Transcript Юридическая значимость электронных документов

ООО «Докфлоу Бест Практис»
[email protected]
www.sapdocflow.ru
+7 499 762 07 71
Интеграция SAP ERP
c системой Диадок
для обмена электронными счетамифактурами и другими
документами
Docflow Solutions - решения для управления
электронными документами на платформе SAP
Содержание презентации
О компании Докфлоу Бест Практис
Решение DFS B2B Solution для управления электронными счетамифактурами и другими юридически-значимыми электронными
документами в SAP ERP
Обзор решения DFS Archive Solution для создания единого
электронного архива первичных документов
Обзор решения DFS Invoice Solution для автоматической обработки в
SAP ERP данных входящих счетов-фактур
Приложение 1. Пример внедрения в Киа Моторс РУС
Приложение 2. Архитектура обмена электронными документами
2/43
Направление деятельности Докфлоу Бест Практис
Компания Докфлоу Бест Практис разрабатывает решения для управления
электронными документами на платформе SAP, которые позволяют:
Создавать на платформе SAP
различные системы электронного
документооборота и электронные
архивы
Встраивать в стандартные
приложения SAP функции
сканирования, штрих-кодирования,
шифрования и ЭЦП
Выполнять поточный ввод
документов и распознанных
данных в SAP-системы
Автоматически обрабатывать в
SAP ERP данные входящих
счетов-фактур
Обмениваться с контрагентами электронными
счетами-фактурами и другими первичными
документами через доверенных операторов
электронного документооборота
3/43
Клиенты Докфлоу Бест Практис
Преимущества решений Докфлоу Бест Практис
Готовые к использованию решения
Не модифицируют SAP-код
Легко адаптируются с помощью параметризации и программных расширений
Обеспечивают бесшовную интеграцию электронных документов с
документами бизнес-приложений SAP
Не зависят от используемой системы хранения
Сертифицированы SAP
Позволяют использовать
специальные лицензии типа
SAP Platform Standard User
5/43
Использование сертифицированных,
опробованных многими внедрениями
программных решений позволяет
избежать излишней сложности
при создании систем управления
электронными документами
на платформе SAP
Содержание презентации
О компании Докфлоу Бест Практис
Решение DFS B2B Solution для управления электронными счетамифактурами и другими юридически-значимыми электронными
документами в SAP ERP
Обзор решения DFS Archive Solution для создания единого
электронного архива первичных документов
Обзор решения DFS Invoice Solution для автоматической обработки в
SAP ERP данных входящих счетов-фактур
Приложение 1. Пример внедрения в Киа Моторс РУС
Приложение 2. Архитектура обмена электронными документами
6/43
Межкорпоративный юридически-значимый
электронный документооборот
Контрагенты
Оператор
ЭДО
Контрагенты
Контрагенты
Контрагенты
Контрагенты
Контрагенты
Контрагенты
Контрагенты
Контрагенты
Контрагенты
Обмен электронными документами между контрагентами
Формирование счетов-фактур, актов и накладных в формате ФНС
Юридическая значимость электронных документов
7/43
Подписание документов с помощью ЭЦП
Интеграция SAP ERP с системой Диадок
Контрагенты
Оператор
ЭДО
Очередь
ВХОДЯЩИХ
документов
Контрагенты
DFS B2B Solution
Очередь
ИСХОДЯЩИХ
документов
Контрагенты
Контрагенты
Обмен электронными
документами между SAP ERP
и системой Диадок
Контрагенты
Все операции выполняются из стандартного интерфейса SAP
SAP Content Server
Документы, полученные от контрагентов, попадают в очередь
входящих, отправленные контрагентам - в очередь исходящих
8/43
Для хранения электронных документов может использоваться
SAP Content Server или другое сертифицированное хранилище
Очереди входящих и исходящих электронных документов
в SAP ERP
9/43
Просмотр входящих документов
Формализованные документы:
10/43
- счета-фактуры (в утвержденном ФНС формате .xml)
- товарные накладные ТОРГ-12 (в рекомендованном ФНС формате .xml),
- акты приемки-сдачи работ/услуг (в рекомендованном ФНС формате .xml),
Неформализованные документы:
- документы в различных форматах (.doc, .docx, .xlsx, .xls, .rtf, .txt, .pdf, gif, .jpg)
Принятие решения
по неформализованному входящему документу
Подписать документ,
требующий ответной
подписи
Отклонить документ,
требующий ответной подписи,
с указанием причины
Актуальный статус
документа
11/43
Принятие решения по входящему ЭСФ
Установить статус
ЭСФ «Получен»
Отправить контрагенту запрос
корректирующего ЭСФ с указанием
причины корректировки
Актуальный статус
ЭСФ
12/43
Очереди входящих и исходящих электронных документов
в SAP ERP
13/43
Процесс отправки первичных документов контрагентам
Печать
документов
Подписание
документов
Доставка
по почте
Отправка
документов в
бумажном виде
Получение
документов
контрагентами
Проводка
Массовое
подписание
и отправка
электронных
документов
Доставка через оператора
ЭДО
Отправка
документов в
электронном виде
14/43
Функция формирования электронных документов встраивается в те же SAP-приложения, из которых
делается печать бумажных документов.
Электронные документы могут быть подписаны и отправлены контрагентам немедленно или позже в
режиме массовой обработки.
Функция формирования и отправки ЭСФ: адаптация,
тестирование и встраивание в SAP-приложения
Номер СФ
Отправитель
Получатель
Модуль сбора данных
Функция формирования ЭСФ
ПРОВЕРКА
ПОВТОРНОЙ
ОТПРАВКИ
СБОР
ДАННЫХ
ПРОВЕРКА
ДАННЫХ
ПОДТВЕРЖДЕНИЕ
ОТПРАВКИ
ОТПРАВКА
ЭСФ
СВЯЗКА ЭСФ
И SAP INVOICE
Z_ МОДУЛЬ
СБОРА ДАННЫХ
15/43
Функция формирования ЭСФ предназначена для встраивания в транзакции и отчеты, используемые
для печати бумажных счетов-фактур. Предварительно функция может быть протестирована через
специальную программу. Настройкой может быть задан собственный модуль сбора данных.
Отправка ЭСФ
из стандартных транзакций SAP ERP
16/43
Связь электронных документов
с документами бизнес-приложений SAP ERP
17/43
Все электронные документы, сформированные в SAP-приложениях, привязываются к
соответствующим SAP-документам.
Это позволяет отслеживать статус отправленных документов непосредственно из транзакций и
отчетов для работы с SAP-документами.
Массовая отправка ЭСФ из ABAP-отчетов
Массовое формирование
и отправка ЭСФ
контрагентам
Актуальный статус и
дата выставления
18/43
Список документов
для отправки
Если у пользователя, отправляющего ЭСФ, нет сертификата электронной подписи, подготовленный
счет-фактура помещается в очередь исходящих документов для последующего подписания и
отправки.
Массовое подписание и отправка электронных документов
из очереди исходящих документов
Массовое подписание и
отправка электронных
документов контрагентам
Просмотр
связанных
документов
19/43
Подпись и отправка исходящих документов выполняется либо непосредственно в момент
формирования в SAP-приложениях, либо позже из очереди исходящих документов в режиме
массовой обработки.
Другие операции с документами
Вызов
пользовательских
операций с документом
Просмотр журнала
операций с
документом
Перенос документа в
очередь обработанных
документов
20/43
Преимущества решения DFS B2B Solution
Готовое к использованию
решение, быстрое внедрение
Возможность отправки
контрагентам электронных
документов непосредственно
из бизнес-приложений SAP ERP
Возможность использовать
для хранения электронных
документов SAP Content
Server, который не требует
затрат на лицензирование,
поскольку входит в
стандартную поставку SAP
21/43
Возможность массовой
отправки подготовленных
документов
Возможность отслеживать
статус документов,
отправленных контрагентам
Возможность подключения
одновременно к нескольким
операторам ЭДО
Стоимость интеграции SAP ERP c системами
операторов ЭДО
Наименование ПО
DFS B2B Solution
DFS Diadoc Connector
DFS File Service
Тип ПО
Кол-во
лицензий
Цена
за единицу
Стоимость
ABAP-приложение
1
750 000,00
750 000,00
Windows-приложение
1
15 000,00
15 000,00
ABAP-приложение
1
225 000,00
225 000,00
Стоимость бессрочных лицензий DFS (рубли, НДС не облагается):
990 000,00
Средняя стоимость работ (рубли, без учета НДС):
400 000,00
Средняя длительность внедрения – 1 месяц
Все лицензии являются бессрочными и не зависят от числа SAP-пользователей.
Требуемое количество лицензий DFS Diadoc Connector зависит от числа рабочих мест
пользователей, имеющих право электронной подписи документов.
22/43
Содержание презентации
О компании Докфлоу Бест Практис
Решение DFS B2B Solution для управления электронными счетамифактурами и другими юридически-значимыми электронными
документами в SAP ERP
Обзор решения DFS Archive Solution для создания единого
электронного архива первичных документов
Обзор решения DFS Invoice Solution для автоматической обработки в
SAP ERP данных входящих счетов-фактур
Приложение 1. Пример внедрения в Киа Моторс РУС
Приложение 2. Архитектура обмена электронными документами
23/43
Способы наполнения единого электронного архива
первичных документов на платформе SAP
Документы, пришедшие от контрагентов в бумажном виде:
 Регистрация, штрих-кодирование и поточное сканирование документов
 Индивидуальное сканирование документов
 Распознавание и автоматическая обработка данных первичных документов в SAP ERP
Документы, пришедшие от контрагентов
в электронном виде через операторов ЭДО:
 Электронные счета-фактуры, акты, накладные
 Любые неформализованные документы
24/43
ЭЛЕКТРОННЫЙ
АРХИВ
ДОКУМЕНТОВ
Документы, сформированные
в SAP ERP для отправки
контрагентам в электронном
или бумажном виде
Карточка пакета первичных бухгалтерских документов
25/43
В карточку помещаются ссылки на скан-образы бумажных документов и на электронные юридическизначимые документы. Карточка привязывается к соответствующим SAP-документам.
Для сформированного пакета документов может быть запущен процесс проверки и утверждения
перед доставкой в бухгалтерию или отправкой контрагенту.
Поиск, выгрузка и печать документов
единого электронного архива
По атрибутам карточек
По атрибутам SAP-документов,
к которым они привязаны
Поиск
документов
По содержимому файлов
Выгрузка
Печать
Массовая выгрузка и печать электронных образов
бумажных документов
Массовая выгрузка электронных документов в
формате ФНС
26/43
Функциональность массовой выгрузки и печати документов легко
встраивается в любые ABAP-отчеты и позволяет быстро делать подборки
требуемых документов по запросам фискальных органов.
Содержание презентации
О компании Докфлоу Бест Практис
Решение DFS B2B Solution для управления электронными счетамифактурами и другими юридически-значимыми электронными
документами в SAP ERP
Обзор решения DFS Archive Solution для создания единого
электронного архива первичных документов
Обзор решения DFS Invoice Solution для автоматической обработки в
SAP ERP данных входящих счетов-фактур
Приложение 1. Пример внедрения в Киа Моторс РУС
Приложение 2. Архитектура обмена электронными документами
27/43
Автоматическая обработка в SAP ERP
электронных и бумажных входящих счетов-фактур
Проверка правильности оформления поставщиком счета-фактуры.
Проверка наличия дубликатов входящего счета.
Автоматический поиск в SAP ERP документа-основания, например, заказа на
закупку.
При наличии в системе документа-основания выполняется автоматическое
фактурирование - создание предварительно зарегистрированного
входящего счета.
При отсутствии в системе документа-основания может выполняться
оформление документов закупки задним числом, при этом выполняется:
 Поиск резервирования средств, создание заказа и счета в случае успеха.
 Создание резервирования средств, заказа и счета при отсутствии
резервирования.
 Создание требования авансового платежа, входящей поставки и поступления
материалов.
Предусмотрено допустимое отклонение суммы позиции счета от суммы
позиции документа-основания.
28/43
Мониторинг результатов автоматической обработки
входящих счетов-фактур в SAP-приложениях
Модуль мониторинга решения DFS Invoice Solution позволяет производить контроль
корректности выполнения в SAP ERP всех шагов бизнес-процесса и выполнять ручную
обработку документов в случае возникновения ошибок автоматической обработки
29/43
Обработка ошибок – входящий счет создан, но
автоматическая проводка не удалась
30/43
Обработка ошибок – входящий счет не создан, требуется
ручной поиск документа-основания
31/43
Автоматическое сопоставление позиций
счета-фактуры и указанного документа-основания
Распознанные
данные счетафактуры
32/43
Возможность
разорвать связь
позиций
Данные
документа
закупки
Содержание презентации
О компании Докфлоу Бест Практис
Решение DFS B2B Solution для управления электронными счетамифактурами и другими юридически-значимыми электронными
документами в SAP ERP
Обзор решения DFS Archive Solution для создания единого
электронного архива первичных документов
Обзор решения DFS Invoice Solution для автоматической обработки в
SAP ERP данных входящих счетов-фактур
Приложение 1. Пример внедрения в Киа Моторс РУС
Приложение 2. Архитектура обмена электронными документами
33/43
Пример внедрения: КИА Моторс РУС
Реализация межкорпоративного электронного документооборота за счет
интеграции с Диадок, реализация внутреннего документооборота и единого
электронного архива в SAP ERP:
Интеграция 1С и Диадок для электронного обмена с дилерами
первичными документами по запчастям.
Интеграция SAP ERP и Диадок для электронного обмена с
дилерами первичными документами по автомобилям.
Формирование в SAP ERP пакетов исходящих первичных
документов, отправленных контрагентам.
Создание на базе SAP ERP единого электронного архива
первичных документов по запчастям и автомобилям.
34/43
Примеры внедрения: КИА Моторс РУС – единое
хранилище документов
Запчасти
Очередь
ИСХОДЯЩИХ
документов
Очередь
ВХОДЯЩИХ
документов
Загрузка всех документов
Автомобили
DFS B2B Solution
Обмен данными между
SAP ERP и Диадок
Очередь
ВСЕХ
ВХОДЯЩИХ
документов
35/43
Хранилище
документов
SAP Content Server
Очередь
ВСЕХ
ИСХОДЯЩИХ
документов
•Архив
•Обработка
•Поиск
•Печать
Виды электронных документов
Счет-фактура на продажу автомобиля (XML)
Накладная ТОРГ-12 на продажу автомобиля (XML)
Акт МХ-1 (PDF)
Акт на услуги (XML)
Счет-фактура на услуги (XML)
Корректировочный счет-фактура (XML)
Акт сверки (PDF)
36/43
Содержание презентации
О компании Докфлоу Бест Практис
Решение DFS B2B Solution для управления электронными счетамифактурами и другими юридически-значимыми электронными
документами в SAP ERP
Обзор решения DFS Archive Solution для создания единого
электронного архива первичных документов
Обзор решения DFS Invoice Solution для автоматической обработки в
SAP ERP данных входящих счетов-фактур
Приложение 1. Пример внедрения в Киа Моторс РУС
Приложение 2. Архитектура обмена электронными документами
37/43
Общая схема интеграции SAP ERP с системой
Диадок
Локальная сеть
DFS Diadoc
Connector
Оператор
ЭДО
Web сервис
http(s)
Очередь
ВХОДЯЩИХ
Документов
Загрузка, RFC-user
Диадок
http(s)
SAP GUI
Сервер
загрузки
http(s)
SAP
Content Server
http(s)
http(s)
Web сервис
http(s)
38/43
SAP GUI
Рабочая
станция
Отправка, Dialog-user
Очередь
ИСХОДЯЩИХ
Документов
Схема получения и обработки входящего
электронного счета-фактуры
Контрагент
Система ДОЭД
Сервер загрузки SAP Content Server
SAP ERP
СФ № 98 от 06.09.2012
Подтверждение оператора
Доставлен
Получен
Извещение о получении
Очередь
входящих
Рабочие места
пользователей
Запрос корректировки
39/43
Запрошена
корректировка
Схема подписания и отправки исходящего
электронного счета-фактуры
Контрагент
Система ДОЭД
Рабочие места
пользователей
SAP Content Server
SAP ERP
СФ № 98 от 06.09.2012
Новый
Сервер загрузки
Очередь
исходящих
СФ № 98 от 06.09.2012
Отправлен
Подтверждение оператора
Выставлен
Извещение о получении
40/43
Процессы обмена EDI-документами и юридическизначимыми документами
Электронный обмена документами
Операторы
ЭДО
Диадок
Сфера Курьер
ЭСФ,
ТОРГ 12,
Акт…
Файлер
Контрагент
B2B Web
EDI - электронный обмен данными
INVOIC, COMDIS,
ORDER, PRICAT…
41/43
Операторы
EDI
EDI Platform
…
Контрагент
Взаимосвязь процессов обмена EDI-документами и
юридически-значимыми документами
Заказчик
Оплата
ДОЭД
Поставщик
ЭСФ, ТОРГ12
Акт, Счет …
EDI
Коммерческая
дискуссия
COMDIS
Проверка
Проверка
Счет
INVOIC
Сверка факта
поставки
Уведомление о
приемке
RECADV
Проверка,
оприходование
возврата (в случае
наличия)
Приемка
Уведомление об
отгрузке
Бумажные
DESADV
сопроводительные
Обработка,
отгрузка заказа
документы
Отправка
заказа
42/43
Подготовка заказа
на основ. PRICAT
Заказ
ORDER
Прайс-лист
PRICAT
Прием
заказа
Передача
Прайс-листа
Нормативные правовые акты
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН № 229-ФЗ ОТ 27.10.2010
ВОЗМОЖНОСТЬ
ПОРЯДОК ВЫСТАВЛЕНИЯ
(ПОЛУЧЕНИЯ)
ФОРМАТ ДОКУМЕНТОВ
ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ
ЭСФ И ЖУРНАЛОВ
НЕОБХОДИМЫЕ УСЛОВИЯ
ДЛЯ ОБМЕНА ЭСФ
Обмениваться электронными счетами-фактурами
ПРИКАЗ МИНФИНА РОССИИ № 50Н ОТ 25.04.2011
Порядок выставления (получения) счетов-фактур в электронном виде
ПРИКАЗ ФНС РОССИИ № ММВ-7-6/138@ ОТ 05.03.2012
Об утверждении форматов счета-фактуры и журналов в электронном виде
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ № 1137 ОТ 26.12.2011
О формах и правилах заполнения (ведения) счета-фактуры и журналов
в электронном виде
ПРИКАЗ ФНС РОССИИ № ММВ-7-6/36 ОТ 30.01.2012
Форматы информационного сообщения об участнике электронного
документооборота счетами-фактурами, извещения о получении
электронного документа
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН №1-ФЗ ОТ 10.01.2002
ЭЛЕКТРОННАЯ
ЦИФРОВАЯ
ПОДПИСЬ
Об электронно-цифровой подписи
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН № 63-ФЗ ОТ 06.04.2011
Квалифицированная электронная подпись
ПОРЯДОК
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ
ЭСФ В ФНС
ПРИКАЗ ФНС РОССИИ № ММВ-7-2/168 ОТ 17.02.2011
Об утверждении Порядка направления требования о представлении
документов по требованию налогового органа в электронном виде
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН № 402-ФЗ ОТ 06.12.2011
43/43
ПРАВОМЕРНОСТЬ
БУХГАЛТЕРА
Закон о бухгалтерском учете регламентирует обмен электронными
первичными документами