Por que Gestão de Projetos ?

• definição de escopo • cumprimento de prazo • manter-se dentro dos custos • elaborar cronogramas • gerenciar o time • comunicar-se com o cliente • fazer status report • controlar o projeto • satisfazer as expectativas Prof. Sérgio Alves

Indicadores 2006

• • segundo Standish Group, pesquisa feita em 2006, com 300.000 projetos, qual o percentual de insucesso em projetos de TI?

71%

Prof. Sérgio Alves - Projetos 2007

Por que Gestão de Projetos ?

• quando um projeto dá errado, todo mundo põe a culpa em quem?

O que é o PMI?

•

PMI

–

Project Management Institute

• entidade de âmbito mundial com a responsabilidade pelo desenvolvimento de

competências

nos gerentes de projetos e do processo de

certificação

. • fundado em 1969 - EUA.

• estabelece padrões e práticas – promove a certificação

PMP

– primeiro programa de certificação a obter o ISO 9001 • reconhecido como líder no âmbito do gerenciamento de

projetos

Prof. Sérgio Alves

Práticas Gerenciais

•

PMBOK

:

P

roject

M

anagement

B

ody

o

f

K

nowledge • conjunto de práticas gerenciais que forma um universo de conhecimentos – – – – – –

Engenharia Aeroespacial Entretenimento Finanças Educacional Tecnologia da Informação

O que são Projetos?

Prof. Sérgio Alves

Projeto definição

um projeto é um empreendimento

temporário

com o objetivo de criar um produto ou serviço exclusivo

(Definição do PMI)

Características dos projetos

•

temporário

– é finito – todo projeto tem um começo e um fim definidos

Características dos projetos

• • temporário

exclusivo

– produtos e serviços são diferentes de alguma forma de todos os similares que foram feitos anteriormente

Características dos projetos

• temporário • exclusivo •

progressivamente elaborados

as características peculiares que o distinguem devem ser progressivamente elaboradas. – progressivamente significa “proceder por etapas; continuar de forma determinada, por incrementos” enquanto elaboradas significa “trabalhadas com cuidado e detalhe; desenvolvidas por completo”

Projeto - Envolvidos

• Identificar os principais envolvidos • Identificar os papéis – Patrocinador – Gerente – Alvos – Advogados

Projeto - Ciclo de Vida

• Fases

NÍVEL DE ATIVIDADE 1 CONCEPÇÃO / INICIAÇÃO 2 PLANEJAMENTO 3 EXECUÇÃO / CONTROLE 4 FECHAMENTO TEMPO

Gestão de Projetos

• Concepção / Iniciação 1 - Termo de Abertura do Projeto • Planejamento 2 3 4 Declaração de Escopo Plano de Gestão do Projeto Solicitação de Mudanças no Projeto 5 - Matriz de Envolvidos 6 - Cronograma 7 Avaliação de Riscos • Execução / Controle 8 Relatório de Acompanhamento de Atividades 9 - Termo de Aceite • Fechamento

O Gestor de Projetos Deve Ver a Empresa Como um Sistema

14 OLIVEIRA, Jair. Pg 154

Aproximando Projetos e Negócios

POTENCIAIS ENTRANTES FORNECEDORES CLIENTES CONCORRENTES SUBSTITUTIVOS

15

E O E 3

na concepção de produtos e serviços

16

Características dos projetos

• • temporário • exclusivo • progressivamente elaborados

propósito

– este curso têm o propósito de ensinar gestão de projetos.

– é esperado um conjunto de resultados (produtos), conhecidos como deliverables. – neste curso, o material, a aula e os exercícios se constituem nos produtos.

Características dos projetos

• temporário • exclusivo • progressivamente elaborados • • propósito

Interdependentes

– interagem com as operações das organizações e também com outros projetos, pois os resultados produzidos (outcomes) serão na maioria das vezes utilizadas por outros projetos ou por tarefas rotineiras

Características dos projetos

• temporário • • exclusivo • progressivamente elaborados • propósito • Interdependentes

conflito

– projetos usam recursos de forma “

emprestada

” de outras áreas, disputando assim com essas ou até mesmo com outros projetos esses recursos

Características dos projetos

• temporário • exclusivo • progressivamente elaborados • propósito • interdependentes • • conflito

sequência de atividades

– projetos compreendem um número de atividades ou tarefas conectadas que devem ser completadas em uma certa ordem

Fracasso e Sucesso em Projetos Prof. Sérgio

Causas de Fracasso

 Metas e objetivos mal estabelecidos - cliente, origem  Falta de entendimento da necessidade do cliente  Falta de Planejamento  Falha no detalhamento / levantamento - Escopo mal definido   Divergência de expectativa do cliente / stakeholders Gerenciamento de mudanças inadequado   Estimativas financeiras incorretas Prazos não realistas  Estimativas de tempo incorreta das atividades   Processos de Controle inadequados Não alocação dos Recursos Humanos adequados

Causas de Fracasso

 Processos de validação, indisponibilidade de stakeholders     Falha nos processos de Comunicação Falta de avaliação dos riscos envolvidos Falha no processo de aquisição, contratações Falha na integração e comprometimento das áreas envolvidas  Ausência de um Gerente de projeto  Falha no gerenciamento do projeto   Estrutura Organizacional Mudanças na estrutura da empresa

Fatores de Sucesso em Projetos

 Ter o comprometimento da alta administração ou sponsor  Definir claramente os objetivos do Projeto  Efetuar um bom detalhamento do escopo do Projeto    Efetuar um bom planejamento Utilizar métricas para estimativa de tempo e custo Envolver todas as pessoas / áreas necessárias      Selecionar corretamente o time do projeto U tilizar metodologias já consagradas Documentar: reuniões, ocorrências, pedidos de mudança Gerenciar adequadamente as mudanças de escopo do Projeto Efetuar uma comunicação adequada a todos os Stakeholders

CUSTO RECURSOS HUMANOS ESCOPO INTEGRAÇÃO QUALIDADE RISCO TEMPO

Áreas do Conhecimento e Ciclo de Vida

Áreas do conhecimento

• Projeto tem um TRABALHO a ser feito

ESCOPO

Processos necessários para assegurar que o projeto inclue

todo o trabalho necessário,

e apenas o trabalho necessário, para completar o projeto com sucesso. O trabalho está relacionado com a elaboração das características do produto/serviço para qual ele se propõe. Cada trabalho exigirá um tratamento diferente, dependente de sua natureza: seja um prédio, software, ou um espetáculo musical. Aqui a preocupação é com o QUÊ .

Áreas do conhecimento

• Projeto tem um PRAZO para ser concluído A definição de projeto estabelece claramente que é um trabalho temporário , então é

ESCOPO

estenda além da data planejada.

A preocupação é com o QUANDO?

Processos requeridos para assegurar a

conclusão do projeto nos prazos

previstos

TEMPO

Áreas do conhecimento

• Projeto necessita de $ para ser feito

CUSTO

Processos necessários para assegurar que os custos do projeto estejam dentro do

orçamento

aprovado.

ESCOPO

O trabalho do projeto necessita de recursos humanos e materiais , e estes podem ser traduzidos em custos.

Pode até ser que não seja cobrado do projeto. Relacionado com o QUANTO?

TEMPO

Áreas do conhecimento

• Projeto endereça NECESSIDADES e REQUISITOS

CUSTO

Processos necessários para garantir que o projeto irá satisfazer as necessidades para qual foi proposto.

QUALIDADE ESCOPO

O interessado que “comprou” o projeto para a criação de um determinado produto tem uma necessidade que precisa ser atendida. Esta é que motivou a existência do projeto, e o gerente de projeto precisa constantemente

TEMPO

Áreas do conhecimento

• Projeto é implementado por PESSOAS

CUSTO RECURSOS HUMANOS ESCOPO

Processos requeridos para utilizar de maneira mais eficaz o pessoal envolvido no projeto.

Projetos são trabalhos, com prazos delimitados e que utilizam recursos, e pelo fato de serem únicos necessariamente deverão ser executados por pessoas agrupadas em equipes. anseios, conflitos, são imprevisíveis etc

QUALIDADE TEMPO

Áreas do conhecimento

• Projeto é único portanto têm INCERTEZAS

CUSTO

Processos relacionados com a identificação, análise e respostas aos riscos do projeto.

QUALIDADE RECURSOS ESCOPO

único, que nunca foi feito antes ou com certa similaridade. Tudo aquilo que é feito pela primeira vez sempre tem um componente de incerteza no que irá acontecer, o que realmente será necessário, quanto tempo levarei?

RISCO TEMPO

Áreas do conhecimento

• Projeto requer RELACIONAMENTOS pessoas entre as Este aspecto está fortemente vinculado com o anterior. Para que possamos lidar com as pessoas uma das habilidades mais importantes é a

CUSTO

.

RECURSOS HUMANOS ESCOPO

Processos requeridos para assegurar que as

informações do projeto

sejam adequadamente coletadas e disseminadas.

QUALIDADE RISCO TEMPO

Áreas do conhecimento

• Projeto pode necessitar de COMPETÊNCIAS EXTERNAS

CUSTO

Projetos algumas vezes podem não ter todas as competências necessárias “em casa” para a execução das tarefas.

RECURSOS HUMANOS ESCOPO QUALIDADE RISCO

para aquisição de bens e serviços de terceiros.

TEMPO

Áreas do conhecimento

• Projeto é um SISTEMA INTEGRADO

CUSTO RECURSOS HUMANOS

Processos requeridos para assegurar que os vários

ESCOPO adequadamente

coordenados.

INTEGRAÇÃO

Todos os elementos do projeto estão integrados e mudanças em qualquer um deles inevitavelmente afetará os demais.

QUALIDADE

Integrado

RISCO

para coordenar todas as ações

Processos PMBOK 3a.Edição

Planejamento

I 4.1

Desenvolvimento Do Charter do Projeto

Iniciação

I 4.2

Definição Preliminar do Escopo I 4.5

Monitoação da Execução do Projeto

Controle

I 4.6

Controle Integrado de Mudanças I 4.3

Desenvolvimento do Plano do Projeto S 5.1

Planejamento do Escopo S 5.2

Definição do Escopo S 5.3

Desenvolvimento Da WBS T 6.1

Definição das Atividades T 6.3

Estimativa dos Recursos T 6.2

Sequenciamento das Atividades T 6.4

Estimativa da Duração das Atividades $ 7.1

Estimativa dos Custos R 11.1

Planejamento da Gerência de Risco T 6.5

Desenvolvimento do Cronograma $ 7.2

Orçamentação C 10.3

Relato de Desempenho P 12.5

Administração dos Contratos C 9.4

Dgerenciamento dos “ ïnterveniente” T 6.5

Controle do Cronograma Q 8.1

Planejamento da Qualidade C 10.1

Planejamento das Comunicações H 9.1

Planejamento Organizacional R 11.2

Identificação dos Riscos H 9.2

Montagem da Equipe R 11.3

Análise Qualitativa dos Riscos P 12.1

Planejamento Das Aquisições R 11.4

Análise Quantitativa dos Riscos P 12.2

Preparação das Aquisições R 11.5

Planejamento de Respostas aos Riscos S 5.4

Verificação do Escopo Q 8.3

Controle Da Qualidade S 5.5

Controle de Mudanças do Escopo R 11.4

Controle das Respostas aos Riscos $ 7.4

Controle dos Custos H 9.4

Gestão do Time Do Projeto P

Encerramento

I 12.6

Encerramento do Contrato 4.7

Encerramento Administrativo C 10.2

Distribuição das Informações P 12.3

Pedido de Propostas I

Execução

4.4

Direção Geral do Projeto H 9.3

Desenvolvimento da Equipe P 12.4

Seleção de Fornecedores Q 8.2

Garantia da Qualidade

Legenda

C R P I S T $ Q H 4.

5. Escopo 6. TTempo 7. Custos 8. Qualidade 9. Recursos Humanos 10. Comunicação 11. Riscos 12. Aquisição

A seleção do projeto

• antes de iniciar qualquer projeto, os executivos devem

decidir

se o projeto deve ser empreendido. • isso significa

escolher um ou vários

dentre diversos projetos em potencial • cada organização tem

práticas

de seleção de projeto específicas • Uma vez selecionado, é importante ter uma

autorização formal

para iniciar o projeto.

O Que é Atividade-Chave?



Gerir pelo inventário

(negócios, sistemas/serviços/infra-estrutura)



Adotar Frameworks



Integrar com o Negócio



Atender Regulamentação e Legislação

Leis e Regulamentações

• Código Civil • Código Penal • Instituições Financeiras – Banco Central (3380, 2817, 2554, ...), Susep 249..., CGPC 13 – Basiléia II – PCI/DSS, BITS, PQO/BM&F, Anbid • Mercado de Capitais – CVM (358, ...), Sarbanes Oxley • Governo – Decretos 4553, 3505, – TCU • Receita e Fazenda – Receita Federal, Nota Fiscal Eletrônica • Saúde

Frameworks

• Segurança da Informação – ISO 17799, ISO 27001 • Gestão de TI – Cobit, Itil, ISO 20000 • Gestão da Continuidade do Negócio – BS 25999 • Gestão de Riscos – ISO Guia 73, AS/NZS 4360, ‘ISO 31000’ • Avaliação de Fornecedores – eSCM • Desenvolvimento de Sistemas – CMMi, ISO 15408 • Gestão de Projetos – PMBok

Alguns Consensos

• Cobit - Governança • Itil - Serviços • ISO 27000 - Segurança • BS 25999 - Continuidade

Criticidade vs Maturidade

AI3 DS1 PO1 AI2 AI1 Baixa Alta Maturidade Melhorar Manter Otimizar Gerar resultado Observar Analisar possível desperdício Baixa Alta Maturidade

FASE 1 – Diagnóstico da Inovação

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 0

Vulneráveis Reativos Líderes em Inovadores Desafiadores Inovação Promissores

10 20 30 40 50 60

Índice da Prática (% )

70 80 90 100

Visão 360º

• O Cobit 4 permite uma visão 360º e facilita o relacionamento de TI com diversas áreas

Algumas Aplicações do Cobit 4

• Avaliar a área de TI através de métricas • Integrar TI com o Negócio • Justificar orçamentos • Facilitar a comunicação e argumentação com: – Administradores – Usuários – Equipe – Clientes – Agências reguladora • Reduzir o risco de TI • Reduzir o risco jurídico

Gestão pelo Inventário

Gestão de Processos Governança De TI Contingência e Continuidade Segurança da Informação Gestão de Riscos

Framework Gestão de Riscos em TI

Tecnologia Pessoas

Inventariar

Processos Ambiente

Analisar Gerir Avaliar

Metodologia de planejamento e gestão da inovação tecnológica Inteligência competitiva Planejamento Estratégico

$$

Ferramentas de desenvolvimento de produtos

Objetivo:

Uma Análise mais Avançada ...

Se le c io na r o m e lho r v e í c ulo p a ra a f a m í lia Sa m p a (m ã e , p a i e 3 f ilho s, c o m id a d e s e nt re 5 e 16 a no s.

Critérios de Avaliação Deveres (Pára/Não Pára )

a b a ixo d e R$ 25.000

Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 3 Alternativa 4

c a rro d o m é st ic o t a m a nho m é d io c a rro e sp o rt iv o j a p o ne s m ini-v a n d o m é st ic a c a rro e sp o rt iv o it a lia no

X X X Riscos e Retorno de Investimento (Paybak, ROI, VPL, TIR, BCR) X X

t ra nsp o rt a r 5 p e sso a s

Desejos Peso [ P ]

• c o nsum o 10 km /l 8

Comentários Pontos Nota Tot

10,5 km /l 10 80 • 0-60 a t é 7 se g • c a rre g a r f e rra m .

6 10 8,5 se g a p e na s c / 0 2 0 20 j a rd ina g e m • se gura nç a c o lisã o 9 • uso e m f e st a s 4 c a rre t a e le v a d a c o nsid e ra d o “le ga l” 10 10 90 40 p / f ilho s

Pontuãção máx.

[ 10 x P] Pontuãção total

230

Comentários Pontos Nota Tot Comentários Pontos Nota Tot

10,1 km /l 7 56 10,2 se g b o a c a p a c id a d e 0 10 0 100 re q .b á sic o c o nsid e ra d o c a rro d e p a i 7 5 63 20

Comentários Pontos Nota Tot

239

Análise de Risco Residual

P : Probabilidade G : Gravidade E : Elevada M : Média B : Baixa 2.Se tivermos mais crianças, o sedan não será suficiente Alternativa Selecionada

A alternativa com pontuação maior pode não ser a melhor escolha.

carro doméstico tamanho médio Problema P G 1. Se o consumo não for tão bom como propagado, os gastos serão pouco maiores E B B E mini-van doméstica Problema P G 1. Se não pudermos ajustá-la p/ transporte não familiar, os aci dentes podem aumentar 2.Se nos mudarmos de casa p/ apartamento, a van será difícil p/estacionar M E M E

Projeto - De Onde Vem?

AMBIENTE EXTERNO FORÇAS DE MUDANÇA ORGANIZAÇÃO Gerando a Necessidade de se Adequar ao Ambiente • Necessidade • Ambiente externo

Gestão de Projetos

1 - Termo de Abertura de Projeto – Identificação do projeto e do cliente – Justificativa – Produto – Responsável – Assinaturas do patrocinador e do gerente – Data

Gestão de Projetos

2 Declaração de Escopo – Identificação do projeto e do cliente – Justificativa – Produto – Objetivos – Produtos componentes ou subprodutos – Assinaturas do gerente do projeto, do patrocinador e do cliente – Data

Gestão de Projetos

3 Plano de Gestão do Projeto – Identificação do projeto e do cliente – Objetivo – Requisitantes autorizados – Solicitação de mudanças – Controle das solicitações – Avaliador das solicitações – Responsável pela autorização / reprovação – Assinaturas – Data

Gestão de Projetos

4 Solicitação de Mudanças no Projeto – Identificação do projeto e do cliente – Identificação do requisitante – Descrição da mudança – Motivo da mudança – Impactos nos custos/prazos – Parecer sobre a mudança – Situação (aprovada / reprovada) – Assinaturas – Data

Gestão de Projetos

5 - Matriz de Envolvidos – Identificação do projeto e do cliente – Data – Nome – Função no projeto – Unidade / Órgão – Telefone – E-mail

Gestão de Projetos

6 - Cronograma – Identificação do projeto e do cliente – Atividade – Data inicial e data final – Responsável pela atividade

Gestão de Projetos

7 Avaliação de Riscos – Identificação do projeto e do cliente – Descrição do Risco – Probabilidade de acontecimento (alta / média / baixa) – Impacto (alto / médio / baixo) – Ação

Gestão de Projetos

8 Relatório de Acompanhamento de Atividades – Identificação do projeto e do cliente – Data – Data de início e fim previstos – Data de início e fim replanejados – Data de início e fim realizados – Situação (concluído, em andamento no prazo, em andamento com atraso, não iniciado, em andamento adiantado, desativado) – Percentual concluído – Observações Prof. Sérgio Alves - Projetos 2007

Gestão de Projetos

9 - Termo de Aceite – Identificação do projeto e do cliente – Data – Descrição do subproduto aceito – Assinaturas do gerente e do cliente

Gestão de Projetos

10 - Termo de Encerramento – Identificação do projeto e do cliente – Data – Aceite do produto final – Assinaturas do patrocinador e do cliente

Gestão de Projetos  Clic sobre os Links a seguir e veja os

Formulários Modelo:

Matriz de Envolvidos.doc

Avaliação de Riscos.doc

Declaração do Escopo.doc

Plano de Gestão do Projeto.doc

Relatório de Acompanhamento de Atividades.doc

Solicitação de Mudanças no Projeto.doc

Termo de Abertura de Projeto.doc

Termo de Aceite de Escopo.doc

Termo de Encerramento do Projeto.doc

Gestão de Projetos: Algumas alternativas

• Outsourcing • Contrato por Produto • Gestão Colaborativa

Outsourcing

• A gestão do projeto é de responsabilidade da contratante (Cliente).

• A Contratada (fornecedor) disponibiliza recursos por hora/trabalho: – Menor compromisso com o resultado efetivo do projeto – O cliente necessita

expertise

na gestão dos recursos

Contrato por Produto

• A gestão do projeto é de responsabilidade da contratada (fornecedor) • O cliente solicita e recebe um produto: – Necessária total confiança nos resultados – Único benefício é o produto recebido

Gestão Colaborativa

• A gestão do projeto é de responsabilidade da contratada (fornecedor) e do contratante (cliente), em caráter colaborativo • Cliente participa do desenvolvimento do produto: – Qualidade acompanhada ao longo de todo o ciclo – Cliente adquire

expertise

para novos projetos

1.3 – O que é Gerenciamento de Projetos?

Gerenciamento de Projetos é a aplicação de

• • • • •

conhecimento, habilidades, ferramentas, técnicas e tecnologias às atividades de um projeto, para atender aos seus requisitos.

Prof. Sérgio Alves - Projetos

Áreas de Conhecimento do Gerenciamento de Projetos

PMBOK:

Integração Escopo Tempo Custos Qualidade Recursos Humanos Comunicação Riscos Aquisições

Trinômio Sagrado :

Qualidade

Prof. Sérgio Alves - Projetos

Estrutura Organizacional (Stakeholders) Patrocinadores (sponsors) (Investidores, diretores, alta gerencia, clientes externos e internos) Indivíduo ou grupo de indivíduos, interno ou externo à organização, que fornece os recursos financeiros necessários para que o projeto possa ser executado. Steering Committee ou Comitê Executivo Comitê de patrocinadores, também chamado Conselho do Projeto, deliberativo, que objetiva solucionar os problemas maiores, e ao qual o Gerente do Projeto reporta.

Gestão de Mudança - Projeto

O Projeto.

• É único.

• É finito.

• Vai custar uma fortuna.

• Recebe todos as atenções.

• Tem gente de fora (consultores, novos executivos, etc.) • Tem um espaço só para o Projeto.

• A empresa vai operar melhor.

• Tem muita gente esperando pelos benefícios.

• Tem muita gente torcendo contra.

• Tem muita gente apreensiva e até com um certo receio.

• Tem gente tranqüila (já tentaram isso antes).

Prof. Sérgio Alves - Projetos

Gestão de Mudanças - Comportamento

Comportamento.

As empresas são formadas por pessoas. Portanto, as Mudanças Organizacionais são operadas pelas pessoas. As pessoas têm que querer mudar.

A grande maioria das pessoas são avessas às mudanças com a exceção do autor do projeto.

Gestão de Mudanças - Objetivo

Objetivo da Gestão da Mudança

O objetivo do Gerenciamento da Mudança é ter uma abordagem equilibrada dos aspectos técnicos e organizacionais, visando minimizar as possíveis resistências e obter uma transformação mais eficaz, completa, em menor tempo.

Gestão de Projetos – Profissão ?

Gerente de Projetos como uma Profissão

•

Formação genérica

•

Independe do tipo de Projeto

•

Certificado por Instituição reconhecida Gerente de Projetos como uma liderança nata

•

Formação especifica

•

Especialista em sua área de atuação

•

Não precisa de certificações ou cursos Gerente de Projeto como uma liderança Gerencial

•

Formação especifica

•

Especialista em sua área de atuação

•

Esta atualizado em técnicas de Gerenciamento de projetos

•

Não é necessariamente Certificado.

Prof. Sérgio Alves - Projetos

Gestão de Projetos – Profissão ?

Muito bem, você avançou os slides rapidinho e com muita vontade de chegar ao final, não é !?!?!?



..AGORA VAMOS VERIFICAR O QUE ABSORVESTES?

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