Transcript administrativna kontrola

Prihvatljivost troškova i procedura
certifikacije
Zagreb, 21. veljače 2012.
Anamarija Ostojić – Nacionalni kontrolor
SADRŽAJ:
• Uvod
1. MED PROGRAM – KOMPONENTE
2. PRIHVATLJIVOST TROŠKOVA
3. KATEGORIJE TROŠKOVA
4. NEPRIHVATLJIVI TROŠKOVI
5. IZVJEŠTAVANJE
• VAŽNO
Provjera po 108. članku
Uredbe 718/2007
• ADMINISTRATIVNA KONTROLA
• Kontrola izvještaja i ostale odgovarajuće dokumentacije
• TERENSKA KONTROLA
•
•
•
•
•
Kontrola sufinancirane opreme i usluga
Poštivanje pravila o informiranju i obavještavanju
Poštivanje pravila javne nabave
Revizijski trag
Računovodstveno praćenje i evidentiranje projektnih
događaja
• Odgovarajuće arhiviranje dokumentacije
1. MED PROGRAM KOMPONENTE
• Svaki projekt najviše 6 komponenti
• Dvije obavezne:
1) Menadžment
2) Komunikacija
+
3) Priprema (WP 0)
• Ukoliko se ne koristi komponenta „Priprema” (WP
0), šesta komponenta „Ostalo” nije dopuštena!!!
1.1. Priprema (WP 0)
 Pripremni troškovi:
- prikazani u Prijavnom obrascu (Application Form),
- angažirani i fakturirani između 1. siječnja 2007
i datuma podnošenja konačnog prijavnog
obrasca
• Povezane uplate moraju nastati u roku od jednog
mjeseca nakon roka za podnošenje konačnog
prijavnog obrasca, plaćanje nakon toga datuma ne
može se smatrati kao trošak „Pripreme”
• Gornja granica od 30.000 EUR.
2. PRIHVATLJIVOST
TROŠKOVA
• Stvarno nastali od strane projektnih partnera
• Dokazivost istih
izvadaka…)
putem
(računa,
• Poštivanje EU i programskih pravila
• Poštivanje pravila javne nabave
bankovnih
3. KATEGORIJE TROŠKOVA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Staff cost (Troškovi osoblja)
Durable goods (Dugotrajna imovina)
Consumable goods (Potrošna dobra)
Travel and accommodation (Putovanja i
smještaj)
Services (Usluge)
External expertise (Usluge vanjskih suradnika)
Promotion, information and publication
(Promocijski troškovi)
Overheads (Režijski troškovi)
Other (Ostali troškovi)
3.1. Trošak plaća
•
Vezani su uz osoblje zaposleno u organizaciji projektnog partnera
na ugovor o radu na puno ili nepuno radno vrijeme za potrebe
projekta
•
Prihvatljiv trošak je plaća, porezi i sva davanja
•
-
Radnik zaposlen na projektu na puno radno vrijeme
Prihvatljiv je cjelokupni iznos plaće (BRUTO 2), doprinosi i sva
davanja koja su propisana ugovorom o radu, kolektivnim ugovorom
i pravilnikom o radu (prijevoz, regres, topli obrok)
•
-
Radnik zaposlen na projektu na nepuno radno vrijeme
Nadoknađuje se iznos plaće i svih davanja sukladno postotku
angažmana (%) tj. broju sati odrađenim unutar perioda
izvještavanja
Sati odrađeni na projektu se prikazuju u mjesečnoj evidenciji
dnevnih aktivnosti (engl. Timesheet)
-
3.1.1. Izračun iznosa plaće pri
angažmanu na nepuno radno
vrijeme
(A) Bruto 1 + (B) davanja
projektu*
(C)
x broj sati odrađenih na
A = mjesečna bruto plaća (bruto 1) + doprinosi
(17,2%)
B = doprinosi na plaću (17,2%), uključujući
prijevoz, topli obrok i sl.
C = ukupan broj radnih sati u danom mjesecu
* (Time sheet)
3.2. Trajna dobra
•
•
Dugotrajna imovina – dulje od 1 godine
Predviđena u odobrenom Prijavnom obrascu (Application Form)
•
Korištena isključivo u projektne svrhe:
-
Naplaćuje se 100%: ako je rok od kupnje do datuma završetka
projekta duži od perioda amortizacije
Amortizacija: u skladu sa nacionalnim računovodstvenim
pravilima
-
•
-
Djelomično korištena u projektne svrhe:
Amortizacija: u skladu s nacionalnim računovodstvenim
standardima
 Samo udio amortizacije koji odgovara stvarnoj upotrebi za
potrebe projekta
3.3. Potrošna dobra
• Kupnja dobara potrošne vrijednosti do
godine dana
• Nisu predmetom amortizacije ali su bitna
za provedbu projekta
3.4. Troškovi putovanja i
smještaja
Primjer prihvatljivih troškova:
-
putovanje (avionom, vlakom, automobilom) - dozvoljen prijevoz
samo
najekonomičnijim prijevoznim sredstvom; iznimke moguće ali uz
objašnjenje i opravdanje
-
smještaj i prehrana (hoteli, restorani i dr.)
-
dnevnice za zaposlene u institucijama Korisnika/Partnera, koji su
navedeni u Prijavnom obrascu (Application Form)
•
Dozvoljena je dnevnica za tuzemstvo u iznosu od 170,00 kn, a za
inozemstvo* u iznosu određenom za svaku pojedinu državu
temeljem:
* Odluke o visini dnevnice za službeno putovanje u inozemstvo za
korisnike
koji se financiraju iz sredstava državnog proračuna
(„Narodne novine“ 8/06)
3.5. Troškovi putovanja i
smještaja
•
Javni prijevoz je u svakom slučaju dopušten!
-
dopušten je i prijevoz službenim ili privatnim vozilima
-
Privatni automobil: 2 kn/km (cestarina, gorivo…)
http://www.viamichelin.com/
-
Službeni automobil: ostvareni troškovi (obračun goriva prema
prosječnoj potrošnji)
-
dopušten je rent-a-car (C klasa ili niža) i taxi, ukoliko se radi
o najekonomičnijem sredstvu prijevoza
•
NAPOMENA: trošak prijevoza i smještaja vanjskih stručnjaka
mora se prijaviti u proračunsku stavku „Vanjski suradnik”
“External expertise”
3.6. Usluge
• Podrazumijeva obavljene usluge i dobra od
strane dobavljača (prijevodi, interpretacije,
organiziranje određenih događaja, catering…)
• Usluge ↔ Promocijski troškovi (mogućnost
izbora budžetne linije ako postoji poveznica)
3.7. Vanjski stručnjaci
• Ova kategorija se odnosi na:
- analize, studije, izvješća koja zahtijevaju
doprinos
stručnjaka ili specijaliziranih
tijela
• Ovi rashodi su prihvatljivi ako:
- unutar partnerstva nema potrebne
kompetencije za
pružanje navedenih aktivnosti
3.7. Vanjski stručnjaci
• Troškovi putovanja i smještaja u
posjedu vanjskih stručnjaka moraju biti
uključeni u ovu proračunsku liniju
• Preporučuje se da troškovi vanjskih
stručnjaka ne prelaze 35% ukupnog
prihvatljivog proračuna projekta
3.8. Promocija, informacije i
publikacije
• Uključuje troškove za povećanje vidljivosti
projekta prema partnerima, javnosti i
institucijama:
-
web dizajn
članci u novinama
printanje i podjela promidžbenih materijala
organizacija događaja
3.9. Režijski troškovi
• Režijski troškovi propisno opravdani mogu se
povratiti do najviše 7% ukupnog proračuna
projekta
• Uključuju:
- struja, voda, plin, čišćenje uredskih prostorija,
uredski materijal, najam ureda
- administrativni troškovi (telefon, Internet, fax,
poštarina, kopiranje i sl.)
3.9. Režijski troškovi
Obračun neizravnih troškova režija:
1. omjer broja radnika koji rade na projektu i u korisnikovoj
organizaciji ili odjelu
ILI
2. omjer broja odrađenih sati na projektu i ukupno odrađenih
sati u organizaciji ili odjelu;
ILI
3. omjer površina koju koristi projektno osoblje i ukupne
površine ureda
Odabir metode obračuna ovisi o tipu troška kao i postotku
prostora/vremena utrošenog za potrebe projekta
3.10. Ostalo
• Svi ostali troškovi koji se ne mogu uključiti
u nijednu prije spomenutu liniju
• Navedeni i opisani u budžetu
• Troškovi otvaranja i vođenja projektnog
računa - prihvatljivi
• Transnacionalne financijske transakcije prihvatljive
4. Neprihvatljivi troškovi
• Porezi, uključujući i PDV osim u slučajevima:
-ako se ne može izuzeti ni na koji način; jasno je definiran u
projektnom prijedlogu; ako ga snosi krajnji korisnik
• Carine i naknade za uvoz robe i ostale pristojbe
• Provizije za bankovne usluge, troškovi garancija, osim
troškova garancija od strane banke ili drugih financijskih
institucija, ako su garancije tražene od strane nacionalnog
zakonodavstva ili EU regulative
• Troškovi promjene valute (konverzije) - gubici pri promjeni
tečaja
4. Neprihvatljivi troškovi
• Kamata na dug
• Troškovi koji nisu vezani izravno uz projekt
• Rabljena oprema
• Troškovi koje već sufinancira EU ili se već sufinanciraju iz
nacionalnih ili internacionalnih subvencija
• Novčane kazne i troškovi sudskog postupka
• Operativni troškovi
5. IZVJEŠTAVANJE
• Izvještaj o napretku (Progress Report):
-
svakih 6 mjeseci
Vodeći partner→Zajedničko tehničko tajništvo (JTS) (unutar
2 mj. od završetka izvještajnog perioda)
• Izvještaj o provedenim aktivnostima (Activity Report) i
Financijski izvještaj (Financial Report)
• Svi rokovi točno definirani u Ugovoru o subvencioniranju
(Subsidy Contract)
• FLCO – 20-30 dana za izdavanje deklaracije, 8 dana za
upotpunjavanje dokumentacije
5. IZVJEŠTAVANJE
• Tečaj – službeni dopis o primjeni tečaja!!!
http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Lang
uage=en
• Aneksi – dokumentacija javne nabave, ugovori,
itd.
• Original i kopija
dokumentacije
svih
računa
i
popratne
VAŽNO!
Svaki račun pored redovnih elemenata treba sadržavati:
•
AKRONIM projekta
•
Pravnu osnovu za oslobođenje od PDV-a
•
Pečat institucije projektnog partnera i potpis odgovorne
osobe
•
Prihodi unutar projekta nisu prihvatljivi te ih je potrebno
navesti prilikom izvješća – iznos prihoda će biti oduzet
od ukupnog iznosa odobrenih troškova
•
Obveza otvaranja podračuna
•
Za svaki projekt na kojem sudjeluje, projektni partner treba
otvoriti poseban podračun (Uputa Ministarstva financija od
25.02.2011
VAŽNO!
• Prilikom procesa javne nabave obavezno
se pridržavati pravila propisnih u:
 PRAG-u
 COMMISSION DECISION
Vizualni identitet
• Pravila vidljivosti i promidžbe transnacionalnog
programa MED određena su na programskoj
razini, a detaljno su opisane u:
„Communication and Visibility Manual
for EU External Actions”
• Dostupno na:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm
HVALA NA PAŽNJI!
KONTROLOR:
Anamarija Ostojić