Transcript 1 A - Cepeg
Diseño de Estructuras y Modelo de Organización Estatal (ROF,CAP,MOF,MAPRO)
Dr. Adm. Jorge Bravo Toro CONSULTOR - DOCENTE
MODULO II RACIONALIZACION , ORGANIZACIÓN Y GESTION PUBLICA CONTENIDO Naturaleza de las Organizaciones Reglamento de Organización y Funciones – ROF.
Cuadro para Asignación de Personal – CAP.
Manual de Organización y Funciones – MOF.
Manual de Procedimientos - MAPRO
Ley Orgánica / Estatuto Reglamento de Organización y Funciones Cuadro para Asignación de Personal Manual de Organización y Funciones Plan Operativo Institucional Manuales de Políticas Presupuesto Analítico de Personal Manual de Procedimientos Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA Guía de Servicios al Ciudadano
Modelos de Gestión
• Ley Orgánica de Creación / Estatuto • Cuadro para Asignación de Personal (CAP).
• Manual de Organización y Funciones (MOF).
• Manual de Procedimientos (MAPRO)
NATURALEZA ROF
• Es un documento de gestión que precisa:
• Funciones de la entidad y unidades orgánicas.
• Relaciones funcionales y atribuciones especificas de las unidades estructuradas.
La propuesta del ROF debe ser el resultado de un estudio que comprenda:
La disposiciones legales administrativas de creación.
La factibilidad de implementar la organización propuesta.
Los principales servicios que corresponda a la organización.
El sustento técnico de estructura y funciones.
la
Establecer tipos de órganos.
Establecer campos funcionales.
Precisar atribuciones funcionales.
Precisar la interrelaciones funcionales.
Determinar el régimen laboral.
Determinar el régimen económico financiero.
Servir como un instrumento para el proceso de dirección y control.
FOMULACIÓN APROBACIÓN DIFUSIÓN ACTUALIZACIÓN
Fijación de la naturaleza, finalidad y alcance.
Determinación de las funciones.
Agrupación de las funciones.
• Por sistemas.
• Por proceso administrativo.
• Por funciones u órganos
.
Determinación de la estructura orgánica.
Órganos de Alta Dirección.
Órganos Consultivos.
Órganos de Control Institucional .
Órganos de Apoyo.
Órganos de Línea Técnicos Normativos de Ejecución .
Órganos Desconcentrados .
Estos órganos podrán desagregarse en otras unidades orgánicas de menor especialización, carga de trabajo, complejidad, servicios y productos a producir.
nivel de acuerdo a la
Mixtas Por funciones o propósitos Por procesos o técnicas Por turnos Por productos Por territorio Por clientes
Observar las disposiciones sobre creación, organización y funciones, referidas al proceso de modernización y descentralización.
Diseñar la organización con criterios de simplicidad y flexibilidad.
Observar el principio de especialidad.
Observar el principio de legalidad de las funciones.
Todas las funciones y competencias que le competan a la entidad deben ser asignadas a algún órgano de esta.
Cuidar la coherencia entre asignación de competencias y rendición de cuentas.
La estructura orgánica de una entidad debe guardar equilibrio entre las necesidades de jerarquización de la autoridad y de coordinación entre órganos.
NIVELES ORGANIZACIONALES
1ER NIVEL 2DO NIVEL 3ER NIVEL
NIVELES JERÁRQUICO
ALTA DIRECCIÓN ÓRGANOS DE LÍNEA ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO Y ÓRGANOS DE APOYO UNIDADES ORGÁNICAS DE ÓRGANOS DE LÍNEA UNIDADES ORGÁNICAS DE ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO Y DE APOYO
INSTITUCIÓN DISPOSITIVO LEGAL
Ministerios, Organismos Públicos Descentralizados y otros con calidad de Pliego Presupuestal adscritos a la PCM o Ministerios.
Poder Judicial, Ministerio Público, Jurado Nacional de Elecciones, Registro Nacional de Identidad y Estado Civil, Consejo Nacional de la Magistratura, Defensoría del Pueblo, Contraloría General, Tribunal Constitucional y Universidades Públicas.
Decreto Supremo Resolución del Titular Gobiernos Regionales Ordenanza Regional Municipalidades Ordenanza Municipal Organismos Públicos Descentralizados de Gobiernos Locales Ordenanza Municipal
.
•INTRODUCCIÓN •INDICE
TÍTULO I
•DE LAS DISPOSICIONES GENERALES •DEL OBJETO •DEL CONTENIDO Y ALCANCE •DE LA NATURALEZA JURÍDICA, •DOMICILIO LEGAL Y JURISDICCIÓN •DE LAS FUNCIONES GENERALES •MARCO LEGAL
TITULO II
•DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA •Se describe en forma ordenada los tipos de órganos que conforman la estructura orgánica – asignándole un código según tipo de órgano •
Ejm. 1 – Órganos de Dirección.
•
2 - Órgano de Control.
•Funciones Específicas de cada Órgano y de las Unidades Estructuradas.
TITULO III
•DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
TITULO IV
•DEL RÉGIMEN LABORAL Y FINANCIERO.
TITULO V
•DE LAS DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Y FINALES
ANEXO
•ORGANIGRAMA GENERAL •GLOSARIO DE TÉRMINOS
Cada proyecto de ROF, debe sustentarse en una Ficha Técnica en la que deberá detallarse según el Formato todo lo que corresponda en los siguientes rubros:
• INFORMACIÓN GENERAL • DESCRIPCIÓN DE PROPUESTA DE CAMBIOS • INFORMACIÓN PRESUPUESTAL • RESUMEN DE PROPUESTAS DE CAMBIOS
4. RESUMEN DE PROPUESTA DE CAMBIOS (EJEMPLO) 4.1 SOBRE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA N ° de Órganos (total)
Alta Dirección Línea Asesoramiento Apoyo Desconcentrados Otros
N ° de Unidades Orgánicas (total)
Alta Dirección Línea Asesoramiento Apoyo Otros
ROF VIGENTE 47
1 3 2 3 36 2
48
2 39 2 3 2
ROF PROPUESTO 17
1 3 3 2 6 3
20
3 9 3 2 3
• Ley Orgánica de Creación / Estatuto • Reglamento de Organización y Funciones (ROF).
• Manual de Organización y Funciones (MOF).
• Manual de Procedimientos (MAPRO)
El CAP es un documento técnico normativo de gestión institucional que contiene los cargos necesarios de una dependencia para su óptimo funcionamiento en base a la estructura de la organización y ROF vigente.
El CAP deberá ser utilizado como un documento de previsión de la planta orgánica de una Entidad para un periodo Personal (PAP).
definido, asimismo, como un documento de regulación para la previsión de plazas contenidas en el Presupuesto Analítico del
Analizar los Objetivos.
Formular el CAP.
Determinar las Funciones Básicas.
Establecer la Nomenclatura de Cargo.
Establecer las Situaciones Diferenciales de los Cargos.
Establecer Planta Orgánica .
Establecer la Estructura Básica .
Determinar Actividades Servicios Productos .
El alcance o cobertura de las acciones que debe desarrollar cada unidad orgánica.
Complejidad de estas acciones.
Cantidad de servicios y/o productos que cada unidad orgánica debe brindar u obtener.
Disponibilidad Presupuestal .
Hombres necesarios para cumplir las actividades asignadas a la Unidad Orgánica.
Dificultad de obtención de determinado personal idóneo para determinar cargos.
01 02-05 06-07 Director de Sistema Adua II Espec. Planificación II Espec. Racionalizac. III Director Ejecutivo 01 04 02
IV.
ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL Nº ORDEN CARGO ESTRUCTURAL
016 Jefe 017 Especialista en Auditoría III
018-021 V.
Técnico de Auditoría III
TOTAL UNIDAD ORGÁNICA OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA CÓDIGO
56-4-DS
CLASIFI CACIÓN
DS 56-4-ES-3 SP-ES 56-4-AP-3 SP-AP
TOTAL
1
SITUACIÓN DEL CARGO O P CARGO DE CONFIANZ A
1 1 4
6
1 1 3
3 3 Nº ORDEN
022 Director
023/024 CARGO ESTRUCTURAL
Abogado - IV 025 Abogado - III
026-027
Secretaria III
TOTAL UNIDAD ORGÁNICA CÓDIGO
56-5-EC
CLASIFI CACIÓN
EC 56-5-ES-4 SP-ES
TOTAL SITUACIÓN DEL CARGO O P CARGO DE CONFIANZ A
1 1 X 2 2 56-5-ES-3 SP-ES 56-5-AP-3 SP-AP 1 2 1 1 1
6 5 1 1
INSTITUCIÓN DISPOSITIVO LEGAL Ministerios, Organismos Públicos Descentralizados y otros con calidad de Pliego Presupuestal adscritos a la PCM o Ministerios.
Poder Judicial, Ministerio Público, Jurado Nacional de Elecciones, Registro Nacional de Identidad y Estado Civil, Consejo Nacional de la Magistratura, Defensoría del Pueblo, Contraloría General, Tribunal Constitucional y Universidades Públicas.
Gobiernos Regionales Resolución Suprema refrendada por el Titular del Sector Resolución del Titular Ordenanza Regional Municipalidades Ordenanza Municipal Empresas Municipales, Organismos Públicos Descentralizados de Gobiernos Locales Resolución del Titular de la Entidad FONAFE y las empresas bajo su ámbito Direcciones Regionales Sectoriales Acuerdo del Directorio de FONAFE Ordenanza Regional.
FORMATO Nº 2 RESUMEN CUANTITATIVO DEL CUADRO PARA ASIGNACIÓN DE PERSONAL ENTIDAD SECTOR : : ÓRGANOS O UNIDADES ORGÁNICAS (1) FP EC CLASIFICACION (2) SP-DS SP-EJ SP-ES SP-AP Nº de Página 001 de 0XX RE TOTAL (3) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 TOTAL (4) (5) (6) (7) TOTAL OCUPADOS TOTAL PREVISTOS TOTAL GENERAL 0 0 0 0 0 0 0
ENTIDAD SECTOR : SEGURO INTEGRAL DE SALUD : SALUD ÓRGANOS O UNIDADES ORGÁNICAS Jefatura SIS Sub Jefatura del SIS Secretaría General Órgano de Control Institucional Procuraduría Pública Oficina de Planeamiento y Desarrollo Organizacional Oficina de Asesoría Jurídica Oficina de Adminsitración de Recursos Oficina de Imagen Institucional y Transparencia Oficina de Tecnologías de la Información Gerencia del Asegurado Gerencia de Riesgos y Evaluación de las Prestaciones Gerencia de Negocios y Financiamiento Gerencia Macroregional Centro Medio Gerencia Macroregional Norte Gerencia Macroregional Oriente Gerencia Macroregional Centro Gerencia Macroregional Sur Medio Gerencia Macroregional Sur TOTAL FP
1
1 TOTAL OCUPADOS TOTAL PREVISTOS TOTAL GENERAL EC
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
18
3 1 1 5 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
20 CLASIFICACION SP-DS SP-EJ
1 1 1 1 1 1 1
7
1 1
301 248 549
8 8 8 8 8
69
6 1 5 2 5 2 3 3
SP-ES SP-AP
1 1 3 1 1 1 2 16 4 4 8 1 3 9 9 9 9 9 9
100 TOTAL 4 27 7 11 12 6 8 12 20 20 20 20 20 215 3 2 5 5 4 9
• Ley Orgánica de Creación. • Estatuto. • Reglamento de Organización y Funciones (ROF). • Cuadro para Asignación de Personal (CAP). • Manual de Procedimientos (MAPRO)
JERARQUIA FUNCIONAL DE LOS DOCUMENTOS DE GESTION.
CONCEPTO DEL MOF.
FINES Y USO DEL MOF.
CONTENIDO ESQUEMATICO DEL MOF.
DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL MOF.
CARACTERISTICAS DE LAS FUNCIONES.
El MOF es un documento normativo que describe las funciones especificas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de: Estructura orgánica Funciones Generales de cada órgano, establecidas en el ROF, Naturaleza y nomenclatura de los cargos especificados en el ROF
MOF
DIRECTIVA N°001-95-INAP/DNR
Metodología y Lineamientos para formular el MOF.
ALCANCE
El MOF es obligatorio para todos los organismos de la administración pública.
• El MOF no será empleado para crear nuevas unidades orgánicas distintas a las contenidas en el ROF.
• No se utilizara el MOF para crear cargos al margen de los establecidos en el CAP.
• El MOF se elaborará de preferencia independientemente en cada unidad orgánica establecido en el segundo nivel organizacional.
Determina las funciones especificas, responsabilidades, autoridad y requisitos mínimos de cada tipo de órgano.
Proporciona información corresponda.
a los trabajadores sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización así como las interrelaciones formales que Ayuda institucionalizar la simplificación administrativa.
Facilita el proceso de inducción del personal nuevo y el de adiestramiento y orientación de personal en servicio.
Describe acciones a realizar.
Los verbos se presentan en imperativo (acción dinámica).
Su descripción debe ser clara, sencilla, objetiva y lógica.
Seguir la secuencia del proceso administrativo (planea, organiza, dirige, coordina, supervisa, controla).
Describir las funciones en orden de importancia y/o según la secuencia de su ejecución.
Describir las funciones permanentes y las periódicas.
Describir las atribuciones (aprueba, autoriza, firma, visa, dirige, participa y opina, selecciona, convoca, etc.).
PLANEAMIENTOS FORMULACIÓN RECOPILACION DE LA INFORMACIÓN ESTUDIO DE ANALISIS REDACCION DEL PROYECTO APROBACIÓN IMPRESIÓN - REPRODUCCIÓN DIFUSIÓN ACTUALIZACIÓN
PRESENTACIÓN (INTRODUCCIÓN) INDICE (CONTENIDO) ASPECTOS GENERALES
• OBJETO DEL MANUAL • FINALIDAD • ALCANCE • BASE LEGAL • APROBACION (ACTUALIZACIÓN)
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL ORGANO CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS INDICE DE CARGOS DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES A NIVEL DE CARGOS
Introducción.
Finalidad alcance.
Aprobación y actualización.
Base legal.
Objetivos.
Políticas.
Líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación.
Funciones generales.
Organización.
Funciones de las unidades estructurales.
Cuadro orgánico de asignación de cargos.
Funciones especificas a nivel de los cargos.
Organigrama.
FINALIDAD ALCANCE BASE LEGAL OBJETO 1 ASPECTOS GENERALES APROBACIÓN
(ACTUALIZACIÓN)
Nº DE ORDEN 01 02 – 05 06 – 07 08 CARGO CLASIFICADO
-
Director de Sist. Advo IV
-
Planificador II
-
Planificador I
-
Secretaria II TOTAL 01 04 02 01 CARGO ESTRUCTURAL Director General (Gerente)
RELACIÓN DE CARGOS
Orden Alfabética Por Unidad Orgánica OFICINA PLANEAMIENTO
Director Sistema Advo IV Planificador II Planificador I Secretaria I Nº HOJA 20 21 22 23
DENOMINACIÓN DE LA UNIDAD ORGÁNICA A LA CUAL PERTENECE EL CARGO
• Denominación del cargo • Funciones generales • Funciones especificas • Líneas de autoridad y responsabilidad • Dependencia directa • Cargos que supervisan
REQUISITOS MÍNIMOS (ESPECIFICACIONES)
• Formación • Experiencia • Alternativa
UNIDAD ORGÁNICA 1. FUNCIONES ESPECIFICAS
a.
b.
c. Las demás que le asigne el (Cargo del Jefe inmediato superior)
2. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
a. Dependencia Directa.
b. Supervisión Directa (1) (2) (n)
3. REQUISITOS MINIMOS
a. Formación b. Experiencia c. Alternativa
CARGO N°HOJA
MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE FUNCIONES Perfil del Cargo Codigo: Enfermera: .............................................................
1. Naturaleza del trabajo/ Cargo 2. Funciones
•
De Gestión
•
Docencia
•
Investigación
•
Asistenciales 3. Condiciones / exigencias del Cargo 4. Forma de Contrato
Formación Experiencia Otros Nombrado/ Contratado
UNIDAD ORGÁNICA CARGO N° HOJA
Supervisión de Organización y Procesos
1. FUNCIONES ESPECÍFICAS
Analista de Organización y Procesos • Asesorar a los diferentes organismos en la formulación y/o actualización de sus documentos normativos.
• Asistir al supervisor de organización y procesos en el diseño e implementación de la organización • Participar en los diagnósticos organizacionales y sus procesos, orientados a la adecuación sistemática de las funciones, estructura de cargos y procedimientos • Etc.
2. LÍNEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD A.
DEPENDENCIA DIRECTA
Depende directamente del supervisor de organización y procesos.
B.
SUPERVISION DIRECTA
No ejerce supervisión directa.
3.- REQUISITOS MÍNIMOS A.
B.
C.
FORMACION
(1) Titulo profesional universitario de administración, ingeniería industrial o carreras afines.
(2)
EXPERIENCIA
Capacitación especializada en el área de organización y procesos.
(1)
ALTERNATIVA
Con experiencia en el desarrollo de actividades de organización y procesos.
(1) Amplia capacitación y experiencia en el desarrollo de actividades de organización y procesos.
Es un documento descriptivo y de sistematización normativa, que tiene un carácter instructivo e informativo Contiene en forma detallada las acciones que se rigen en la ejecución de los procesos y generados para el cumplimiento de las funciones.
La descripción de los procedimientos deberá guardar coherencia en los respectivos dispositivos legales y/o administrativos que regulan el funcionamiento de la entidad.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Procedimiento es el conjunto de acciones o actividades unidas entre sí, para el logro de un resultado.
Cada acción o actividad debe justificarse en la medida que aporta “valor agregado” en el servicio o producto final que debemos entregar a los clientes o usuarios.
La acción o actividad es la unidad mínima de un procedimiento.
PRODECIMIENTOS ADJETIVOS
Son aquellos que están referidos al funcionamiento administrativo de la institución, se ubican básicamente en las áreas de apoyo, asesoría y dirección.
PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS
Son aquellos que están referidos a la producción de bienes o servicios de la entidad – constituyen los denominados procedimientos administrativos que forman parte del TUPA
Planeamiento del ámbito del estudio.
Inventario de Procedimientos.
Simplificación de pasos, recorridos, requisitos, formatos, métodos de ejecución, tiempos, etc,.
Diseño del nuevo procedimiento simplificado.
Validación del Procedimiento Simplificado.
Formalización del Procedimiento Simplificado.
Implementación del nuevo procedimiento.
Inclusión en el MAPRO.
Se denomina así al listado de todos los Procedimientos Adjetivos y Sustantivos de la Entidad.
FINALIDAD
Es contar con la característica detallada del Procedimiento para fines de análisis, mejora y simplificación.
El Inventario de Procedimientos se formaliza en un formato específico en el que se anota su características referidas a la identificación del mismo.
Inventario de Procedimientos.
Priorización de los Procedimientos a rediseñar.
Descripción de la Situación Actual de los Procedimientos Inventariados.
Aprobación y Formalización.
Propuesta de los Procedimientos Mejorados.
Análisis de los Procedimientos.
Seguimiento y Control.
1. INTRODUCCION 2. INDICE 3. DATOS GENERALES
•OBJETIVO •ALCANCE •APROBACION Y
ACTUALIZACION 4. DATOS DEL PROCEDIMIENTO
•NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
•FINALIDAD BASE LEGAL •REQUISITOS •ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO •INSTRUCCIONES •DURACION •DIAGRAMACION •FORMULARIOS •GLOSARIOS DE TERMINOS
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS DURACION ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO DIAGRAMA • Contar con Cuadro de Necesidades de Bienes, servicios u Obras por Unidad Orgánica Estructurada y/o Unidad Ejecutora a nivel del Ministerio. • Ley N° 28411 - Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto. • Convocatoria oficial y cronograma para inicio y desarrollo del Proceso de desarrollo de formulación del Cuadro de Necesidades de Bienes y Servicios.
• Catálogo de Bienes y Servicios actualizado. • Tres (03) meses.
INICIO/FIN DEL PROCEDIMIENTO OPERACION ALTERNATIVA/ DECISION ARCHIVO TEMPORAL ARCHIVO DEFINITIVO 1 A CONECTOR MISMA PAGINA (NUMERO) CONECTOR DE OTRA PAGINA FORMULARIO PROCESO