. Etapa a III-a: Perfecţionarea sistemului informaţional şi/sau reproiectarea acestuia Faze: 1. Recomandări de perfecţionare/raţionalizare/reproiectare a sistemului informaţional analizat; 2. Elaborarea conceptului general al sistemului informaţional reproiectat sau îmbunătăţit; 3. Proiectarea în detaliu a noului sistemului informaţional; 4. Fundamentarea noului sistemului informaţional (costuri, avantaje, efecte cuantificabile şi necuantificabile ale noului sistemului informaţional) Etapa a IV-a: Implementarea sistemului informaţional raţionalizat Faze: 1. Pregătirea climatului organizaţional în vederea implementării noului sistem informaţional; 2. Implementarea propriu-zisă, care presupune practic conversia de la vechiul la noul sistem informaţional. Etapa a V-a: Evaluarea rezultatelor implementării informaţional reproiectat sau raţionalizat sistemului 2.3 Metodologia de analiză și raționalizare a sistemului decizional Reproiectarea sau raţionalizarea sistemului decizional presupune parcurgerea următoarelor etape: Etapa I: Declanşarea procesului de analiză a decizional sistemului Acţiuni specifice: a. Luarea deciziei de analiză a sistemului decizional după identificarea necesităţii reproiectării sau raţionalizării acestuia; b. Stabilirea obiectivelor; c. Constituirea echipei de analiză, a sarcinilor ce revin fiecărui membru al echipei; d. Stabilirea termenelor de realizare. Etapa a II-a: Culegerea, înregistrarea şi centralizarea informaţiilor privind conceperea şi funcţionarea sistemului decizional existent în cadrul firmei Faze: a. Identificarea şi caracterizarea decidenţilor individuali şi de grup din cadrul firmei (denumire, nivel ierarhic, compartimentul din care fac parte, ponderea ierarhică, sarcinile, atribuţiile, competenţele şi responsabilităţile care le revin în conformitate cu ROFşi fişele de post); b. Elaborarea listei deciziilor adoptate în cadrul firmei la diferite niveluri ierarhice în intervalul de timp stabilit anterior (se recomandă minim 3 ani); c. Gruparea deciziilor adoptate după criteriile de clasificare a deciziilor manageriale (încadrare tipologică), funcţiile managementului, funcţiunile ale organizaţiei şi evidenţierea respectării cerinţelor de raţionalitate a deciziilor manageriale; d. Identificarea instrumentarului fundamentarea deciziilor. metodologic-managerial utilizat pentru Etapa a III-a: Analiza critică ( diagnostic ) a sistemului decizional Presupune aplicarea metodologiei specifice analizei-diagnostic la ansamblul informaţiilor culese şi centralizate în etapa precedentă, cu scopul evidenţierii punctelor forte şi slabe în domeniul elaborării şi fundamentării deciziilor manageriale. Etapa a IV-a: Reproiectarea / raţionalizarea decizional al firmei sistemului Etapa a V-a: Pregătirea climatului organizaţional şi implementarea efectivă a măsurilor propuse (şi adoptate de managementul de nivel superior). Etapa a VI-a: Determinarea eficacităţii soluţiilor decizionale Vă mulțumesc!