Transcript Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w

NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY
PRZY WYPEŁNIANIU WNIOSKU O
PŁATNOŚĆ
Szkolenie dla Beneficjentów Wielkopolskiego
Regionalnego Programu Operacyjnego na lata
2007-2013
Priorytet III „Środowisko Przyrodnicze”
1
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
Nieznajomość „Instrukcji do wniosku beneficjenta o płatność
(pełniącego funkcje: refundacyjną, zaliczkową, rozliczeniową
zaliczki, sprawozdawczą) dla Priorytetu III Środowisko
Przyrodnicze Wielkopolskiego Regionalnego Programu
Operacyjnego na lata 2007-2013”
http://www.wfosgw.poznan.pl/  Fundusze Europejskie  Wielkopolski
Regionalny Program Operacyjny na lata 2007-2013  Dokumenty 
Wzory dokumentów  Instrukcja wypełniania wniosku o płatność
(obowiązująca od 17.06.2011r.)
2
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
Formularz wniosku
• formularz niezgodny z aktualnie obowiązującą wersją
• formularz pobrany ze strony innej instytucji
http://www.wfosgw.poznan.pl/  Fundusze Europejskie 
Wielkopolski Regionalny Program Operacyjny na lata
2007-2013  Dokumenty  Wzory dokumentów  Wzór
wniosku beneficjenta o płatność (obowiązujący od
25.05.2010r.)
3
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
Wersja elektroniczna wniosku
• brak wersji elektronicznej wniosku
• niezgodność wersji papierowej z wersją elektroniczną
• wypełnienie pól, których uzupełnienie należy do IP WRPO
wszystkie szare pola we wniosku o płatność nie są
wypełniane przez Beneficjenta – należy pozostawić je
puste
4
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
Składanie wniosku
• składanie/przesyłanie wniosku do innej instytucji
Wnioski należy składać/przesyłać pod adresem:
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki
Wodnej w Poznaniu
ul. Szczepanowskiego 15A
60-541 Poznań
5
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
Podpisywanie i parafowanie
dokumentów
• dokumenty podpisane/parafowane przez osobę
nieupoważnioną lub osobę której pełnomocnictwa nie
załączono
• niepełne podpisanie wniosku (np. podpis wyłącznie na
ostatniej stronie
• brak pieczątek imiennych
• brak pieczątki firmowej
• wniosek podpisany na czarno
6
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
Kserokopie dokumentów
• załączanie oryginałów dokumentów
• nieczytelne kserokopie załączanych dokumentów
• niepełne kserokopie załączanych dokumentów (np.
„ucięte”)
• niepełne potwierdzenie dokumentów za zgodność z
oryginałem (np. brak daty, brak pieczątki firmowej)
• dokumenty potwierdzone przez osobę nieupoważnioną
lub osobę której upoważnienia nie załączono
7
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
WNIOSEK O PŁATNOŚĆ
8
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
• nieprawidłowe wpisanie numeru działania, schematu i
projektu – skutkuje to niepoprawnym generowaniem
numeru wniosku o płatność w punkcie 1, numeru i nazwy
działania w punkcie 5, numeru projektu w punkcie 7,
numeru umowy o dofinansowanie w punkcie 8, numeru
aneksu w punkcie 8a
9
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
• nieprawidłowe wybranie rodzaju wniosku
• niespójne dane między rodzajem wniosku wybranym w
nagłówku a rodzajem wniosku wybranym w punkcie 11
10
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
• wypełnianie pola przy wniosku wyłącznie zaliczkowym
(należy pozostawić niewypełnione)
• wniosek refundacyjny/rozliczający zaliczkę:
– wpisywanie dat nie wynikających z zestawienia dokumentów
finansowych w tabeli 14
– niezachowywanie ciągłości okresów wykazywanych w kolejnych
wnioskach o płatność
• załączanie dokumentów spoza okresu którego dotyczy
wniosek i brak wyjaśnienia tej kwestii
11
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
• dane beneficjenta niezgodne z umową o dofinansowanie
(wynikające np. z niepoinformowania o zmianie adresu)
• niepełne dane beneficjenta
12
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
• podawanie danych osób upoważnionych do reprezentacji,
zamiast osób odpowiedzialnych za sporządzenie wniosku
Sugestia: Wskazane jest podanie danych osoby, która
przygotowała wniosek i będzie w stanie udzielić
szczegółowych wyjaśnień w przypadku zgłoszenia uwag,
konieczności uzyskania dodatkowych wyjaśnień.
13
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
• dane niezgodne z umową o dofinansowanie (wynikające
np. z niepoinformowania o zmianie banku obsługującego
jednostkę; błędnie wpisane dane z umowy)
• niekompletne dane (niewypisanie wszystkich rachunków
bankowych wskazanych w umowie o dofinansowanie)
14
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
• w przypadku nieprawidłowego wypełnienia nagłówka
wniosku nieprawidłowo generuje się Numer i nazwa
działania
• nazwa projektu niezgodna z umową o dofinansowanie
(„literówki”)
15
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
• w przypadku nieprawidłowego wypełnienia nagłówka
wniosku nieprawidłowo generuje się numer projektu, numer
umowy o dofinansowanie oraz początek numeru aneksu
• nieprawidłowa data podpisania umowy/aneksu do umowy
o dofinansowanie
• niewpisywanie danych z ostatnio zawartego aneksu do
umowy o dofinansowanie
16
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
• niespójność między kwotami wykazanymi w pkt. 12-13 a tabelą 14
Zestawienie dokumentów… i Załącznikiem 1 Zestawienie dokumentów
wraz z montażem finansowym
Kilka uwag technicznych:
12a) = podsumowanie kol. 9 tabeli 14a
12b) = podsumowanie kol. 9 tabeli 14b
12b.1) = podsumowanie kol. 12 Załącznika 1 część b
13.1a) = podsumowanie kol. 12 Załącznika 1 część a
17
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
• niewykazywanie zwracanych środków zaliczki
• wykazywanie odsetek narosłych na rachunku bankowym
w przypadku JST
18
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
…
19
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
• nieprawidłowe przenoszenie danych z dokumentów
źródłowych do wniosku
• numery ewidencyjne/księgowe: wpisane dane nie
wynikają z załączonych dokumentów
• daty zapłaty: należy podać wszystkie daty zapłaty za dany
dokument, jeżeli zapłata następowała w kilku ratach
• kategoria interwencji niezgodna z wnioskiem o
dofinansowanie
20
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
• nieprawidłowe przenoszenie danych z dokumentów
źródłowych do wniosku
• niewpisywanie całej nazwy towaru lub usługi zgodnie z
dokumentem źródłowym
• niespójność między kwotami wykazanymi w tabelach a
dokumentem źródłowym i opisem dokumentu źródłowego
• nieprawidłowe wyliczenie wartości w kolumnie „w tym
VAT” w przypadku gdy na jednym dokumencie widnieją
wydatki kwalifikowalne i niekwalifikowalne
21
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
• niewypełnianie punktu
• wpisywanie kwoty odsetek w przypadku JST
22
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
23
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
• brak wskazania wszystkich kategorii wydatków a nie tylko tych
rozliczanych w bieżącym wniosku o płatność
Kolumny 3 i 4:
• niewpisywanie danych z aktualnie obowiązującego aneksu do umowy
o dofinansowanie
• wpisywanie danych zgodnie z aneksem który dopiero zostanie
zawarty
Kolumna 5 i 6:
• niezgodność informacji z danymi wynikającymi z wniosku o płatność
• niewypełnianie kolumn narastająco z poprzednimi wnioskami o
płatność
24
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
• pozostawianie punktu niewypełnionego
• wypełnianie punktu w przypadku wniosku o płatność
końcową
25
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
26
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
• wypełnianie części tabeli ze wskaźnikami rezultatu przy wnioskach
pośrednich
• kol. 5: często w kolejnych wnioskach wpisywana jest wartość z
poprzedniego wniosku i jednocześnie wartość w kolumnie 6 nie jest
sukcesywnie powiększana w kolejnych wnioskach o płatność
• „zapominanie” o wskaźniku „Liczba nowych miejsc pracy” w
przypadku gdy jego wartość docelowa wynosi 0
• brak udokumentowania lub niedostateczne udokumentowanie
osiągnięcia założonych w projekcie wskaźników produktu i rezultatu,
dokumenty na potwierdzenie wskaźników niezgodne z wnioskiem o
dofinansowanie
• w przypadku wniosku o płatność końcową gdy nie został osiągnięty
zakładany wskaźnik rezultatu: brak informacji w punkcie 20
wskazującej do kiedy zostaną osiągnięte założone wskaźniki rezultatu i
do kiedy zostanie dostarczone potwierdzenie osiągnięcia wskaźników
27
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
• nierozpoczynanie od kwartału w którym składany jest
wniosek o płatność
• wykazane kwoty są niezgodne z aktualnym
harmonogramem rzeczowo-finansowym realizacji projektu
• dane dotyczące kwartału w którym składany jest wniosek
nie zostały odpowiednio pomniejszone o wydatki do tej
pory poniesione i udokumentowane we wnioskach o
płatność
28
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
Załącznik nr 1 – Zestawienie dokumentów wraz z montażem
finansowym:
• nieuzupełnianie pola NIP wystawcy dokumentu
• niespójność między kwotami wykazanymi w tabelach (w zakresie
kwoty dofinansowania z dokumentu, dofinansowania UE, wkładu
własnego, kwoty wydatków niekwalifikowanych) a opisem faktury
• błędne wyliczenie kwoty dofinansowania i wkładu własnego
• błędne zaokrąglenia wyliczonych kwot
• nieprawidłowo wyliczone dofinansowanie z EFRR na poszczególnych
dokumentach księgowych
• suma dofinansowań ze środków EFRR wskazanych na dokumentach
jest różna od kwoty wnioskowanej
29
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
Załącznik nr 2 – Harmonogram realizowanych przetargów:
• kwota wydatków kwalifikowalnych dot. przetargu (kol. 5)
niezgodna z harmonogramem rzeczowo-finansowym
realizacji projektu
• wykazywanie umów z wykonawcą które są podpisane ale
nie został jeszcze zawarty aneks do umowy o
dofinansowanie uwzględniający te umowy
Uwaga techniczna:
kol. 6 (kwota dofinansowania dot. przetargu) = kol. 5 (kwota
kosztów kwalifikowalnych dot. przetargu) x %
dofinansowania
30
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
Harmonogram rzeczowo-finansowy
• wydatki przedstawione we wniosku o płatność nie są
ponoszone zgodnie z harmonogramem rzeczowofinansowym oraz niezałączenie aktualizacji harmonogramu
• harmonogram nie jest sporządzony według dat płatności
dla wykonawcy
31
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
Opis faktur
• niekompletny/nieprawidłowy opis dokumentów załączanych do wniosku o
płatność
• zapisy na dokumentach księgowych nieopatrzone są podpisami lub opatrzone
są nieczytelnymi podpisami (parafkami) (brak czytelnego podpisu imieniem i
nazwiskiem / pieczątki imiennej / karty wzorów podpisów)
• opisy faktur sporządzone na osobnych załącznikach w przypadku gdy na
odwrocie faktury jest miejsce na zamieszczenie opisu
• opisy faktury sporządzone na osobnych załącznikach nie są opatrzone
podpisami osoby sporządzającej i osoby zatwierdzającej załącznik
• poprawki na opisie dokumentów dokonywane niezgodnie z Ustawą o
rachunkowości
32
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
Opis faktur
• zapisy dotyczące stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych:
– brak dokładnej podstawy prawnej zgodnie z PZP
– zastosowanie budzącego wątpliwości trybu zamówień publicznych
– niespójność między trybem na opisie dokumentu a trybem wybranym w
Załączniku 2 Harmonogram przetargów we wniosku o płatność
– wskazanie Dz. U. dot. ustawy PZP, który nie obowiązywał w momencie
realizacji zamówienia publicznego
– zastosowanie zapisu niezgodnego z „Instrukcją…”
33
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
Opis faktur
• kategorie wydatków:
– brak przyporządkowania wydatku z dokumentu do kategorii wydatku z
harmonogramu rzeczowo-finansowego
– w przypadku gdy wydatek odnosi się do kilku kategorii wydatku brak
przy każdej nazwie kategorii przypisanej jej kwoty
– podawanie kwot całościowych wynikających z harmonogramu zamiast
kwot dotyczących opisywanego dokumentu
– pomijanie VAT gdy jest on kosztem kwalifikowalnym
34
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
Opis faktur
• dekrety księgowe:
– brak dat ujęcia w księgach rachunkowych
– nie zamieszczenie dekretacji bądź brak podpisu pod dekretacją
• klasyfikacja budżetowa:
– niezgodność z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie
szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i
rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych
– niespójność między klasyfikacją budżetową a źródłami finansowania
danej faktury
• źródła finansowania: brak zgodności z docelowymi źródłami
finansowania faktury
35
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
Dokumenty potwierdzające płatność
• dołączanie nieprawidłowych dokumentów potwierdzających
płatności, w szczególności brak wyciągów bankowych
• niezałączanie kompletu wyciągów bankowych – szczególnie
dotyczy to kosztów niekwalifikowalnych
• niezałączanie całego wyciągu, nie można potwierdzić
tożsamości właściciela rachunku (np. brak pierwszej strony
wyciągu)
• błędne dane dokumentu źródłowego w opisie operacji (np.
niepoprawny numer faktury) oraz brak załączenia oświadczenia
jaki powinny być poprawne dane
36
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
Dokumenty potwierdzające
odbiór/wykonanie prac
• brak/niezałączanie dokumentów potwierdzających
odbiór/wykonanie prac, w szczególności dotyczy to
kosztów przygotowania projektu (dokumentacja, studium
wykonalności) oraz promocji projektu
• brak/niezałączanie dokumentów OT
• brak/niezałączanie pozwoleń na użytkowanie (innych
dokumentów wynikających z pozwolenia na budowę)
37
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
Dokumenty potwierdzające
odbiór/wykonanie prac
• protokoły odbioru częściowego:
– błędy rachunkowe
– brak ciągłości pomiędzy poszczególnymi protokołami odbioru
częściowego robót
– brak odniesienia odebranych robót do całości wszystkich elementów
zadania
• protokół odbioru końcowego:
– brak zakresu rzeczowego odbieranych robót
– brak podpisów wszystkich osób biorących udział w odbiorze
• brak możliwości jednoznacznego przyporządkowania pozycji na
fakturze/protokole częściowym/końcowym do pozycji z harmonogramu
rzeczowo-finansowego
38
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
Inne uwagi
• uregulowanie zobowiązania z innego rachunku bankowego niż
wskazany w umowie o dofinansowanie oraz brak wyjaśnienia w tej
sprawie
• załączanie do wniosku o płatność nieaktualnych dokumentów, w
szczególności zaświadczenia z Urzędu Skarbowego o statusie
podatnika
• niezałączanie faktur dotyczących kosztów niekwalifikowanych wraz z
wyciągami bankowymi potwierdzającymi poniesienie wydatku
• brak informacji o podziale kwoty dofinansowanie wnioskowanej do
wypłaty na środki majątkowe i bieżące – w takim przypadku płatność
zostanie przekazana według specyfiki projektu
39
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13
Inne uwagi
• Faktury wystawione na:
– Urząd Gminy i brak wskazania we wniosku o dofinansowanie innego
podmiotu ponoszącego koszty realizacji projektu  konieczność
zaktualizowania wniosku o dofinansowanie lub skorygowania
dokumentów
– Gminę z NIP-em Urzędu Gminy lub na Urząd Gminy z NIP-em Gminy –
konieczność skorygowania dokumentów
40
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu
2015-04-13