Transcript Beispiel - InSceno.de

Jahresgespräche
InSceno
Coaching
Inhalte
1. Tag
Das Jahresgespräch
(Definition; Nutzen und Grenzen;
Regeln und Rahmenbedingungen; Inhalte)
Der Leitfaden zur Vorbereitung des Jahresgesprächs
Gesprächsführung im Jahresgespräch I
• zielorientiertes Fragen
2. Tag
Gesprächsführung im Jahresgespräch II
• wirkungsvolles Feedback
Überprüfbare Ziele und Zielformulierungen
Information der Mitarbeiter über das Jahresgespräch
Individuelle Besonderheiten
Dr. Martin Lensch
Sigrid Lieberum
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Verschiedene gebräuchliche Bezeichnungen
• Mitarbeitergespräch
• Personalentwicklungsgespräch
• Jahresgespräch
• Mitarbeiterjahresgespräch (MJG)
• Vorgesetzten-Mitarbeiter-Gespräch (VMG)
• Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräch (MVG)
• Vorgesetzten-MitarbeiterInnen-Gespräch
• Zielvereinbarungsgespräch
• Top-Ziel-Gespräch
• Orientierungsgespräch
• Beurteilungsgespräch
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Was ist das?
• 4-Augen-Gespräch
• zwischen Vorgesetztem/r und Mitarbeiter/in
• ohne konkreten Anlass
• vorbereitet mit einem Leitfaden
• regelmäßig
• mit Zielvereinbarungen
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Wozu dienen sie?
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• Informationen über Arbeitsabläufe und Ziele der
Organisation geben und erhalten
• Vorstellungen und Erwartungen austauschen
• Wertschätzung und Anerkennung ausdrücken und
erfahren
• Rückmeldung (Lob und Kritik) zu Leistung und Verhalten
geben und erhalten
• Probleme und Konflikte frühzeitig erkennen
• Leistung durch Zielvereinbarungen überprüfbar machen
• Verantwortungsspielräume vergrößern und Motivation
steigern
• Führungskräfte qualifizieren
• Organisationsstrukturen klären und verbessern
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Regeln und Rahmenbedingungen
• Das Jahresgespräch ist ein Vier-Augen
Gespräch.
• Das Gespräch findet einmal jährlich statt.
• Der/die Vorgesetzte lädt den Mitarbeiter/in ein.
• Das Gespräch wird mit Hilfe eines Leitfadens
vorbereitet.
• Die Inhalte werden mit der gebotenen
Vertraulichkeit behandelt.
• Getroffene Vereinbarungen werden von beiden
Gesprächspartnern unterzeichnet.
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Schritte zur Vorbereitung und Durchführung
• Das Instrument „Jahresgespräch“ den
Mitarbeitern vorstellen
• Termine mit den Mitarbeitern vereinbaren
• Das Gespräch mit Hilfe des Leitfadens
vorbereiten
• Das Gespräch durchführen
(Zeitrahmen 1 - 1,5 Std.)
• Ziele und Entwicklungsmaßnahmen schriftlich
vereinbaren
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I.
Rückblick
•
•
•
•
•
Zuständigkeit
Arbeitszufriedenheit
Arbeitsleistung
aktuelle Probleme
Überprüfung der vereinbarten Ziele und
Maßnahmen
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II.
Eignung
•
•
•
gute Leistungen und Kritikpunkte
Interessen und ungenutzte Fähigkeiten
Entwicklungspotentiale
III.
Zusammenarbeit
•
•
•
zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern
mit Kolleginnen und Kollegen
mit z.B. Gemeindemitgliedern, Patienten,
Kindergarteneltern und „Kunden“
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IV.
Ziele
•
•
•
Übergeordnete Ziele
Ziele für den Mitarbeiter
Maßstäbe für die Zielerreichung
V.
Entwicklungsmaßnahmen
•
•
Fortbildungen
Unterstützung durch Vorgesetzte,
Kolleg/innen, Coaches/Supervisoren
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Zielgerichtete Fragen
Die offene oder öffnende Frage (‚W‘- Frage)
•
•
Die offene Frage beginnt mit einem Fragewort.
Die offene Frage veranlasst den Gesprächspartner, ausführlich
zu antworten.
Beispiele:
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•
•
•
•
•
•
•
•
Was daran war schwierig?
Wie haben Sie das gemacht? Wie sind Sie vorgegangen?
Welche Veränderung ist eingetreten?
Was wollen Sie konkret erreichen?
Was wäre gut für Sie? Was erwarten Sie von mir?
Welche Idee haben Sie noch?
Wer könnte Sie unterstützen?
Bis wann können Sie das erledigen?
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Zielgerichtete Fragen
Die doppelte ‚W‘- Frage
•
•
Die Doppelfrage beginnt mit einem Fragewort und enthält zwei
Fragen.
Die Doppelfrage lässt dem Gesprächspartner die Wahl.
Beispiele:
•
•
•
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•
Was ist im letzten Jahr gut gelaufen, was ist weniger gut
gelaufen?
Was läuft gut, was läuft weniger gut?
Was ist Ihnen gut gelungen, was ist Ihnen nicht so gut
gelungen?
Welche Ziele haben Sie erreicht, welche nicht?
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Zielgerichtete Fragen
Die geschlossene oder abschließende Frage
• Die geschlossene Frage beginnt mit einem Verb.
• Sie ermöglicht als Antwort theoretisch nur ein ‚Ja‘ oder
‚Nein‘.
Beispiele:
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•
•
•
•
•
•
Haben Sie eine Idee, wie Sie das Problem lösen können?
Sehen Sie noch eine andere Möglichkeit?
Sind Sie damit einverstanden?
Haben wir alles besprochen?
Haben Sie noch Fragen?
Ist alles klar?
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Zielgerichtete Fragen
Die Alternativfrage
•
•
Die Alternativfrage beginnt mit einem Verb und enthält zwei
Fragen.
Sie ermöglicht als Antwort theoretisch nur eine der
vorgegebenen Möglichkeiten.
Beispiele:
•
•
•
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•
•
Wollen Sie noch jemanden dazunehmen, oder machen Sie das
lieber allein?
Montag oder Dienstag? Was passt Ihnen besser?
Soll ich die Kollegin ansprechen, oder wollen Sie es lieber selbst
tun?
Haben wir alles besprochen, oder ist noch etwas offen?
Haben Sie noch Fragen, oder ist alles klar?
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Coaching Der Fragetrichter
Absicht / Ziel
Formulierung
Meinungen / Einstellungen
kennen lernen
Doppelfrage
Erfahrungen / Ideen erhalten
offene Frage
oder
W-Frage
Tatsachen erfahren
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Entscheidungen herbeiführen
Alternativ-Frage
Bestätigung / Ablehnung klären
geschlossene Frage
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Fragerichtungen
Vergangen Gegenwart
heit
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Zukunft
Zustand/
Problem
1.
4.
7.
Ressource
2.
5.
8.
Lösung
3.
6.
9.
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Feedback - Regeln für eine wirksame Umsetzung
• Das Feedback soll das Geschehen und die eigenen
Reaktionen darauf beschreiben.
• Das Feedback soll möglichst in eigenem Namen
erfolgen.
• Das Feedback soll sich auf wenige Punkte beschränken.
• Das Feedback soll sich auf konkrete Geschehnisse
beziehen und auf Verallgemeinerungen verzichten.
• Das Feedback soll möglichst bald nach dem aktuellen
Geschehen erfolgen.
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Feedbackformel
Verhalten + Wirkung + Gefühl + Wunsch
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1.
Verhalten
Was habe ich beobachtet?
Auf welche Handlungen beziehe ich mich?
2.
Folgen / Wirkung
Was hat das Verhalten ausgelöst?
Welche Folgen sind eingetreten?
3.
Gefühl / Bewertung
Was hat das bei mir ausgelöst?
Wie bewerte ich das Verhalten?
4.
Wunsch / Erwartung
Was wünsche ich mir?
Was erwarte ich vom/von der Mitarbeiter/in?
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Feedback - Beispiel: Kritik
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1.
Verhalten: „Das Protokoll unserer letzten Besprechung haben
Sie den Teammitgliedern nicht zum verabredeten Termin
geschickt.“
2.
Folgen: „Da das Protokoll wichtige Informationen enthält,
können wir im Moment nicht weiterarbeiten. Einige Kollegen
haben mich schon gefragt, wann das Protokoll denn kommt.“
3.
Gefühl: „Ich habe mich darüber geärgert, dass ich die
Kollegen vertrösten musste, und mache mir Sorgen, ob wir
den vorgesehenen Termin einhalten können.“
4.
Wunsch / Erwartung: „Es wäre schön, wenn Sie in Zukunft
das Protokoll 3 Tage vor der nächsten Sitzung per e-Mail
verschicken könnten.“
oder: „Ich erwarte, dass das Protokoll in Zukunft jedem
Teammitglied 3 Tage vor der Sitzung vorliegt.“
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Feedback
Beispiel: Anerkennung
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1.
Verhalten: „Das Konzept um das ich Sie bat, enthielt
alle wichtigen Punkte, und Sie haben es außerdem
sehr ansprechend formuliert.“
2.
Folgen: „Ich werde es so übernehmen und auch
anderen Abteilungen empfehlen.“
3.
Gefühl: „Es freut mich sehr, dass Sie sich so schnell in
die Materie eingearbeitet haben.“
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Wozu dienen Ziele?
Ziele werden vereinbart, um...
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• die Kraft auf die für den Bereich wichtigen
Ergebnisse zu konzentrieren
• die Kreativität und den Sachverstand aller
Mitarbeiter zu nutzen
• die einzusetzenden Mittel und Methoden zu
bestimmen
• alle Beteiligten einzubinden, zu informieren und ihr
Engagement zu gewinnen
• die Verantwortlichkeit für die Zielerreichung
zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern
abzustimmen
• eine verbindliche Grundlage zur Überprüfung und
Beurteilung der gezeigten Leistung zu haben
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Zielkategorien
1. Leistungsziele
Leistungserbringung und -steigerung
(Qualität oder Quantität)
2. Ziele des Arbeitsverhaltens
Informations- und Kooperationsverhalten
Genauigkeit und Fehlervermeidung
Umgang mit „Kunden“
3. Führungsziele
Verbesserung des Führungsverhaltens
(nur für MA mit Führungsaufgaben)
4. Entwicklungsziele
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(Steigerung der Qualifikation zur Erreichung der Ziele)
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Wirksam formulierte Ziele sind smart
• Spezifiziert
• Messbar
• Anspruchsvoll
• Realistisch
• Terminiert
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Zielvereinbarungen
(die häufigsten Fehler)
• Nicht Ziele, sondern Tätigkeiten werden
vereinbart.
• Ziele werden vorgegeben, nicht vereinbart.
• Es werden nur qualitative, keine quantitativen
Ziele vereinbart.
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• Es wird keine angemessene, terminierte
Zielkontrolle vereinbart.
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Der Weg zur Zielformulierung
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Zielfindungsfrage
Was soll der Mitarbeiter / die Mitarbeiterin
anders, besser, mehr, neu oder zusätzlich
machen als bisher?
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0. Zielnehmer:
Wer soll das Ziel erreichen?
1. Zielnutzen:
Wozu ist das Ziel gut? Welchen Nutzen haben
Mitarbeiter/innen, Organisation und Kunden?
2. Zielinhalt:
Was ist das Ziel?
Wie sieht der angestrebte Zustand aus?
3. Zieltermin:
Wann ist das Ziel erreicht?
4. Zielschritte:
Was sind die (ersten) Schritte zur Zielerreichung?
5. Zielmaß:
Wie viel (quantitativ)? Wie gut (qualitativ)?
Woran erkennen wir, ob und in welchem Maße
das Ziel erreicht ist?
6. Zielkontrolle: Wie überprüfen wir die Erreichung des Zieles?
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7. Zielunterstützung: Welche Unterstützung braucht MA zur
Erreichung des Ziels?
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Die Grammatik der Zielformulierung
Finalsatz
(Damit ... ; Um ... zu ...)
Aktiv statt Passiv
(MA X hat die Datenbank aufgebaut.
statt Die Datenbank ist/wird/wurde aufgebaut.)
Vollverben statt Modalverben
(MA X leitet die Dienstbesprechungen.
statt MA X will/soll... leiten.)
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Präsens oder Perfekt statt Futur
(MA X macht ... statt ... wird machen ...;
MA X hat ... aufgebaut. statt ... wird aufbauen.)
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Informationsveranstaltung für Mitarbeiter/innen
1. Der/die zuständige Vorgesetzte informiert über Zweck und
Ziel des Jahresgesprächs.
2. Er/sie trägt vor zu
•
•
•
•
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Nutzen
Grundsätze und Rahmenbedingungen
Schritte zur Vorbereitung und Durchführung
Aufbau des Jahresgesprächs
3. Die Mitarbeiter arbeiten einzeln zum Thema: „Welche
Fragen, Kommentare, kritische Anmerkungen habe ich
zum Jahresgespräch?“ und notieren die Fragen, etc. auf
Karten.
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Informationsveranstaltung für Mitarbeiter/innen
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4.
Die Mitarbeiter diskutieren, sortieren und beantworten
sich die Fragen in Kleingruppen und übergeben die
offenen Fragen an den/die Vorgesetzten.
5.
Der/die Vorgesetzte beantwortet aus seiner Kenntnis die
fachlichen Fragen zum Jahresgespräch und sortiert die
entscheidungsrelevanten Fragen zur Beantwortung
durch die Steuerungsgruppe aus.
6.
Der/die Vorgesetzte spricht ein Schlusswort zum guten
Gelingen.
7.
Die Mitarbeiter erhalten die Broschüre mit Vorwort,
Rahmenbedingungen und den Leitfäden zur
Vorbereitung.