Transcript raportit

RAPORTIT
Toimintajärjestelmän rakentaminen
RAPORTOINTI
HYVÄKSY RAPORTTI
TEE LISÄYKSET
TÄYTÄ RAPORTTI
LUO RAPORTTIPOHJA
Reititys
VARASTOINTI
IMS:ssa
LUO MITTARI
KYTKE ALKEISTIEDOLLE
LUO UUSI TIETOLÄHDE
TEE KYSELY
RAPORTIT
RAPORTIT
KANSIOT
RAPORTTIPOHJAT
TÄYTETYT RAPORTIT
Palautteet
Asiakaspalaute
Seminaari 14.2008
Sisäinen palaute
Toimittajapalaute
Läheltä piti tilanteet
Organisaatio Oy Ab
Aloitteet ja ideat
Aloitteiden käsittely
Kehitysideat
Arvioinnit
Sisäinen arviointi
Ulkoinen arviointi
Prosessipiirtotyökaluun
uusia objekteja
RAPORTTIPOHJAN TIEDOT
ALOITTEEN TALLENTAMINEN
RAPORTTIPOHJAN OTSIKKOTIEDOT
Otsikko
Oletusvastuuhenkilö
Toimipiste
Tampere
Yhteystiedot
1234567
Aloite
Hälyttimet
Pvm
1.1.2011
Aloitteen
kuvaus
Halutaan uusia hälyttymiä
ALOITTEEN ARVIOINTI
Taso
Huomautukset
Aikaraja
Laatutaso
Hyvä
Tuottavuus
Pieni
Kustannukset
Pienet
Vaikutukset
Suuri
Sanallinen
arviointi
Melko hyvä aloite
Merkitty arkaluontoiseksi
ALOITTEEN HYVÄKSYMINEN
Hyväksyntä
Kyllä
Palkkio
Sanallinen
arviointi
Ei epäillystäkään hyväksymisestä
200 €
JATKOTOIMENPITEET
RAPORTTIPOHJAN VAIHE
Kentän otsikko
pudotusvalikko
Kentän otsikko
tekstikenttä
Kentän otsikko
tekstikenttä
Kentän otsikko
kalenteri
Kentän otsikko
Laaja teksti
Kommentit
Hyvä aloite, tehdään kustannuslaskelma
JATKOTOIMENPITEET
Kommentit
Ihan hyvä, otetaan puheeksi seuraavassa
johtoryhmän kokouksessa
ESIMERKKI RAPORTTIPOHJA
• Aloitteiden käsittely
ALOITTEEN TALLENTAMINEN
VAIHE 1
toimipiste
yhteystiedot
aloitteen nimi
Pvm
Tietojen keräysvaihe:
Vain yksi käyttäjä täyttää
aloitteen kuvaus
ALOITTEEN ARVIOINTI
VAIHE 2
laatutaso
tuottavuus
kustannukset
vaikutukset
Tietojen keräysvaihe:
Vain yksi käyttäjä täyttää
sanallinen arviointi
ALOITTEEN HYVÄKSYMINEN
VAIHE 3
hyväksyntä
palkkio
Tietojen keräysvaihe:
Vain yksi käyttäjä täyttää
sanallinen arviointi
VAIHE 4
ALOITTEEN KOMMENTIT
Kommentit ja
jatkotoimenpiteet
Tietojen käsittelyvaihe:
Useampi henkilö täyttää saman vaiheen
RAPORTIN REITITYS
VAIHE 2
ALOITTEEN ARVIOINTI
VAIHE 1
Reititys toimenpiteiksi:
Jarkko
Matti
ALOITTEEN TALLENTAMINEN
toimipiste
yhteystiedot
aloitteen nimi
Pvm
Raporttipohjan/
raportin vastuuhenkilö
laatutaso
tuottavuus
kustannukset
vaikutukset
Jarkko tai matti täyttää
(kumpi kerkeää ensiksi
- tilastointitiedot)
sanallinen arviointi
Tilastointivaihe
aloitteen kuvaus
Tilastointivaihe
vastuuhenkilö
Linda ja Tuomo täyttävät
(kummatkin täyttävät
- käsittelyvaihe)
VAIHE 4
JATKOTOIMENPITEET
vastuuhenkilö
Raportin
hyväksyminen
Reititys toimenpiteiksi:
Linda
Tuomo
kommentit
Reititys toimenpiteiksi:
Heikki
VAIHE 3
ALOITTEEN HYVÄKSYMINEN
hyväksyntä
palkkio
sanallinen arviointi
Kuvausvaihe
Tilastointivaihe
vastuuhenkilö
Heikki täyttää
(tilastointitiedot)
RAPORTIN VAIHEEN TÄYTTÄMINEN
• Täytä vaiheen kentät
– pakolliset kentät ovat pakko täyttää
• Tee vaiheelle linkkejä
– Aina vapaaehtoista
• Lisää vaiheelle aliraportteja
– Aina vapaaehtoista
VAIHEEN TOIMENPITEET
Täytä kentät
(pakolliset kentät pakko täyttää)
Tee linkki/linkkejä
Lisää aliraportti/aliraportteja
RAPORTTI-OSION KÄYTTÖLIITTYMÄ
Raporttipohjapuu
Työkalupalkki
Raportit etusivu
RAPORTTIPOHJANÄKYMÄ
Valittu raporttipohja
Työkalupalkki
Raportit
RAPORTIT-OSION ETUSIVU
Sinulle osoitetut raportit
Selitys
Toimenpiteitä odottavat raportit
Lista raporteista, joissa vastuuhenkilö on lähettänyt vaiheen toimenpiteitä varten ja
pyytää sinua kirjaamaan raportin vaiheen (täältä näet vain tekemättömät työt).
Kommentointia odottavat raportit
Lista raporteista, joissa vastuuhenkilö on lähettänyt vaiheen tiedoksi ja
kommentoitavaksi ja antaa sinulle mahdollisuuden kommentoida raportin vaihetta (täältä
näet vain tekemättömät työt).
Tiedoksi tulleet raportit
Vastuuhenkilö on lähettänyt sinulle tiedoksi täytetyn raportin.
Raportit joiden vastuuhenkilöt olet
Selitys
Keskeneräiset raportit joissa olet vastuuhenkilönä
Lista raporteista, joissa sinä olet vastuuhenkilönä ja jotka ovat hyväksymättömiä.
Valmiit raportit joissa olet vastuuhenkilönä
Lista raporteista, joissa sinä olet vastuuhenkilönä ja jotka ovat hyväksytty.
Raportit joihin olet yhdistetty
Selitys
Raportit joissa olet osallisena
Listasta löytyvät: toimenpiteitä odottavat raportit, kommentointia odottavat raportit,
tiedoksi tulleet raportit, kaikki raportit joissa olet vastuuhenkilönä, hyväksymättömät
raportit jotka olet aloittanut ja raporttiluonnoksesi.
Hyväksymättömät raportit jotka olet aloittanut
Lista raporteista jotka olet aloittanut (olet laatija) ja tallentanut (lähetetty
vastuuhenkilölle).
Raporttiluonnoksesi
Lista raporteista jotka olet aloittanut ja tallentanut luonnokseksi (ei ole vielä lähetetty
vastuuhenkilölle).
Kaikki raportit (näkyy vain pääkäyttäjille)
Selitys
Keskeneräiset raportit
Lista kaikista vastuuhenkilöille lähetetyistä raporteista jotka ovat hyväksymättömiä.
Valmiit raportit
Lista kaikista raporteista jotka ovat hyväksytty.
RAPORTIN HAKEMINEN
• Yksittäisen täytetyn raportin voi etsiä
–
–
–
–
–
Raportit-osion etusivulta
Raporttipohjasta luodut raportit -listalta
Raporttipohjan tilastoinnin avulla
Viesteistä
Hakukoneella
ESIMERKKI RAPORTTIPOHJA
• Kurssipalautekysely
ESIMERKKI RAPORTTIPOHJA
• Koulutuskortti
ESIMERKKI RAPORTTIPOHJA
• Kehitysehdotukset
ESIMERKKI RAPORTTIPOHJA
• Poikkeamat
ESIMERKKI RAPORTTIPOHJA
• Reklamaatio
LINKKI RAPORTILLA
LINKKI RAPORTILLA
ALIRAPORTTIEN KÄYTTÖ
SISÄISISSÄ AUDITOINNEISSA
• Aliraportteja käynnistetään haluttu määrä
Yhteenveto
Toimenpiteet
Toimenpiteet
Toimenpiteet
ALIRAPORTTIEN KÄYTTÖ
SISÄISISSÄ AUDITOINNEISSA
1.
Täytä sisäisten auditointien yhteenvetoraportti
– Kirjaa perustiedot
– Kirjaa poikkeamat
– Kirjaa vahvuudet
– Kirjaa kehittämiskohteet
– Tee linkit toimenpiteistä aliraportteihin ja vastuuta muille käyttäjille
2. Aliraporttien vastuuhenkilöt saavat pyynnön aliraportin täytöstä
– Vastuuhenkilöt täyttävät ja hyväksyvät aliraportit
3. Pääraportin vastuuhenkilö seuraa aliraporttien tilannetta
4. Pääraportin vastuuhenkilö hyväksyy koko yhteenvedon kun aliraportit
ovat valmiita
YHTEYS RAPORTEISTA
MITTARISTOON
HYVÄKSY RAPORTTI
TEE LISÄYKSET
TÄYTÄ RAPORTTI
LUO RAPORTTIPOHJA
Reititys
VARASTOINTI
IMS:ssa
LUO MITTARI
KYTKE ALKEISTIEDOLLE
LUO UUSI TIETOLÄHDE
TEE KYSELY
KYSELYSTÄ MITTARIKSI
1. Tee kysely
1. Lisää hakuehdot (ja/tai operaattorit)
1. Täyttäjän toimipiste = Hyrylä
→ hakee kaikki raportit missä toimipisteenä on Hyrylä
2. Esitä tulokset (ja/tai operaattorit)
1. Täyttäjän toimipiste = Hyrylä
2. Raporttilista (raporttien lkm)
3. Esitettävien kenttien valinta (esim. summa valitusta kentästä)
3. Tallenna kysely
2. Luo uusi tietolähde
3. Kytke tietolähde alkeistiedolle
4. Luo alkeistiedosta mittari
UUDEN KYSELYN LUOMINEN
1.
Lisää hakuehdot (ja/tai operaattorit)
2.
Esitä tulokset
3.
1.
Raporttilista
2.
Valitse esitettävät kentät
Tallenna kysely
KYSELYN VIEMINEN
ALKEISTIEDOKSI
1.
2.
3.
Valitse mittaristoon vietävät kyselyn tuloskentät ja/tai kategoriaehdot
Valitse millä asetuksilla tulokset viedään mittaristoon; asetukset voi tehdä joko
kopioimalla ne jostakin olemassa olevasta alkeistiedosta joka on peräisin samasta
kyselystä tai asetukset voit tehdä käsin.
Klikkaa "Vie >>" ja järjestelmä luo automaattisesti tarvittavat ulkoiset lähteet ja
alkeistiedot.
RAPORTTIPOHJAN SUUNNITTELU
JA RAKENTAMINEN
1. Mieti mikä on raportin käyttötarkoitus?
2. Mieti mitä mittareita ja tietoja raporteista
halutaan keskitetysti?
1. Luo raporttipohja (vaiheistus, tietosisältö)
2. Täytä raportti
3. Reititä raportti
4. Luo raporteista mittari (kysely → ulkoinen
tietolähde → alkeistieto → mittari)
RAPORTTIPOHJAN OIKEUDET
Tason oikeudet
•
Raporttitason oikeudet
– Katsoja (näkee tason)
– Muokkaaja (luo uusia raporttipohjia tasoon)
– Hyväksyjä (hyväksyy tasoon tehdyt uudet raportit)
•
Raporttipohjan oikeudet
– Katsoja (saa täyttää raportteja)
– Muokkaaja (rakentaa raporttipohjaa)
– Hyväksyjä (hyväksyy raporttipohjan,
vaaditaan ennen raportin täyttöä)
•
Raportin oikeudet
– Katsoja (pääsee lukemaan raportin)
Raporttipohjan oikeudet
Raportin oikeudet