Transcript REVIZIJA I OTPIS - KNJIŽNIČNI PROGRAM METEL

REVIZIJA I OTPIS KNJIŽNIČNI PROGRAM METEL
Ilija Pejić, viši knjižničar
Narodna knjižnica «P. Preradović» Bjelovar
[email protected]
1
I. UVOD
II. ODREĐENJE POJMOVA
•
•
•
•
Revizija
Otpis
Pročišćavanje fonda
Inventura
III. PROPISI I DOKUMENTI
IV. PRIPREME
V.
TIJEK REVIZIJE U METELU
VI. POSLOVI POSLIJE REVIZIJE
VII. PRIMJERI DOBRE PRAKSE
VIII.PITANJA
IX.
LITERATURA
2
I. UVOD
• CILJEVI:
• Osvještavanje knjižničara o potrebi redovitih
revizija
• Razvijanje svijesti kako se revizija implicira na
cjelokupno poslovanje knjižnice
• ZADACI
Materijalni:
• redovitim revizijama čuvamo knjižničnu građu
• revizijom knjižnica postaje vizualno privlačna,
ugodna za boravak, a građa pregledna i lako
dostupna
3
I. UVOD (nastavak)
Odgojno-obrazovni:
• pravilnim postupanjem s knjižničnom građom (knjige,
periodika, multimedija) pokazujemo da nam je stalo
do nje, razvijamo svoje zanimanje i ljubav prema
znanju i informacijama, ali i prema nositeljima tog
znanja
• razvijamo čitateljsku kulturu i proširujemo interese
• razvijamo kritičko mišljenje, jer fond vrednujemo i
procjenjujemo (kvalitativna vrijednost svake od zbirki);
utvrđujemo njegovu stvarnu financijsku vrijednost, ali
uočavamo i propuste u izgradnji zbirki, u nabavi
• NASTAVNE METODE I OBLICI RADA:
• razgovor, diskusija, predavanje, pokazivanje
• rad na računalu
• pojedinačni, rad u paru, rad u skupni
4
II. ODREĐENJE POJMOVA - Revizija
a) osnovna svrha – utvrđivanje stvarnog stanja i
vrijednosti fonda – kvalitativan pokazatelj jer se
implicira na cjelokupno poslovanje knjižnice –
inventarizaciju, tehničku obradu, stvarnu obradu,
posudbu, rad s korisnicima
b) dodatne vrijednosti – zaštita građe, kreiranje
nabave, pokazatelj korištenja građe (statistika),
odgojna vrijednost (pravilno postupanje s građom,
vraćanje…), ustroj novih zbirki (zavičajna…)
c) vrste revizije – redovita, izvanredna(preseljenje,
polave, požari…), djelomična(pojedini odjeli, pojedine
zbirke…)
d) zapisnik o reviziji
5
II.
ODREĐENJE POJMOVA –
Pročišćavanje fonda –
izlučivanje knjižnične građe
a) tijekom revizije
b) tijekom rada – izlučena građa se
na kraju godine otpiše
c)
zašto izlučivanje:
6
II. ODREĐENJE POJMOVA –
Pročišćavanje fonda –
izlučivanje knjižnične građe
• aktualnost fonda
• oslobađanje prostora
• atraktivnost prostora
• povećanja dostupnosti i preglednosti
• povećanja korištenja zbirki
7
II. ODREĐENJE POJMOVA Pročišćavanje fonda –
izlučivanje knjižnične građe
d) što najčešće izlučujemo
•
•
•
•
•
•
nepotrebne duplikate (stari lektirni naslovi…)
nepotrebne darove
sadržajno zastarjelu i neaktualnu građu (loše
prevedena djela, djela koja nisu na hrv. jeziku…)
građu koja se uopće ne koristi (Metel-statistika)
prekinute nizove periodike ili referentne zbirke
uništenu i oštećenu građu – fizički kriterij
8
II. ODREĐENJE POJMOVA Pročišćavanje fonda –
izlučivanje knjižnične građe
e) mjerila za izlučivanje – otpis
•
2-3 % knjižne građe, odnosno do 20 %
za neknjižnu građu
•
izlučivanje je permanentna djelatnost
da bi zbirke bile neopterećene
zastarjelom i uništenom građom
9
II. ODREĐENJE POJMOVA -Inventura
a) kvantitativan pokazatelj na kraju
godine
b) financijsko zaključivanje godine
c)
pokazatelj brojčanog stanja zbirki
d) pokazatelj vrijednosti zbirki
e) pokazatelj nabave (uvećanja) zbirki za
tu godinu
f)
pokazatelj otpisa (umanjivanje zbirki)
10
II. ODREĐENJE POJMOVA - Otpis
•
•
•
završni čin revizije, odnosno izlučivanja
zapisnik o reviziji
zapisnik o otpisu kojemu su pridodane liste
knjiga za otpis:
I.
II.
III.
IV.
po
po
po
po
osnovi
osnovi
osnovi
osnovi
dotrajalosti građe (fizički kriterij)
zastarjelosti građe (sadržajni)
nestalosti
starih zaduženja (nevraćene)
- strah od otpisa – utjecaj uže i šire društvene
zajednice
U Metelu se liste definiraju na početku revizije kako za
knjige, tako i za multimedijalnu građu (Normativna
datoteka → vrste otpisa)
11
III. PROPISI I DOKUMENTI
ZAKONI
• Zakon o knjižnicama (NN 105/97; 5/98; 104/00):
članak 46.
• Zakon o izmjenama i dopunama Zakona o
knjižnicama (NN 69/09)
• Zakon o odgoju i obrazovanju u osnovnoj i srednjoj
školi (NN 87/08)
• Državni pedagoški standard osnovnoškolskog sustava
odgoja i obrazovanja (NN 63/08)
• Državni pedagoški standard srednjoškolskog sustava
odgoja i obrazovanja (NN63/08)
12
III. PROPISI I DOKUMENTI
PRAVILNICI
• Pravilnik o reviziji i otpisu knjižnične građe (NN
21/02)
• Pravilnik o zaštiti knjižnične građe (NN 52/05)
• Pravilnik o matičnoj djelatnosti knjižnica u RH (NN
43/01)
STANDARD
• Standardi za školske knjižnice (NN 34/00): članak
8.
• Standardi za narodne knjižnice u RH-a (58/99):
članak 30.
13
IV.
PRIPREME
• odluka o provođenju revizije (imenovanje
povjerenstva i određenje vremena revizije, odluku
donosi ravnatelj škole/ravnatelj knjižnice)
• detaljno razraditi plan revizije
• pismena obavijest korisnicima o reviziji
(vrijeme, vraćanje građe, opomene…)- knjižničar
• sređivanje fonda (zbirki) – slaganje knjiga i
ostale građe prema signaturama, brisanje polica…
• sređivanje dokumentacije (inventarnih knjiga,
kataloga, uloga mjesnog kataloga)
14
IV.
PRIPREME
• inventarna knjiga mora biti:
• usklađena s računovodstvom: Računovodstvo i
financije, Riznica 3(2009), str. 10-11.
• zaključena za svaku godinu
• svaka knjiga/jedinica građe mora imati cijenu
• imati srednju vrijednost do uvođenja kune 30. 5.
1994. za svaku jedinicu građe ako nije
provedena denominacija
• Metel /sadrži inv. knjige, kataloge, bazu članova,
podatke o posudbi, o korištenju građe…/
15
V. TIJEK REVIZIJE
• klasični – do početka informatizacije
• računalni – definiranje postavki lista za otpis prema
inventarnim knjigama:
Norm. datoteka → vrste otpisa (za knjige,
multimediju):
D – dotrajala građa-knjiga, CD, CD-ROM, DVD
(amortizirana)
Z – zastarjela građa-knjiga, CD, CD-ROM, DVD
N – nestala građa-knjiga, CD, CD-ROM, DVD
S - stara zaduženja (nevraćena knjiga), CD, CD-ROM,
DVD
16
V. TIJEK REVIZIJE
1. obuhvat revizije
/Knjiga→revizija→obuhvat/
•
•
•
donosimo knjige – bar-cod čitačem odčitavamo
knjige
poštujemo redoslijed složenih knjiga na policama
prema signaturi, dakle ne preskačemo skupine
izlučujemo knjige /odnosno drugu građu/ za
otpis nakon što smo ih odčitali prema predviđenim
listama (dotrajale, zastarjele, knjige za popravak,
potom knjige s pogrešnim inv. brojem, oštećenom
naljepnicom…)
17
V. TIJEK REVIZIJE
2. obrada revizije /Knjiga→revizija→obrada/
• nužni parametri – svi odjeli, datum (početak i završetak
revizije)
• obrada
• pregled /prema zadanim elementima: sve knjige, knjige koje
nedostaju, otpisane knjige, knjige u posudbi, knjige nikad ne
posuđivane…/
• knjige koje nedostaju: detaljno analizirati listu (preskočena
skupina, udžbenici, stvarno nestale knjige…)
• knjige u posudbi: posebna pozornost starim zaduženjima (dvije i
više godina)
● obuhvat knjiga koje su naknadno pronađene ili vraćene iz
posudbe…
• ispisi – prvo ćemo na ekranu pregledati popis prije ispisa
preko štampača:
• prema inv. broju
• UDK
• signaturi
18
V.
TIJEK REVIZIJE
3. otpis knjiga provodi se nakon odobrenja Šk.
odbora/ravnatelja škole/ravnatelja
knjižnice:
/Knjiga→evidentiranje→otpisi/
•
•
•
•
•
prvo ćemo definirati vrste otpisa u Normativnoj datoteci
unosimo inventarni broj
datum
razlog (D, Z, N, S za knjige, odnosno za multimediju….)
Iznos:
•
•
•
cijena se automatski upisuje ako smo svaku jedinicu dobro
inventarizirali
za starije knjige od 30.5.1994.g. unosimo srednju vrijednost
koju smo uskladili s računovodstvom
X (otpis), ali se krivo otpisana knjiga može ponovno vratiti
u fond (vidi strelicu)
19
V. TIJEK REVIZIJE
4.
●
pregled otpisanih knjiga
/Knjiga→otpisane knjige→ispisi/
odjel / svi odjeli
• vremensko razdoblje (početak i završetak revizije)
• kriterij (D, Z, N, S za knjige, odnosno za multimediju: CD…,
RD…, DD….)
• Ispis prema:
•
•
•
•
ABC autora (redalici)
UDK
Inventarnom broju
Datumu otpisa
AŽURIRANJE
• dolazi na kraju svih poslova oko revizije i otpisa!!!
20
VI.
POSLOVI POSLIJE REVIZIJE
• zapisnik o reviziji
• zapisnik o otpisu / prilažu mu se prijedlozi - popisi
otpisane građe po raznim osnovama: dotrajale,
zastarjele, nepronađene, stara zaduženja/
• prihvaćene, odobrene rezultate revizije, odnosno
otpisa provodimo kroz inventarnu knjigu i kataloge
/ako ih vodimo na papiru/
• otpisane knjige bilježe se u knjizi inventara u
“napomeni”:
• otpis br. ____/ godina
• crvenim flomasterom u inv. knjizi precrta se zapis
o otpisanoj jedinici građe
21
VI.
POSLOVI POSLIJE REVIZIJE
• Metel bilježi sam u bazi svaku knjigu koja je
otpisana
• dokumentacija o reviziji i otpisu dostavlja se NSK
i matičnoj knjižnici te se čuva u vlastitoj ustanovi
• nakon odluke Školskog odbora, odnosno
ravnatelja škole/odnosno ravnatelja knjižnice
otpisana građa se: poklanja ili zamjenjuje ili
prodaje, a potom preostala građa se šalje na
preradu u stari papir
• sva se dokumentacija o reviziji i otpisu čuva
22
ZAPISNIK O
REVIZIJI
23
ZAPISNIK O REVIZIJI
24
ZAPISNIK
O OTPISU
25
• ZAPISNIK O
OTPISU
26
ZAPISNIK O
REVIZIJI
27
ZAPISNIK
O OTPISU
28
POPISI
OTPISANE
GRAĐE
29
POPISI
OTPISANE
GRAĐE
30
POPISI OTPISANE
GRAĐE
31
POPISI OTPISANE
GRAĐE
32
POPISI OTPISANE
GRAĐE
33
POPISI OTPISANE
GRAĐE
34
VII. PRIMJERI DOBRE PRAKSE
U METELU
• Revizija i otpis prije reinventarizacije, odnosno
unosa građe u Metel /klasičan način:
Ekonomska i birotehnička škola Bjelovar, 2005., OŠ
“M. Lovrak” Veliki Grđevac, 2008., OŠ Nova Rača,
2009., II. OŠ Bjelovar, 2009., IV. OŠ Bjelovar, 2009.,
OŠ Berek, 2008…
• Revizije u Metelu: srednje škole: Tehnička škola
Bjelovar, 2008., Obrtnička škola Bjelovar, 2008.,
Gimnazija Bjelovar, 2008., Srednja škola A. Šenoe
Garešnica 2007./
• Isto su učinile mnoge škole /revizija i otpis na
klasičan način: potom je započeo unos građe u
Metelu/
35
VII. PRIMJERI DOBRE PRAKSE
U METELU
• Revizije u Metelu: osnovne škole: OŠ Rovišće
/revizija u Metelu 2004., I. OŠ Bjelovar, 2006., OŠ
Garešnica, 2009., OŠ Štefanje, 2009., OŠ Čazma
2009…/
• Revizija u Metelu: narodne knjižnice: Narodna
knjižnica «P. Preradović» Bjelovar, 2001., Gradska
knjižnica “M. Lovrak” Grubišno Polje, 2009., Pučka
knjižnica Daruvar, 2009., Gradska knjižnica
Čazma,2010… /
• Hrv. knjižnica Hercegovac /revizija u Metelu
2006., 2010./
• Redoviti godišnji otpis: Knjižnica i čitaonica Čazma
/provedeno u Metelu 2005., 2009./
36
VIII. PITANJA
37
IX.
LITERATURA
• Tatjana Blažeković, Branka Furlan. Knjižnica
osnovne škole. Ponovljeno i prerađeno izdanje.
Zagreb: NSK, 1993.
• Upute za poslovanje narodnih knjižnica. Uredila
Aleksandra Malnar. Zagreb: Knjižnice grada Zagreba,
1996.
• Veronika Čelić-Tica, Svjetlana Premilovac. Revizija i
otpis knjižničnog fonda u školskim knjižnicama.
Zagreb: NSK, 2003. /radni materijal/
• Metel Win: programski proizvod za
knjižničarstvo: upute za uporabu. 2. dio. Varaždin,
2004.
• Ilija Pejić. Revizija i otpis u Metelu. // Svezak 9,
9(2007), 56-57.
38