Transcript 19 Ocak 2012 - International Office

Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012
Yükseköğretim öğrencilerinin/öğretim elemanlarının/idari personelin
AB ülkelerinde eğitim almasını/ ders vermesini kapsayan bir
akademik değişim programıdır.
AB Eğitim ve Gençlik Programları
Hayat Boyu Öğrenme Programı (LLP)
Erasmus




Öğrenci Öğrenim
Öğrenci Staj
Öğretim Elemanı Ders verme
Öğretim Elemanı ve İdari Personel Eğitim Alma
Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012
1- Yükseköğretimin kalitesini arttırmak
2- İşbirliğini teşvik etmek
3- Akademik tanınma, şeffaflık
4- Kültürlerarası iletişimi güçlendirmek
BOLOGNA SÜRECİ
Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012
AB Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
Ulusal Ajans
Uluslararası İlişkiler Birimi
LLP-Erasmus Kurum Koordinatörlüğü
LLP-Erasmus Kurum Koordinatörü
Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Erasmus Koordinatörleri
Bölüm/Anabilim Dalı/Program (BİRİM) Erasmus Koordinatörleri
Öğrencilerimiz / Akademik ve İdari Personelimiz
Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012

Erasmus Öğrenim Hareketliliği/İkili Anlaşmalar

Erasmus Personel Hareketliliği

Erasmus Staj Hareketliliği

Erasmus Gelen Öğrenci

Giden öğrenci Dil Hazırlık Programı

Bütçe İşlemleri

İdari İşlemlerin Takibi

Ulusal Ajansla İlişkiler ve Raporlama
Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012
ÜNİVERSİTEMİZ LLP-ERASMUS PROGRAM KURUM
KOORDİNATÖRLÜĞÜ İŞLEYİŞ VE GÖREV ŞEMASI
Rektör
Prof. Dr. Kemal KÖYMEN
Rektör Yardımcısı
Uluslararası İlişkiler
Prof. Dr. İhsan YILMAZ
LLP-Erasmus Programı
Kurum Koordinatörlüğü
LLP-Erasmus Programı
Kurum Koordinatörü
Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN
Gelen Öğrenci Danışmanı
Gelen Personel Danışmanı
Hibe Muhasebesi
Burçin O’SULLIVAN
•
•
•
•
•
Birim Erasmus Koordinatörleri Koordinasyonu
Erasmus Programının AB Komisyonu Usullerince
Yürütülmesi
Bologna Komisyonu ile birlikte çalışma
Akademik İşbirliklerimiz/anlaşmalarımız
AB projeleri
Giden Öğrenci Danışmanı
Giden Personel Danışmanı
Erasmus Kulübü Organizasyon Desteği
Gökhan BAKAR
Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012
LLP-Erasmus Kurum Koordinatörlüğü Bünyesinde
Arşivlenmiş Olan Gelen/giden Öğrenci
Dosyalarında Tespit Edilmiş Eksiklerin
Tamamlanması ile İlgili Çalışmalar
Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012
FAKÜLTE/ENSTİTÜ/YÜKSEKOKUL
BÖLÜM/ANABİLİM DALI/PROGRAM ERASMUS (BİRİM)
KOORDİNATÖRLERİNİN GÖREV TANIMI
VE
ÖĞRENCİ DEĞİŞİMİ İÇİN YAPILMASI GEREKENLER
 Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Erasmus Koordinatörleri
 Bölüm/Anabilim Dalı/ Program (BİRİM) Erasmus Koordinatörleri
Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012
Bölüm/Anabilim Dalı/ Program (BİRİM) Erasmus Koordinatörlerinin
Yürütmesi Gereken Çalışmalar
 İkili Anlaşma (Bilateral Agreement) lar
yapmak
 Erasmus Programı İle Giden Öğrenciler İle
İlgili Yapması Gerekenler
 Erasmus Programı İle Gelen Öğrenciler İle
İlgili Yapması Gerekenler
Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012
İkili Anlaşma (Bilateral Agreement)
 İkili Anlaşma ancak Erasmus Üniversite Beyannamesi (EÜB)
Sahibi Üniversiteler ile yapılabilir.
 İkili
Anlaşma
Fakülte/Enstitü/Yüksekokul
Erasmus
koordinatörleri ile Birim Erasmus Koordinatörlerince
yapılabileceği gibi öğretim üyeleri tarafından da bağlı
oldukları birim koordinatörünün ve Bölüm/Anabilim
dalı/Program başkanının bilgisi dâhilinde gerçekleştirilebilir.
 Uluslararası
İlişkiler
Birimi
Erasmus
Kurum
Koordinatörlüğüne yurtdışından gelmiş olan İkili Anlaşma
teklifleri kurum koordinatörlüğünce değerlendirilerek
işleme konulabilir.
 İkili Anlaşma LIFELONG LEARNING PROGRAMME
ERASMUS BILATERAL AGREEMENT Formu kullanılarak
yapılmalıdır. ( http://llp-erasmus.maltepe.edu.tr/node/218)
Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012
 Üzerinde mutabakata varılmış olan İkili Anlaşma 2 nüsha
halinde
Birim Erasmus Koordinatörlerince hazırlanarak
imzalanmak üzere kurum koordinatörlüğüne iletilir.
 Birim
Erasmus
Koordinatörlerinden
Erasmus
Kurum
Koordinatörlüğüne gönderilen İkili Anlaşma Kurum Koordinatörü
tarafından imzalanır.
 İkili Anlaşmanın iki (2) nüshası da Uluslararası İlişkiler Birimi
tarafından ortak üniversiteye posta/kargo yolu ile gönderilir.
 Ortak üniversite tarafından da imzalanmış İkili Anlaşma
nüshalarından bir (1) tanesi üniversitemiz Erasmus Kurum
Koordinatörlüğüne ulaştırılır ve burada dosyalanır.
 Taraflarca
imzalanmış
İkili
Anlaşmanın
bir
örneği
Üniversitemiz Birim Erasmus Koordinatörlerince Erasmus Kurum
Koordinatörlüğünden temin edilmelidir.
Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012
İkili Anlaşma Yapılırken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
 İkili Anlaşma yapan Birim Erasmus koordinatörü anlaşmada hem
üniversitemizin hem de ortak üniversitenin eğitim dilini mutlaka
belirtmelidir.
 Anlaşma sırasında ortak üniversitenin Akademik takviminin
incelenmesi Birim Erasmus Koordinatörünün konu ile ilgili bilgi
sahibi olması açısından önemlidir.
 Değişim düzeyi (önlisans, lisans, yüksek lisans, doktora)
anlaşma üzerinde anlaşmanın kapsamının netleşmesi adına mutlaka
belirtilmelidir.
 Karşı kurumun ders içerikleri mutlaka anlaşma YAPILMADAN
ÖNCE incelenmeli, olası denklik sorunu yaşanma ihtimali ortadan
kaldırılmış olarak anlaşma kesinleştirilmelidir. Anlaşma bir kez
sonuçlandırıldıktan sonra ortak üniversitede öğrencinin alacağı
tüm derslerin toplam AKTS kredisi değerinde üniversitemizde
denklik verileceği anlaşmayı yapan Birimimiz tarafından kabul
edilmiş sayılır.
Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012
 Gerekirse İkili Anlaşma’dan yararlanılacak yarıyıllar önceden
belirlenebilir. Ancak bu bilginin Uluslararası İlişkiler Birimi
Erasmus Kurum Koordinatörlüğü ile paylaşılması ve anlaşma
üzerinde yer alması gerekmektedir.
 Öğrenciler her yıl başvuru tarihlerinden önce mevcut İkili
Anlaşmalar hakkında Birim Koordinatörlerince bilgilendirilmelidir
(eğitim dili, geçerli olduğu yarıyıl/yarıyıllar, ortak üniversitenin
akademik takvimi vb.).
 Diğer öğretim üyeleri İkili Anlaşma yaparken Birim
koordinatörüne ve bölüm başkanına bilgi vermelidir. Anlaşmanın
kesinleşme ve imzalanma aşamasında Birim koordinatöründen
destek almalıdır.
Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012
 LIFELONG LEARNING PROGRAMME ERASMUS BILATERAL
AGREEMENT Formu kullanılarak hazırlanmış olan İkili Anlaşma
Erasmus Kurum Koordinatörlüğüne iletilmeli, kurum
koordinatörlüğü tarafından imzalandığından, ortak üniversiteye
gönderildiğinden emin olmalı, anlaşmanın taraflar tarafından
imzalanmış, onaylanmış halinden bir kopya birimine temin etmelidir.
(Örnek İkili anlaşma üniversitemiz web sitesi International Office
sekmesinden temin edilebilir: http://llperasmus.maltepe.edu.tr/node/218 )
Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012
Erasmus Koordinatörlerinin Erasmus Programı İle Giden
Öğrenciler İle İlgili Yapması Gerekenler
Öğrenci Seçiminden sonra
 Öğrencinin internetten doldurup Uluslararası İlişkiler Birimi
Erasmus Koordinatörlüğüne vermek üzere dökümünü aldığı başvuru
belgesini (öğrenci staj için başvuruyorsa stajın bölüme uygunluğunu
kontrol ederek) imzalar.
 Öğrenci ismini öğrencinin gideceği kuruma bildirir.
 Vize için davetiyeyi isteyerek (üzerinde eğitimin başlangıç-bitiş
tarihlerinin de belirtilmiş olduğu), başvuru ve ikamet formlarının
doldurulmasına destek verir.
 Gidilecek kurumdan açılması planlanan derslere ait AKTS kredili
listeyi ister.
Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012
 Ders denkliğinin Birim Denklik Komisyonu tarafından yapılarak
Tanınma Belgesi’nin (Recognition Sheet) (3 kopya-ıslak imzalı)
hazırlanmasını ve Uluslararası İlişkiler Birimi’ne iletilmesini
koordine eder. Bu aşama da dikkat edilmesi gereken en önemli
konu öğrencinin yurtdışında alacağı her bir AKTS kredisinin (ki 1
yarıyıl için giden öğrencinin 30 AKTS kredisi alması için gereken
düzenleme yapılmalıdır) üniversitemizde sayılması gerekliliğidir ki
bu nedenle alacağı herhangi bir dersin denkliğinin verilmeme
olasılığı bulunmamaktadır. Zira ortak üniversite ile anlaşma
yapılırken derslerin ve içeriklerinin incelendiği ve Birimce uygun
bulunduğu, bu sebeple de anlaşma kesinleştiği/imzalandığı kabul
edilmektedir.
Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012
 Ders Denkliği yapılırken ortak üniversite ders AKTS leri ile
üniversitemiz AKTS leri arasında farklar bulunabilir. Dersler
denkleştirilemediği
durumlarda
öğrencinin
üniversitemizdeki
dönemine ortak üniversitede geçirdiği dönemi denkleme yoluna
gidilebilir. Önemli olan değişim döneminde aldığı AKTS kredilerinin
tamamını tanımaktır.
 Öğrenim Anlaşmasını (Learning Agreement) öğrenci ile birlikte
hazırlar (3 kopya-ıslak imzalı).
 Hazırlanan söz konusu belgelerin öğrenci tarafından Erasmus
Kurum Koordinatörlüğüne iletildiğinden ve onaylandığından emin olur.
 Hazırlanan dokümanlarda Kurum Koordinatörlüğünün isteyeceği
olası değişikliklerin gerçekleştirilmesini sağlar.
Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012
Erasmus kurum koordinatörlüğünün istediği ve öğrencinin gidişi
için gerekli olan diğer evrakları öğrencinin temin etmesini sağlar.
Söz konusu evraklar ERASMUS ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİ
KONTROL
LİSTESİ
nde
yer
almaktadır
ve
Kurum
koordinatörlüğünden temin edilebileceği gibi üniversitemiz web
sitesinden
de
erişilebilir.
(http://llperasmus.maltepe.edu.tr/ogrenci-ogrenim-hareketliligi-icin-gereklibelgeler )
Evrakların üzerinde gerekli imza ve mühürlerin tam olduğundan
emin olmalıdır.
Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Bölüm/Program/Anabilim Dalı’ndan
Erasmus kapsamında öğrenim ya da staj yapmaya hak kazanmış
olmakla birlikte bundan vazgeçmiş olan öğrenciler var ise Kurum
koordinatörlüğüne konu ile ilgili bilgi verir ve söz konusu öğrenci
(ler) nin feragat belgesi hazırlayıp en geç 15 gün içinde Kurum
Koordinatörlüğüne teslim etmelerini sağlar.
Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012
DEĞİŞİM BAŞLADIKTAN SONRA
 Birim Erasmus Koordinatörü Öğrenci ile tüm değişim döneminde
iletişim halinde olmalıdır.
 Öğrencinin değişiklik yaptığı durumda yeni ders programının bir
dönemde 30 AKTS kredisi olacak şekilde düzenlenmesini
sağlamalıdır.
 Öğrenci derslerinde değişiklik yaptığı takdirde Öğrenim
Anlaşmasına değişimi işlemesi ve bunu hem ortak üniversiteye hem
de üniversitemiz kurum koordinatörlüğüne imzalatarak
mühürletmesini sağlamalıdır.
 Öğrenim Anlaşmasında değişiklik olması halinde Tanınma
Belgesi'nin Birim Denklik komisyonunca tekrar düzenlenmesini
(ıslak imzalı 3 kopya ) sağlamalıdır.
 Düzenlenen yeni Tanınma Belgesini Uluslararası İlişkiler Birimi
Erasmus Kurum Koordinatörlüğüne iletmelidir.
Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012
DEĞİŞİM BİTTİKTEN SONRA
 Öğrencinin değişim dönemine ait Transkriptini aldığından ve
Kurum Koordinatörlüğüne aslını teslim ettiğinden emin olmalıdır.
 Transkriptin bir kopyasını alarak Transkriptte yer alan dersler
ile Öğrenim Anlaşması ve Tanınma Belgesindeki dersleri kontrol
etmeli ve olası tutarsızlığın giderilmesini sağlamalıdır.
 Öğrencinin geçtiği derslerin denkliğinin Birim Denklik
komisyonunca yapılmasını sağlar. Unutulmamalıdır ki; öğrencinin
başarılı olduğu tüm derslerin toplam AKTS kredisi değerinde
denklik verilmelidir. Dersleri derslere eşleştirmenin mümkün
olmadığı durumlarda dönemi döneme eşleştirerek öğrencinin
harcadığı emeğin karşılığını alması sağlanmalıdır.
Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012
 Hazırlanan Denklik Belgesinin bir kopyasını da Kurum
koodinatörlüğüne aktarmak koşuluyla öğrenci işlerine ileterek
öğrencinin transkriptine işlenmesini sağlar.
 Değişim dönemi derslerinin de işlenmiş olduğu son transkripti
Erasmus Kurum Koordinatörlüğüne iletir.
 Öğrenciden gittiği üniversite ve koşulları ile ilgili bilgi alması
sonraki dönemlerde gidecek öğrencilere verilecek destek
açısından yararlıdır.
Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012
Erasmus Programı İle Gelen Öğrenciler İle İlgili
 Erasmus öğrencilerinin alabileceği dersleri planlanmalı ve
kodlarıyla birlikte Uluslararası İlişkiler Birimi Erasmus Kurum
Koordinatörlüğüne de iletmelidir.
 Öğrencilerin Öğrenim belgelerini takip etmeli ve imzalayarak
Kurum Koordinatörlüğüne göndermelidir.
 Öğrencilerin derslere katılımını, ders içeriklerinden ve
işleyişinden memnuniyetlerini takip etmeli, olası sorunları kurum
koordinatörlüğü ile paylaşarak çözmeye çalışmalıdır.
Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012
Giden Öğrenci ve Öğretim Elemanı Sayılarımızı
Arttırmaya Yönelik Çalışmalar
 Yeni İkili Anlaşmalar yapılmalı
 Öğrencilerle birebir iletişim ve teşvik
 Öğrencileri bilgilendirme
 Erasmus Dil sınavı için hazırlık kursları
Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012
Denklik Komisyonu
DENKLİK KOMİSYONU BAŞKANI
ÜYE
ÜYE
 Denklik Komisyonunun Başkanı Dekan/Müdür ya da
Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Erasmus Koordinatörü olmak üzere
2 adet üyesi olması gerektiği öngörülmektedir. Söz konusu
üyeler öğretim üyesi olmak koşuluyla Birim Erasmus
Koordinatörlerinden ya da Bölüm Başkanlarından seçilebilir.
Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012
Toplantımıza gösterdiğiniz ilgi ve katılımınız
için Koordinatörlüğümüz adına teşekkür
ederim…
Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012