Transcript Kuidas profileerida vabatahtlikke, kaardistada kompetentsid ning

Vabatahtlike
värbamine ja valik
Häli Õigus
Nov. 2011
Eesmärk
Teeninduse tase
 Motiveeritus
 Töö kvaliteet
 Usaldusväärsus

Lahendus
Suhtumine vabatahtlikesse
 Õige vabatahtlik õigel positsioonil
 Tööülesannete, ameti “müük”
 Vabatahtlike valik
 Vabatahtlike koolitamine

PÖFF 2010
14 linna üle Eesti
 Kestus – 15 päeva
 230 vabatahtlikku Tallinnas, 38
Tartus, 75 teistes linnades
 Filme üle 500
 Väliskülalisi üle 200
 65 700 kinokülastust

Protsess
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Vajaduste kaardistamine
Ametite, ametiprofiilide loomine
Kuulutamine, kandidaatide otsimine
Kandidaatide eelvalik
Kandidaatide valik
Ametite määramine vabatahtlikele
Tagasiside
1. Vajaduste kaardistamine
Vestlused kolleegidega
 Tööülesannete optimeerimine
 Koormus

Tulemus: 12 Ametit







Kino: Piletikontroll (40), garderoobiabiline
(10), Infotöötaja (30), Piletimüüja (30)
Tehnika: tehnikaabilised (8)
Logistika: autojuhid (15), kullerid (15)
Kontor: kontoriabilised (8), programmi
assistent (2)
Turundus: küsitlejad (8), assistendid (2)
Külalised: külaliste saatjad (15),
infotöötajad (15)
Üritused: hostessid (8)
2. Ametiprofiili loomine
Milleks on abi vaja?
 Mis on tööülesanded?
 Mis oskusi töö eeldab?
 Millised isiksuseomadused on
vajalikud? (lähtuvalt org.väärtustest ja ametikohast)
 Mis on orienteeriv ajakulu?
 Mida saame pakkuda?

Näide – piletikontrolli
ülesanded
Klientide teenindamine, abistamine
 Piletite, kaelakaartide kontrollimine
 Festivali külastajatega suhtlemine
 Probleemide tuvastamine, lahenduse
leidmine
 Hea festivalimeeleolu loomine

Näide: piletikontroll –
oskused, isiksuseomadused
Keelteoskus
 Klienditeenindus – oskus, tahe
 Täpsus, korrektsus
 Julgus
 Hea suhtlemisoskus
 Sõbralikkus, abivalmidus
 Avatus, tolerants

Ülesanne grupis
Palun looge valitud organisatsiooni
näitel vabatahtlikule ametiprofiil:
 3-5 peamist tööülesannet
 1-3 vajalikku oskust
 3 vajalikku isiksuseomadust

3. Kandidaatide otsimine
Kuulutamine (kanalid!)
 Varasemate kandidaatide
taaskutsumine
 Sihtotsing

Tulemus:
400 kandidaati, kellest
 95 varasemat vabatahtlikku
 305 uut soovijat

4. Eelvalik
Varasemad vabatahtlikud otse edasi,
ametikohtadele määramine vastavalt
huvide kaardisutsele
Uute kandidaatide eelvalik:
 CV
 Motivatsioonikiri
 Ametieelistused

5. Kandidaatide valik
Valikumeetodid
CV põhjal
 Grupiülesanne
 Intervjuu
 Proovitöö
 Proovipäev
 Soovitajad

Grupitöö
Optimaalne 6-8 inimest grupis
 Ökonoomsus, ajasääst
 Võrdluspunkt
 Võimalus näha rohkemat, kui
intervjuul – meeskondlikkus, koostöö,
julgus

Grupitöö ülesehitus
1. tutvustusring
 2. koostööülesanne
(probleemsituatsioon, puzzle, lauamäng
jne.)
 Analüüs
 3. vabatahtlikutöö tutvustus meie poolt
 Edasine protsess, kokkulepped

Intervjuu põhiteemad







Võimekus, senised teadmised ja
kogemused
Isiksus ja kompetentsid
Motivatsioon ja perspektiiv
Hoiakud ja väärtushinnangud
Lisaks:
Info andmine organisatsiooni, ametikoha ja
ülesannete kohta
Kandidaadi küsimused
Intervjuu - haridus
Sissejuhatus
 Hariduskäik
Mida õppis?
Miks seda eriala?
Kas jäi valikuga rahule?
Mis tuli lihtsalt, mis oli keeruline?
Kas soovib edasi õppida midagi?

Intervjuu – töökogemus
(sh.vabatahtlik töö)
Ettevõte, amet, staaz
 Peamised tööülesanded
 Mis ülesanded enim motiveerisid?
 Mida ei meeldinud teha?
 Suurimad saavutused
 Ebaõnnestumised
 Kiitus?

Intervjuu isiksuseomadused







Kuidas tänane meeskond/koolikaaslased
Sind iseloomustaksid?
Mis omadusi hindad oma kolleegides?
Mis roll on Sul meeskonnas töötades?
Kuidas oma tööd planeerid-organiseerid?
Stressirohked olukorrad
Keerulised situatsioonid tööl – kuidas
käitus, mida tundis, kuidas toime tuli?
Tugevused, arenguvajadused?
Intervjuu – motivatsioon ja
ootused
Miks soovid meile appi tulla?
 Miks just meie organisatsioon?
 Miks tegutsed vabatahtlikuna?
 Mis sind tegutsema motiveerib?
 Mida näed end tegemas lähiaastatel?
 Kuidas see amet aitab sellele kaasa?

Intervjuu - lisaküsimused
Hobid, sõbrad, pere?
 Kui palju oled valmis panustama?
 Mis on Sinu ootused meile?
 Mis ülesandeid sa meelsamini
tahaksid täita?
 Millal saad alustada?

Intervjuu lõpetamine
Org. Tutvustus
 Tööülesannete tutvustus
 Töö kirjeldus
 Ootused
 Kandidaadi küsimused
 Kokkulepped edaspidiseks

Meelespea
Loo avatud ja meeldiv õhkkond
 Lase kandidaadil vastata ja mõelda
 Ole ettevalmistunud!
 Selgita kohtumise eesmärki ja ajakulu
 Eelista avatud küsimusi, ära suuna
 Anna positiivset tagasisidet
 Tee amet atraktiivseks, kuid anna
sellest adekvaatne pilt

Ülesanne
Palun jaotage rollid - kandidaat ja
intervjueerija, 5 min ettevalmistust
 Vastavalt varem koostatud profiilile
selgitage välja, kas see inimene sobib
antud tööd tegema.
 Teised grupiliikmed aitavad hinnata
kandidaadi sobivust, aitavad
küsimuste esitamisel kaasa.

Ülesanne
Hariduskäik
 Töökogemus
 Kogemus vabatahtlikuna
 Isikuomadused
 Motivatsioon
 Lisaküsimused

5. Ametite määramine
Vabatahtlike eelistused
 Grupitöölt/intervjuult kogutud info
 Motivatsioon
 Kokkulepe-koostöö kandidaadiga talle
sobivaima rolli leidmisel
 Ameti + kino määramine vastavalt
tüübile

Tagasiside





Kõiki kandideerijaid tänada
Kõik peaksid saama vastuse – kas
positiivse või eitava vastuse
Mõtle valikud läbi ja anna vajadusel ausat
tagasisidet
Ütle EI nii, et kandidaadil ei kaoks isu
edaspidi vabatahtlikuks tulla.
Tagasiside - Kiitus ja arenguvajadused juba
olemasolevatele vabatahtlikele.
Aitäh!