Kommunikointi

   kommunikoinnin ongelmia aiheuttaa     erilaiset odotukset ja painotukset  kieli käyttäjien vastarinta  yhteistyöhalu käyttäjäryhmien erilaiset tavoitteet sosiaaliset taidot, asenteet, luonteenpiirteet ratkaisuja kommunikointiongelmiin?

kehitysryhmän sisäinen toimivuus      50% työajasta kuluu kommunikointiin 20% tuottamattomiin tehtäviin (koulutus, matkustaminen,..) 30% tuottavaan itsenäiseen työskentelyyn  ryhmätyön tehokkuus tärkeä projektiryhmän kokoonpano!!

12. Projektinhallinta 1

Yleistä projektityöskentelystä

  projekti (project)  kertaluontoinen tehtävä, jolla on määrätyt tavoitteet, organisaatio sekä resurssit  toteutus tapahtuu suunnitelmallisesti ennalta laaditun aikataulun mukaisesti, suunnitelman toteutumista valvotaan projektointi  koko järjestelmähanke esitutkimuksen jälkeen yhtenä projektina (pieni hanke)  esitutkimuksen ja karkean määrittelyn jälkeen hanke toteutetaan useana rinnakkaisena projektina, jolloin tuotantojärjestelmä kootaan projektien tuottamista osista  prosessimallin vaiheista kootaan erilliset projektit (vaiheilla eri toteuttajatahot) 12. Projektinhallinta 2

Projektiorganisaatio

 ”perustapaus” Johtoryhmä Tukiryhmä Informaatioryhmä Projektiryhmä projektipäällikkö Projektisihteeri Jäsen Jäsen Jäsen Jäsen 12. Projektinhallinta 3

Projektiorganisaatio

   projektipäällikkö (project manager)  kokonaisvastuu projektista        projektisuunnitelman laatiminen projektin läpiviennin johtaminen aikataulusta, resursseista, kustannuksista vastaaminen projektin tilan raportoiminen projektin päättämisen valmistelu vastaa projektin tulosten sisällöstä ja laadusta yleensä osallistuu projektin toteutukseen projektisihteeri (project secretary)  käytännön asioiden huolehtiminen  dokumentointi (tulokset & hallinnollinen aineisto) jäsen  omat tehtävät ja niiden dokumentointi ja esittely projektipäällikölle 12. Projektinhallinta 4

Projektiorganisaatio

   ohjaus    eli johtoryhmä (steering committee) projektin korkein päättävä elin asiakkaan edustajat & kehittäjän edustajat projektisuunnitelmien käsittely   projektin valvonta projektin lopettamisesta päättäminen tukiryhmä  tarvittaessa erillinen asiantuntijaryhmä laadun varmistamiseksi informaatioryhmä  tarvittaessa isoissa projekteissa: edustajat kaikista yksiköistä, jolloin johtoryhmä saadaan pienemmäksi 12. Projektinhallinta 5

Projektin vaiheet

 Neljä erillistä vaihetta:     projektin suunnittelu käynnistäminen toteutus päättäminen 12. Projektinhallinta 6

Projektin vaiheet – suunnittelu

  täsmennetään projektin tehtäväksi anto määritellään projektiorganisaatio   analysoidaan riskit valitaan tekniikat ja työkalut  suunnitellaan projektin tukitoiminnot   vaiheistetaan ja aikataulutetaan projekti  alustava projektisuunnitelma 12. Projektinhallinta 7

Projektin vaiheet - suunnittelu

 Projektisuunnitelma sisältää           projektin tavoitteet ja niiden priorisointi projektiorganisaatio – valtuudet, vastuut projektin valvonta ja ohjaus ja projektisuunnitelman ylläpito projektin dokumentointi sekä tuotoksen että läpiviennin osalta sisäinen ja ulkoinen raportointi aikataulutus   vaiheet, tehtävät vaiheittain henkilöresurssien käyttö talousarvio muut resurssit (tilat, laitteet,) menetelmät ja työkalut riskienhallinta  laadunvarmistus 12. Projektinhallinta 8

Projektin vaiheet - suunnittelu

    oleellista:   suunnittelun jatkuvuus – suunnitelmien toteutumista seurataan ja tarvittaessa muokataan yksityiskohtia lisätään projektin edetessä vaiheille määritellään vaihetulokset, joita arvioidaan ja päätetään jatkosta  vaiheiden tarkempi suunnittelu (tehtävät ja niiden järjestys) suunnitellaan kunkin vaiheen aluksi vaiheistus luo perustan aikataulutukselle ja resurssoinnille vaiheistusta ja aikataulutus voidaan kuvata taulukoin tai esim. Gantt- kaaviolla: 12. Projektinhallinta 9

Projektin vaiheet - suunnittelu

12. Projektinhallinta 10

Projektin vaiheet käynnistäminen

  käynnistyminen tulee tehdä selväksi kaikille osapuolille  pelisäännöt, epävarmuuden poistaminen johtoryhmän kokouksella 12. Projektinhallinta 11

Projektin vaiheet - toteutus

   vaiheiden tehtävät voidaan jakaa   suoritustehtäviin   lopputuote ohjaustehtäviin  seuranta  ohjaus tehtävät ovat vuorovaikutuksessa keskenään tarkistuspisteet keskeisiä (yleensä kunkin vaiheen päätteeksi) 12. Projektinhallinta 12

Projektin vaiheet päättäminen

 projekti päätetään aina     vaikkei tavoitteita saavutettaisikaan johtoryhmän kokous päättää loppuraportti ja tulokset dokumentaation arkistointi 12. Projektinhallinta 13

Projektin seuranta

  Raportointi Ajankäytön seuranta  Projektipalaverit  Katselmukset  Tarkastukset 12. Projektinhallinta 14

Projektin riskien hallinta

 Riskien kartoittaminen ja niihin varautuminen = riskienhallinta       Riski Miksi tässä projektissa riskinä Miten hallitaan Kuka on vastuussa Miten todennäköisyys minimoidaan ja miten toimitaan riskin toteutuessa Mitä resursseja tarvitaan 12. Projektinhallinta 15