Transcript 文书档案管理 - 华侨大学档案馆

华侨大学兼职档案员培训
——文书档案管理
华侨大学兼职档案员培训
一．档案的定义
二．档案的作用
三．文书档案工作业务流程
四、文书档案的计算机管理
档案的定义
• 档案 是指过去和现在的国家机构、社会组织以
及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文
化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存
价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史
记录。——摘自《中华人民共和国档案法》
• 高等学校档案 是指高等学校从事招生、教学、
科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社
会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形
式、载体的历史记录。 ——摘自《中华人民共和
国教育部国家档案局令》（第27号）
档案的作用
• 查考作用
• 凭证作用
文书档案工作业务流程
档案收集与征集
↓
档案鉴定与分类
↓
档案整理与著录
↓
档案装订与移交
归档材料的收集
• 档案收集是指档案馆接收档案和其他有关
文献的活动
• 健全收发文制度
• 加强文件催收
• 年终归档,对照收发文记录,补缺补漏
文书档案归档范围
1 发文
10 人员职务任免、奖惩
2 规章制度、管理办法
11 岗位职责
3 会议纪录
12 工作刊物
4 会议材料
上级机关下达的，与本单位工作有直接
13 关系的，有参考价值的指令性、指导性
文件
5 合同、协议书
6 领导的讲话稿、发言稿
7
8
14 外单位寄到本单位的文件及本单位的业
务办件和上报材料
统计报表
工作计划、报告、总结
9 工作请示与批复
15 各学院需归档的材料
归档材料的鉴定和分类
• 档案鉴定是指判定档案价值的过程
• 文书档案按保管期限分为永久、30年、10
年三大类
• 保管期限是指对档案划定的存留年限。
文书档案整理规范
一．档案整理是指按照一定原则对档案实
体进行系统分类、基本编目、编号、著
录和装订，使之有序化的过程。
(一)分类编目（2012年文书档案已编目导入系
统）
(二)归档文件的打印
(三)归档文件的编号
(四)归档文件的著录
(五)归档文件的装订
(六)移交归档
归档文件的著录
文书档案整理注意事项
一．发文：由办理单位归档，联合
发文的，由主办单位归档
二、收文：由主要承办单位归档
三、归档材料注意事项
 正文与附件合为一件
 业务办件、上报材料、会议材料
要归档
 移交归档的发文必须加盖公章。
华侨大学档案管理系统应用
•
登录方式
http://da.hqu.edu.cn
用户
用户名：由部门全称的第一个
字母组成编号
初始密码：123
文书档案录入及编辑
• 进入南大之星档案管理系统编辑界面
– 点击档案管理→部门录入→点击单位名称→点击需编辑文件目录
即可进入该文件编辑界面。
• 添加目录
– 点击档案管理→部门录入→点击单位名称→点击添加目录即可进
入添加目录界面。（注意不是添加案卷）
• 查询目录
– 打开表内查询→输入检索条件即可查到需要的文件。
• 输入要求
– 正题名：要求录入要完整，包括文件所涉及的人名、组织机构等
。
– 编辑页数。（页数算法:有文字的都算一页，空白页不计页数）
系统应用界面
点此进入查询
点击添加
文件
点击开始
查询
输入查询
条件
点击编
数据
点击打印
目录
点击
全文库
点此进入部门
数据库
文书档案编辑界面
标题要体现文件涉及的
人名、组织机构等
输
入
页
数
输入、修改完毕后点
此保存！
点此进入全文库
全文库浏览
点此浏览意见
点此浏览全文
目录打印
• 全引目录打印
打开本单位目录表，点击打印当前，
弹出打印选择界面→在默认打印目
录栏，点击全引目录 →选择要打印
的案卷→点击打印预览，可预览打
印结果→点击菜单栏文件打印即可
打印目录
打印选择
点此进入打印当前
点此打印全引目录
选择案卷
点此进入打印预览
取消
打印结果一览点击菜单栏文件打印
查阅档案
• 点击综合查询栏目即可跳转查询界面
• 在输入框输入查询条件（若干条件用空格
分隔，原理跟百度相同）
• 选择所要查询的档案表（可多选和全选）
• 点击查询，即可查询档案，查询到多条记
录可输入页数查询数据。
点此进入查询
查阅档案
输入条件：概算 2011
输入条件
下拉选表
查阅档案
查阅档案其中有
符号的表示系统有电子全文。可点击浏览。
调阅全文
谢谢