Transcript Inköpsstyrning - Arjan van Weele

Kapitel 3
Inköpsstyrning
Huvudsakliga uppgifter och ansvar




Säkra rättidig tillgänglighet till inköpta tjänster och
varor utan störningar
Styrning och reducering av all inköpsrelaterad spend
Reducering av företagets riskexponering i förhållande
till leverantörsmarknaderna
Bidrag till produkt- och processinnovation,
utvecklingsuppdraget
Program





Uppdrag och ansvarsområden
Några principer för att professionalisera inköp
Inköpsledningsprocessen
Hur inköp utvecklas med tiden
Några praktiska iakttagelser
Förändring av inköpsverksamhetens
agenda
Värdeskapande
• Intäktsökning med nya produkter
• Förbättring av kunderbjudandet
• Tidig leverantörsinvolvering vid
utveckling av nya produkter
• Snabbare produktlanseringar
• Gemensamma varumärken och
annonskampanjer
Kostnad
Reducering av inköpskostnader
• Reducering av leverantörsbasen
• Produktstandardisering
• Global sourcing
• Outsourcing och offshoring
• Elektroniska auktioner
• Avtalsförvaltning
Värde
Risk
Riskhantering
• Singel eller multipel sourcing
• Prestationsinriktade kontrakt
• Företags sociala ansvar
• Hållbara inköp
• Leverantörsrevisioner
• Leverantörskvalitetssäkring
• Leverantörers ekonomiska
ställning
• Skyddande av immateriella
rättigheter
Cykel
Huvudsakliga ansvar och uppdrag
Före anskaffningen
Under anskaffningen
Efter anskaffningen
Uppdragsgivare
Cycle
o Kontakta GS&PS
o Identifiera affärsmiljön
o Förankra beslut
o Sammanställ leverantörslista
med stöd från GS&PS
o Utvärdera leverantörsanbud
med stöd från GS&PS
o Dokumentera arbetsbeskrivn.
& servicenivåavtal
o Kontraktsförhandling i
samarbete med GS&PS
o Leverantörsval
o Avtalsförvaltning
o Skaffa mandat för att
ingå avtalet
o Resultatstyrning
o Hantering av leverantörsrelationen
o Etablera tvärfunktionella team
Inköpsprocess
Requestor
Projekt identifiering
RFX och avtalsdokumentation
Leverantörsutvärdering &
förhandling
Kontraktstilldelning
Leverantörs- och
avtalsförvaltning
Inköpsorganisationens roll
Sourcing
Process
o Underlätta flödet i affären
o Utveckla sourcingstrategi
o Rekommendera & kvalificera
leverantörer
o Ta emot förslag och
underlätta utvärdering
o Sammanställ kontraktsdokumentation
o Ta fram RFx / kontraktsmall
o Utveckla förhandlingsstrategi
o Ingå kontraktet
o Utfärda RFx / kontraktsmall
o Kontraktsförhandling i
samarbete med sponsor
eller uppdragsgivare
o Kontraktstolkning
o Ändringar och tillägg i
kontrakt
o Arkivera alla avtals& upphandlingsdokument
Role Procurement
Källa: www.purchasing.com
Standardiserat inköpsförfarande (1)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Skicka ett samarbetsförslag till de bästa företagen,
förslaget innehåller specifikationer och ett senaste
svarsdatum (konfidentiellt)
Avvisa anbud som lämnats efter tidsfristens utgång
Fortsätt med ett anbudsöppningsmöte
Bekräfta skriftligen mottagandet av anbud
Gör upp en jämförande tabell över kostnader
Kontrollera att tekniknivån är i överensstämmelse
Kontrollera företagens skulder/tillgångar
Välj ut de två bästa anbuden (kvalitet och kostnad)
Standardiserat inköpsförfarande (2)
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Kontrollera referenser
Gör en matris över de senaste genomförandena
Jämför kostnader och förhandla dem punkt för punkt
Rekommendera att slutligt val
Håll kontakt med den andra leverantören (undvik monopol)
Gör ett avtalsutkast med juridikstaben
Meddela övriga leverantören om att de inte blivit valda
Undersök regelbundet konkurrenssituationen
Håll våra partners långsiktigt motiverade
Professionalisera inköpen
De viktigaste principerna i inköpspolicyer:

Anpassning mot affärsstrategier


Integrerad och tvärfunktionellt synsätt


Utveckla en inköps- och försörjningsstrategi
Inköpsbeslut kan inte fattas isolerat och bör inte enbart inriktas
på optimering av inköpsresultat
Drivs av prestationsförmågan

Inköpsorganisationen bör engagera sig i en sund debatt med
interna kunder
Inköpsstyrning

Inköps- och leverantörsmarknadsundersökning
Inköps och leverantörsmarknadsundersökning är en systematisk
studie av alla faktorer som kan påverka varor och tjänsters utbud
och efterfrågan. Syftet är att säkerställa företagets nuvarande och
framtida behov.

Syfte, strategi och planering för inköp och
försörjning
Utifrån företagets övergripande mål kommer inköpsmålen att avse
kostnadsreduktioner, kvalitetsförbättringar, ledtidsreduktion etc.
Genom dessa mål styr, leder och kontrollerar sina inköpsaktiviteter
och försörjningsstrategier. Styrningen kan ha olika fokusområden:
Exempel på arbetsområden inom inköp
Sourcing policy – bestämmande av leverantörsberoendet och utformandet av planer
för att minska detta beroende.
Direkta eller indirekta köp – bestämmande av kostnadsfördelar med att köp från
importörer och distributörer eller köpa direkt från tillverkare.
Köpa-tillverka-analys – analys av besparingsmöjligheter genom att eliminera
särskilda produktionsaktiviteter och köpande av produkterna från tredje part; köpa eller
lease kan också vara ett alternativ.
Integrera inköp och andra funktioner – planer som syftar till att ta bort
gränssnittsproblem mellan inköp och materialadministration, ren konstruktion samt
mellan inköp och ekonomisk administration och finans.
Etablera ett system för inköpsstyrning och –information – analys av
behoven rörande inköpsinformation och utformandet av en plan för automatisering, samt
möjligheterna att länka detta system med andra informationssystem inom andra
företagsfunktioner.
Centraliserade eller or decentraliserade inköp – balanserande av
kostnadsfördelar och strategiska aspekter avseende en centraliserad eller
decentraliserad inköpsorganisation.
Standardisering – bestäm möjligheter att åstadkomma standardisering för att
reducera variationer bland produkter och leverantörer, genom att balansera besparingar
och risker.
Process för inköpsstyrning
Implementering av inköpspolicy:
Verktyg
Aspekter
Försörjningspolicy
Bearbetning av inköpsordrar. Planering av
material och försörjning
Produkt- och leverantörsKvalitet
Tidig involvering i utveckling
Förbättra leverantörernas kvalitetsresultat
Materialkostnadspolicy
Kontroll av materialkostnader & -priser
Reducering av materialkostnader & -priser
Leverantörspolicy
Kommunikationspolicy
Sourcingpolicy
Förbättring av leverantörsresultat
Interna kontakter
Externa kontakter
Inköpsfunktionens utveckling med tiden
Stegvis utveckling av inköpsfunktionen i följande
avseenden:

Integrerat avslutande steg


Inköpsfunktionens status i organisationen


Centralisering leder ofta till någon form av koordinerade inköp
Leverantörsstyrning


Ledningen är aktivt inblandad I inköpsstrategier och taktik, organiserat
i en teambaserad struktur.
Från reaktivt inköp, via proaktivt inköp, till relationshantering
Leverantörsrelationer

Minska antalet prioriterade leverantörer och skapa närmare relationer
Faktorer som driver utvecklingen

Affärssammanhang


Företagsstrategi



Mer uttalade mål och syften, mer formaliserad planeringsprocess
 större chans att inköp integreras i företagets strategi
Systemutveckling


Mer konkurrens, mognare teknik används  högre tryck på inköp
Informations- och kommunikationsteknologi är viktigt för att
möjliggöra moderna inköpskoncept
Stöd från högsta ledning
Funktionellt ledarskap
Modell för utveckling av inköp och
försörjning
CENTRALSTYRT
Resultateffektivitet/
Ackumulerade
besparingar
Detaljhandel
DECENTRALISERAT
TVÄRFUNKTIONELLT FOKUS
FUNKTIONELLT FOKUS
Allmännyttiga företag
Transaktionell
orientering
fokus Betjäna fabriken
Bygg
Konsumentelektronik
Telekommunikation
Livsmedel och
dryck
Finansiella
Läkemedel
tjänster
Kommersiell
orientering
Koordinerat
inköp
Intern
integration
Sänk kostnader Besparingar genom Totala ägandesynergi
kostnaderna
Datorer /PC
Bilindustri
Extern
Integration
Integration av
värdekedjan
Optimering av
försörjningskedjan
Total kundtillfredsställelse
tid
Modell för utveckling av inköp och
försörjning
Steg 1:Transaktionsorientering

Inköpsorganisationens huvudsaklig uppdrag är att finna lämpliga
leverantörer för råvaror och komponenter. Det finns ingen uttalad
inköpsstrategi.
Steg 2: Kommersiell orientering

Inköpsstrategin har i detta steg en stark fokus på låga priser.
Kulturen består i tuffa förhandlingar med många leverantörer.
Steg 3:Koordinerat inköp

En stark central inköpsavdelning leder inköpen med enhetliga
inköpspolicyer och inköpssystem. Här ligger tyngdpunkten på
tvärdisciplinär koordinering av efterlevnad av nationellt förhandlade
avtal.
Modell för utveckling av inköp och
försörjning
Steg 4: Intern integration

Tyngdpunkten ligger på tvärfunktionell problemlösning med målet att
reducera de totala livscykelkostnaderna och inte komponenternas
styckpris.
Steg 5: Extern integration

Uttalad outsourcingstrategi kombineras med särskild
uppmärksamhet på att samarbeta med partners i försörjningskedjan
med avseende på produktutveckling och planering av förserier.
Steg 6: Inriktning på värdekedjan

Leverera värde till slutkunden för att tillfredställa behoven på
slutanvändarmarknaden. Underleverantörer söker stör hos sina
leverantörer.
Den här modellen bör användas med tillförsikt, alla steg är inte
tillämpbara på alla inköpskategorier, företag och branscher.
Slutsatser…

Inom de flesta företags inköpshantering finns en stor
förbättringspotential.

En systematisk metod för inköpsstyrningsprocessen kan hjälpa till
att göra dess potential synlig och tillgänglig.

Men, det tar tid att få inköpsledningsprocessens alla delar på plats.