Transcript pengelolaan perbekalan farmasi

INSTALASI FARMASI
RSUD KOTA YOGYAKARTA
2010
DASAR HUKUM






UU. No. 23 , tentang KESEHATAN
UU. No. 5, tentang PSIKOTROTIKA
UU. No. 21, tentang NARKOTIKA
PP. No. 72 Tahun 1998, tentang PENGAMANAN SEDIAAN FARMASI
SK.MENKES. tentang KONAS
SK.MENKES. No. 1197 Tahun 2004 tentang STANDAR PELAYANAN
FARMASI DI RUMAH SAKIT
 SK.MENKES. Tentang PEDOMAN PELAKSANAAN JAMINAN
KESEHATAN BAGI MASYARAKAT MISKIN
 PERDA yang berkaitan dengan PENGELOLAAN BARANG NEGARA
 DIRJEN BINA FARMASI dan ALKES Dep.Kes RI Tahun 2008, tentang
PEDOMAN PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI DI RUMAH
SAKIT
PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI
 Adalah suatu siklus kegiatan yang saling terkait
dimulai dari perencanaan, pengadaan, penerimaan,
penyimpanan, pendistribusian, pengendalian,
pencatatan dan pelaporan, penghapusan, monitoring
dan evaluasi
PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI
PERENCANAAN
MONITORING & EVALUASI
PENCATATAN &
PELAPORAN
PENGHAPUSAN
PENGENDALIAN
PENGADAAN
PENERIMAAN
PENYIMPANAN
DISTRIBUSI
PERENCANAAN
 Menetapkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi yang
dibutuhkan untuk pelayanan pasien
 Disesuaikan dengan pola penyakit dan kebutuhan
pelayanan di RSUD Kota Yogyakarta
Tahapan perencanaan
Pemilihan jenis perbekalan farmasi
Perhitungan kebutuhan
Kombinasi metode konsumsi & epidemiologi
Evaluasi perencanaan
Kombinasi ABC & VEN
Metode Perencanaan
 Metode Konsumsi di kombinasi dengan metode
epidemiologi
 Disesuaikan dengan
a. Anggaran yang tersedia
b. Sisa persediaan yang ada
 Mengacu pada
a. DPHO Askes, Manlak Jamkesmas,
b. Standar terapi
c. Formularium RSUD Kota Yogyakarta
 Penetapan Prioritas (obat vital & life Saving)
PENGADAAN melalui PEMBELIAN
Tujuan : Mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga
layak dengan mutu yang baik, pengiriman
barang terjamin dan tepat waktu, proses
berjalan lancar dan tidak memerlukan tenaga
serta waktu berlebih
Pelaksana : Panitia Pengadaan ( SK. Direktur )
Metode Pengadaan
 Swakelola  penunjukan langsung ke banyak
rekanan, ( surat ijin dari Walikota ).
ALUR PENGADAAN SAMPAI KE IFRS : OBAT,ALKES, BHP MEDIS
PERENCANAAN
KEBUTUHAN
( IFRS )
PENYERAHAN
BARANG ke IFRS
PANITIA
PENGADAAN
PENYERAHAN
KE PETUGAS
PENYIMPAN
BARANG RS
PERMINTAAN
PENAWARAN
KE SUPLIER
PENERIMAAN
oleh TIM
PENERIMA
PENAWARAN
DARI SUPLIER,
NEGOSIASI
SP, SPMK,
PENGIRIMAN
BARANG
PENERIMAAN
 Menerima perbekalan farmasi yang telah di adakan sesuai
dengan aturan kefarmasian
 Diperiksa dan disesuaikan dengan spesifikasi pada order
 Hal lain yang perlu diperhatikan
1. Harus mempunyai MSDS/ Material Safety Data Sheet untuk
bahan berbahaya
( Contoh : formalin, soda lime)
2. Mempunyai certificate of origin untuk alkes
( Contoh :
)
3. Sertifikat analisa produk
( Contoh :
PENYIMPANAN

Tujuan
1. Memelihara mutu sediaan farmasi
2. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung
jawab
3. Menjaga ketersediaan
4. Memudahkan pencarian dan pengawasan
Pengaturan Penyimpanan
 Menurut bentuk sediaan dan Alfabetis
 Menerapkan sistem FIFO dan FEFO
 Menggunakan almari, rak dan pallet
 Menggunakan almari khusus untuk menyimpan
narkotika dan psikotropika
 Menggunakan almari khusus untuk perbekalan
farmasi yang memerlukan penyimpanan pada suhu
tertentu
 Dilengkapi kartu stock obat
DISTRIBUSI
 Unit- unit distribusi :
1.
2.
3.
4.
5.
Farmasi Pelayanan, kamar- operasi, IRD,
hemodialisa, ICU
Poliklinik
Bangsal
Instalasi lain di lingkungan RSUD, Fisioterapi
Unit lain yang membutuhkan
Distribusi perbekalan farmasi
Farmasi
pelayanan
Dll
bangsal
Gudang
Farmasi
Instalasi
lain
Poliklinik
Alur pelayanan permintaan
perbekalan farmasi
Permintaan dari unit
yang membutuhkan
(ada buku bon)
Petugas gudang
melayani sesuai
permintaan
entry data mutasi
pada komputer
Petugas menyalin
permintaan barang
pada buku mutasi
Menyerahkan
barang
(bukti tanda terima)
Memberikan
informasi tertulis
apabila ada yg tak
terlayani
PENGENDALIAN
 Tujuan: supaya tidak terjadi kelebihan dan
kekosongan perbekalan farmasi di unit unit pelayanan
 Kegiatan
1. Memperkirakan/menghitung pemakaian rata rata
periode tertentu
2. Menentukan stok pengaman di gudang
3. Menentukan waktu pemesanan sampai obat
diterima
PENGHAPUSAN
 Merupakan kegiatan penyelesaian terhadap
perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena
kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar
 Tujuan:
menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak
memenuhi syarat dikekola sesuai dengan standar yang
berlaku
 Penghapusan akan mengurangi beban penyimpanan
maupun mengurangi resiko terjadinya penggunaan
obat sub standar.
PENGHAPUSAN
 Penghapusan perbekalan farmasi yang tidak terpakai
di RSUD Kota dilaksanakan di Instalasi Sanitasi
dengan menggunakan alat insenerator limbah medis
sesuai prosedur yang berlaku
 Dimintakan ijin penghapusan ke Walikota
 Dikeluarkan Surat Keputusan Penghapusan dan Tim
Pelaksana Penghapusan dari Walikota
 Di buat berita acara penghapusan perbekalan farmasi.
PENCATATAN&PELAPORAN
Pencatatan
 Pencatatan bertujuan memonitor transaksi perbekalan
farmasi yang masuk dan keluar
 Pencatatan secara manual (buku & kartu Stok) dan
komputerisasi
Informasi yang diperoleh dari pencatatan
1. Jumlah perbekalan farmasi yang tersedia (sisa stok)
2. Jumlah perbekalan farmasi yang diterima
3. Jumlah perbekalan farmasi yang keluar
4. Jumlah perbekalan farmasi yang rusak/hilang/
kadaluarsa
5. Jangka waktu kekosongan perbekalan farmasi
Pelaporan
Kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi
perbekalan farmasi
Tujuan
 Tersedianya data yang akurat untuk bahan evaluasi
 Tersedianya informasi yang akurat
 Tersedianya data yang lengkap untuk membuat
perencanaan
Jenis laporan yang dibuat di gudang
perbekalan farmasi
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Laporan pembelian
Laporan mutasi
Laporan permintaan perbekalan farmasi tidak terlayani
Laporan perbekalan farmasi yang stagnan (jarang/tidak
di tulis dokter)
Laporan perbekalan farmasi yang hampir kadaluarsa(
maksimal 6 bulan sebelum kadaluarsa) untuk di
informasikan ke dokter penulis resep
Laporan perbekalan farmasi yang kadaluarsa
Laporan ketersediaan obat
Laporan stok opname
MONITORING & EVALUASI
 Merupakan salah satu upaya untuk terus
mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan
farmasi
 Sebagai masukan dalam penyusunan perencanaan dan
pengambilan keputusan
 Kolekting data untuk bahan evaluasi
TERIMA KASIH