Transcript Arbeidsbeskrivelse fra A til Å

Arbeidsbeskrivelse for ledere /veiledere
A til Å
Lean som arbeidsmetode
Gran kommune
Revidert aug 2013 leankaol
1
LEANPRINSIPPENE 1-6
1. Planlegg…
1.
Velg ut forbedringsområde/problemstilling
og prosjektgruppe. Sett mål. Legg plan for
gjennomføring
2.
Få fram detaljert nåsituasjon. Fokuser på
prosessen i egen enhet. Vurder behov for å
trekke inn representanter fra event. andre
berørte enhet(er)/fagområder allerede her
3.
Luk ut sløsing, få fram forbedringstiltak,
skap flyt i verdikjeden. Fokuser på
prosesser i egen enhet. Planlegg 5S tiltak
4.
Få på plass ny løsning; beslutt rutiner som
skaper standard for den ny arbeidsmetode.
Iverksett 5 S
5.
Vurder tjenestestandard
6.
Daglig drift. Følg opp planer. Velg ut nye
forbedringsområder på grunnlag av forslag
fra medarbeiderne. Tavlemøter.
2. Kartlegg….
3. Forbedre…
4. Implementere….
5. Styre- produksjonsstyring…
6. Kontinuerlig forbedring
2
 Prosjektgruppe (PG): Et utvalg ansatte, som
har god kjennskap til det forbedringsområdet.
Roller i innføringsprosjekt
 Leder/stedlig leder (L): Er prosjektleder og
holder prosjektet på skinnene organiserer
møterom, prosjektor og innkaller. Bør ha
personal- og /eller fagansvar.
Deltakelse i
innføringsprosjektene er
arbeidstid
 Alle: = alle på avdelingen som berøres. Deltar
på informasjonsmøte ved oppstart og får
informasjon underveis. Skal ha tilgang til
informasjon og status. Bidrar underveis på
kvalitetssikring og med forbedringsforslag.
 Tillitsvalgte (TV) har en rolle..
 Veileder: Holder prosjektet på skinner
3
Leanprinsipp 1
Planlegg og organiser
 Fastsett tidspunkt for gjennomføring (prosjektplanen)
 Avklar roller og ansvar. Prosjektplanen gir føringer. SL = prosjektleder
 Avtal med tillitsvalgtes (TV) deltakelse ivaretas av SL
 VE* = veileder skal delta
 TV* = bør delta. TV er velkommen til å droppe innom underveis utenom disse
punktene. TV skal ha informasjon når tidspunkt i prosjektperioden endres *
4
Hva er en prosess?
«En sum av aktiviteter som finner sted for å levere
en tjeneste/vare»
Enkelt:
Ta et bilde
Kjøp en radio
Bruk et bankkort
Omfattende:
Balansere et kommunebudsjett
Husbygging
Store prosesser må brytes ned i mindre prosesser
Noen eksempler:
•
Saksbehandling, alle aktiviteter fra søknad til
vedtak..
•
Et pasientforløp fra sykehus > vedtak i
tildelingsenheten > ny hjemmesituasjon…
•
Samhandling skole > barnehage > barnevern
•
Flere eksempler..? Garderobesituasjonen…
5
Leanprinsipp 2
KARTLEGG NÅSITUASJONEN
Deltakere: PL og PG (veileder)
Neste bilde viser eksempel på kartlegging av arbeidsprosess = verdistrømsanalyse
6
ARBEIDSPROSESSANALYSE
Analyser måten å legge opp arbeidsgangen på:  Finn og fjern tidstyvene
ARBEIDSPROSESSEN
KUNDEVERDI
Inn / journalføring
MÅL
Kontroll / fordeling
Saksbehandling
Ekspedering
Ajourhold av systemer
PROSESS
PROSESS
PROSESS
PROSESS
PROSESS
AKTIVITET 1
AKTIVITET 1
AKTIVITET 1
AKTIVITET 1
AKTIVITET 1
AKTIVITET 2
AKTIVITET 2
AKTIVITET 2
AKTIVITET 2
AKTIVITET 2
AVVIK 3
PROBLEM 3
AKTIVITET 3
AVVIK 4
AKTIVITET 4
PROBLEM 4
AKTIVITET 5
AVVIK 3
KOM RASKT I GANG MED KARTLEGGING Anbefaler denne metoden
A) Del ut blanke ark til alle deltakerne i prosjektgruppa
B) Individuell jobbing i 5-10 min: Alle skriver oppgaver/aktiviteter som hører til tema
C) Samkjøre til ei liste:
En deltaker får i oppgave å skrive. Runde rundt bordet. Den som skriver skal starte. Alle leser opp oppgaver som ikke
har vært nevnt før. Samordningspersonen tar utgangpunkt i egen liste og føyer til det som mangler. Alle følger med på
sine lister og stryker ord som kommer på felleslista. Det betyr at sistemann ut sannsynligvis har færre oppgaver å lese
opp en førstemann. Underveis på runden vil de nok komme på flere oppgaver.
Kartleggingsprosessen er nå i gang!
Gjenta fra A til C men nå med tema problemer/forstyrrelser.
Resultat: Ei liste med oppgaver og ei liste med problemer/forstyrrelser.
Del gruppa i to:
Den ene gruppa skriver oppgaver over på gule postit og den andre gruppa skriver problemer/forstyrrelser/aktiviteter på
post it med avvikende farge/alternativt på gule postit men merk da med stor P.
Festes på gråpapiret etter hvert som de er klare. Sorteres i riktig rekkefølge. Alle jobber sammen.
8
KARTLEGGING alternativ 2
Deltakere:
Stedlig leder/
prosjektleder
Prosjektgruppe
 Gjennomgå og besvar kartleggingsskjema
 Skriftlig eller mentalt? Det er opp til gruppa
 Dette er grunnlaget for kartlegging på gråpapir
med post it
9
KARTLEGG NÅSITUASJONEN
Visualisèr arbeidsflyt
Verktøy
o
o
Beskriv oppgaver
En gul lapp pr oppgave


Post it ulike farger
Fargekoder kartlegging forbedring bestem
fargekodene ut fra tilgengelige postit
o
Heng opp gråpapiret tilgjengelig for alle




Gråpapir
Saks
Tusjer
Tape
Forankring i enheten
PL orienterer underveis. Motiverer for at alle i
enheten som er berørt og som har kjennskap til
tema kan komme med innspill
Forbedringsforslag:
Egen plass utenfor nåkartet
Alle kan henge opp ideér
Alle forslag er lov *
10
*
11
12
KVALITETSSIKRE NÅSITUASJONEN
Deltakere: PL og PG (veileder)
 Let etter variasjonene
 Ventetid
o
Den reelle nåsituasjonen (ikke en

ønskesituasjon)
o
PL vurderer behov for egen økt til
kvalitetssikring

Køer
Møter
 Avbrudd / forstyrrelser
o
Ta med prosjektgruppa på råd

Rekkefølge
 Tidsestimat pr oppgave*
13
Leanprinsipp 3
LUK UT SLØSERIER
ARBEID INN FORBEDRINGENE
14
Denne rekkefølge
Formål:
Legge grunnlaget
for en ny og forbedret
prosess
o Introduksjon sløsing
o Intro problemløsningsmetodikk
o Arbeidsøkt forbedring*
15
Hvordan oppstår sløsing?
o Ingen tradisjon for synlig driftsledelse
o Manglende planlegging
o Manglende standarder
o Store restanser
o Store prosesser
o Uoversiktlig mellom prosesser
o Forstyrrelser / avbrytelser
o Feil fører til omarbeiding
o
Spesialisering
16
Ulike former for sløsing
17
Overproduksjonn
Uutnyttet
Kompetanse/ feil
eller uutnyttet
Bevegelse
Reparere feil
Transport/
Berøring
Venting
Overprosessering
18
19
Hvordan klarer vi å finne sløsingen…
o Still deg spørsmål hvorfor gjør vi det sånn…
o Søke og finn forbedringsområdene
o Ikke alle prosesser er ineffektive
o ….det er alltids rom for forbedring
o Ville brukeren vært til å betale for dette
o «Privatpraksis.. (jeg gjør det på denne måten jeg fordi…»)
o Hvordan bruker vi arbeidstida til fordel for bruker *
20
SLØSING
o Møtehyppighet
Eksempel:
forbedringsområde:
Gjennomføring av
kontormøte/fagmøter
o Møteledelse
o Agenda
o Deltakere; må alle delta hele tiden
o Vente på noen
Eksempel:
6 personer venter 15 minutter = 90 min
=1.5 time skjer hver uke i en mnd.
=ca 6,5 t/mnd
Problemløsning
Eksempel
Metode «5 hvorfor»
Problem: Vi har for dårlig møtedisiplin
o Formuler problemstillingen så presist
som mulig.
1. Hvorfor? Mange kommer for seint til møtet
Dette er symptomet men ikke svar på den
egentlige årsaken…?
o Spør hvorfor til vi finner kjerneårsaken til
problemet
2. Hvorfor? De vet ikke at møtet starter kl
0815
o 5 hvorfor er ikke noen absolutt grense
men holder normalt
3. Hvorfor? Nytt møtetidspunkt er ikke
kommunisert godt nok til alle
4. Hvorfor? Vi mangler rutiner på møtinnkalling
5. Hvorfor?...etc.
kjerneårsaken?*
22
-Luk ut «plunder og heft»
Start med gjennomgang av «nåkartet»
SKAP FLYT
23
FORBEDRINGSTILTAKENE
VEGEN VIDERE
24
TILTAKSPLAN
Verktøy:
Forbedringstiltakene inn i tiltaksplan
 Mal tiltaksplan
o Fokus på mål og gevinstrealisering
 Prosjektor, lerret / hvit vegg
o Kvalitetssikre
 Prioriteringsmatrise
o Ansvarsfest
o Tidfest
o Tidsestimat og målsetting*
25
PRIORITERINGSMATRISE FORBEDRINGSTILTAK
2
LITEN
EFFEKT
STOR
4
OVERORDNET
PLANLEGGING
JUVEL
3
1
LAVTHENGENDE
FRUKT
LITEN
INNSATS
IKKE PRIORITERT
STOR
26
VE tar kort briefing med SL
NESTE TRINN
27
Leanprinsipp 4
Implementere
Deltakere: PL og PG (veileder)
28
Implementering
Hvordan får vi på plass ny løsning:
5S gjennomføring
Nye rutiner / metoder som danner ny standard
*
29
LEANPRINSIPPENE 1-6
1. Planlegg…
1.
Velg ut forbedringsområde prosjektgruppe.
Sett mål. Legg plan for gjennomføring
2.
Få fram detaljert nåsituasjon
3.
Luk ut sløsing, få fram forbedringstiltak,
skap flyt i verdikjeden. Planlegg 5 S
4.
Få på plass ny løsning; beslutt rutiner som
skaper standard for den ny arbeidsmetode.
Iverksett 5 S
5.
Vurder tjenestestandard
6.
Daglig drift, følg opp planer. velg ut nye
forbedringsområder på grunnlag av forslag
fra medarbeiderne
2. Kartlegging….
3. Forbedre…
4. Implementere….
5. Styre- produksjonsstyring…
6. Kontinuerlig forbedring
30
Deløkt
5 S – et forbedringstiltak
5S
Introduksjon 5 S
-hvorfor
-hvilken nytte
31
5S
 Fellesareal (lager skap kjøkken
garderober…)
Sorter (tag som hjelpemiddel)



Ta vare på
Usikker
Kast
Systematiser
 Egne arbeidsplasser
 PC filstruktur bli enige



Alt du bruker daglig nær deg
Merk hyller permer dører, mapper kasser
Tegn gjerne opp rommet/lageret/hyllene
Skinne

Rengjør arbeidsplassen
Standardiser


Beslutt standard
Ta bilde av ny standard heng opp i rommet / ved
døra..
SIKRE standard (OBS ..vi faller lett tilbake til tidligere praksis)



Følg opp – faste revisjoner
Revisoroppdrag på rundgang
Tavlemøter (fast tema)
32
5S
 Legg en plan og beslutt tidspunkt for gjennomføring av 5 S
 Fastsett 5 S områder i avdelingen
 Beslutt standard
 Fordel oppgaver på team/enkeltpersoner
 Gjennomfør 5 S arbeidsøkter
 Sikre vedlikehold av standard
 Gjennomfør revisjon ukentlig / månedlig
 Synliggjør revisjonsresultat på tavle fast tema i tavlemøtene
33
5S Rød Tag
5S Rød Tag
Dette materiale skal tas bort fra avdeligen,
behov foreligger ikke
Dette materiale skal tas bort fra avdeligen,
behov foreligger ikke
Tag nr . . . . . . . . . .
Tag nr . . . . . . . . . .
Avdeling
kommentarer:
.............
Avdeling
.............
Dato. . . . . . . . . . .
Dato. . . . . . . . . . .
Ansvarlig. . . . . . . . . . . . . .
Ansvarlig. . . . . . . . . . . . . .
Tlf.nr . . . . . . . . . . . . . . .
Tlf.nr . . . . . . . . . . . . . . .
Skrotes
Skrotes
Selges
Selges
5S Rød Tag
kommentarer:
5S Rød Tag
Dette materiale skal tas bort fra avdeligen,
behov foreligger ikke
Dette materiale skal tas bort fra avdeligen,
behov foreligger ikke
Tag nr . . . . . . . . . .
Tag nr . . . . . . . . . .
Avdeling
.............
kommentarer:
Avdeling
.............
Dato. . . . . . . . . . .
Dato. . . . . . . . . . .
Ansvarlig. . . . . . . . . . . . . .
Ansvarlig. . . . . . . . . . . . . .
Tlf.nr . . . . . . . . . . . . . . .
Tlf.nr . . . . . . . . . . . . . . .
Skrotes
Skrotes
Selges
Selges
kommentarer:
5S Rød tag liste
Avdeling:
Tag nr. Beskrivelse
Gran kommune
Område:
Dato tagget Tagget av Hvorfor tagget? Tiltak
Ansvarlig Frist
ARBEIDSSTANDARDER
36
Hvordan får vi på plass ny løsning
Nye arbeidsstandarder/rutiner basert på framtidig arbeidsprosess……
o
Gjennomføring av vedtatte forbedringstiltak – noen forslag vil være aktuelle å
teste ut.. Andre tiltak kan iverksettes nå (lavthengende frukter)
o
Nye arbeidsstandarder -beskrivelse steg for steg…
o
Identifiser områder som trenger arbeidsstandarder og lag en plan for
ferdigstillelse
o
Maler på verktøykassa. Både framdriftsplan og handlingsplan opp på tavla *
37
Hvorfor skal vi ha standarder?
o Reduserer variasjoner i arbeidet
o Letter forbedringsarbeidet
o Oversiktlig arbeidsprosess
o Mindre sårbar organisasjon
o Letter overganger eksempel nyansettelser, vikarer
38
Level
Level
2 2
process:
process:
FS
FSAccount(s
Account(s
):
Manual process
Key control
Automated process
Link
General and administrative costs, accounts payable, accruals
Process
Process
owner
owner
Process Flow
Description
Process description
This process covers the activities connected with p
payables, from the need for goods or service arise
or service is paid for and booked.
Need for goods
and services
2.1 Contract and
supplier
management
2.2 Order goods
and services
2.3 Receive
goods and
services
2.1 Contract and supplier management
The company’s procurement policy regulates when
competitive bidding process should be undertaken;
existing contracts, framework agreements and tend
requirements. Supplier management involves supp
communications and maintenance of all standing s
purchasing system and the accounts payable ledge
2.2 Order goods and services
A requisition is created based on a need for goods
and approved by authorized person. The need for a
bidding process (2.2) is considered. This is regulate
company’s procurement policy. A purchase order is
the order is sent to the supplier. The order contains
such as items, price, reference number, contact pe
project code and VAT. Order confirmation is obtain
registered.
2.4 Handle
inventory
2.3 Receive goods and services
The goods and services are received and checked
quantity, quality and conformity with order. In case
discrepancies the supplier is contacted. Received g
services are registered in the purchasing system.
2.4 Handle inventory
If relevant for the company, received goods are ent
inventory and registered into the inventory system.
counted at regular intervals and any adjustments a
Received orders for delivery from inventory are reg
goods are picked, registered and delivered.
2.5 Process
invoice
2.5 Process Invoice
The invoice is received, registered, reviewed, attes
approved for payment by authorized person. In cas
discrepancies the supplier is contacted. The invoice
booked in the financial system. A review of open pu
are performed regularly.
2.6 Perform
payment
2.6 Perform payment
Payment list is created, reviewed and approved by
person before it is sent to the internet bank. The pa
executed by the bank and booked in the GL.
4. Financial
Close
Document ID:
Document date:
Version:
0.8
Prepared by:
Reviewed by:
Approved
Arbeidsøkt
uten veileder til stede
o Bli enige om standard (måten vi gjør det på) i avdelingen
o Etabler handlingsplan for ferdigstillelse
o Tidfest og ansvarsfest
o Handlingsplan opp på tavla
40
Leanprinsipp 5
TJENESTESTANDARD
Vurder om innføring av forbedringstiltakene berører
tjenestestandarden
41
Leanprinsipp 6
KONTINUERLIG FORBEDRING
TAVLEMØTER
42
LEANPRINSIPPENE 1-6
1. Planlegg…
1.
Velg ut forbedringsområde prosjektgruppe.
Sett mål. Legg plan for gjennomføring
2.
Få fram detaljert nåsituasjon
3.
Luk ut sløsing, få fram forbedringstiltak,
skap flyt i verdikjeden. Planlegg 5 S
4.
Få på plass ny løsning; beslutt rutiner som
skaper standard for den ny arbeidsmetode.
Iverksett 5 S.
5.
Vurder tjenestestandard
6.
Daglig drift, følg opp planer. velg ut nye
forbedringsområder på grunnlag av forslag
fra medarbeiderne
2. Kartlegging….
3. Forbedre…
4. Implementere….
5. Styre- produksjonsstyring…
6. Kontinuerlig forbedring
43
Kontinuerlig forbedring
Klare til å ta i bruk lean om arbeidsmetode …?*
44
Forbedringshjulet = leanmetoden
1. Planlegg
2. Kartlegg nåsituasjonen
Fra problem
til idè til…
3. Framtidig arbeidsprosess
4. Implementering
5. Produksjonsstyring
6. Kontinuerlig forbedring
45
PDCA
o Definer problemet
Planlegg
o Årsak- effektanalyse
o Samle fakta / Hvor er vi..
o Informer i tavlemøte
46
PDCA
Do
o Er tiltaket omfattende?
o Test innenfor et avgrenset område
o Informer i tavlemøte
47
PDCA
Check
o Analyser
o Har vi oppnådd ønsket resultat
o Hvis nei; korriger og test ut på nytt
o Hvis ja; iverksett
o Informer i tavlemøte
48
PDCA
o Nye arbeidsrutiner / standarder
Act
o Informer i tavlemøte
o Innfør i hele området
o Sikre at praksis følger ny standard
49
Hva er tavlemøter
o Synlig driftsledelse
o Sjekkpunkt.. går alt som det skal..
o se resultater opp mot måla
o Forbedringsforslag behandles der og da…*
50
Hvorfor tavlemøter
En av de 8 formene for sløsing handler om mangel på utnyttelse av kunnskap
•
Synliggjør forbedringsforslagene og utviklingsarbeidet
•
Sikrer framdrift i forbedringsarbeidet
•
Arena for å «fange opp» forslag og problemer
•
Gir økt medarbeidertilfredshet
•
Basen for forbedringsarbeidet
•
Tydeliggjør ansvar (hvem gjør hva når) *
51
Tavlemøter hvordan
o
Sett i gang med et oversiktlig antall forbedringstiltak.
o
P D C A viser status- hvor langt er vi kommet med tiltak 1 tiltak 2, 3, 4 ….osv
o
Når et tiltak er iverksatt ..
o
Analysèr hva står for tur ….
o
Løft inn neste tiltak i handlingsplanen*
52
Tavlemøter hvordan
o
Korte møter ca 5-10 minutter.. status..: hvor langt er vi kommet, hva står for
tur, hvordan ligger vi an ifht avdelingens målsettinger
o
Forbedringsforslag drøftes
o
Prioriteres etter innsats-og effektmatrisen
o
Fokuser positivt på innkomne forbedringsforslag
o
Forvent at forbedringsforslagene kommer opp på tavla
o
Opprett forbedringsteam skreddersydd til valgt forbedringsområde når det er
behov for det
o
Bruk problemløsningsmetodikk fem hvorfor for å finne fram til den egentlige
årsaken til problemet/symtomet
53
54
55
Komme i gang daglig drift..…
Stikkord tavleregler
Vegen
o
Alle forslag er lov ( både miljø- og produksjonstiltak)
o
Omvendt bevisbyrde. Den som har fremmet forslaget skal ikke forsvare...
o
Hva skal prege samhandlinga ref verdiene raus proff praktisk
Lederforankring tavlemøter
o
Framdriftsplan for tavlemøter
o
Lederne har et særlig ansvar for gjennomføring av tavlemøter.
•
56
Komme i gang daglig drift…
o Heng opp tavleregler
o Gjennomgå handlingsplanen med forbedringstiltak
o Er det kommet inn forbedringsforslag…?
o Har noen forbedringsforslag nå?
o Hvis ja- behandle forslaget der og da. Bruk effekt/innsatsmatrisen og
målspørsmålene underveis..*
57
Hjelpemiddel «alt i ett»
A3
58
A3
Nåsituasjon 1
Kartlegg dagens situasjon. Hvordan fungerer det? Tegn prosessen (gråpapir)
Hvor og når oppstår problemet? Hva er konsekvensen av problemet?
Ønsket situasjon 3
Beskriv hvordan prosessen skal fungere etter at rotårsaken er fjernet
Sett opp mål som skal følges opp for å se at rotårsaken til problemet er fjernet
Mål:
Målinger:
:
Rotårsaker 2
Gjennomfør rotanalysen.
HVORFOR..
HVORFOR ….
Tiltak- og oppfølgingsplan 4
Konkrete tiltak basert på ønsket situasjon og rotårsaker
Fordel ansvar og frist for tiltaket
Definer måltall (indikatorer) og frekvens (ukentlig /månedlig) for å se om tiltakene har fungert
TILTAK
Rotårsak
Tiltak
Forventet
Faktisk
Hvem
resultat
resultat
(ansvar)
Når
HVORFOR ……
HVORFOR ……..
HVORFOR ……….
Oppfølgingsplan
Indikator
Mål
Frekvens
Hvem
59
10 step for A 3
1. Hva er det virkelige problemet..
2. Hvem eier problemet..
3. Hva er rot-årsaken til problemet..
4. Hva er mulige mottiltak..
5. Hvordan vil du velge de mest hensiktsmessige mottiltak..
6. Hvordan vil du oppnå enighet med alle involverte..
7. Hva er gjennomføringsplanen..
8. Hvordan skal du måle om tiltakene er effektive..
9. Hvilke fallgruver kan oppstå under gjennomføringa..
10. Hvordan skal du følge opp og sørge for kontinuerlig forbedring..
60-- kilde NHO service
Evaluering: besvares siste dag i innføringsprosjektene
o
Kommenter gevinstene (estimerte innsparte timer, arbeidsmiljø,
brukerorientering)
o
Beskriv hvordan gevinstene realiseres i avdelingen ref målfokus ved
oppstart
o
Lean som arbeidsmetode i daglig drift
o
Hva tenker du/dere må til for å lykkes på daglig drift
Svarene skal sendes med
veileder siste dag
61
Gevinstrealisering
Rapport på effektmålet
½ år etter avsluttet innføringsprosjekt
62
LYKKE TIL!
63