Transcript chương 3 tổ chức quản lý dự án

CHƯƠNG 3
TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN
Nội dung nghiên cứu
 Các hình thức cấu trúc
 Ưu – nhược điểm của các hình thức
 Các yếu tố cần xem xét khi lựa chọn hình thức
tổ chức dự án
 Các bước lựa chọn
Hình thức chức năng
Đặc điểm








Kiểm soát tốt nhờ nhóm gộp
Lợi thế quy mô
Phát triển chuyên môn sâu
Thống nhất mệnh lệnh
Trách nhiệm rõ ràng
Thông tin theo chiều dọc
Quy định và thủ tục
Thăng tiến: thâm niên + chuyên môn…
Tổ chức dự án theo chức năng
PA
PB
PC
PD
Sản xuất
Sản xuất
Sản xuất
Sản xuất
Nhân sự
Nhân sự
Nhân sự
Nhân sự
Tài chính
Tài chính
Tài chính
Tài chính
Ưu – nhược điểm
Ưu điểm
 Năng lực kỹ thuật
 Phối hợp chuyên môn
 Tập trung mục tiêu CN;
dài hạn
 Quan hệ dọc rõ ràng
 Trách nhiệm rõ ràng
 CMH và TCH cao
 QH ổn định
 KK học tập
 KS chất lượng
 Lợi thế quy mô
 Nhược điểm
 Thiếu tổng thể
 Khó tích hợp
 Mâu thuẫn
 Khó cân bằng
 Không chịu TN toàn bộ
 Kỹ thuật là chính
 Thích ứng thay đổi kém
 Thông tin nội bộ khó
 QĐ chậm
 Khó KS thời gian
 Thiếu quan tâm KH…
Hình thức dự án thuần túy
PM A
PM B
Sản xuất
Sản xuất
Nhân sự
Nhân sự
Tài chính
Tài chính
Ưu – nhược điểm
 Ưu điểm
 Trách nhiệm rõ ràng
 QĐ nhanh chóng
 Truyền thông nhanh,
chính xác
 Hệ thống tích hợp tốt
 Liên hệ trực tiếp
 Ưu tiên rõ ràng
 CL – TG – CP
 Định hướng KH
 Định hướng HQ
 Nhược điểm
 Trùng lặp
 Tích lũy Know – how
 Không ổn định CV
 Xu hướng “hy sinh” KT
 Dễ phát sinh không
nhất quán trong TC về
quản lý, chính sách…
Hình thức ma trận
Trách nhiệm
 Phương diện dự án: tạo ra kết quả theo yêu
cầu đúng thời hạn với mức chi phí thấp nhất;
tương tác với khách hàng và các nhóm hữu
quan
 Phương diện chức năng: chịu TN kỹ thuật;
quản lý sử dụng hiệu quả nguồn lực; phát triển
tổ chức…
Ưu điểm






Dự án là tâm điểm
Giảm trùng lắp khi sử dụng nguồn lực
Nhân viên ít lo lắng
Linh hoạt; đáp ứng tốt trong – ngoài
Nhất quán trong toàn tổ chức
Cân đối nguồn lực tối ưu để đảm bảo:
thời gian – chi phí – chất lượng
Hạn chế
Dễ xảy ra tranh chấp giữa PM và FM
Tranh chấp giữa các PM
Không muốn kết thúc
Phân chia trách nhiệm, quyền hạn
giữa PM và FM phức tạp
 Vi phạm nguyên tắc “thủ trưởng”




CHƯƠNG 3
LỰA CHỌN HÌNH THỨC TỔ CHỨC DỰ ÁN
Các yếu tố tổ chức
 Mức độ sẵn có của nguồn lực: quyết định cấu
trúc của tổ chức dự án
 Hệ thống quản lý của tổ chức mẹ: liên quan
đến thiết lập và duy trì hệ thống thông tin
quản lý của dự án
 Văn hóa tổ chức: các hành vi hỗ trợ & cản trở
Văn hóa: Hỗ trợ & Cản trở
 Thông tin tự do
 Truyền thông 02 chiều
 Khả năng và sẵn sàng
ra QĐ
 Linh hoạt
 Hợp tác
 Sẵn sàng khởi xướng
thay đổi
 Chia sẻ ý tưởng
 Chịu trách nhiệm
 Trung thành với DA
 Dự án chi phối hành vi
 Truyền thông kín
 Truyền thông bằng
mệnh lệnh
 Tiến trình nhiều bước,
nhiều người
 Cứng nhắc
 Mâu thuẫn, xung đột
 Thụ động, chờ đợi
 “Cấp trên luôn đúng”
 Sợ trách nhiệm
 Trung thành với FM
 Luật lệ chi phối hành
vi
Các yếu tố dự án
 Tầm quan trọng của dự án: Dự án có tầm chiến
lược => ưu tiên tổ chức, quản lý, nguồn lực…
 Quy mô dự án: Quy mô lớn => DA thuần túy…
 Tính mới và nhu cầu đổi mới của DA: DA tiên
phong => thuần túy…
Nhu cầu tích hợp
 Số lượng các bộ phận cấu thành
 Mức độ khác biệt giữa các bộ phận cấu thành
 Mức độ phụ thuộc của các bộ phận
=> Nhu cầu tích hợp càng cao  tính độc lập
càng cao
Mức độ phức tạp của MT
 Mức độ quan hệ với bên ngoài
 Tính bất định của bên ngoài
 Sự phụ thuộc
 Sự thân thiện…
Ngân sách & Thời gian
 Ngân sách hạn hẹp hoặc thời gian cấp
bách => thuần túy (đơn vị độc lập),
vì:





Kết quả rõ ràng hơn
Kiểm soát nguồn lực tốt hơn
Mục tiêu và thứ tự ưu tiên rõ ràng
Tách biệt khỏi các can thiệp
Nhanh chóng, chất lượng
Tính ổn định của nguồn lực
 Nguồn lực ổn định => dự án thuần
túy (độc lập)
 Nguồn lực kém ổn định: ma trận thích
hợp hơn
Tiến trình lựa chọn
 Định nghĩa dự án
 Nhiệm vụ then chốt
 Sắp xếp nhiệm vụ
 Xác định các đơn vị thực hiện
 Đánh giá bên ngoài – bên trong
 Đánh giá mức độ tự chủ mong muốn
 QĐ hình thức tổ chức dự án
Mức độ tự chủ dự án: Tham số
 Vai trò và vị trí của PM
 Kiếm soát nguồn lực của PM
 Kiếm soát nội dung dự án của PM
 Mức độ tự chủ trong hoạt động
The End