Transcript Provedba ugovora o bespovratnim sredstvima

Provedba ugovora o bespovratnim
sredstvima
02. lipnja 2010.
Ciljevi
Edukacija o provedbi ugovora o bespovratnim
sredstvima za:
 SAFU
 IPA provedbene Agencije
 Korisničke institucije
Sadržaj













Početak provedbe ugovora
Ugovor o bespovratnim sredstvima
Glavni sudionici projekta
Izmjene ugovora (dodatak ugovoru (Addendum) i realokacije)
Sekundarna nabava
Pravila vidljivosti
Nadzor nad provedbom
Vrste plaćanja
Preduvjeti za realizaciju plaćanja
Grant izvještaji: međuizjveštaj, završni izvještaj
Revizorski izvještaj
Ne/prihvatljivi troškovi
Pogreške u financijskom dijelu izvjšća
Početak provedbe ugovora
 definiran člankom 2., stavak 2.2. Posebnih uvjeta
– najčešće dan nakon što sve ugovorne strane
potpišu ugovor
 Praksa održavanja radionica o provedbi za
korisnike (1-2 tjedna poslije)
Ugovor o bespovratnim sredstvima
Posebni uvjeti
Dodaci Posebnim uvjetima:





Aneks I: Opis aktivnosti
Aneks II: Opći uvjeti ugovora
Aneks III: Proračun
Aneks IV: Procedure za dodjelu ugovora
Aneks V: Obrazac Zahtjeva za plaćanjem i FIF (Financial
Identification Form)
 Aneks VI: Obrazac narativnog i financijskog izvješća
(Obrazac kvartalnog izvješća)
 Aneks VII: Obrazac revizorskog izvješća
Glavni sudionici projekta
Korisnik bespovratnih
sredstava
Središnja agencija za
financiranje i ugovaranje
(SAFU)
Provedbena agencija
nadležna za
administrativno
praćenje
provedbe i
plaćanje
Delegacija Europske unije
(DEU)
Ex-ante kontrola
cjelokupne grant sheme
Jedinica za provedbu
projekata/BRPM
Nadležna za
administrativno
praćenje
provedbe i
plaćanje
Glavni sudionici projekta
Korisnici:
 ključna uloga u provedbi
 isključivo odgovorni za provedbu svojih projekata (članak
1. Općih uvjeta)
Zadaci:
 provedba projekta sukladno projektnoj prijavi korisnika;
postaje dio ugovora (Aneks I – Opis projekta i Aneks III –
Proračun)
 obavezno pridržavanje uvjeta i propisa ugovora – najčešći
problemi
Izmjene ugovora
Korisnik je dužan provoditi aktivnosti sukladno Aneksu I, odstupanja od
plana dozvoljena samo iznimno te uz prihvatljivo objašnjenje.
Izmjene: financijske prirode ili vezane uz same aktivnosti.
Nisu dozvoljene…
Dozvoljene su…
… one koje mijenjaju svrhu
projekta (korisnik je na temelju
prijavljenog projekta dobio
sredstva za njegovu provedbu)
- svaka naknadna izmjena
projekta mogla bi dovesti u
pitanje prethodnu odluku
Evaluacijskog odbora
… neminovne zbog velikog
vremenskog raspona između
prijave projekta i početka
implementacije te drugih
okolnosti koje su izvan kontrole
korisnika
… u slučaju kada mogu polučiti
bolje rezultate i time osigurati
ostvarenje ciljeva projekta
Izmjene ugovora
Korisnik je dužan obavijestiti SAFU o svakoj izmjeni pismenim
putem uz adekvatno objašnjenje.
Realokacije…
Dodatak ugovoru
(Addendum)…
… manje izmjene aktivnosti
koje ne mijenjaju bitno projekt
ili izmjena proračuna manja
od 15% ukupne vrijednosti
pojedinog budžetskog
poglavlja
… značajnije izmjene
aktivnosti ugovora, izmjena
trajanja ugovora, izmjena
ukupne vrijednosti proračuna
ili pojedinog budžetskog
poglavlja za više od 15%
... Odobrava voditelj projekta
... Odobrava Delegacija EU
Sekundarna nabava
Aneks IV ugovora:
 definira pravila za nabavu roba, radova i usluga: obveza
javnog natječaja za nabave iznad 10.000 eura
 srodne nabave postaju dio jednog natječaja
 poziv za sudjelovanje na natječaju slati na najmanje 3
firme ili objaviti u javnim glasilima (ovisno o veličini
nabave)
 tvrtke koje sudjeluju na natječaju i nabavljena roba moraju
biti prihvatljivog porijekla (EU, EEA ili IPA zemlje)
Sekundarna nabava
SAFU i/ili JPP/BRPM odobravaju svaki korak u nabavi.
Priprema natječajne dokumentacije:
 Dokumentacija može biti na engleskom, hrvatskom jeziku
ili dvojezična
 Korisnici koriste vlastite obrasce ili obrasce na CD-u
(dobiju ih na uvodnoj radionici u SAFU)
 Potrebno jasno definirati zahtjeve prema ponuđačima
 Zabranjeno specificiranje određene marke/branda
Sekundarna nabava
Evaluacija ponuda
- Evaluacijski odbor (3 člana s pravom glasa, presjedavajući
i tajnik)
- SAFU sudjeluje kao promatrač, odobrava evaluacijsko
izvješće i ugovor
USLUGE
Presudnu ulogu ima kvaliteta ponude, cijena manje važna
RADOVI i ROBA/OPREMA
Omjer cijene i kvalitete; najčešće je cijena ipak presudna
Sekundarna nabava
Derogacije = odstupanja od Aneksa IV
 Navođenje određenog branda u tehničkim specifikacijama
– npr. u slučaju nadogradnje postojećeg softwarea s
novijom verzijom
 Porijeklo robe – robu nije moguće nabaviti u nekoj od
prihvatljivih zemalja; zamjena sličnim modelom nije
adekvatna
 Poziv na natječaj se šalje na samo jednu kompaniju –
samo jedna firma pruža određene usluge (npr.
certificiranje)
Pravila vidljivosti
Korisnici su obavezni istaknuti financiranje projekta od
strane
EU (članak 6. Općih uvjeta):
 Medijski nastupi
 Sajmovi, prezentacije, otvorenja (tijekom govora,
zastavice, logo na plakatima, pozivnicama)
 Naslovnice studija, istraživanja i sl.
 Brošure, web, letci
 Naljepnice s logom na opremi (tijekom projekta i 7
godina nakon)
 Tabla na gradilištima (tijekom projekta i 6 mjeseci
nakon završetka)
Pravila vidljivosti
Najčešće greške korisnika:
 Zanemarivanje pravila vidljivosti
 Nedovoljna iskorištenost interesa medija
Preporuke:
 Stalno podsjećati i upućivati korisnika na pravilo vidljivosti
 Pomoći im na početku projekta da definiraju na koje se
sve materijali i situacije ono može odnositi
 Isticati pozitivne strane ovog pravila, povećan interes
medija za EU projekte, novih klijenata i partnera
Primjer: Zlatarna Križek
Nadzor nad provedbom
1. Izvještaji korisnika:




Mjesečna izvješća
Tromjesečna izvješća
Međuizvješće (polugodišnje, godišnje)
Završno izvješće
Narativni dio – opis provedenih aktivnosti, rezultata,
problema
Financijski – prikaz svih troškova
Nadzor nad provedbom
2. Terenski posjeti
 Cilj posjete: utvrditi da li projekt teče sukladno ugovoru
odnosno izvješćima koja nam korisnik dostavlja
 Provode se tijekom provedbe i prije odobrenja finalnog
izvješća (najčešće vezana uz plaćanja)
 Posjet obavezno najaviti korisniku barem 5 dana prije
 Sudjeluju minimalno dvije osobe - voditelj projekta +
inženjer (u slučaju radova) / stručnjak za financije
Nadzor nad provedbom
Što se pregledava?






Napredak projekta
Financijsko upravljanje
Sustav čuvanja dokumentacije
Vidljivost projekta
Upravljanje projektom
Provođenje sekundarne nabave
O uočenim nedostatcima potrebno je korisnika obavijestiti
pismeno i tražiti dokaz o njihovu uklanjanju u realnom roku.
Vrste plaćanja
Period implementacije kraći od 12 mjeseci i iznos ugovora
je
manji od 100 000 EUR:
Predujam
- 80% vrijednosti ugovora;
- krajnji rok za isplatu je 45 dana po potpisu ugovora
(definirano čl. 4.3 Posebnih uvjeta)
Završna isplata
- max 20 % vrijednosti ugovora, a najčešće predstavlja razliku između
ukupno prihvatljivih troškova iz finalnog financijskog izvještaja * postotak EU
komponente iz čl. 3.2 posebnih uvjeta (special conditions) i isplaćenog
predujma
- krajnji rok za isplatu je 45 dana po odobrenju završnog izvješća popraćenog
ispravno popunjenim Zahtjevom za plaćanjem (Annex V)
Vrste plaćanja
Period implementacije duži od 12 mjeseci i iznos
ugovora je veći od 100 000 EUR:
Predujam
- 80 % od iznosa predviđenog u budžetu za prvih 12 mjeseci
implementacije projekta
- krajnji rok za isplatu je 45 dana po potpisu ugovora/primitku
ispravno popunjenog zahtjeva za plaćanjem (definirano čl. 4.3
posebnih uvjeta)
Međuplaćanje
- svakih 12 mjeseci provedbe projekta
- iznos naveden u članku 4.2. posebnih uvjeta (ukoliko je potrošeno
barem 70% iznosa prethodne isplate)
- 45 dana od odobrenja međuizvještaja popraćenog pravilno
ispunjenim Zahtjevom za plaćanjem
Vrste plaćanja
Završno plaćanje
- Po završetku provedbe projekta plaćanje se vrši po slijedećoj formuli:
Ukupno prihvatljivi troškovi iz finalnog financijskog izvještaja
-
-
Kamate (u slučaju da je isplaćen predujam u iznosu većem od
250.000,00 Eur
čl. 15.9 Općih uvjeta)
x
Postotak EU komponente iz čl. 3.2 posebnih uvjeta
-
Iznos već isplaćenog predujma i međuplaćanja
45 dana od odobrenja finalnog izvještaja popraćenog Zahtjevom za
plaćanje
Preduvjeti za realizaciju plaćanja
Preduvjet za izvršenje avansnog plaćanja:
• Otvaranje podračuna ili posebnog računa od strane
grant korisnika na koji će se izvršiti isplata
(olakšava izračun kamata ostvarenih po
računu/podračunu tijekom implementacije projekta)
Preduvjeti za realizaciju plaćanja
Preduvjet za izvršenje međuplaćanja/završnog
plaćanja:
• Odobrenje izvješća
• Dostava ispravno popunjenog zahtjeva sa plaćanjem
(Annex V)
• Ispravno popunjena kontrolna lista i ovjerena faktura od
strane JPP (nova ažurirana verzija 5.0 PIU priručnika http://safu.hr/hr/Dokumenti)
Grant izvještaji
• Mjesečni, kvartalni i četveromjesečni izvještaji –
(ne moraju biti dio ugovora, nisu vezani uz plaćanja)
• Međuizvještaj (Interim report)
• Završni izvještaj (Final report)
Međuizvještaj i završni izvještaj sastoje se od financijskog
dijela (sažeta i detaljna tablica) i opisnog dijela.
Obavezno koristiti obrasce iz Annexa VI ugovora
(financijska tablica, opisni dio ) → provedbeni paket
Međuizvještaj
• Vezan uz međuplaćanje
(second instalment of pre-financing)
• Samo u onim ugovorima u kojima je grant
veći od 100.000,00 EUR i/ili je trajanje ugovora duže od
12 mjeseci
• Uvjet za ostvarivanje prava na međuplaćanje je
potrošenih 70 % od prethodne rate plaćanja
Međuizvještaj
• Prikazuje troškove za 12 mjeseci provedbe projekta
• Uz međuizvještaj dostavlja se i zahtjev za plaćanjem,
članak 15. Općih uvjeta ugovora
• Krajnji rok za plaćanje je 45 dana od odobrenja
međuizvještaja
Međuizvještaj
• Predložak za međuizvještaj 1.8 Interim financial
report.xls
• Obveza dostavljanja dokumentacije kojom se dokazuje
opravdanost troškova
• Dostavljaju se tablice radnih sati (za rad na projektu
manji od 100%), platne liste, putni nalozi, računi, dokazi
o isplatama, ugovori, dokumentacija o provedbi
sekundarne nabave, izjava banke o ostvarenim
kamatama i sl.
Završni izvještaj
• Vezan uz zadnje plaćanje (payment of the balance)
• Pokriva ukupne troškove provedbe projekta
• Obveza dostave Ugovornom tijelu najkasnije 3 mjeseca
nakon završetka provedbe projekta; 6 mjeseci u slučaju
da grant aplikant nema sjedište u zemlji provedbe
projekta
• Predložak za završni izvještaj 1.11 Final financial
report.xls
Dokumenti koji čine završni izvještaj
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Završni izvještaj - opisni dio
Završni izvještaj - financijski dio
Revizorsko izvješće/certifikat (Annex VII ugovora)
Izjava o suglasnosti (Letter of endorsement)
Izjava o ostvarenoj dobiti (Statement of Income) – u slobodnoj
formi
Izjava o ostvarenim kamatama (Statement of interest
incurred) – u slobodnoj formi
Kopije dokumentacije sekundarne nabave (Annex IV ugovora)
Potvrde o porijeklu robe (Certificates of origin)
Materijali koji potvrđuju vidljivost projekta (Visibility proofs)
Revizorski izvještaj
Revizorski izvještaj se dostavlja u sljedećim slučajevima:
• kod međuplaćanja kada je iznos grant ugovora 750 000
EUR ili veći
• kod konačnog plaćanja kada je iznos grant ugovora veći
od 100 000 EUR
• kod svakog plaćanja čiji je iznos veći od 100 000 EUR u
slučaju operativnog granta
• Reviziju obavlja ovlašteni revizor u skladu s člankom 5.2
Posebnih uvjeta
• Revizorski izvještaj dostavlja se u skladu s Annexom
VII(Expenditure Verification) ugovora 1.7 Expenditure
verification.doc
Ne/prihvatljivi troškovi
Neprihvatljivi troškovi definirani su općim uvjetima ugovora,
članak 14:
–
–
–
–
–
–
–
–
Tečajne razlike
Kamate
Profit
Dugovi
Krediti
Troškovi nastali nakon razdoblja implementacije
Troškovi stavaka koje nisu dio proračuna
Porezi uključujući PDV (osim ako se ne može dobiti
oslobođenje)
Izuzeće od poreza
• Pravilnik o izmjenama i dopunama pravilnika o
porezu na dodanu vrijednost (http://narodnenovine.nn.hr/clanci/sluzbeni/338611.html) – JPP je
nadležna za oslobađanje od PDV-a
Česte pogreške u financijskom dijelu izvješća
• Ne korištenje srednjeg tečaja ili pogrešan izračun istog,
pogrešan prikaz decimalnih mjesta predviđenih za
prosječan tečaj
• Ne uključivanje detaljne tablice troškova
• Ne usklađenost podataka u sažetku proračuna i detaljnoj
tablici troškova
• Ne usklađenost prikazanih troškova u izvještaju s onima
u popratnoj dokumentaciji
• Pogrešan izračun broja jedinica (no. of units)
• Dodavanje proračunskih stavaka koje ne postoje u
originalnom proračunu ugovora
• Nekorištenje formula Excela za izračun
• Pogrešno prikazivanje odobrenih realokacija
Zaključak
 Usporedba provedbe projekta s ugovorom
 Praćenje poštivanja odredbi ugovora
 Pravovremeno reagiranje na probleme
 Stalna podrška korisniku u provedbi
Pitanja
Kontakti
Središnja agencija za financiranje i ugovaranje
programa i projekata Europske unije
Ulica grada Vukovara 284/c
www.safu.hr
Iva Kreković
~~~
Ured za pripremu i provedbu
projekata / Odjel 2
@: [email protected]
Tel: 01 / 4585 897
Andrijana Jurin Vidović
~~~
Ured za financije i računovodstvo
Odjel za financije
@: [email protected]
Tel: 01 / 4585 876
Hvala na pažnji…