Transcript Lean diegimas Sodros valdyboje

LEAN SISTEMOS DIEGIMAS
SODROJE
2014 m. birželio 19 d.
ABEJONĖS DĖL LEAN SISTEMOS
DIEGIMO SĖKMĖS PRASIDEDANT
PROJEKTUI
2014-06-19
AR IŠ GAMYBOS KILĘS METODAS
GALI BŪTI ĮDIEGTAS
VALSTYBINĖJE ĮSTAIGOJE?
2014-06-19
SODROJE ĮDIEGTAS KOKYBĖS
VADYBOS STANDARTAS
LST EN ISO 9001:2008
2014-06-19
KAIP DARBUOTOJAI REAGUOS Į
PERMAINAS, KURIOS BUS
NEIŠVENGIAMOS DIEGIANT
METODĄ?
2014-06-19
AR TURIME NEIŠSPRĘSTŲ
PROBLEMŲ/TOBULINTINŲ
PROCESŲ ĮSTAIGOJE?
2014-06-19
SODRA skaičiais:
Darbuotojų skaičius - 3201
Nuolat dirbame su:
343,8 tūkst. draudėjų
1,7 mln. išmokų gavėjų
Kas mėnesį mokame:
596543 senatvės pensijų;
495617 kitų rūšių pensijų;
2014-06-19
SODRA skaičiais:
2013 metais skyrėme:
62910 motinystės ir tėvystės išmokų;
582028 ligos pašalpų;
2013 m. surinkome ~ 10 mlrd. Lt įmokų
2014-06-19
LEAN SISTEMOS DIEGIMAS
Sodroje yra diegiami 5 LEAN metodai:
•
•
•
•
•
2014-06-19
Kaizen Teian metodas
5S metodas
PDTV metodas
VACA metodas
Standartizuoto darbo metodas
LEAN SISTEMOS KAIZEN METODO
DIEGIMAS
2014-06-19
Kaizen Teian – nuolatinis tobulėjimas. Šio
metodo tikslas – įtraukti visus
organizacijos darbuotojus į nuolatinį
siekį tobulėti ir gerinti organizacijos
procesus. Šis metodas suteikia galimybę
kiekvienam darbuotojui teikti
pasiūlymus, kurių dėka būtų didinamas
darbo vietos produktyvumas, šalinami
nuostoliai, gerinama sauga ir kokybė.
2014-06-19
KAIZEN METODO DIEGIMAS.
PROBLEMOS
 Skeptiškas nusiteikimas
 Idėjų pateikimo kanalų dubliavimasis
 Ūkio srities klausimų sprendimas pasitelkus Kaizen
 Sunkumai įgyvendinant idėjas:
 delegavimas
 derinimas
2014-06-19
2014-06-19
KAIZEN METODO DIEGIMAS.
STATISTIKA
Kaizen pasiūlymų pateikimo ir įgyvendinimo statistika
2014-06-06
32
Įgyvendinama
35
Įgyvendinta
32
Atmesta
30.5
2014-06-19
31
31.5
32
32.5
33
33.5
34
34.5
35
35.5
KAIZEN METODO DIEGIMAS.
PIRMŲJŲ KAIZEN IDĖJŲ PAVYZDŽIAI
2014-06-19
2014-06-19
2014-06-19
KAIZEN METODO DIEGIMAS.
Ūkio pagalbos pašto įkūrimas
Apsikeitimų baldais ir kitokiu ūkio
inventoriumi sistemos sukūrimas
2014-06-19
KAIZEN METODO DIEGIMAS
15 idėjų per 1 valanda
Sodros Užsienio išmokų tarnyboje
2014-06-19
KAIZEN METODO DIEGIMAS.
SKATINIMAS
 1-50 taškų – antistresinis kamuoliukas
 51-100 taškų – puodelis-termosas
 101-200 taškų – USB
 201-300 taškų – žibintuvėlis
 301 ir daugiau taškų – pasirinktos temos mokymai (iki 500 Lt)
2014-06-19
KAIZEN METODO DIEGIMAS.
DARBUOTOJŲ ATSILIEPIMAI
„Asmeniškai mane Kaizen metodas nuteikė teigiamai, be
to, manau, kad tai naudinga mūsų organizacijai tiek visų
darbuotojų įtraukimo, tiek galimybių pareikšti ir
įgyvendinti savo idėjas atžvilgiu.“
„Man labai svarbu, kad į šį procesą įtraukti visi mūsų
darbuotojai. Tai skatina mąstyti plačiau: kai kurie kolegos
pasiūlo labai įdomių idėjų, kurios padeda siekti
tobulėjimo ir gerina šiuo metu esančius procesus.“
2014-06-19
5S METODO ĮGYVENDINIMAS
2014-06-19
5S – vizualus valdymas. Šio metodo
tikslas – surūšiuoti, susitvarkyti
darbo vietose esančius daiktus,
atsargas, įrankius bei užtikrinti
švarą. Siekiant išlaikyti tvarką –
standartizuoti ir laikytis
savikontrolės.
2014-06-19
5S METODO ĮGYVENDINIMAS
Kodėl pažeidžiama mano
konstitucinė teisė dirbti
nesutvarkytoje darbo vietoje?
2014-06-19
5S METODO ĮGYVENDINIMAS
5S METODAS PADEDA IŠVENGTI
BEPRASMIO LAIKO GAIŠINIMO
DOKUMENTŲ/DAIKTŲ PAIEŠKOMS
2014-06-19
2014-06-19
2014-06-19
2014-06-19
5S METODO ĮGYVENDINIMAS.
DARBO VIETOS PO
2014-06-19
5S METODO ĮGYVENDINIMAS.
INVENTORIUS, KURIO ATSISAKYTA
2014-06-19
5S METODO ĮGYVENDINIMAS.
PASIEKIMAI
 Sukaupta daugiau nei 1 t makulatūros
 Į archyvą atiduotos 1352 bylos
 Sukurta apsikeitimų daiktais sistema
2014-06-19
5S METODO ĮGYVENDINIMAS.
DARBUOTOJŲ ATSILIEPIMAI
Tai puiki galimybė pasižiūrėti į savo darbo
vietą ir keistis. Daug kanceliarinių priemonių
atsargų atradome, koks makulatūros kiekis.
Manau, versle tikrai viską skaičiuoja, o čia
nuomonė tokia,- jeigu man nekainuoja, kam
man skaičiuoti.
Įdiegus 5S kabinetai tapo mažiau apkrauti,
sumažėjo nereikalingų daiktų. Kaip smagu,
kad visi nereikalingi daiktai taip pat puikiai
atranda savo vietą šiukšlių dėžėje.”
2014-06-19
5S METODO ĮGYVENDINIMAS.
DARBUOTOJŲ ATSILIEPIMAI
Nesąmonė, kam to reikia, manote, mes
neturime ką veikti darbe, neturime laiko
žaidimams.
5S procesas tampa malonus tik įpusėjus
veiklą. Pradžia kupina prieštaravimų –
nesąmonė, kam to
reikia. Sėdėdamas
sutvarkytame kabinete pajauti darbingesnę
nuotaiką.
2014-06-19
PDTV METODO ĮGYVENDINIMAS
2014-06-19
PDTV – problemų sprendimas.
Tai problemų sprendimo metodas, skirtas
išmokyti darbuotojus efektyviai spręsti
problemas, kovojant ne su pasekmėmis,
o identifikuojant ir šalinant jų priežastis.
2014-06-19
PDTV METODO ĮGYVENDINIMAS
 PDTV metodu siekiama:
 standartizuoti teisės nemokėti PSD įmokų
vertinimą
 tobulinti pirkimo paraiškų pildymą
2014-06-19
PDTV METODO ĮGYVENDINIMAS.
PSD ĮMOKŲ MOKĖJIMAS
 Atlikta problemos priežasties-pasekmės
Nustatytos esminės problemos priežastys
analizė.
Sudaryti
veiksmų
planai
parengti
procedūrų
aprašymą, išanalizuoti galimybes dėl duomenų
teikimo sutarčių ir programinės įrangos pakeitimo
2014-06-19
PDTV METODO ĮGYVENDINIMAS.
VIEŠIEJI PIRKIMAI
Nustatyta, kad 2013 m. duomenimis net 42 % pateiktų
paraiškų buvo tikslinamos.
Paraiškų tikslinimas (2013)
m.)
Tikslintos paraiškos (2013)
m.)
IT skyrius
2014-06-19
ŪV skyrius
PDTV METODO ĮGYVENDINIMAS
 Siekiama sumažinti viešųjų pirkimų paraiškų tikslinimą,
t.y. kad 2014-07-01 tokių paraiškų būtų ne daugiau nei
40 %, o 2014-12-31 ne daugiau 20 %
2014-06-19
VACA METODO ĮGYVENDINIMAS
2014-06-19
VACA METODU SIEKIAMA IŠSKAIDYTI
PROCESUS Į SMULKIUS ŽINGSNIUS,
ATSISAKYTI PERTEKLINIŲ, VERTĖS
NESUKŪRIANČIŲ PROCESO DALIŲ
2014-06-19
VACA METODO ĮGYVENDINIMAS
Analizei parinkti 4 procesai:
 IT sistemos keitimų procesas
 Individualią veiklą vykdančių asmenų PSD įmokų
apskaitos procesas
 Ligos pašalpų skyrimo ir mokėjimo procesas
 Viešųjų pirkimų vykdymo procesą
2014-06-19
VACA METODO ĮGYVENDINIMAS
Esama situacija / Būsima situacija
(Realaus laiko)
2014-06-19
VACA METODO ĮGYVENDINIMAS
IT SISTEMOS KEITIMAS
PLANUOJAMA SUTAUPYTI ~ 3150 DARBO VALANDŲ
PER 1 METUS
2014-06-19
VACA METODO ĮGYVENDINIMAS
PSD ĮMOKŲ APSKAITA
 Procesas išskaidytas į 89 veiklos žingsnius
 27 veiklos žingsniuose nustatytos problemos
 Nustatyta galimybė šalinti 4 veiklos žingsnius
 Numatyta 17 veiksmų proceso gerinimui
2014-06-19
VACA METODO ĮGYVENDINIMAS
PSD ĮMOKŲ APSKAITA
 Nustatyta, kad galima:
 pagerinti individualią veiklą vykdančių asmenų PSD
įmokų apskaitos procesą, jį sutrumpinant iki 20%
 pagerinti sprendimo dėl teisės nemokėti PSD
įmokų priėmimo procesą, sutrumpinant iki 25 %
2014-06-19
VACA METODO ĮGYVENDINIMAS
PSD ĮMOKŲ APSKAITA
2013 METAIS BUVO 69200 INDIVIDUALIĄ VEIKLĄ
VYKDANČIŲ ASMENŲ
2014-06-19
VACA METODO ĮGYVENDINIMAS
LIGOS PAŠALPŲ MOKĖJIMAS
 Procesas išskaidytas į 176 veiklos žingsnius
 36 veiklos žingsniuose
proceso pagerinimui
numatyti
veiksmai
 Sudarytas veiksmų planas proceso gerinimui
2014-06-19
VACA METODO ĮGYVENDINIMAS
LIGOS PAŠALPŲ MOKĖJIMAS
Realaus laiko, val.
53:16:48
52:48:00
52:19:12
52:45:37
51:50:24
51:21:36
-1:59:40
50:52:48
50:24:00
50:45:57
49:55:12
49:26:24
Esama situacija
2014-06-19
Būsima situacija
VACA METODO ĮGYVENDINIMAS
LIGOS PAŠALPŲ MOKĖJIMAS
PLANUOJAMA SUTAUPYTI ~ 4 % DARBO LAIKO
2014-06-19
VACA METODO ĮGYVENDINIMAS
LIGOS PAŠALPŲ MOKĖJIMAS
2013 metais buvo 1,142 mln. ligos pašalpų skyrimo ir
mokėjimo atvejų (sprendimų)
2014-06-19
VACA METODO ĮGYVENDINIMAS
VIEŠIEJI PIRKIMAI
Esama situacija
2014-06-19
Būsima situacija
VACA METODO ĮGYVENDINIMAS
VIEŠIEJI PIRKIMAI
 Įgyvendinus pakeitimus 1 pirkimas galėtų
sutrumpėti iš viso 296 valandomis (148 valandomis
realaus darbo laiko)
 2013 metais vien Fondo valdyboje buvo atlikta apie
130 pirkimų (visoje sistemoje iki 1000)
2014-06-19
LEAN
TAI VEIKIA!
2014-06-19
AČIŪ UŽ DĖMESĮ
2014-06-19