Transcript Fundacja „Fundusz współpracy”

Weryfikacja dokumentacji
potwierdzającej poniesione wydatki
kwalifikowalne w siedzibie Beneficjenta
realizowana przez
Fundację „Fundusz Współpracy”
Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW
1
Fundacja „Fundusz Współpracy”
Fundacja „Fundusz współpracy”:
powołana w 1990 r. przez Skarb Państwa m.in. w celu przyjmowania i dystrybucji
środków pieniężnych i rzeczowych pochodzących z Unii Europejskiej, innych
instytucji międzynarodowych oraz zagranicznych instytucji rządowych i
prywatnych:
Przykładowe programy:
• Wsparcie MEN jako IP POKL, Wsparcie MRR w zakresie działań
informacyjno-promocyjnych POKL
• Programy Europejskiej Współpracy Terytorialnej na lata 2007-2013
• Krajowa Instytucja Wspomagająca POKL
• Inicjatywa Wspólnotowa EQUAL w roli Krajowej Struktury Wsparcia
• Fundusz dla Organizacji Pozarządowych
• ReferNet, PHARE, Institution Building, Transition Facility,
Counterpart Funds, Europass, Agrolinnia, FAOW, Leonardo da Vinci,
SIP/SME, Euro-Info,
2
Fundacja „Fundusz Współpracy”
Zasady weryfikacji:
Regulamin wykonywania zadań (załącznik do umowy
pomiędzy MNiSW/NCiBR a FFW):
• terminy i obowiązki FFW
• Zasady doboru próby do weryfikacji
• Wzór raportu z weryfikacji
3
Fundacja „Fundusz Współpracy”
Zasady weryfikacji:
• weryfikacja dokumentacji przez upoważnionych
pracowników FFW
• weryfikacja odbywa się nie częściej niż raz na kwartał
(wyjątek: wniosek końcowy, zalecenie ponownej weryfikacji
przez NCiBR)
• informacja pisemna o terminie weryfikacji nie później niż
na dwa dni robocze przed planowaną weryfikacją
• weryfikacją ma zostać objęte minimum 10 % lub
minimum 30 % dokumentacji finansowej w zależności od
rodzaju kategorii
4
Fundacja „Fundusz Współpracy”
Zasady weryfikacji:
• Beneficjent zapewnia pełen dostęp do dokumentów
związanych z realizacją Projektu
• Beneficjent udostępnia pomieszczenie, w którym będzie
przeprowadzona weryfikacja
• Beneficjent jest zobowiązany do współpracy z Fundacją w
celu wyjaśnienia kwestii wymagających doprecyzowania
• w przypadku stwierdzenia braków/błędów w
dokumentach, które nie skutkują uznaniem wydatku za
niekwalifikowalny, Fundacja zleca Beneficjentowi
dokonywanie poprawek lub uzupełnień przez osobę do
tego upoważnioną
5
Fundacja „Fundusz Współpracy”
6
Fundacja „Fundusz Współpracy”
Wykres nr 1 Wartość zweryfikowanych przez FFW wniosków o płatność w okresie
lipec 2010 r. - wrzesień 2011 r. ( w mln PLN)
2 500
201 - umów o dofinansowanie
106 - beneficjentów
1 965,9
2 000
1 399,2
522,4
1 500
352,1
ogółem
1 000
próba
566,7
1 443,5
500
1 047,1
170,3
396,4
0
2010 rok zwer. 1 006
wniosków o płatność
7
2011 rok zwer. 1 936
wniosków o płatność
Fundacja „Fundusz Współpracy”
2010-2011 zwer. 2 942
wnioski o płatność
Zasady weryfikacji:
Zgodnie z Podręcznikiem kwalifikowania wydatków w ramach POIG (Roz. 4.3):
• „Kwalifikowalność poniesionych wydatków oceniana jest poprzez weryfikację
opłaconych faktur, innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości
dowodowej lub innych dowodów potwierdzających poniesienie wydatku,
zaakceptowanych przez IZ, albo zestawienia faktur lub dokumentów,
przedstawianych przez beneficjenta w celu otrzymania dofinansowania.”
• „Wydatek faktycznie poniesiony powinien być udokumentowany fakturą lub
dokumentem księgowym o równoważnej wartości dowodowej lub innym
dowodem zapłaty zaakceptowanym przez IZ oraz wyciągiem
z rachunku bankowego lub innym dokumentem równoważnym
zaakceptowanym przez IZ, w szczególności informacją o dokonaniu
płatności, jak również /o ile dotyczy/ dokumentami potwierdzającymi
odbiór/wykonanie prac”.
8
Fundacja „Fundusz Współpracy”
Najczęstsze błędy w weryfikowanych wnioskach
• błędy pisarskie w tabeli 11
• brak potwierdzenia zapłaty bezpośrednio na konto
kontrahenta/odbiorcy/pracownika
• brak oświadczeń do ZUS i US
• opis dokumentu nie pozwalający na identyfikację
kwoty kwalifikowalnej w projekcie
9
Fundacja „Fundusz Współpracy”
Pytania nadesłane przez
Beneficjentów
10
Fundacja „Fundusz Współpracy”
Jakie dokumenty należy przygotować na
potrzeby weryfikacji ?
11
Fundacja „Fundusz Współpracy”
Dokumenty ogólne
• zgodne z polityką rachunkowości
• umowa o dofinansowanie wraz z harmonogramem
rzeczowo-finansowym
• aktualne oświadczenia o kwalifikowalności VAT (także
konsorcjantów)
• Upoważnienie/a do potwierdzania dokumentów za
zgodność z oryginałem (jeśli dotyczy).
12
Fundacja „Fundusz Współpracy”
Zakup towarów i usług
• faktura, rachunek lub inny dokument księgowy o
równoważnej wartości dowodowej
• umowa zakupu towarów/usług (jeśli dotyczy)
• protokół odbioru/zdawczo-odbiorczy (jeśli dotyczy)
• dokument OT, przyjęcie środka trwałego (jeśli
dotyczy)
• potwierdzenie zapłaty (wyciąg bankowy,
potwierdzenie przelewu, KW itp.)
• dokumenty celne SAD, transportowe itp. (jeśli
dotyczy)
13
Fundacja „Fundusz Współpracy”
Wynagrodzenia – umowy o pracę
• regulamin wynagradzania, premiowania
• umowy o pracę, aneksy, oddelegowania lub inne dokumenty
potwierdzające wysokość wynagrodzenia oraz wykonywanie
zadań w projekcie
• listy płac
• karty czasu pracy, indywidualne i zbiorcze(jeśli dotyczą)
• metodologia wyliczenia kwoty kwalifikowalnej (jeśli dotyczy)
• potwierdzenie zapłaty wynagrodzeń netto
• potwierdzenie zapłaty składek ZUS i US. W przypadku
zbiorczych przelewów wymagane jest oświadczenie o wysokości
kwoty wydatków dotyczących projektu.
14
Fundacja „Fundusz Współpracy”
Wynagrodzenia – umowy cywilnoprawne
•
•
•
•
umowa o dzieło lub zlecenie
rachunek
protokół odbioru pracy (jeśli nie ma na rachunku)
lista płac wraz z wyszczególnionymi składnikami wynagrodzeń
(jeśli nie zostało wyszczególnione na rachunku)
• potwierdzenie zapłaty wynagrodzeń netto (wyciągi bankowe,
potwierdzenie przelewu, KP)
• potwierdzenie zapłaty składek ZUS i US. W przypadku
zbiorczych przelewów wymagane jest oświadczenie o wysokości
kwoty wydatków dotyczących projektu..
15
Fundacja „Fundusz Współpracy”
UWAGA
Przedstawione dokumenty powinny zawierać wszystkie
informacje niezbędne do identyfikacji poszczególnych
składników wynagrodzeń wraz z metodologią ich
wyliczenia.
16
Fundacja „Fundusz Współpracy”
Amortyzacja
•
•
•
•
17
plan amortyzacji
karty amortyzacji
dowód przeksięgowania kosztów amortyzacji do projektu
oświadczenie, że wydatki poniesione na zakup
amortyzowanych środków trwałych nie zostały
zgłoszone jako wydatki kwalifikowalne, ani też nie były
współfinansowane z publicznych środków krajowych ani
wspólnotowych w ciągu 7 lat poprzedzających datę
dokonania zakupu
Fundacja „Fundusz Współpracy”
Koszty ogólne
• faktura, rachunek, rozliczenie delegacji i inne
dokumenty księgowe o równoważnej wartości
dowodowej
• metodologia przyporządkowania kosztów ogólnych
do projektu (jeśli dotyczy)
• potwierdzenie zapłaty
18
Fundacja „Fundusz Współpracy”
UWAGA
Beneficjent
ma
obowiązek
przechowywania
i udostępniana podczas weryfikacji, dodatkowej
dokumentacji uzupełniającej poniesione wydatki
np. sprawozdanie z podróży służbowej, lista
obecności na konferencji, certyfikat ukończenia
szkolenia, artykuł prasowy, opinia audytora, umowa
zabezpieczenia itp.
19
Fundacja „Fundusz Współpracy”
Czy wymagane są protokoły obioru (umowy cywilno-prawne lub
zakupy)?
• Odpowiedź: Instytucja Pośrednicząca uznaje stosowanie
form odbioru wykonanego dzieła / zlecenia, zgodnie z
przepisami prawa tj. protokołu odbioru lub potwierdzenia
na rachunku.
W przypadku zakupów środków trwałych (pow. 3.5 tys. zł
netto) wymagane jest potwierdzenie odbioru w jednej z ww.
form, chyba że umowa z wykonawcą przewiduje określony
tryb dokonania odbioru.
20
Fundacja „Fundusz Współpracy”
Czy wnioski o płatność, które zostały już zweryfikowane
przez Fundację można jeszcze skorygować jeśli okazało się,
że występują w nich nieścisłości?
• Odpowiedź: W przypadku gdy wykryte uchybienia i błędy
dotyczą również dokumentów, które nie zostały
zweryfikowane na próbie przez FFW, Beneficjent jest
zobowiązany do dokonania stosownych korekt bądź
uzupełnień i pisemne poinformowanie o tym NCiBR –
tylko pozycje tab. 11 nie odnoszące się do kwoty wyd.
kwalifikowalnych.
21
Fundacja „Fundusz Współpracy”
Czy wszystkie wnioski o płatność zostaną sprawdzone
przez Fundusz Współpracy ?
• Odpowiedź: Tak, Fundacja „Fundusz Współpracy” ma
obowiązek weryfikacji dokumentacji potwierdzających
poniesione wydatki kwalifikowane, rozliczone w
zaakceptowanych przez IP wnioskach o płatność.
22
Fundacja „Fundusz Współpracy”
Czy możliwe jest ustalenie terminów przeprowadzania
weryfikacji z beneficjentami ? Terminy powiadamiania o
weryfikacjach?
• Odpowiedź: TAK ale… Nie częściej niż raz na kwartał
ale nie rzadziej niż raz na pół roku (wyjątek: wniosek
końcowy, zalecenie ponownej weryfikacji przez NCiBR,
pismo uzasadniające beneficjenta np. inna kontrola,
choroby). Terminy można ustalać telefonicznie.
23
Fundacja „Fundusz Współpracy”
Czy Fundacja może weryfikować dokumenty, które były
poddane wcześniejszej kontroli ?
•Odpowiedź: Tak. Fundacja dokonuje weryfikacji
dokumentacji księgowej w miejscu u beneficjenta w
zaakceptowanych przez IP wniosków o płatność.
Fundacja ma obowiązek sprawdzenia wykonania przez
beneficjenta zaleceń IP wynikających z poprzedniej
weryfikacji.
24
Fundacja „Fundusz Współpracy”
Czy istnieje i jak wygląda algorytm określania próby
(także poza wielkością procentową próby)? Duże,
partnerskie projekty generują weryfikację kilkuset
dokumentów ? Czy nie można zwiększyć próby ?
• Odpowiedź:
Od 10 % lub 30 % danej kategorii - do 100 %. W
pierwszej kolejności weryfikowane są najwyższe wartości
wydatków w danej kategorii.
W przypadku nieprawidłowości Fundacja sama zwiększa
próbę lub na prośbę beneficjanta na etapie „umawiania
terminu weryfikacji” jest możliwe zwiększenie próby.
25
Fundacja „Fundusz Współpracy”
Czy odręczne poprawki w tab. 11 wniosku nie będą
wymagały złożenia wniosku poprawionego? Istnieje
ryzyko braku spójności dokumentacji ?
•Odpowiedź: Tak. Nie wymagają. Odręczne korekty nie
mogą dotyczyć kolumny kwota wydatków kwalifikowalnych.
Wszystkie korekty naniesione w czasie weryfikacji są
raportowane do NCiBR w celach informacyjnych.
26
Fundacja „Fundusz Współpracy”
Czy istnieje i jak wygląda algorytm określania próby
pozycji do weryfikacji. Przy dużych projektach
realizowanych w konsorcjum, mamy wrażenie że
weryfikowana jest zbyt duża próba – ok. 30 % pozycji, co
przy kilku wnioskach stanowi kilkaset pozycji x kilka
dokumentów związanych = kilka tysięcy dokumentów?
Czy w związku z przejęciem przez NCBiR funkcji
Instytucji Pośredniczącej będą przeprowadzane
weryfikacje przez Fundację „Fundusz Współpracy”?
27
Fundacja „Fundusz Współpracy”
www.cofund.org.pl
„Wsparcie MNiSW we wdrażaniu PO IG”
„Dokumenty”
„Zespół DWiP – Kontakt”
28
Fundacja „Fundusz Współpracy”
Dziękujemy za uwagę
www.cofund.org.pl
29
Fundacja „Fundusz Współpracy”