Transcript OBJEKTIF KUALITI SPSK

TAKLIMAT SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI (SPSK)
TAHUN 2012
SMK KULAI BESAR, KULAIJAYA
SABTU, 24 MAC 2012
Disampaikan oleh;
AZMAN BIN SAFII,
Penolong Kanan (Pentadbiran)
1
ISO DI MALAYSIA
1. Surat Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam
(PKPA) Bil.2/1996 – makluman
2. Surat Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam
(PKPA) Bil.2/2002 – mewajibkan agensi kerajaan
melaksanakan MS ISO pada 2003
3. Tahun 2008 – Fungsi Sektor Jaminan Kualiti
( Unit Piawaian dan Dokumentasi )
- Melaksanakan sistem pengurusan kualiti
berdasarkan PKPA
2
Pendekatan ISO
1. Berdokumen dan Berprosedur
2. DO WHAT YOU SAY
( Buat apa yang dikata)
3. SAY WHAT YOU DO
( Cakap apa yang dibuat )
4. RECORD WHAT IS DONE
( Rekod apa yang telah dibuat)
5. Bukti ( selenggara rekod )
6. Improve base on results
( Penambahbaikan berdasarkan keputusan )
3
APA ITU SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI (SPSK) ?
1. SPSK :
-> Satu Sistem Pengurusan Kualiti yang
mengikut tatacara sistem pengurusan
kualiti MS ISO 9001:2008 yang komited
untuk meningkat dan memantapkan
PEMBELAJARAN dan PENGAJARAN
( P dan P ) yang berkualiti bagi
memenuhi keperluan pelanggan.
4
KEBAIKAN SPSK
1.Memudahkan urusan pentadbiran sekolah
( Mudah yang terbaik; bukan mudah yang kurang baik )
2.Memberikan kepuasan kepada pelanggan
( murid, ibu bapa dan masyarakat )
3.Tatacara pengurusan lebih kemas
( dokumen )
4 Tahap Pengurusan lebih cekap
5. Telus - kewangan
5
KEBAIKAN SPSK
6. Penambahbaikan - aduan /program
7. Teambuilding – kerja berpasukan
8. Ikut peraturan - selaras/seragam
9.Pengiktirafan ( Kualiti dijamin )
->
->
->
->
Menarik Pelanggan
Persaingan Yang Sihat
Imej Meningkat & Kualiti Meningkat
Risiko/ kesalahan dikurangkan
10. Visi dan Misi JPN & Hasrat Pengarah
-> Johor Top Five / Selangkah Di Hadapan / kurikulum meningkat
6
SKOP PELAKSANAAN SPSK
Skop Pelaksanaan SPSK meliputi
semua program dan aktiviti yang
berkaitan dengan
PEMBELAJARAN & PENGAJARAN
(P&P)
7
PELANGGAN SPSK
BIL
ORGANISASI
PELANGGAN
1
SEKOLAH
2
LUAR SEKOLAH
•SEMUA MURID SK & SM SPSK NEGERI
JOHOR
•IBU BAPA/PENJAGA MURID
•KOMUNITI / MASYARAKAT SETEMPAT
3
PEMEGANG TARUH •PEJABAT PELAJARAN DAERAH
(Stake Holder)
•JABATAN PELAJARAN JOHOR
•KPM
8
DASAR KUALITI
SMK KULAI BESAR komited untuk menyediakan dan
melaksanakan pembelajaran dan pengajaran yang
berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan.
Adalah menjadi komitmen pihak pengurusan dan
semua anggota untuk mematuhi keperluankeperluan SPSK dan meningkatkan keberkesanannya
secara berterusan.
OBJEKTIF KUALITI SPSK (1)
Melaksanakan 100% pembelajaran dan
pengajaran berdasarkan Rancangan
Pelajaran Tahunan kecuali berlaku perkaraparkara yang di luar kawalan SMK KULAI
BESAR
OBJEKTIF KUALITI SPSK (2)
Memastikan pencapaian murid setiap
sekolah menengah Negeri Johor mencapai
65% lulus keseluruhan atau peningkatan 3
% dari tahun sebelumnya dalam setiap
mata pelajaran bagi peperiksaan
Pertengahan Tahun, Akhir Tahun/
PMR/SPM.
OBJEKTIF KUALITI SPSK (3)
Memastikan 100 % murid sekolah
menengah negeri Johor mendapat
Perkhidmatan Bimbingan dalam Kemahiran
Belajar, Pembangunan Diri Murid, Motivasi
dan Kerjaya, melainkan berlaku perkaraperkara yang di luar kawalan sekolah.
OBJEKTIF KUALITI SPSK (4)
100 % aduan dan maklum balas pelanggan
akan dilayan sebagaimana yang dinyatakan
dalam Prosedur Kualiti Aduan dan Maklum
Balas Pelanggan.
OBJEKTIF KUALITI SPSK(5)
Melaksanakan Pengurusan Kewangan Tanpa
Teguran Audit.
KEPERLUAN DOKUMENTASI
SPSK
Pelaksanaan SPSK memerlukan 3 peringkat
dokumen :
1.Manual Kualiti ( MK )
2. Prosedur Kualiti ( PK )
3. Dokumen Sokongan & Rekod Kualiti / Borang
( kesemuanya bila dirangkum menjadi
DOKUMEN KUALITI )
15
HIRARKI DOKUMEN KUALITI
(Mengikut Sistem MS ISO )
MANUAL
KUALITI
PROSEDUR KUALITI
DOKUMEN SOKONGAN DAN REKOD KUALITI
16
HIERARKI DOKUMEN KUALITI
1. MANUAL KUALITI:
Menerangkan :
i. Dasar dan Objektif P & P
ii. Sistem Pengurusan Kualiti
mengikut Standard yang perlu
dipatuhi ( TERMASUK SEKSYEN )
17
HIERARKI DOKUMEN KUALITI
2. PROSEDUR KUALITI
Menerangkan:
i. Proses kerja bagi melaksanakan
segala aktiviti pengurusan &
operasi SPSK dalam Pembelajaran
dan Pengajaran di Sekolah
18
HIERARKI DOKUMEN KUALITI
3.DOKUMEN DAN REKOD KUALITI:
i. Dokumen Sokongan – Dokumen yang
menjadi rujukan dan panduan serta
perlu dipatuhi spt pekeliling, surat
siaran , garis panduan dsb
ii. Rekod Kualiti – Bukti kepatuhan
kepada sistem yang digunakan spt
borang-borang, rekod , fail dsb.
19
KAWALAN DOKUMEN KUALITI
DOKUMEN KUALITI ( MK + PK + DS/RK ):
i. Perlu diluluskan oleh Pengarah Pelajaran
Johor
ii. Dokumen Kualiti yang ingin di
perbanyakkan perlu di cap/cetak
“ SALINAN TERKAWAL” di muka depan
sahaja.
SM KUL 011 : PENGETUA
SK KUL 011/1 : PENOLONG KANAN
iii. Jika nak perbanyakkan PK sahaja
memadai cap/cetak “ SALINAN” : di muka
depan sahaja.
Cth : PK01 : Ketua Panitia
20
PROSEDUR KUALITI ( PK )
NO PK
TAJUK
PK01
PENGURUSAN PANITIA
PK02
PENGURUSAN JADUAL WAKTU
PK03
PENGURUSAN PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN
PK04
PENGURUSAN PENCERAPAN
PK05
PENGURUSAN PEPERIKSAAN
PK06
PENGURUSAN SEMAKAN HASIL KERJA MURID
PK07
PENGURUSAN MESYUARAT
PK08
PENGURUSAN ADUAN PELANGGAN
PK09
PENGURUSAN PUSAT SUMBER
21
PROSEDUR KUALITI ( PK )
NO PK
TAJUK
PK10
PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAF
PK11
PENGURUSAN PEROLEHAN/PEMBELIAN
PK12
PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN
PK13
PENGURUSAN BIMBINGAN
PK14
PENGURUSAN AUDIT DALAM
PK15
KAWALAN KETIDAK AKURAN
PK16
TINDAKAN PEMBETULAN, PENCEGAHAN & PENAMBAHBAIKAN
PK17
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
22
PK 01 : PENGURUSAN PANITIA
PENYELARAS PK01 – PN. NORHAZLINAH BINTI MD BASRI
•
•
•
•
Kandungan Fail Panitia
Status Pelaksanaan Program Panitia
Format Laporan Program Panitia
Rekod Pengesanan 100% Sukatan Pelajaran
Diajar
BIL
Nama fail
Kandungan Fail
Catatan
1
Fail Induk
Surat menyurat
a.Minit mesyuarat panitia
Fail rasmi di
pejabat
(putih)
2
Sukatan
Pelajaran
Sukatan Pelajaran
a.Huraian Sukatan Pelajaran
b.Rancangan Pelajaran Tahunan
c.Senarai buku rujukan guru/murid
d.Plan akademik Negeri Semasa
Fail Kulit
Keras
3
Program
Kecemerlangan
Perancangan program
a.Pelaksanaan dan Perancangan Program
Fail Kulit
Keras
4
Pentaksiran
dan Penilaian
Analisis keputusan peperiksaan awam dan peringkat
sekolah.
a.Analisis pencapaian mata pelajaran dalam
peperiksaan awam dan peringkat sekolah
b.Headcount
c.Postmortem / Audit Akademik
Fail Kulit
Keras
5
Penyeliaan
Jadual penyeliaan
a.Laporan penyeliaan P&P oleh pemerhati
b.Tindak ikut pencerapan
Fail Kulit
Keras
6
Pemeriksaan
Buku Rampaian
Jadual Pemeriksaan buku rampaian
a.Laporan pemeriksaan buku rampaian/buku
kerja/buku nota
Fail Kulit
Keras
7
Maklumat Guru
Mata Pelajaran
Maklumat peribadi guru
a.Jadual waktu mengajar guru
b.Carta organisasi panitia
Fail Kulit
Keras
FORMAT LAPORAN PROGRAM
(PK 01/3)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Nama Program
:
Tarikh
:
Hari / Masa
:
Tempat
:
Objektif
:
Sasaran
:
Butiran aktiviti
:
Penilaian Program
:
8.1 Kekuatan Program :
8.2 Kelemahan Program
:
8.3 Cadangan Penambahbaikan :
9. Dokumentasi Bergambar
:
PK 02 : PENGURUSAN JADUAL WAKTU
PENYELARAS PK02 – PN. NOR AZNAIN BINTI MAHYUDIN
• Jadual Guru Ganti
• Slip Guru Ganti
PK 03 : PENGURUSAN PEMBELAJARAN
DAN PENGAJARAN
PENYELARAS PK03 – PN. NORINTAN BINTI MUHAMAD
• Carta alir proses kerja
• Rekod Penghantaran Rekod Persediaan
Mengajar
• Rekod Pengambilan dan Pemulangan Alatan
• Rekod Penggunaan Bilik Khas
• Borang Kawalan Bilik Darjah
PK 4 : PENGURUSAN PENCERAPAN
PENYELARAS PK04 – PN. CHUA CHAI LIAN
•
•
•
•
Carta Aliran Pencerapan
Instrumen Pencerapan ( SKPM 2010 )
Analisis Instrumen Pencerapan Guru
Borang Maklum Balas Pencerapan
PK 05 : PENGURUSAN PEPERIKSAAN
PENYELARAS PK05 – PN. RUZAINI BINTI PARIMIN
•
•
•
•
Carta Alir Proses Kerja
Senarai Semak Kertas Soalan
Rekod Pengambilan Kertas Soalan
Rekod penyerahan Skrip / Kertas Jawapan
Murid
PK 06 : PENGURUSAN SEMAKAN HASIL
KERJA MURID
PENYELARAS PK06 – PN. JAEMAH BINTI ALI
• Carta Alir Proses Kerja
• Laporan Semakan Buku Latihan Murid
• Analisis Semakan Hasil Kerja Murid
PK 07 : PENGURUSAN MESYUARAT
PENYELARAS PK07 – PN. NOR AZAH BINTI ABDUL HAMID
•
•
•
•
•
•
Carta Alir Proses Kerja
Surat / Notis Mesyuarat
Senarai Kehadiran Mesyuarat
Format Minit Mesyuarat
Rekod Edaran
Borang Maklum Balas Mesyuarat
PK 08 : PENGURUSAN ADUAN
PELANGGAN
PENYELARAS PK08 – EN. MOHD FADZELI BIN TUMIRAN
•
•
•
•
•
•
•
•
Carta Alir Proses Kerja
Borang Aduan Pelanggan
Daftar Aduan Pelanggan / Laporan Pembetulan
Surat Maklum Balas Aduan pelanggan
Laporan Penyiasatan Aduan Pelanggan
Maklum Balas Tindakan Aduan Pelanggan
Instrumen Penilaian P&P Guru
Analisis Penilaian P&P Guru Oleh Murid
PK 09 : PENGURUSAN PUSAT SUMBER
SEKOLAH
PENYELARAS PK09 – PN. KOMALAH A/P NADARAJAN
•
•
•
•
Carta Alir Proses Kerja
Rekod Pinjaman Buku
Surat Peringatan Pemulangan Buku
Analisis Pinjaman Buku
PK 10 : PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAF
PENYELARAS PK10 – PN. NORHANIZA BINTI SAAD
• Carta Alir proses Kerja
• Insturmen Penilaian Kendiri / Matriks Kompetensi
Guru
• Analisis Keperluan Latihan
• Cadangan Latihan Perkembangan Staf
• Instrumen Penilaian Kursus / Latihan
• Pelaporan Kursus Dalam Perkhidmatan
• Instrumen Keberkesanan Program Yang Diikuti Oleh
Guru
• Rekod Pengesanan Dan Pembacaan Buku
• Borang Sinopsis Buku
PK 11 : PENGURUSAN PEROLEHAN /
PEMBELIAN
PENYELARAS PK11 – EN. SUBUH BIN HASSAN
•
•
•
•
•
•
Carta Alir Proses Kerja
Anggaran Belanja Mengurus (ABM)
Nota Minta
Borang Pendaftaran Pembekal / Syarikat
Penilaian Prestasi Pembekal
Analisis Penilaian Prestasi Pembekal
PK 12 : PENGURUSAN KAWALAN
DOKUMEN DAN REKOD KUALITI
PENYELARAS PK12 – PN. WAN NORLELA BINTI W. A. RAHMAN
•
•
•
•
•
•
•
Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti
Borang Cadangan Pindaan
Borang Rekod Pindaan
Senarai Induk Dokumen kualiti
Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti Individu
Senarai Induk Dokumen Kualiti
Senarai Pelupusan Rekod
PK 13 : PENGURUSAN BIMBINGAN DAN
KAUNSELING
PENYELARAS PK13 – TN. HJ. MISRAN BIN ALI
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Biodata Guru Bimbingan
Rekod Aktiviti Bimbingan
Instrumen Penilaian Perkhidmatan Guru Bimbangan
Borang Rujukan Khidmat Kaunseling
Mohon Kebenaran Berjumpa Murid
Pengesahan Sesi Kaunseling
Borang Rekod Kaunseling Individu
Borang Rekod Kaunseling Kelompok
Buku Daftar Perkhidmatan Kaunseling
Laporan Aktiviti / Program
Laporan Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling
PK 14 : PENGURUSAN AUDIT DALAM
PENYELARAS PK14 – PN. CHEAH GAIK CHOO
•
•
•
•
•
•
Jadual Pelaksanaan Audit Dalam
Catatan Audit
Laporan Kitidakakuran
Laporan Peluang Penambahbaikan
Laporan Keseluruhan
Senarai Semak Proses Audit Dalam
JAWATANKUASA SPSK SEKOLAH
SEKOLAH MENEGAH
PENGERUSI
PN. TAN MOI YAN
NAIB PENGERUSI
EN. AZMAN BIN SAFII
SETIAUSAHA
PN. HJH ZAINI BINTI HASSAN
PN. ROHA BINTI YATIN
AHLI J/KUASA
EN. MASAUD BIN BAHAROM
EN. MOHD TAHIR BIN HJ. ISMAIL
PN. NORAZZAH BINTI HJ MISBAN
PENYELARAS PK01 – PN. NORHAZLINAH BINTI MD BASRI
PENYELARAS PK02 – PN. NOR AZNAIN BINTI MAHYUDIN
PENYELARAS PK03 – PN. NORINTAN BINTI MUHAMAD
PENYELARAS PK04 – PN. CHUA CHAI LIAN
PENYELARAS PK05 – PN. RUZAINI BINTI PARIMIN
PENYELARAS PK06 – PN. JAEMAH BINTI ALI
PENYELARAS PK07 – PN. NOR AZAH BINTI ABDUL HAMID
PENYELARAS PK08 – EN. MOHD FADZELI BIN TUMIRAN
PENYELARAS PK09 – PN. KOMALAH A/P NADARAJAN
PENYELARAS PK10 – PN. NORHANIZA BINTI SAAD
PENYELARAS PK11 – EN. SUBUH BIN HASSAN
PK15, PK16 & PK17 : DIBAWAH JAGAAN SJQ, JPN JOHOR
39
JAWATANKUASA SPSK SEKOLAH
SEKOLAH MENEGAH
PENGERUSI
PN. TAN MOI YAN
NAIB PENGERUSI
EN. AZMAN BIN SAFII
SETIAUSAHA
PN. HJH ZAINI BINTI HASSAN
PN. WAN NORLELA BINTI WAN ABDUL RAHMAN
AHLI J/KUASA
PENYELARAS PK12 – PN. WAN NORLELA BINTI W. A. RAHMAN
PENYELARAS PK13 – TN. HJ. MISRAN BIN ALI
PENYELARAS PK14 – PN. CHEAH GAIK CHOO
PK15, PK16 & PK17 : DIBAWAH JAGAAN SJQ, JPN JOHOR
40