Transcript SPPW_szkolenie_przygotowanie_dokumentow_KK

Szwajcarsko-Polski Program Współpracy
Przygotowanie wniosku
o płatność - wskazówki dla IR
14-16.03.2012 Muszyna
opracowanie JEMS Architekci
DOKUMENTOWANIE KOSZTÓW
ZASADY
Koszty ponoszone w ramach projektu winny być udokumentowane
co do zasady fakturą VAT. Jeśli jest to niemożliwe, poniesienie
kosztu winno być udowodnione dokumentami księgowymi
o równorzędnej wartości dowodowej.
Takimi dokumentami między innymi są:
• lista płac
• delegacja krajowa wraz z niezbędnymi załącznikami
(faktury/rachunki, bilety, karty pokładowe)
• delegacja zagraniczna wraz z niezbędnymi załącznikami
(faktury/rachunki, bilety, karty pokładowe)
DOKUMENTOWANIE WYDATKÓW
ZASADY
Wydatek kwalifikowalny to wydatek faktycznie poniesiony przez
instytucję. Wyjątek – amortyzacja oraz wkłady rzeczowe!
Wydatek faktycznie poniesiony to wydatek poniesiony w znaczeniu
kasowym, tj. rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku
bankowego IR/partnera projektu.
Do dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku zalicza się:
• wyciągi bankowe oraz ew. przelewy bankowe
• dowody kasowe (raport kasowy/KW/KP)
OPISYWANIE DOKUMENTÓW
ZAKRES INFORMACJI
Dokumenty księgowe dotyczące ponoszonych kosztów projektu muszą
być właściwie opisane, tak aby z opisu jednoznacznie
i bezpośrednio wynikał związek z projektem. Opis dokumentu
księgowego powinien zawierać co najmniej:
 nr i tytuł projektu oraz (opcjonalnie) nr i datę zawarcia Umowy
w sprawie Realizacji Projektu, na podstawie której projekt jest
realizowany
 nazwę działania i linii budżetowej z określeniem kwoty
kwalifikowalnej (jeśli dotyczy kilku działań i/lub linii
budżetowych, należy określić podział kwotowy na poszczególne
działania i linie budżetowe)
 opis bezpośredniego związku poniesionego kosztu z realizacją
danego projektu (opis rzeczowy, powiązanie z umową
z wykonawcą)
OPISYWANIE DOKUMENTÓW
ZAKRES INFORMACJI
 informację, że projekt jest współfinansowany ze środków
Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy
 informację o wysokości kwoty kwalifikowalnej wynikającej
z opisywanego dokumentu
 informację o poprawności merytorycznej oraz formalnorachunkowej
 informacja o podstawie prawnej wyboru wykonawcy (dotyczy
również zamówień poniżej progu stosowania ustawy Prawo
Zamówień Publicznych) - w szczególności odniesienie do
konkretnego artykułu ustawy Prawo Zamówień Publicznych
OPISYWANIE DOKUMENTÓW
ZAKRES INFORMACJI
Opis dokumentu winien zostać umieszczony na oryginale dokumentu
księgowego (pieczątka / opis odręczny). Umieszczanie go na
dodatkowych kartkach dopuszczalne wyłącznie w przypadku braku
miejsca na oryginale dokumentu.
Dokumenty, na których powinien znaleźć się opis to w szczególności:
faktury VAT/rachunki
listy płac
rachunki do umów cywilno-prawnych
inne dokumenty księgowe, na podstawie których ewidencjonowane
są koszty projektu
KOPIOWANIE DOKUMENTÓW
Dokumenty jakie mają zostać przesłane do kontroli Instytucji
Pośredniczącej należy kopiować zgodnie z poniższymi zasadami:
 dokumenty dwustronne (np. faktury VAT) kopiujemy
dwustronnie
 kserokopie dokumentów muszą być całkowicie czytelne
tj. czytelna czcionka oraz widoczna całość dokumentu wraz
z opisami i adnotacjami na nim się znajdującymi (ważne
w przypadku, gdy opisy znajdują się na brzegu dokumentu)
 jeśli dokument posiada załączniki, należy do kontroli przekazać
również załączniki do niego
 wyciągi bankowe – kserujemy pierwszą stronę, strony na
których znajdują się przelewy dotyczące projektu oraz ostatnią
stronę wyciągu
POŚWIADCZANIE DOKUMENTÓW
ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM
Celem poświadczania za zgodność z oryginałem kserokopii
dokumentów oraz podpisywania wydruków komputerowych przez
upoważnione do tego osoby jest ich uwierzytelnienie dla celów kontroli.
Dokumenty winny być poświadczane jedynie przez upoważnione do
tego osoby.
W celu umożliwienia weryfikacji czy osoba potwierdzająca za zgodność
z oryginałem jest osobą upoważnioną należy używać:
- czytelnego podpisu lub
- imiennej pieczątki.
Wydruki z systemu finansowo-księgowego winny być poświadczane
przez upoważnioną do tego osobę – najlepiej z pionu finansowego.
UWAGA!
W przypadku dokumentacji finansowej nie jest dopuszczalne
potwierdzanie stron „od 1 do ...” – każda strona każdego dokumentu
musi zostać potwierdzona za zgodność z oryginałem osobno.
POŚWIADCZANIE DOKUMENTÓW
ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM
Wydruki z systemów transakcyjnych banków, w tym drukowane z nich
potwierdzenia przelewów oraz wyciągi bankowe winny być potwierdzone
za zgodność z oryginałem przez upoważnione osoby z pionu finansowego.
UWAGA!
Adnotacja na wydruku, że jest to „wygenerowany elektronicznie dokument
sporządzony na podstawie art. 7 Ustawy Prawo Bankowe (Dz.U. Nr 140
z 1997 roku, poz.939 z późniejszymi zmianami) - nie wymaga podpisu
ani stempla” oznacza jedynie tyle, że bank nie musi go podpisywać
ani stemplować, aby stał się on dokumentem ważnym dla klienta banku.
Niemniej jednak dla celów kontroli lub audytu wydruk ten musi być
poświadczony za zgodność z oryginałem przez upoważnionego
pracownika IR/partnera.
POŚWIADCZANIE DOKUMENTÓW
ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM
Zestawienia i kalkulacje przygotowywane dla celów raportowania powinny
być podpisane przez osobę, która je sporządziła, oraz zatwierdzone przez
głównego księgowego / skarbnika jednostki. Oryginały zestawień
i kalkulacji winny być przechowywane w jednostce. Dla celów kontroli
dokonywanej przez IP należy przesłać ich kserokopię potwierdzoną za
zgodność z oryginałem przez osobę/osoby upoważnioną/upoważnione.
Oświadczenia przygotowywane dla Instytucji Pośredniczącej winny być
przesyłane w oryginale. Dla własnych celów archiwizacyjnych jednostka
sporządza ich kserokopie i poświadcza je za zgodność z oryginałem.
Zestawienie wydatków załączone do Wniosku o płatność jest podpisywane
przez kierownika jednostki i przesyłane do kontroli dokonywanej przez IP
w oryginale. Dla własnych celów archiwizacyjnych jednostka sporządza ich
kserokopie i poświadcza je za zgodność z oryginałem.
NANOSZENIE POPRAWEK/UZUPEŁNIEŃ
NA DOKUMENTACH
Wszelkie uzupełnienia bądź poprawki w treści dokumentów
księgowych zewnętrznych (nie dotyczy treści faktur VAT) bądź w ich
opisach należy nanosić wyłącznie na oryginale dokumentu.
Poprawki wprowadza się poprzez przekreślenie treści niewłaściwej,
wpisanie treści poprawnej oraz zaparafowanie zmiany z podaniem daty
oraz imienia i nazwiska osoby wprowadzającej poprawkę.
Poprawki w odniesieniu do faktur VAT wprowadza się w zależności od
rodzaju korygowanej informacji poprzez fakturę VAT korygującą lub
poprzez notę korygującą (Rozdział 3 Rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 28.03.2011 Dz.U. 2011 nr 68 poz. 360).
UWAGA!
Nie wolno nanosić poprawek z użyciem korektora lub poprzez całkowite
zamazanie niepoprawnej treści.
SYSTEM FINANSOWO-KSIĘGOWY
Wymogi odnośnie ewidencji księgowej dotyczącej projektu:
 wymóg wydzielenia kont księgowych analitycznych według:
- wydatków (zespół 1 - konta rachunku bankowego i/lub kasy),
- kosztów (zespół 4 lub 5)
- przychodów finansowych (zespół 7)
 nazwa konta analitycznego projektu w systemie finansowoksięgowym powinna wskazywać na bezpośredni związek z projektem
poprzez np. użycie numeru projektu (przykładowo: KIK/04)
 w przypadku zakupu/wytwarzania środków trwałych do kontroli należy
przekazać wydruki z konta „środki trwałe w budowie” (inwestycja
trwająca) lub „środki trwałe” (inwestycja zakończona)
 w przypadku zakupu wartości niematerialnych i prawnych do kontroli
należy przekazać wydruki z konta „wartości niematerialne i prawne”
SYSTEM FINANSOWO-KSIĘGOWY
Wymogi odnośnie ewidencji księgowej dotyczącej projektu:
 jednostki budżetowe - księgowania zgodnie z klasyfikacją budżetową
w podziale na finansowanie SPPW (czwarta cyfra klasyfikacji 7) oraz
współfinansowanie krajowe (czwarta cyfra klasyfikacji 6) – proporcje
zgodne z Umową w sprawie Realizacji Projektu!
 kwoty wykazane we wniosku o płatność powinny być zgodne z
kwotami zaksięgowanymi w systemie finansowo-księgowym Instytucji
Realizującej
UKŁADANIE DOKUMENTÓW
Dokumenty przekazywane do kontroli Instytucji Pośredniczącej winny być
ułożone w logiczny i przejrzysty sposób zgodnie z poniższymi zasadami:
 dokumenty przesyłane zawsze za pismem przewodnim - także
w przypadku dostarczania uzupełnień/poprawek dokumentacji
 w piśmie przewodnim zawsze numer oraz nazwa projektu, której
dokumenty dotyczą
 segregatory opisane co najmniej numerem projektu (np. KIK/04),
skrótową nazwą Instytucji Realizującej oraz okresem sprawozdawczym
ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI
Całość dokumentacji związanej z realizacją projektu musi być
przechowywana w okresie realizacji projektu oraz przez okres 10 lat
od daty zakończenia projektu.
W tym celu Instytucja Realizująca winna dostosować do wymogów
programu przepisy archiwizacyjne obowiązujące w jednostce.
Dokumentacja przechowywana w odpowiednich warunkach, aby
pozostała czytelna przez cały okres archiwizacji – w przypadku
dokumentacji mniej czytelnej lub wydrukowanej na cienkim papierze
zaleca się sporządzenie dodatkowych kserokopii tych dokumentów
i potwierdzenia ich za zgodność z oryginałem.
Dokumentacja udostępniana dla celów kontroli/audytów dokonywanych
przez uprawnione instytucje tj. m.in. WWPE, MRR, MF (w tym UKS),
stronę szwajcarską.
OGÓLNE ZALECENIA
 przygotowuj dokumenty sukcesywnie w trakcie okresu
sprawozdawczego – nie odkładaj tego na okres po zakończeniu okresu
sprawozdawczego!
 pamiętaj - im większy pośpiech w przygotowywaniu dokumentów, tym
więcej błędów !
 pamiętaj, że czas kontroli zależy między innymi od kompletności
i jakości przekazanych dokumentów – dlatego…
- sprawdź czy przygotowałeś wszystkie wymagane dokumenty!
- ułóż dokumenty logicznie i przejrzyście!
- sprawdź sam po sobie!
 komunikacja, komunikacja, komunikacja…
- pytaj o kwalifikowalność wątpliwych wydatków zanim je
poniesiesz!
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ!