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InLoox Produktpräsentation
Die Projektmanagement-Software, die mitten in Outlook arbeitet
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InLoox Produktpräsentation
Inhalt
Projektübersicht
Einbindung in Outlook, Dashboard, Projektlisten
Seite Betreuung
Basisdaten, Ansprechpartner, Notizen
Seite Mindmaps
Mindmaps, Knoten, Übertragen in Zeitplanung
Seite Planung
Vorgänge, Meilensteine, Ressourcen
Seite Zeiterfassung
Zeiteinträge, Buchungen, Kalendereinträge
Seite Dokumente
Ablage für Dateien und Outlook-Elemente
Seite Budgets
Projektausgaben und -einnahmen
Seite Budgetübersicht
Diagrammtypen
Schnellzugriffsbereiche
E-Mail, Termin/Aufgabe, Kontakt
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InLoox Produktpräsentation
Projektmanagement-Software für Outlook
InLoox ist die bewährte und flexible Lösung für professionelles
Projektmanagement – die Software ist direkt in Microsoft Outlook
integriert und erleichtert ein kombiniertes Management von
Projekten, Dokumenten, Ressourcen, Mind Maps und Budgets.
Projektplanung
Budgets
Zeiterfassung
einfach zu bedienen
+ tausendfach bewährt
= eine Lösung, die funktioniert
Dokumentenmanagement
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InLoox erweitert Microsoft Outlook
Kommunizieren, planen,
organisieren:
Outlook
Projekte verwalten in Outlook - mit
InLoox
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InLoox Produktpräsentation
Dashboard – wichtige Kennzahlen im Überblick
Alle relevanten projektbezogenen
Informationen für Analyse, Steuerung
und Vergleiche
„Neben wichtigen Kennzahlen
haben Sie alle Meilensteine stets
im Blick. Die Projektlandschaft
ist transparent und
beherrschbar “
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Leistungsfähige, personalisierte Ansichten
Stellen Sie ihr persönliches
Dashboard
aus verschiedenen Themenansichten
zusammen
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InLoox Toolbar
InLoox ist ständig erreichbar mit
einem Klick
Schnellzugriff auf die letzten
Projekte aus allen OutlookAnsichten heraus
Dokumente und Vorgänge
(Emails, Anhänge, Dateien etc.)
direkt aus Outlook-Aufgaben,
Kalender und Posteingang erfassen
Leistungsstarker Berichtsgenerator
Unterstützte Formate sind u.a.
Microsoft Word, Excel und PDF
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InLoox Ordner
Der InLoox Ordner enthält alle
laufenden Projekte in einer zentralen
Übersicht
„Vorteile: maximale Erreichbarkeit
und Verfügbarkeit für jeden
Mitarbeiter“
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Ein Klick – ein Blick
InLoox Felder zur Verwaltung von
Projekten
• Projektstatus, Budgetposten
• Firmen, Kunden, etc.
Vordefinierte Informationsregeln
• zeitkritisch = überfälliges Projekt
• grau = abgeschlossenes Projekt
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Strukturierte Projektinformation
Leistungsstarke und schnelle
Volltextsuche im Projektbestand
Gruppieren, filtern und sortieren in
der gewohnten Handhabung
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Globale Sichten und Workflows
Persönliche und öffentliche
Ansichten für Teams
Zusätzliche InLoox Felder zur
Verwaltung von Projekten
•
•
Projektleiter, Start, Ende
Dokumentenordner, Kunden, etc.
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Ein Projekt öffnen
In der Projektliste entspricht eine
Zeile einem Projekt
Ein Doppelklick öffnet das
entsprechende Projekt
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InLoox Produktpräsentation
Ein Projekt im Detail
Ein Karteireiter für jedes
Projektmodul:
•
•
•
•
•
•
•
Betreuung
Mindmaps
Planung
Zeiterfassung
Dokumente
Budgets
Budgetübersicht
InLoox stellt jedes Projekt in einer
einheitlichen Struktur dar. Projekte
stehen im Vordergrund - nicht
die Bedienung einer komplizierten
Anwendung
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Projektzuordnung und Identifikation
Projektname
Eindeutige Projektnummer
Format frei definierbar
Abteilung
Kunde bzw. Auftraggeber
Zentrale Kategorienliste zur
Strukturierung des Portfolios,
beispielsweise:
• Geschäftsfeld
• Kundengruppe
• Abteilung
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Klare Verantwortlichkeiten
Projektansprechpartner:
•
•
•
•
Projektleiter
Teammitglieder
Kunde(n)
Partner
Outlook-Adressbücher und
Exchange-Adresslisten (GAL)
werden direkt, d.h. ohne Dubletten
oder Synchronisation verwendet
Weitere Kontakte, z.B.
Projektbeteiligte oder
Verteilerlisten
→ Frei konfigurierbare Rollen
weisen Verantwortlichen Personen
Rechte im Projekt zu
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Status und zeitlicher Rahmen
Status
Zeitplan
• Start/Ende
• Priorität
Terminarbeit: „weiche“ oder
„harte“ Deadline
Projekt in Archiv verschieben
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Projektnotizen mit Änderungsinformationen
Automatische Autoren- und
Datums-Dokumentation
Umfangreiche Eintragungen
möglich
Festschreibung der Ziele und
Mission des Projektes sowie
interner / externer Vorgaben
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Erweiterung und Anpassbarkeit
Möglichkeit zum Hinzufügen neuer
angepasster Datenfelder (Freitext,
Zahlen, Listen, Ja/Nein-Felder) ohne
Programmierkenntnisse
Erweitern Sie das Datenmodell
von InLoox um eigene,
unternehmensspezifische Felder
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Ideen sammeln, strukturieren und
aufbereiten
Mindmaps
Sammeln und organisieren Sie Ideen
und Informationen zu Ihren Projekten
direkt in InLoox, um sie anschließend
ohne Umwege in die Zeitplanung zu
übernehmen
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Gedanken visuell strukturieren
Neue Mindmap erstellen
Neuen Knoten erstellen
Zuordnung von Unterknoten zu
übergeordneten Knoten
Hervorhebung der Knoten durch
Symbole, Farben oder Rahmen
Zusätzliche Informationen:
• Zugeordnete Ressourcen
• Dokumentenverknüpfung
• Fortschritt
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Knoten im Detail
Neuen Knoten anlegen
Mehrzeilige Beschreibung
Fortschritt des Knotens
Kennzeichnung des Knotens aus
Microsoft Outlook bekannt
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Knotendetails: Ressourcen hinzufügen
Zuordnung von Ressourcen erlaubt
erste Arbeitsverteilung im Projekt
Outlook-Kontakte und ExchangeAdressbücher werden unterstützt
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Unterstützung von Vorlagen
Mindmap-Vorlagen beschleunigen
den Brainstorming-Prozess in
wiederkehrenden bzw. ähnlichen
Projekten
Vorlagen sind frei definierbar, z.B.:
•
•
•
•
Mitarbeitereinführung
QS-Projekt
Strategieprojekt
IT-Planung
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Mind Maps drucken und exportieren
Ausdrucke, z.B. im A4- Bannerformat
verfügbar
Beliebige Drucker, z.B. Adobe PDFWriter
Mind Maps lassen sich als Bilder
exportieren und so in anderen
Applikationen verwenden
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Übergabe in die Zeitplanung
Mindmaps lassen sich komfortabel in
die Zeitplanung übernehmen
Das Ergebnis ist ein nahtloser
Planungsprozess vom Brainstorming
bis zur Umsetzung
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Vorgänge und Meilensteine stets im Blick
Projektzeitplanung
Meilensteine, Vorgänge und
beteiligte Ressourcen für ein Projekt
definieren
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Klassische Gantt-Darstellung
Neue Vorgänge, Arbeitspakete und
Meilensteine erstellen
Terminkritische Vorgänge,
Sammelvorgänge oder Meilensteine
werden rot markiert
Abhängigkeiten zwischen PlanungsElementen (Vorgänger/Nachfolger)
Erinnerungen und Status
Kennzeichnen Sie Elemente des
Projektplans, so wie Sie es von
Microsoft Outlook gewohnt sind
Zusätzliche Informationen:
• Zugeordnete Ressourcen
• Dokumentenverknüpfung
• Phase überfällig
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Vorgänge und Meilensteine erstellen
Neue Vorgänge und Meilensteine
erstellen
Name des Elements
Projekt-Strukturplan-Code
Beginn, Dauer bzw. Ende
Element-Fixierung
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Ressourcen hinzufügen
Outlook-Kontakte und ExchangeAdressbücher werden unterstützt
Automatische RessourcenBenachrichtigung
•
•
•
•
E-Mail
InLoox
Outlook-Besprechungsanfrage
Outlook-Aufgabenanfrage
Automatische Aufwandsschätzung
Daten und Anweisungen werden
anschließend zur Ressource
kommuniziert, falls eine
Benachrichtigung gewünscht ist
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InLoox informiert Ressourcen
Arbeitspakete sind ständig präsent
Offene Arbeitspakete werden direkt
aus dem Projektplan generiert und in
Microsoft Outlook angezeigt
Proaktive Kommunikation
InLoox informiert bzw. erinnert
Anwender über neue und
anstehende Arbeitspakete
Automatische Erinnerungsfunktion
Arbeitspakte lassen sich mit OutlookKalendern und Aufgabenordnern
synchronisieren
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Rückmeldungen zum Projekt-Fortschritt
Ein Klick zeigt Details eines
einzelnen Arbeitspaketes an
Der Fertigstellungsgrad des
Arbeitspakets wird automatisch in
den Projektplan kommuniziert
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Termine mit dem Projektplan synchronisieren
Wichtige Meilensteine zeigt InLoox
auf Wunsch im Kalender an. Damit
bleiben alle wichtigen Deadlines
stets im Blick und automatisch
aktuell, sobald der Projektplan
geändert wird
Termin- oder
Aufgabenveränderungen werden
automatisch synchronisiert
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Überblick zur Ressourcenauslastung
Mit einem Klick die Auslastung der
Ressourcen Vorgangs-, Projekt- oder
systemweit einsehen
Auslastung von Mitarbeitern und
Sachmitteln (Infrastruktur, Geräte)
InLoox meldet das Überbuchen von
Ressourcen, der Projektleiter
entscheidet bzw. korrigiert Engpässe
Integration in Microsoft Outlook
InLoox berücksichtigt Frei/GebuchtInformationen aus Exchange. Die
Auslastungsdarstellung beinhaltet
somit Besprechungen,
Abwesenheiten, Teilzeitregelungen,
etc. ohne Mehraufwand
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Auslastungsdiagramm
Auslastungsdiagramm der einzelnen
Ressourcen
Vorgangs, Projekt- oder systemweit
sind Durchschnittauslastungen und
Engpässe sofort erkennbar
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Projektplanung drucken
Ausdrucke, z.B. in A4- Bannerformat
verfügbar
Beliebige Drucker, z.B. Adobe PDFWriter
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Planungsvorlagen
Laden vorhandener Vorlagen aus
InLoox oder anderen Anwendungen
wie z.B. Microsoft Project, die nicht
installiert sein müssen
Auswahl einer Vorlage
Vorlagen sind frei definierbar, z.B.:
•
•
•
•
Mitarbeitereinführung
QS-Projekt
Strategieprojekt
IT-Planung
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Projektzeiterfassung
Arbeits- und Zeitdokumentation
Komfortable Leistungs- und
Tätigkeitserfassung aller
Projektschritte, z. B. direkt aus dem
Outlook-Kalender oder Posteingang
heraus
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Ein Zeiterfassungseintrag im Detail
Zeiterfassungseintrag anlegen
Buchung auf Leistungsgruppe
Alternativ: Bei Buchung auf einen
Vorgang lässt sich der Plan-IstAufwand ermitteln, d.h. die
Abweichung der tatsächlichen
Realisierungsdauer vom Projektplan
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Wiedervorlagen und
Erinnerungen
Erinnerungen
Die Erinnerungsfunktion erlaubt die
automatische Wiedervorlage bzw.
Nachverfolgung, z.B. bei Tätigkeiten,
die „Nachfassen“ erfordern
Outlook-Kalender
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Dokumente ablegen und ordnen
Dateiablage-Funktion
Dateien, Verknüpfungen und
Outlook-Elemente projektbezogen
ordnen und ablegen
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Projektordner
Dokumente zuordnen
Alle Dokumente, E-Mails Freigaben,
Protokolle, Berichte eines Projekts
werden zentral abgelegt
Dokumentenordneransicht mit
intelligenter 1-Klick-Filterung
Ordnung und Übersicht der
Dateien eines Projekts
InLoox unterstützt:
•
•
•
•
Lokale Laufwerke
Netzlaufwerke
Internet-Verknüpfungen
Microsoft SharePoint Sites
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Dokumente mit Metainformationen
Frei definierbarer Status
z.B. „Freigabe erforderlich“, „Neu“,
„30% fertiggestellt“, „Abgelehnt“, etc.
Mehrzeilige Kommentare und
Zusatzinformationen
Dokument können mit einer Tätigkeit
aus der Zeiterfassung verknüpft
werden
So lassen sich Dokumente
übersichtlich und schnell auch aus
der Projekthistorie heraus aufrufen
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Zuordnen von E-Mails mit einem Klick
E-Mails incl. Anhänge lassen sich
direkt einem Projekt zuordnen
InLoox bietet dafür eine eigene
Funktion – ständig aus jedem
Bereich von Outlook heraus
erreichbar
Buchung direkt in das
entsprechende Projekt
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Projekte auf einfache Weise budgetieren
Projektbudgets
Ausgaben und Einnahmen
kalkulieren, einplanen, freigeben und
abrechnen
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Budgets und Positionen
Projektetats sind in Budgets
organisiert. InLoox unterscheidet:
• Ausgaben (z.B. für Ressourcen,
Lieferanten)
• Einnahmen (z.B. durch Etats,
Abrechnung)
Jedes Budget enthält eine oder
mehrere Positionen
Jedes Budget und jede Position hat
eine eindeutige IdentifikationsNummer
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Ausgaben erfassen
Jeder Zeiterfassungseintrag wird
automatisch als Ausgabe erfasst
Interne Kostensätze errechnen
Beträge für Arbeiten am Projekt
Kostensätze und Kostenstellen sind
über die Optionen frei definierbar
InLoox erfasst, welche Kosten dem
Auftraggeber bereits in Rechnung
gestellt wurden
Versteckte Projektkosten gehen in
den Rohertrag mit ein
Der Projektleiter entscheidet über
eine optionale Weiterberechnung
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InLoox Produktpräsentation
Neues Budget erstellen
Typ des Budget-Dokuments
Eindeutige Zuordnung
Budgetdatum
Status (frei konfigurierbar)
Budgetname
Autorenkennung
Anwendername aus
Microsoft Exchange bzw. Outlook
Positionen aus bestehenden
Budgets übertragen:
• nicht abgerechnete
• alle
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Neue Budgetposition erstellen
Auswahl einer Positionsvorlage
InLoox lädt automatisch Preise,
Beschreibung, Anzahl und Einheiten
aus einem unternehmensweiten
Budget-Positionsverzeichnis
Gruppe der Position
Name
Mehrzeilige Beschreibung
Flexible Einheiten, z.B.:
• Minuten, Tage, Monate usw.
• Meter, Gebinde usw.
• Pauschal, nach Aufwand, frei
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Vorlage laden
Budgetvorlagen enthalten bereits
vordefinierte Positionen und
reduzieren so den Aufwand bei
wiederkehrenden / ähnlichen
Projekten.
Positionen der jeweiligen Vorlage
werden angezeigt
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Budgetübersicht
Geplante und tatsächliche Ausgaben
und Einnahmen visuell vergleichen
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Frühwarnsystem & Kostenkontrolle
Ist-Ausgaben
Ressourcen- und Zusatzkosten
Plan-Ausgaben Ressourcen- und
Zusatzkosten
Beliebige Währungen: EUR, $, CHF,
etc.
Vergleich zwischen Plan- und IstAusgaben
Budgetüberschreitungen werden rot
hervorgehoben
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Aufschlüsselung nach Kostenstellen
Ausgaben und Einnahmen werden je
nach Leistungsgruppe bzw.
Kostenstelle aufgeschlüsselt
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Kostenentwicklung
verfolgen
Zeitlicher Verlauf der Einnahmen und
Ausgaben
Ansichten nach Tagen, Monaten oder
Jahren
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Aussagekräftige Berichte erstellen
Datenübergabe und Auswertung in
verschiedenen Formate auf
Knopfdruck
Unterstütze Formate sind Microsoft
Word, Excel, RTF, PDF, HTML,
u.v.m.
Berichtsvorlagen vollständig mittels
InLoox Berichtsdesigner anpassbar
(gehört zum Standardlieferumfang)
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Projektmarketing mit E-Mail-Vorlagen
Vordefinierte Vorlagen verkürzen
das Verfassen von Mails, erlauben
schnelle Projektkommunikation
Zeiterfassungseinträge (Termine,
Zeitaufwendungen) und Dokumente
(wie E-Mails, Dateianhänge etc.)
können direkt für ein Projekt aus
dem Outlook erfasst werden
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InLoox Produktpräsentation
Verantwortlichkeiten schnell erkennen
InLoox verknüpft Outlook-Kontakte
automatisch mit dem jeweiligen
Projekt
So ist leicht erkennbar, welche Rolle
der Projektteilnehmer einnimmt, ohne
das Projekt aufrufen zu müssen
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Eckdaten und Referenzen
• Seit 2003 als Standardprodukt am Markt
• Weltweite Installationen: mehr 25.000 Anwender
• Oberfläche in sieben Sprachen
• Einige Unternehmen, die InLoox bereits einsetzen:
Weitere Referenzen und Fallstudien finden Sie unter folgendem
Link: http://www.inloox.de
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
InLoox ist eine Software der:
InLoox GmbH | Kantstraße 2 | D-80807 München
Telefon: +49 (0)89 358 99 88 - 0 | Fax: +49 (0)89 358 99 88 - 99
E-Mail: [email protected] | www.inloox.de
Alle in diesem Dokument genannten Produktnamen, Produktbezeichnungen und Logos
sind eingetragene Warenzeichen und Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber.
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