Transcript phan-2-ms-word

MICROSOFT WORD
Phần mềm phục vụ cho công việc soạn
thảo văn bản
start/programs/microsoft word
Các quy tắc nhập liệu cơ bản
 Từ (word): Một từ phải được phân cách bằng
1 khoảng trắng
(space).
 Dấu phân cách ()[]., : ; ‘’): Dấu phân cách phải được gõ sát với từ
đứng trước.
 Dòng: Gõ tự nhiên để Word tự xuống dòng. Chỉ dùng phím <Enter>
khi qua đoạn khác, không dùng để xuống dòng.
 Đoạn: Kết thúc 1 đoạn bằng
1 phím <Enter>
 Canh lề: Dùng lệnh canh lề của Word, không dùng khoảng trắng để




chèn thêm.
Di chuyển con trỏ: Dùng CTRL và TAB
Đánh dấu khối
Copy (Ctrl+C) & Paste (Ctrl+V)
Cut (Ctrl+X) & Paste (Ctrl+V)
GIỚI THIỆU
1: Tên tập tin
2: Lệnh thường dùng
2
3: Điều khiển cửa sổ
1
3
5
4: Thanh menu
5: Thanh Ribbon
4
Thẻ đang chọn
Ngăn
Thước canh ngang
Dialog Box Launcher
6: Status bar
Vùng soạn thảo
Thước canh dọc
6
Hình 1.2.
CÁC BƯỚC SOẠN THẢO CƠ BẢN
1.
2.
3.
4.
5.
Gọi MS Word
Định dạng trang in (Page LayoutPage
Setup)
Tạo mới (File  New) hay chỉnh sửa (File
 Open)
Lưu văn bản (thường xuyên, tránh sự cố
mất điện) (File  Save)
Kết thúc (File Close hoặc File  Exit)
CÁC BƯỚC SOẠN THẢO VĂN
BẢN NGẮN (THƯ – CÔNG VĂN)
1.
Văn bản ngắn:
1.
2.
2.
3.
4.
5.
6.
Không cần làm mục lục
Đánh số các mục ít, đơn giản
Soạn thảo như các bước cơ bản
Sử dụng FONT (Menu – Toolbar)
Đánh số trang
Bullet and Numbering
Sử dụng PARAGRAPH (Menu – Toolbar)
CÁC BƯỚC SOẠN VĂN BẢN DÀI
(CÓ MỤC LỤC)
 Văn bản dài:


Có mục lục
Đánh số nhiều cấp.
 Sử dụng STYLE



Heading 1
Heading 2
Heading 3
 Tạo mục lục: References  Table of
ContentsTable of Contents
SỬ DỤNG BẢNG (TABLE)





Mục đích:

Nhập dữ liệu dưới dạng danh sách, biểu thống kê.

Muốn dùng với mail merge phải sử dụng bảng.
Chú ý:

Kích thước bảng mặc định theo khổ giấy hiện hành

Không nên làm bảng quá dài vì có thể làm hư file
Khi click chuột vào bảng, menu của word sẽ xuất hiện thêm
chức năng Table Tools để bổ sung các lệnh về table
Thao tác:

Tạo bảng

Làm việc với dòng cột: thêm bớt, thay đổi kích thước

Làm việc với bảng: Vị trí xuất hiện

Làm việc với ô: vị trí văn bản, trộn, tách

Làm việc với dữ liệu trong bảng
Trang trí bảng:

Border & Shading
Mailings Start Mail Merge Start Mail Merge 
Letters (Tr. 169)…
Văn bản chính
muốn gửi
nhiều người
Danh sách
người nhận
(Tables)
Mail merge
Văn bản gửi
người thứ nhất
Văn bản gửi
người thứ hai
Văn bản gửi
người thứ …
Mailings Start Mail Merge Step by StepMail
Merge Wizard (Tr. 169)…
 Soạn sẵn danh sách người nhận dạng bảng
 Màn hình chính là văn bản muốn gửi nhiều người.
 Chọn Mailing  Start Mail Merge  Start Mail Merge
 Letters: Chọn văn bản đang mở là thư gửi đi.
 Chọn Mailing  Start Mail Merge  Select recipients
 Use existing list: Chọn danh sách người nhận.
 Để con trỏ trong văn bản chính vào chỗ muốn bổ
sung thông tin từ danh sách và chọn Insert Merge
Fields
 Chọn Preview để xem kết quả và Finish & Merge để
tạo ra văn bản mới
MỘT SỐ CÔNG CỤ HỖ TRỢ
 Thao tác nhanh:
 Tìm và thay thế
 Sử dụng tab
 Autocorrect
 Trình bày
 Trình bày nhiều cột
 Dropcap
 Footnotes – EndNotes
 Thêm hình ảnh & ký hiệu đặc biệt
 Word Art
 Water mark
 Drawing
IN – XEM TÀI LIỆU
 Văn bản sử dụng kiểu giấy Portrait &
Landscape
 Document Map
 In tài liệu
MỘT SỐ CÔNG CỤ CHUYÊN
DÙNG
 Sử dụng các mẫu Văn bản (TEMPLATES)
Insert  Tables  Table (Tr. 136)
Hình 4.2
Tạo văn bản mới: FileNew hoặc Ctrl-N hoặc
Mở văn bản đã có: File  Open hoặc Ctrl-O hoặc
(Tr. 78)
Hình 1.5.
Hình 1.4.
Lưu nội dung văn bản: File  Save hoặc Ctrl+S hoặc
Shift+F12 hoặc
Lưu văn bản vào nơi khác: File  Save As
Hình 1.7.
Home  Font  Dialog Box Launcher
(Tr. 90)
2
1
3
4
6
5
15
7
8
9
10
11
12
13
14
Hính 2.1. Các nút-lệnh-tắt của lệnh Home  Font
Hình 2.4. Thẻ Advanced
Hìnhcủa
2.2.hộp thoại Font
16
Canh vị trí TAB – Home  Paragraph  Tabs
(Tr. 105)
Hình 2.16.
Insert Text  Drop Cap (Tr. 167)
Hình 5.27
Page LayoutPage SetupMargins
Hoặc Page LayoutPage Setup  Dialog Box Launcher
(Trang 115)
Hình 3.3. Thẻ Layout của hộp thoại Page Setup
Tables Tools  Layout  Alignment
Hình 4.15
Table Tools  Layout  Merge
 Merge Cells/ Split Cells
 Đánh dấu cell liên quan
 Chọn Right Click – Merge Cell / Split Cell
 Có thể dùng Table – Drawn table để Split Cell
Table Tools  Layout  Data  Sort
Insert  Tables  Table  Convert Text to
Table.
Hình 4.20
Table Tools  Layout  Data  Convert to Text
Hình 4.19
Table Tools  Layout  Data  Formula
Table Tools  Layout  Data  Repeat Header
Rows
 Khi một bảng kéo dài qua nhiều trang, dùng
chức năng này để dòng tiêu đề (dòng đầu tiên)
tự động xuất hiện ở đầu mổi trang.
 Chú ý là phải để con trỏ ở dòng đầu tiên của
bảng mới dùng được lệnh này.
Home  Paragraph (Tr. 95)
2
1
8
9
10
3
11
4
12
5
13
Hình 2.7.
Hình 2.5. Các nút-lệnh-tắt của lệnh Home  Paragraph
6
7
14
15
 Page LayoutPage Setup  Columns
 (Tr. 120)
Hình 3.5.
Chú ý: Nên chia cột sau khi gõ văn bản xong
Home  Paragraph  Bullets/Numberings/
Multilevel (Tr. 98)
Hình 2.8.
Hình 2.10.
References  Footnotes Insert Footnote
(Tr. 125)
Hình 3.11.
Hình 3.12.
Insert  Header & Footer (Tr. 122)
 Dùng Header/Footer để trang trí phần đầu và
cuối từng trang
 Bình thường Header/Footer chia thành 3 vùng:
Left – Center – Right qua tabs position
 Nếu muốn trang chẵn – lẻ khác nhau dùng
Options  Different Odd & Even Pages
 Bổ sung các thuộc tính của Văn bản dùng:
Insert  Header & Footer  Header  Insert 
Quick Parts  Fields
Insert  Symbols  Symbols/
Equation
Insert  Illustrations Picture
Picture Tools  Format
File  Print  Print Preview
File  Print
Templates
File  New
References  Table of ContentsTable of
Contents (trang 127)
Hình 3.14.
Hình 3.13. Thẻ Table of Contents
Home  Styles (Trang 111)

Công dụng của Style:




Nút More
Tạo sự thống nhất trong cấu trúc văn bản.
Dễ dàng thay đổi format của toàn bộ văn
bản.
Dễ dàng, chính xác trong việc đánh số các
phân đoạn theo cấu trúc.
Tạo mục lục cho tài liệuDialog
nhanh
chóng,
Box Launcher
chính xác.
Hình 2.21. Lệnh Home  Styles
Hình 2.22. Danh sách các style
Page Layout Watermark (Tr. 170)
Hình 6.3
Hình 6.4
Đánh số multilevel theo STYLE

Dùng để đánh số các tiêu đề tự động theo
nhiều cấp:




Thường dùng Style chuẩn là Heading 1,
Heading 2, Heading 3.
Heading 2 sẽ được đánh số theo Heading
1, Heading 3 đánh số theo heading 2..
Dùng Home  Multilevel  Define New
Multilevel List
Chọn Link level to style
Làm việc với cột
 Đánh dấu toàn bộ cột: Tools  Layout  Select  Column
 Thêm cột:
 Để con trỏ tại vị trí cần thêm.
 Table Tools  Layout  Insert Left/Insert Right hoặc
 RC  Insert -> Insert Left/Right
 Copy cột: Đánh dấu cả cột – Copy – Paste Columns
 Xóa cột:
 Để con trỏ tại vị trí cần xóa.
 Chọn Tools  Layout  Delete  Delete Columns hoặc RC
Delete cell  Delete entire colums
Nhấn vào đây để
 Chỉnh chiều rộng cột:
các cột có chiều rộng
 Bằng tay: Kéo chuột.
bằng nhau
 Tự động:
Làm việc với dòng
 Đánh dấu toàn bộ dòng
 Thêm dòng:
Dùng phím tab
 Để con trỏ tại vị trí cần thêm.
 Chọn Table Tools  Layout  Insert above/below: Thêm cột mới
bên trên/ dưới
 Copy cột: Đánh dấu cả cột – Copy – Paste
 Xóa dòng:
 Để con trỏ tại vị trí cần xóa.
 Chọn Tools  Layout  Delete  Delete Rows
 Cut dòng: Đánh dấu cả cột – Cut (Ctrl – X)
Nhấn vào đây để các
 Chỉnh chiều cao dòng:
dòng có chiều cao
 Bằng tay: Kéo chuột.
bằng nhau
 Tự động:
 Table Tools  Layout  Heading row repeat: Tiêu đề dòng lập lại khi
qua trang mới

Mailings Start Mail Merge Step by StepMail
Merge Wizard,
Table Tools  Layout  Table
 Properties  Table
Tables Tools  Design Draw 
border
Home  Editing Find/Replace
(Tr. 86)
Hình 1.11.
Hình 1.9.
Hình 1.10.
File  Options  Proofing  AutoCorrect
Options (Tr. 171)
Hình 6.5
Insert Text  WordArt
(Tr. 166)
Insert  Illustrations Shapes
(Tr. 157)
Hình 5.9
View  Show/Hide Document Map
 Dùng chức năng này khi xem tài liệu dài
 Các chương – mục có dùng style để phân
biệt