Transcript relacje z mediami

RELACJE Z MEDIAMI
Paweł Koch
2009
RELACJE Z MEDIAMI
Efekt pierwszego wrażenia
• W pierwszych kilkudziesięciu sekundach kształtują się:
• Relacje między nadawcą, a odbiorcą
• Wizerunek stron
• Pierwsze wrażenie:
• Powstaje głównie w oparciu o komunikaty niewerbalne
• Tworzy się zanim do odbiorcy dotrze jakakolwiek treść przekazu
• Na postrzeganie i zrozumienie naszego komunikatu mają wpływ w
55% - nasz wygląd; 38% - ton głosu; 7% - treść
Strach przed dziennikarzami
stereotypy
• „Przyszli mnie dorwać”
• „Zmienią moje wypowiedzi”
• „Przyłapią mnie na czymś”
• Brak rozmowy – przegapiona okazja
• Konkurencja może podjąć temat i wykorzystać nasze milczenie
RELACJE Z MEDIAMI
-
Dziennikarze są profesjonalni i obiektywni……
…………………z punktu widzenia swojej redakcji
Dziennikarze się spieszą albo udają że są zajęci
Dziennikarze chcą „mięsa”…… i niekoniecznie
usatysfakcjonuje ich dobry lunch
- Dla dziennikarza dobra informacja, to zła
informacja
RELACJE Z MEDIAMI
- Dziennikarze to też ludzie – traktuj ich z szacunkiem
- Nigdy nie powołuj się na swoje kontakty i wpływy, nie
traktuj ich z góry, nie sugeruj pytań, nie próbuj ich
przekupić
- Doceń ich wysiłek, zapamiętaj jak się nazywają (z jakich
są redakcji), poznaj ich następnym razem, pochwal
poprzedni tekst
RELACJE Z MEDIAMI
• KAŻDY KOMUNIKAT MUSI BYĆ
KRÓTKI
•
„JEŻELI NIE UMIESZ POWIEDZIEĆ
TEGO W 40 SEKUND,
PRAWDOPODOBNIE NIE UMIESZ
POWIEDZIEĆ TEGO WCALE”
J. Aubery, prezydent CBS
RELACJE Z MEDIAMI
• Co jest komunikatem
• Komunikatem jest wszystko co nas otacza
oraz każde działanie, nasze czy
otaczających nas osób
• Oto kilka przykładów
KOMUNIKATY
KOMUNIKATY
KOMUNIKATY
KOMUNIKATY
KOMUNIKATY
KOMUNIKATY
KOMUNIKATY
KOMUNIKATY
KOMUNIKATY
KOMUNIKATY
KOMUNIKATY
KOMUNIKATY
NIGDY NIE MASZ
DRUGIEJ SZANSY NA
PIERWSZE WRAŻENIE
KOMUNIKATY
KONTAKTY Z MEDIAMI
KONTAKTY Z MEDIAMI
Perswazja
Konferencja prasowa
• Konferencje prasowe organizowane są po to, aby
zaprezentować informacje rzeczywiście ważne
• Lub gdy problem jest bardzo złożony
• Jestem przekonany, że rady zatrudnienia dwa-trzy razy w
roku powinny z takiej formy współpracy z mediami
skorzystać
Konferencja prasowa
• RODZAJE KONFERENCJI
1. Konferencja reporterska – jest spotkaniem prasowym,
zwołanym w celu przedstawienia aktualnych faktów.
2. Briefing – to konferencja, która wyjaśnia kontekst i
spodziewane konsekwencje określonych wydarzeń, ma
formę specjalistycznej dyskusji.
3. Przyjęcie prasowe – prezentowane na tym spotkaniu
fakty nie muszą nosić znamion nowości. Głównym celem
spotkania jest pozyskanie przychylności dziennikarzy
wobec określonego przedsięwzięcia
PRZYGOTOWANIE KONFERENCJI
Wstępne ustalenia
- ustalenie celu i tematu konferencji
- wskazanie liczby zaproszonych osób
Czas
- Najlepszym wyborem jest na ogół wtorek lub w środa
w godzinach południowych, między 10.oo a 11.oo
(sprawdzenie „nakładania” się eventów, branie pod
uwagę godzin pracy dziennikarzy, złym terminem jest na
ogół piątkowe popołudnie - ale najlepszy czas na
podawanie niewygodnych informacji
PRZYGOTOWANIE KONFERENCJI
Miejsce
- Winno wiązać się z tematem konferencji.
- Należy ułatwić dojazd osobom zainteresowanym wraz z
zapewnieniem miejsca parkingowego.
- Złe wrażenie na gościach, robią drobiazgi - brak strzałek
objaśniających, plakatów i źle poinformowany personel.
Zaproszenia
- Powinno być zaadresowane do konkretnych osób
(najlepiej kilku z tej samej redakcji).
- Powinno dotrzeć na ok. 7 - 10 dni przed konferencją.
- Należy poprosić o potwierdzenie obecności,
- Najważniejszym gościom należy przypomnieć
telefonicznie o wydarzeniu.
PRZYGOTOWANIE KONFERENCJI
Plan konferencji
- Bardzo ważne jest sporządzenie dokładnego programu
konferencji, z podziałem ról i wyodrębnieniem osoby
prowadzącej.
- Warto ustalić, kto gdzie siada, kto wita gości, kiedy i kto
będzie zabierał głos, objaśniał i odpowiadał na pytania
zainteresowanych.
- Sprawą godną polecenia jest przeprowadzenie próby
generalnej (wygłoszenie głównych tekstów dla
sprawdzenia czasu trwania, sprawdzenie widoczność,
słyszalność, oświetlenia, aranżacji, ustawienia sprzętu.
PRZYGOTOWANIE KONFERENCJI
Przygotowanie kompetentnych rzeczników
- Praktycy próbują przewidzieć pytania dziennikarzy i
przygotować na nie odpowiedzi oraz przeszkolić
odpowiednie osoby, by jak najlepiej i najbardziej
wyczerpująco ich udzieliły !!!
- Warto ustalić sposoby sygnalizacji, np. poprawianie
okularów oznacza „nie potrafię odpowiedzieć na to
pytanie”, pstryknięcie długopisem – „ja odpowiem”.
Pakiety prasowe
- W pakiecie powinno się znaleźć: streszczenie tematu
konferencji, skrót prezentacji, zdjęcia, foldery, gadżety
reklamowe.
PRZEBIEG KONFERENCJI
• Już na wstępie prowadzący powinien przedstawić temat,
•
•
•
•
uczestników oraz określić wyraźnie, kiedy będzie mieć
miejsce faza pytań i poczęstunek.
Złota zasada „Nie nudzić!”.
Ważne jest unikanie prezentacji dłuższych niż 5-7 minut.
Łącznie wystąpienia nie powinny być dłuższe niż 30
minut.
Więcej informacji - materiały prasowe i odpowiedzi na
pytania.
PRZEBIEG KONFERENCJI
• Godne polecenia są plansze, filmy wideo i slajdy.
• Należy pamiętać, że serwowanie posiłków i napojów w
•
•
czasie trwania konferencji może odwracać uwagę od
samej prezentacji.
Rozwiązaniem optymalnym wydaje się zaaranżowanie
tzw. szwedzkiego stołu.
Nie można ignorować etapu pokonferencyjnego
(dopilnować wykonania tego, co zostało obiecane,
zebrać „efekty” konferencji, podsumować
TWORZENIE INFORMACJI PRASOWEJ
• Informacja prasowa jest jednym z podstawowych narzędzi
komunikacji z dziennikarzami
• Służy przekazaniu informacji o wydarzeniach dotyczących
funkcjonowania jednostki
• Najlepiej, aby była napisana tak, by dziennikarz mógł ją
•
•
w całości opublikować – bez konieczności dokonywania
zmian.
A jako, że jest leniwy…
… najlepiej aby została mu przekazana w wersji
elektronicznej
TWORZENIE INFORMACJI PRASOWEJ
• Części informacja prasowej
Tytuł – stanowi zapowiedź tego, o czym będzie informacja.
Ma przyciągać uwagę i być atrakcyjny.
Lead (lid) – stanowi streszczenie całego komunikatu i
powinien odpowiadać na następujące pytania: kto? co?
kiedy? dlaczego? z jakim skutkiem?
Rozwinięcie - zawiera rozbudowane informacje przekazane
wcześniej w lidzie. Najważniejsze treści umieszcza się na
początku.
Data upowszechnienia informacji. Jest potwierdzeniem
aktualności informacji.
Osoba do kontaktu –koniecznie trzeba podać takie
informacje jak imię i nazwisko, telefon, adres e-mail
osoby, która w razie potrzeby udzieli szczegółowych
informacji
TWORZENIE INFORMACJI PRASOWEJ
• Informację prasową tworzy się zgodnie z zasadą
•
•
•
„odwróconej piramidy”.
Na początku muszą znaleźć się informacje najbardziej
istotne, czyli lead.
Możliwe, że tylko ta część informacji zostanie
opublikowana, dlatego też powinna ona odpowiadać na
zasadnicze pytania i być kwintesencją całości
Aby zwiększyć szanse na publikację notatki….
CECHY DOBREJ INFORMACJI
• …powinna spełniać następujące cechy
• Aktualność - dziennikarze oczekują newsów.
• Neutralność. Informacja prasowa powinna przedstawiać
•
•
czyste fakty, bez ich wartościowania. Informację należy
redagować w trzeciej osobie.
Obrazowość. Informacja musi być skoncentrowana na
faktach.
Zwięzłość. Sztuką jest zawrzeć wszystkie informacje w
kilkunastu zdaniach.
CECHY DOBREJ INFORMACJI
• Element bliskości. Informacja powinna traktować o
•
•
•
•
tematach bliskich odbiorcy.
Element „wielkiego świata”.
Ma zawierać konkrety i liczby. Używajmy przykładów.
Forma. Dobrze sformatowana, przejrzysta informacja jest
dowodem na wiarygodność i rzetelność.
Informacja musi być dokładnie sprawdzona.
WARTE WYKORZYSTANIA
• Warto na stronie internetowej Urzędu Pracy stworzyć
•
•
•
•
zakładkę - Powiatowa Rada Zatrudnienia
Warto aby i Rada i Urząd posiadali swój PRESS ROOM…
…czyli kącik prasowy, a w nim gotowe materiały dla
mediów, dane, wykresy, zdjęcia itp.
Na konferencji prasowej lub na spotkaniu z
dziennikarzem warto wręczyć mu płytę CD z „gotowcem”
A jeszcze lepiej na pendrive, jako prezencie.