Transcript Utvärdering i poäng

Affärer med offentlig sektor
Några exempel på hur LOU tillämpas i Sverige
© 2009 Tieto Corporation
Torneå 22 februari 2011
Nils Knutsson
Nils Knutsson
Marknadsdirektör
© 2009 Tieto Corporation
[email protected]
Direct +46 10 48 116 12
Mobile +46 70 835 44 76
2
Tieto Sweden AB
Fjärde Bassängvägen 15
115 83 Stockholm
Innehåll
•
•
Utvecklingstendenser 1999-2010
•
Upphandlingsformer
•
Prisets betydelse
•
Utvärderingskriterier
•
Skall-krav
•
Utvärderingsmetodik
•
Avtalstider
Några trender
•
Antalet upphandlingar av IT-system minskar
•
Hur lång tid tar en upphandling
•
Leverantörens upphandlingskostnader
3
© 2009 Tieto Corporation
© 2009 Tieto Corporation
Inledning
En huvudfråga: Upphandla eller sälja?
•
•
•
5
Upphandling
•
LOU gäller
•
Leverantören får betalt för att överta
Försäljning
•
LOU inte tillämplig
•
Leverantören får betala
Exempel på försäljning
•
Stockholms stad – SSDS
•
Stockholms läns landsting – L-Data
•
Malmö stad – ADB Malmö
•
Falu kommun – sprack!
•
Västra Götalandsregionen – ProRegio – sprack!
© 2009 Tieto Corporation
© 2009 Tieto Corporation
Analys av IT-upphandlingar
1999-2010
Upphandlingsformer
•
Direktupphandling fr o m 15 juli 2010 max 287 000 kr
•
Upphandling under tröskelvärdena - förenklad upphandling
•
7
•
< kommuner och landsting 1,9 miljoner kr
•
< stat 1,2 miljoner kr
Upphandling över tröskelvärdena
•
Öppen
•
Selektiv
•
Förhandlad med annonsering
•
Förhandlad utan annonsering
© 2009 Tieto Corporation
Upphandlingsformer
Hela IT-området
50%
45%
44%
40%
38%
33%
Andel
30%
20%
28%
29%
24%
22%
20%
19%
14%
15%
1999-2000
2001-2002
31%
30%
25%
31%
Förhandlad
Selektiv
Förenklad
14%
14%
2003-2004
2005-2006
10%
12%
0%
Period
8
© 2009 Tieto Corporation
Öppen
2007-2008
Upphandlingsformer
Enbart outsourcing
100%
89%
80%
72%
Öppen
60%
Andel
Selektiv
39%
40%
37%
27%
Förenklad
21%
20%
22%
17%
22%
14%
0%
1999-2000
2001-2002
2003-2004
Period
© 2009 Tieto Corporation
20%
11%
17%
7%
9
Förhandlad
55%
7%
1%
2005-2006
0%
2007-2008
© 2009 Tieto Corporation
Förkvalificering
Anbudsansökan 1999-2000
EGT-annons
Förfrågningsunderlags
11
© 2009 Tieto Corporation
Formalia
Anbudsansökan 2001-2008
2001-2002
2003-2004
2005-2008
Förfrågningsunderlags
12
© 2009 Tieto Corporation
Underlag för
anbudsansökan
Formalia
• Erfarenheter
• Referenser
• Ekonomisk
stabilitet
• osv
© 2009 Tieto Corporation
Utvärderingsarbetet
Hantering av utvärderingskriterier
120%
93%
96%
1%
0%
6%
4%
2005-2006
2007-2008
100%
81%
Andel
80%
60%
54%
40%
29%
60%
21%
20%
9%
17%
17%
10%
0%
-20%
1999-2000
2001-2002
2003-2004
Period
Viktning, poängsättning
14
© 2009 Tieto Corporation
Rangordning
Ej rangordning
Synpunkter på skall-krav
•
Normalt ”inflation” i skall-krav
•
•
•
15
Kostnadsdrivande
Ett undantag – Apoteket
•
Endast ett skall-krav
•
Anbudet skall inlämnas senast den 23 januari
Skall-krav som utestänger leverantörer
•
Leverantören skall ha en omsättning på minst 800 milj kr inom området
•
Leverantören skall ha minst 3 referenser på systemet i Sverige
•
Leverantören skall ha en soliditet på minst 60 %
© 2009 Tieto Corporation
Utvärdering av skall-krav
•
Uppställda skall-krav utvärderas ej
• Skall-kraven uppfylls - ok
• Skall-kraven uppfylls ej - anbudet utvärderas inte
•
Uppställda skall-krav utvärderas
• Vissa skall-krav poängsätts och viktas
• Bör-krav och andra kriterier poängsätts och viktas
• Prisutvärdering
• Slutlig sammanräkning av poäng
16
© 2009 Tieto Corporation
Några urvärderingsmetoder
Resonerande utvärdering
Lägsta pris
Ekonomiskt mest fördelaktiga
• Högsta kvalitet till ett fastställt pris
•
•
Priset poängsätts – bäst pris ger högst poäng
•
•
•
•
Endast kvaliteten poängsätts
Övriga erhåller poäng i proportion
Övriga erhåller poäng i logaritmisk skala
Prisintervall poängsätts i förväg
Kvaliteten prissätts
•
•
Prisavdrag för god kvalitet
Pristillägg för bristfällig kvalitet
© 2009 Tieto Corporation
© 2009 Tieto Corporation
Några exempel inom IT-området
Utvärderingsmetodik inom IT
•
Resonerande utvärdering
• Ingen ”matematik”
• Apoteket år 2006
•
Rangordning av anbuden för respektive kriterium
• Ingen ”matematik”
• Stockholms stad år 2000 och 2005
•
Avancerade ”matematiska” modeller
• Bedömningspoäng
• Viktning
• Absoluta jämförelsetal
• Kvotberäkning
19
© 2009 Tieto Corporation
Resonerande utvärdering
”Vi satte kvalitet som främsta krav i upphandlingen. Tieto
vann genom att erbjuda bästa kvalitet. Det intressanta var
att de också, genom att visa ett effektivt sätt att arbeta
hade samma prisnivå som sina konkurrenter”
Apoteket AB
• Inga poäng
• Ingen viktning
© 2009 Tieto Corporation
Det ekonomiskt mest fördelaktiga
anbudet - IT-området
120%
100%
100%
100%
100%
100%
80%
60%
40%
20%
0%
2001-2002
21
© 2009 Tieto Corporation
2003-2004
2005-2006
2007-2008
Det ekonomiskt mest fördelaktiga
anbudet
•
Anbud med uppfyllda villkor och lägsta pris vinner
•
”Lägsta pris med hänsyn till föreslagen lösning”
•
25 av 28 outsourcingaffärer har valts med lägsta pris
En vändning är på gång!
Kvalitet och relationer…
Apoteket: ”Marriage Counselling”
22
© 2009 Tieto Corporation
Prisets betydelse – viktning i procent
70
60
60
50
42,5
40
30
35
35
29,9
20
21
10
0
År 2001
År 2009
Högst
23
© 2009 Tieto Corporation
Genomsnitt
Lägst
Prisets betydelse – några exempel
•
Almi
21 %
•
Vägverket
21 %
•
SVT
30 %
24
© 2009 Tieto Corporation
Poängsättning av priset
Vanligaste metoden
•
Bästa pris erhållet högst poäng
•
Övriga anbud erhåller poäng i proportion till bästa pris
Förutbestämda prispoäng
Anbudspris
Anbudspris
6-8 milj kr
25
Poäng
3 poäng
8-10 milj kr
4-6 milj kr
2 poäng
10-11 milj kr
2-4 milj kr
1 poäng
>11 milj kr
<2 milj kr
0 poäng
© 2009 Tieto Corporation
Matematisk modell 1
•
Utvärderingskriterium 1
• Poäng x vikt
•
Utvärderingskriterium 2
• Poäng x vikt
•
26
z poäng
Prisutvärdering
• Här finns ett stort antal
metoder och tekniker
•
y poäng
Utvärderingskriterium 3
• Poäng x vikt
•
x poäng
Summa poäng
© 2009 Tieto Corporation
w poäng
q poäng
Exempel på poängmodellen
Utvärdering i poäng – högst poäng vinner
Anbudspris
Poäng
Summa utvärdering
1. Fujitsu
34
1. Tieto
29 + 33
62
2. Logica
33
2. QBranch
32 + 28
60
3. QBranch
32
3. Logica
33 + 23
56
4. Tieto
29
4. Fujitsu
34 + 22
56
5. CSC
23
5. CSC
23 + 33
56
Funktioner och kvalitet
Poäng
1. Tieto
33
Slutsats:
2. CSC
33
3. QBranch
28
det kan vara framgångsrikt att satsa på ett
bra anbud även om priset inte är bäst
4. Logica
23
5. Fujitsu
22
27
© 2009 Tieto Corporation
Poäng
Matematisk modell 2
Formel för beräkning av grundpris med justering för index
28
© 2009 Tieto Corporation
Matematisk modell 4
Funktionalitet prissätts
Steg 1
Uppfyllda Bör-krav 1
Poäng för
x 50 % +
S:a Bör-krav 1
x 40 %
Uppfyllda Bör-krav 2
+
införande
Steg 2
1 +
1 -
X
= K
100
Steg 3
Offererat pris x K = Utvärderingsvärde
29
© 2009 Tieto Corporation
x 10 %
S:a Bör-krav 2
= X
Matematisk modell 5(1)
Exponentialfunktion med logaritmtänkande
KK:s algoritm
© 2009 Tieto Corporation
Matematisk modell 6(2)
Upphandling av e-tjänster - Exponentialkurva
31
© 2009 Tieto Corporation
Professorsmodellen
Kvalitet prissätts
•
Justerade jämförelsetal
•
Priset poängsätts inte
•
Kvalitetskriterier prissätts
•
Poängsättning 0-3
•
Till offererat pris läggs ”straffkronor” då 3 poäng inte erhålles i utvärderingen.
T ex 13 000 kr – 7,5 miljoner kr
Offererat
pris
32
© 2009 Tieto Corporation
Fråga 1
straffkronor
Fråga 2
straffkronor
Fråga n
straffkronor
Justerat
jämförelsetal
© 2009 Tieto Corporation
Avtalsarbetet
Fördelning av avtalsmodeller - procent
2
4
12
18
64
Komplett avtal
Standardavtal med +/- tillägg
Avtalstext saknas, kommer senare
34
© 2009 Tieto Corporation
Villkoren i punktform
Komplett standardavtal
Avtalstider inkl optioner om förlängning
9
7,7
8
7,8
7,9
8,2
7
5,9
7
Antal år
6
5,9
5
6,2
6,2
System
Outsourcing
5,1
4
Ramavtal
3
2,8
2
1
3,1
2,9
3
2003-2004
2005-2006
2007-2008
1,9
0
1999-2000
2001-2002
Period
35
© 2009 Tieto Corporation
Några exempel i närtid
•
Stockholms stad
Outsourcing 2006
4+2+2 = 8 år
•
Stockholms stad
Outsourcing 2008
5,75 + 2+2 = 9,75
•
Skatteverket
Outsourcing
5+2+2 = 9 år
•
Göteborg
Lönesystem
4+2+2 = 8 år
•
Upplands-Bro
Outsourcing
3+2+2 = 7 år
•
Sundsvall
Datordrift sociala system
6+2+2 = 10 år
36
© 2009 Tieto Corporation
© 2009 Tieto Corporation
Några trender
Förberedande marknadsanalyser
•
•
38
Studiebesök hos ett antal lämpliga leverantörer
•
Analys av marknadens produkt- och tjänsteutbud
•
Tips och idéer
•
Fallgropar
Anlita speciella ”koppleri-företag”
•
T ex Business Connection
•
Kopplar samman ett antal lämpliga företag
•
Arrangerar möten och frågebatterier till företagen
© 2009 Tieto Corporation
Ökat utrymme för kreativitet 1(2)
•
•
Ej fullständiga kravspecifikationer och tjänstebeskrivningar
•
Endast utkast
•
Leverantören ges möjlighet att komplettera och justera
•
Viss frihet att påverka utformningen av tjänsten
Fullständigt färdiga texter för huvudkontrakt och samtliga bilagor
•
Inga skall-krav
•
Leverantören ges möjlighet att
• Lägga till 100 Plus
• Reducera 100 Minus
39
© 2009 Tieto Corporation
Ökat utrymme för kreativitet 2(2)
•
Funktionell kravställning
•
Egna lösningsförslag
•
Ger stor frihet för leverantören att utforma leveransen enligt egna idéer
•
Arkitekttävlingar
•
Tilläggsmöjligheter i traditionell upphandling
40
•
Kreativa hörnet
•
Fritt fram
•
Utvärderas inte
•
Kan avropas senare
© 2009 Tieto Corporation
Hur lång tid tar
en upphandling?
© 2009 Tieto Corporation
Outsourcingtjänster
Hur lång tid tar en upphandling 1(2)
Antal månader från utskick av ansökan till tilldelningsbeslut
14
13,3
12
10,3
10
8
6
4,9
4
1,9
2
0
Längst
42
© 2009 Tieto Corporation
Medelvärde
Kortast - traditionell
upphandling
Kortast - avrop på
Kammarkollegiets
ramavtal
Hur lång tid tar en upphandling 2(2)
Antal månader från utskick av ansökan till tilldelningsbeslut
7
6,5
6
5
4
3
2
1,5
1,1
1,2
Leverantörens arbete
med ansökan
Upphandlarens
utvärdering av
ansökningarna
1
0
43
© 2009 Tieto Corporation
Leverantörens arbete
med anbudet
Upphandlarens arbete
med utvärdering av
anbuden
Ansökningar och anbud
10
9,5
9
8
7
6
5,1
5
4,4
4
3
2
1
0
Anbudsansökningar
44
© 2009 Tieto Corporation
Godkända att lämna anbud
Inlämnade anbud
© 2009 Tieto Corporation
Kostnader för
anbudsgivaren
Leverantörens upphandlingskostnader 1(2)
Liten
•
Upphandlingskostnader; 1 400 tim á 800 kr
•
Intäkter under 5 år
•
Andel upphandlingskostnader/intäkter
1,1 milj kr
3 milj kr
37 procent
Medelstor
•
Upphandlingskostnader; 1 600 tim á 800 kr
•
Intäkter under 5 år
•
Andel upphandlingskostnader/intäkter
1,3 milj kr
60 milj kr
2,2 procent
Rejält stor
•
Upphandlingskostnader; 12 300 tim á 800 kr
9,8 milj kr
•
Intäkter under 5 år
2 800 milj kr
•
Andel upphandlingskostnader/intäkter
0,35 procent
46
© 2009 Tieto Corporation
Leverantörens upphandlingskostnader 2(2)
40
37
35
30
25
25
20
15
10
5
2,8
0
3 MSEK
47
10 MSEK
© 2009 Tieto Corporation
15 MSEK
2,5
2,4
30 MSEK
45 MSEK
2,2
0,66
0,35
60 MSEK 1300 MSEK 2800 MSEK
© 2009 Tieto Corporation
Slut!