Transcript Manajemen Logistik & Farmasi Rumah Sakit Pertemuan 7

Oleh
IGK Wijasa,Drs.MARS
Mahasiswa mampu :
 Memahami tata cara penerimaan barang farmasi
 Mengetahui sistem penyimpanan barang farmasi
 Memahami peran dan fungsi gudang
Pengelolaan perbekalan farmasi (barang farmasi )
atau sistem manajemen perbekalan farmasi
merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari
perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait
antara satu dengan yang lain. Kegiatannya
mencakup perencanaan , pengadaan , penerimaan,
penyimpanan , pendistribusian , pengendalian,
pencatatan,
dan
pelaporan,
penghapusan,
monitoring dan evaluasi.
Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima barang farmasi
yang telah di adakan melalui pembelian langsung, tender,
konsinyasi atau sumbangan.
Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin barang farmasi
yang diterima sesuai perjanjian kontrak terutama dari
spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu kedatangan.
Barang farmasi yang diterima harus sesuai dengan
spesifikasi kontrak yang telah ditetapkan.
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam penerimaan:
 Harus mempunyai material safety data sheet (MSDS)
untuk bahan berbahaya.
 Khusus untuk alat kesehatan harus menpunyai
certificate of origin.
 Sertifikat analisa produk.
Penyimpanan merupakan aktivitas menyimpan dan
memelihara sedemikian rupa agar barang atau
persediaan farmasi yang diterima, ditempatkan
pada tempat yang aman, terhindar dari gangguan
fisik yang dapat merusak mutu obat. Pencuriaan
ataupun kebakaran
Tujuan penyimpanan adalah:




Memelihara mutu persediaan farmasi
Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung –jawab
Menjaga ketersediaan setiap diperlukan
Memudahkan pencarian dan pengawasan
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam
mengatur tata ruang penyimpanan
Kemudahan ruang gerak
Sirkulasi udara yang baik
Rak dan pallet
Kondisi penyimpanan barang farmasi tertentu atau
khusus
 Pencegahan kebakaran




1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Susun menurut jenis dan alfabetis
Gunakan prinsip FEFO dan FIFO
Susun perbekalan farmasi dalam kemasan besar di atas pallet secara rapi dan
teratur.
Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika.
Simpan perbekalan farmasi yang dapat dipengaruhi oleh temperature, udara,
cahaya
dan kontimasi bakteri pada tempat yang sesuai.
Simpan perbekalan farmasi dalam rak yang berikan kode , pisahkan perbekalan
farmasidalam dengan perbekalan farmasi untuk penggunaan dari luar.
Cantumkan nama masing-masing perbekalan farmasi pada rak dengan rapi.
Apabila persediaan farmasi cukup banyak, maka biarkan perbekalaan farmasi
tetap dalam box masing-masing.
Perbekalan farmasi yang mempunyai batas waktu penggunaan perlu dilakukan
rotasi stuk agar perbekalan farmasi tsb tidak selalu berada dibelakang sehingga
dapat dimanfaatkan sebelum masa kadaluarsanya habis.
Item perbekalan farmasi yang sama ditempatkan pada satu lokasi walaupun dari
sumber anggaran yang berbeda.




Fasilitas penyimpanan dan pengiriman merupakan salah satu
dari sistem supply barang
Gudang dalam hal ini berfungsi mendekatkan barang
kepada pemakai hingga dapat menjamin kelancaran
permintaan dan keamanan persediaan
Gudang farmasi sebagai fasilitas penyimpanan dan
pengiriman dapat dimanfaatkan untuk kegiatan lain seperti
seleksi obat, perencanaan biaya dan pengadaan
Institusi pelayanan seperti rumah sakit maupun Puskesmas
dalam kaitannya dengan fungsi gudang mengharapkan;
 Memperoleh obat secara kuantitatif maupun kualitatif
yang sesuai dengan permintaan
 Memperoleh pelayanan yang cepat



Organisasi gudang farmasi terdiri dari unsur pimpinan dan
unsur staf ( petugas pelaksana )
Unsur pimpinan terdiri Kepala Gudang, Kepala Urusan
Perencanaan, pengawasan & pengendalian, Kepala urusan
Tata Usaha, Kepala Sub Seksi Penerimanan & Penyimpanan,
Kepala Sub Seksi Distribusi
Unsur pelaksana terdiri dari petugas administrasi, petugas
gudang , petugas distribusi


Gudang farmasi mempunyai tugas melaksanakan
perencanaan , penerimaan, penyimpanan, dan
pendistribusian logistik farmasi serta pengawasan
dan pengendalian
Fungsi :
◦ Menerima , menyimpan memelihara dan mendistribusikan
obat , alat kesehatan dan perbekalan lainnya
◦ Menyiapkan rencana kebutuhan barang farmasi,
pencatatan dan pelaporan, persediaan dan
penggunaannya
◦ Mengawasi dan mengendalikan persediaan barang
farmasi
Terpeliharanya mutu barang farmasi
dalam rangka menunjang kelancaran
pelaksanaan upaya kesehatan yang
menyeluruh ,terarah dan terpadu
1.
Melaksanakan pembinaan pemeliharaan mutu barang
farmasi dengan jalan :
1.
2.
2.
3.
Mengumpulkan, mengolah dan mengevaluasi data kerusakan
barang farmasi khususnya obat , obat yang tidak memenuhi
syarat, dan efek samping obatncana kebutuhan dan distribusi
Melaporkan hasil evaluasi kerusakan obat dan alat yang tidak
memenuhi syarat serta efek samping obat kepada atasan
langsung , pemilik obat, dan Balai POM
Melakukan pengamatan mutu secara umum terhadap obat
dan alat kesehatan
Melaksanakan penyiapan dan penyusunan rencana
kebutuhan dan distribusi obat dengan jalan :
4.
Melaksanakan penyiapan dan penyusunan rencana kebutuhan dan
distribusi obat dengan jalan :
1)
Mengumpulkan ,mengolah dan mengevaluasi data tentang
penerimaan, pengeluaran,dan persediaan obat di seluruh unit
pelayanan kesehatan dan persediaan di gudang farmasi
2)
Mengumpulkan ,mengolah dan mengevaluasi data jumlah kunjungan
dan kasus penyakit dari seluruh unit pelayanan kesehatan
3)
Menghitung perkiraan kebutuhan obat seluruh unit
pelayanankesehatan dalam lingkup wilayah kerja gudang dengan
menggunakan metode konsumsi dan metode epidemiologi
4)
Memberikan informasi kepada seluruh unit pelayanan kesehatan
mengenai tata cara :

Penyusunan rencana kebutuhan

Penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang farmasi

Administrasi barang

Pemeliharaan mutu obat dan deteksi kerusakan
5.
6.
7.
8.
Melaksanakan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan
dan pendistribusian obat dan perbekalan farmasi lainnya
Melaksanakan pengendalian persediaan obat dan
perbekalan farmasi lainnya di seluruh unit pelayanan
kesehatan dan gudang farmasi
Melaksanakan pencatatan dan pelaporan atas penerimaan
dan pengeluaran obat serta perbekalan farmasi
Melaporkan hasil evaluasi penerimaan dan pengeluaran
obat pada atasan langsung dan pemilik obat serta kepada
instansi terkait
◦ Dalam rangka memperlancar distribusi obat dan
pelayanan maka diupayakan cara penyimpanan
yang efisien dan efektif
◦ Parameter dari cara penyimpanan yang efisien
dan efektif populer disebut dengan INDEKS
EFISIENSI GUDANG
◦ Parameter ini menggambarkan bagaimana sistem
pergudangan mampu mengoptimalkan
penyimpanan barang dan perputaran barang
menurut persyaratan yang ditentukan
Indeks Efisiensi dinyatakan sbb:
1.
Pemanfaatan area ruangan (dalam %)
Luas area yang ditempati barang
2.
Area gudang
Pemanfaatan volume ruangan (dalam %)
X 100%
Volume atau luas gudang yang ditempati barang ( m2)
3.
Total ruangan
m3)
Pemanfaatan ruang
(dalamgudang
m3/m( 2)
Jumlah volume ruangan yang ditempati barang
Luas area gudang
X 100
4. Waktu pengambilan barang tercepat (menit )

Rata_rata waktu tercepat untuk pengambilan barang yang
diinginkan dari gudang
5. Kemungkinan pengambilan barang dalam 1 jam

Banyaknya pengambilan barang dalam 1 jam
6. Biaya investasi untuk setiap penyimpanan

Perkiraan biaya investasi yang perlu disediakan untuk
setiap m3 barang yang disimpan

Peningkatan efisiensi gudang dapat dilakukan melalui :
1. Pengunaan area gudang yang tersedia secara maksimal
dan area lain seperti ruangan karyawan, ruangan
penerimaan barang, pengepakan, kantor gudang ,
gudang alat dan ruang bongkar muat
2. Memanfaatkan volume ruang yang ada secara
optimum
3. Pengaturan rak, valet serta jaraknya yang
memungkinkan kelancaran mutasi barang
4. Pengaturan kondisi kerja
5. Pembuatan pedoman kerja dan uraian tugas
6. Supervisi
7. Pelatihan

Desain gudang berhubungan dengan ;
◦ Kebebasan dan efisiensi gerakan
◦ Sistematika penyusunan barang dan ukuran ruang terutama dalam
kaitan dengan pengelompokkan berbagai jenis obat yang akan
disimpan
 Pengelompokkan obat dalam gudang yang baik umumnya dilakukan
menurut kelas terapi
◦ Kapasitas gudang terutama dalam kaitan dengan perlunya ruang
tambahan bagi jalan tangga,ruang cuci, toilet, ruang penerimaan
barang, pengepakan, kantor
◦ Kebutuhan luas dan volume ruangan
◦ Konsep FIFO dalam penerimaan dan pengeluaran barang
◦ Penyimpanan khusus
◦ Biaya investasi dan biaya operasional



Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang
bangunan gudang adalah sbb:
Kemudahan bergerak
Untuk kemudahan bergerak, gudang perlu ditata sebagai
berikut
1. Sirkulasi yang baik
2. Rak dan pallet
3. Kondisi penyimpanan khusus
4. Pencegahan kebakaran





Gudang dengan penataan model blok
Gudang dengan penataan model rak
Gudang dengan penataan model rak dorong
Gudang dengan penataan rak putar
Gudang rak transit