Transcript 3 MB - İkg

Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Hibe Faydalanıcıları için
Proje Yönetimi Eğitimi
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Eğitim Kapsamı
 Kapsam: Hibe Faydalanıcılarının projelerini başarı ile uygulamaları ve
IPA fonları kullanım oranlarının artması için proje yönetim kapasitelerinin
geliştirilmesi
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Eğitim Amaçları
Eğitim sonunda Hibe Faydalanıcıları:
a)
Hibe sözleşmelerinn yönetimi: sözleşme süreci, uygulama,
raporlama, görünürlük;
b)
Hibe yönetimi sürecinde rol ve sorumluluklar;
c)
Hibe projeleri uygulama ve izleme;
d)
Uygulama ve izleme süreçlerinde Hibe Faydalanıcılarının en sık
yaptığı hatalar;
e)
Uygun giderler, satın alma, mali yönetim ve hibelerin denetimi
f)
Görünürlük
konularında bilgilerini tazeleyeceklerdir.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Gündem
1. İKG OP Programları - Hibe Programları
2. Görev ve Sorumluluklar
3. Hibe Sistemi
4. Hibe Sözleşmelerinin Anlaşılması
5. n+3 Kuralı ve Uygulamaya Etkileri
6. Hibe Sözleşmelerinin ve Bütçenin Yönetimi
7. Hibe Faydalanıcıları için Teknik Destek
8. İzleme Bilgi Sistemi
9. Hibe Projelerinin İzlenmesi ve İzleme Ekibi
10. Düzensizlikler ve Risk Yönetimi
11. Raporlama
12. AB Satın Alma Kuralları
13. AB Görünürlük Kuralları
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
İKG OP ve Hibe Programları Hakkında
Genel Bilgi
İKG Operasyonel Programı (İKG OP), insan
kaynaklarının geliştirilmesi ve özellikle istihdam,
eğitim ve sosyal içerme alanlarında, Türkiye’deki
mevcut durum hakkında bilgi veren, sosyo‐ekonomik
analizler içeren, öncelik eksenlerini, tedbirleri ve
faaliyetleri tanımlayan ÇSGB tarafından hazırlanan
ana belgedir.
www.ikg.gov.tr
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
İKG OP ve Hibe Programları Hakkında
Genel Bilgi
Aralık 2007’de Avrupa Komisyonu tarafından kabul edilen İKG OP’nin
genel amacı, ‘daha fazla ve daha iyi iş ve daha fazla sosyal uyum ile
sürdürülebilir ekonomik büyümeyi sağlayacak bilgi temelli bir
ekonomiye geçişi desteklemek’ şeklinde tanımlanmıştır. Bu genel
amaç çerçevesinde İKG OP’de belirlenen müdahale alanları:
İstihdam,
Eğitim,
Sosyal içerme’dir
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
İKG OP’nin uygulanması için öncelik eksenleri ve
tedbirlere uygun olarak geliştirilen programlar:
Öncelik
Ekseni
Operasyon
Faydalanıcısı
Eğitim
MEB
İstihdam
SGK
İstihdam
İŞKUR
İstihdam
İŞKUR
Eğitim
MEB
Hibe
Programı
Hayat Boyu
Öğrenmenin
Desteklenmesi
Kayıtlı
İstihdamın
Desteklenmesi
Kadın
İstihdamının
Desteklenmesi
Genç
İstihdamının
Desteklenmesi
Özellikle Kız
Çocuklarının
Okullaşması
Başlama
Tarihi
Bütçe (Avro)
Proje Sayısı
15 Mayıs 2010
5.000.000
44
15 Temmuz
2010
11.850.000
42
30 Temmuz
2010
23.770.589
132
23 Kasım 2010
25.243.000
128
Ocak 2011
10.000.000
89
75.863.589
435
TOPLAM
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
İKG OP ve Hibe Programları Hakkında
Genel Bilgi
Fonun kaynağı
 Projelere verilen hibe miktarının %85’i Avrupa Birliği bütçesinden ve
%15’i de Türkiye Cumhuriyeti bütçesinden karşılanmaktadır.
Hibe Projeleri Uygulama Bölgesi
 İKG OP’nin en önemli ilkelerinden biri olan ‘coğrafi yoğunlaşma ve
bölgesel farklılıkların azaltılması’ ilkesi gereği, hibe programları
ağırlıklı olarak, İstatistikî Bölge Birimleri Sınıflandırmasına göre, II.
Kategori olarak belirlenmiş (NUTS‐II) ve kişi başına düşen ortalama
geliri, Türkiye ortalamasının %75’inden daha az olan bölgelerde
uygulanır.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Hibe Projeleri Uygulama Bölgesi
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
İKG OP ve Hibe Programları Hakkında Genel
Bilgi
Hibe Programlarında
Uygulanan Hİbe Projesi Sayısı
Kız çocuklarının
Okullaştırılması
90
Kadın
İstihdamı 131
Toplam Bütçenin Hibe
Dağılımı
Kız
çocuklarının Programlarına
Okullaştırılma
sı
15%
Kadın
İstihdamı
32%
Kayıtlı
İstihdam
12%
Genç
İstihdamıı
116
Kayıtlı
İstihdam 41
Yaşam Boyu
Öğrenme 45
Genç
İstihdamı
34%
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Yaşam Boyu
Öğrenme
7%
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Kız Çocuklarının Okullaştırılması Hibe
Programı Proje Sayısı -Genel Dağılım
Projelerin Sayısı/ Şehirler
8
7
5
4
5
5
2
1
1
5
4
2
1
1
5
4
3
2
5
3
3
2
2
1
1
1
1
1
1
1
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
2
1
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Projelerin Toplam Sayısı/ Şehirler
12
10
8
6
4
2
Women's Employment
Registered Employment
Life Long Learning
Youth Employment
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Increasing Girls Enrolment
Yozgat
Van
Tunceli
Trabzon
Tokat
Şanlıurfa
Sivas
Sinop
Siirt
Samsun
Rize
Osmaniye
Ordu
Muş
Mardin
Malatya
Kayseri
Kars
Kastamonu
Kahramanmaraş
Iğdır
Hatay
Hakkari
Gümüşhane
Giresun
Gaziantep
Erzurum
Erzincan
Elazığ
Diyarbakır
Çorum
Çankırı
Bitlis
Bingöl
Bayburt
Artvin
Batman
Ardahan
Amasya
Ağrı
Adıyaman
0
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
İKG OP ve Hibe Programları Hakkında
Genel Bilgi
 Kız Çocuklarının Okullaşma Oranlarının Arttırılması hibe
programında en fazla proje Şanlıurfa’da olup (8) bunu 7 projeyle Van
takip etmektedir.
 Kadın istihdamı hibe programında en fazla proje Kayseri, Samsun ve
Hatay’da (12, 11, 9) bulunmaktadır.
 Kayıtlı istihdam hibe programında en fazla sayıda proje Samsun’dan
gelmiş olup (8), bunu 4er proje ile Van ve Kayseri izlemektedir.
 Yaşam Boyu Öğrenme hibe programında ilk sırada her bir ilden 4er
proje ile Elazığ, Kayseri ve Yozgat bulunmaktadır.
 Genç İstihdamı hibe programında en fazla proje Hatay’dan gelmiş olup
(11), bunu 10ar proje ile Samsun ve Sivas izlemektedir.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Görev ve Sorumluluklar
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
İKG OP Hibe Programları Uygulamadaki Kilit
Aktörler
 Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı (ÇSGB), İnsan
Kaynaklarının Geliştirilmesi (İKG) Bileşeni kapsamındaki
program ve projelerin hazırlanması, yönetilmesi, uygulanması,
izlenmesi, denetlenmesi ve değerlendirilmesinden sorumlu
Program Otoritesi (PO)’dir.
 Program Otoritesi Başkanı:
 Programın etkinliği ve tesirini arttırıcı gerekli tüm tedbirleri alır;
 Hibe programının teknik denetimi ve izlemesini temin eder;
 Merkezi ve bölgesel hibe izleme ekiplerinin oluşumunu onaylar.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Uygulamadaki Kilit Aktörler
Operasyon Faydalanıcıları
 Kız Çocuklarının Okullaşma Oranlarının Arttırılması Hibe ProgramMİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI
 Hayat Boyu Öğrenmenin Desteklenmesi Hibe Programı- MİLLİ EĞİTİM
BAKANLIĞI
 Kadın İstihdamının Desteklenmesi Hibe Programı- İŞKUR (Türkiye İş
Kurumu)
 Genç İstihdamının Desteklenmesi Hibe Programı- İŞKUR (Türkiye İş
Kurumu)
 Yenilikçi Yöntemlerle Kayıtlı İstihdamın Teşvik Edilmesi Hibe ProgramıSGK (Sosyal Güvenlik Kurumu)
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Uygulamadaki Kilit Aktörler
Operasyon Faydalanıcıları
 Her operasyon faydalanıcısı, operasyonu dâhilindeki tüm
faaliyetlerin günlük olarak doğru ve zamanında
uygulanması için faaliyet gösterir.
 Bu amaçla her bir operasyon faydalanıcısı kurum
bünyesinde “Operasyon Koordinasyon Birimi (OKB)
kurmuştur”.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Uygulamadaki Kilit Aktörler
Merkezi İzleme Ekibi
 Hibe programına sahip her operasyon faydalanıcısının bünyesinde
desteklenen hibe projelerinin izlenmesi amacıyla bünyesinde kurulmuştur.
 MHİE, hibe sözleşmeleri imzalandıktan sonra, projelerin AB kuralları ve Türk
mevzuatına uygun olarak yürütülmesinin günlük olarak izlenmesi ve kontrolü
kapsamında sorumluluklara sahiptir:
Bölgesel İzleme ekibi ÖNEMLİ!
 Projesi kabul edilmiş hibe faydalanıcılarına, program otoritesi adına teknik
destek sağlar ve yerel düzeyde hibe projelerinin izlenmesini yürütür.
 Yerel düzeyde, hibe programının tanıtılması ve projelerin uygulanması
kapsamında Merkezi Kurumların ve Hibe Faydalanıcılarının temel iletişim
noktası olarak görev yapar. Faydalanıcılar, sözleşmeden kaynaklanan
sorumluluklarını yerine getirirken öncelikle BHİTYE’ye danışmalıdır.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Uygulamadaki Kilit Aktörler
Hibe Faydalanıcısı
Herhangi bir hibe programı (Uluslararası veya ulusal) kapsamında sağlanan
mali yardımlardan destek almak için proje teklifi hazırlayarak, fon kaynağı
sağlayan kurumlara başvuru yapan, ve projesinin başarılı bulunması
durumunda, hibe almaya ve teklif ettiği projeyi uygulamaya hak
kazanan tüzel veya gerçek kişilerdir.
Hibe yararlanıcısı, fon sağlayan kurum veya kuruluş ile yapmış olduğu
sözleşme şartları ve sözleşme eklerine uygun olarak tanımlamış olduğu
projenin, planlamış olduğu hedeflere ulaşmasında doğrudan sorumludur.
Teknik Destek Ekibi
Öncelikli olarak izleme ekiplerine izleme konusunda destek vermekle
sorumlu olur
diğer konularda HF’lere rehberlik yapmak üzere
görevlendirilmiş ekip.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Uygulamadaki Kilit Aktörler
Merkezi Finans ve İhale Birimi
Sözleşme Makamı sıfatı ile hibe programının idari ve mali olarak
uygulanması, hibe fonlarının doğru kullanılması, sözleşmelerin imzalanması,
hibe tutarlarının hesaplanarak proje faydalanıcılarına ödenmesi,
faydalanıcılardan gelen tüm rapor, beyan ve taleplerin kontrollerinin
yapılması ve bunların nihai onaylanmasından sorumludur. Ayrıca izleme ve
denetim faaliyetleri yürütür.
Avrupa Birliği Türkiye Delegasyonu
Hibe projelerinin AB kuralllarını uygun olarak ve sürdürülebilirlik açılarından
gerçekleştirilmesinde izleme ve denetim rolleri bulunur.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Hibe Süreci
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Hibe Süreci
Hibe Nedir?
 Belirli bir amaç kapsamında kullanılmak üzere bir kurum
tarafından sağlanan mali yardım





Bağış değildir!!!
Faydalanıcıların yürüttüğü faaliyetlere destek olur.
Yalnızca uygun maliyetleri kapsar.
Proje yalnızca hibe faydalanıcısı tarafından yönetilir.
Projenin sonuçları hibe faydalanıcısına aittir(veya ortakları).
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Hibe Süreci
PROJE BAŞLANGICI
Hibe
dokümanlarının
hazırlanması
Proje
tekliflerinin
hazırlanması
ve sunulması
Değerlendirme
ve tekliflerin
seçimi
Sözleşmelerin
imzalanması
Uygulama
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Projelerin
sonlanması ve
değerlendirme
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Hibe Projelerine Başvuru Aşaması
 Teklife Çağrının Yayınlanması: Kamuoyuna duyurulur, proje hazırlamak ve
başvurmak için sınırlı zaman
 Hibe Bilgilendirme Günleri: Potansiyel faydalanıcılar için teknik bilgi
 Yardım Masaları: Proje hazırlık sürecinde teknik destek
 Sıkça Sorulan Sorular: Resmi ve bağlayıcıdır
 Düzeltmeler: Resmi ve bağlayıcıdır
 Tekliflerin Sunulması: Son başvuru tarihi, MFİB’ye sunum
 Değerlendirme: Projelerin bağımsız seçimi
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi





Başlama
Sözleşme imzalanır
Kaynaklar harekete
geçirilir
Paydaşlarla iletişime
geçilerek projeye olan
olası etkilerini takip
edilir
Proje planını gözden
geçirilir ve sürekli
güncellenir
İzleme ve
değerlendirme
prosedürleri oluşturulur






Uygulama
Kaynaklar tahsis edilir
ve proje planına
yerleştirilir
Faaliyet planı takip
edilir ve sonuçları
gözlemlenir
Proje gelişimi izlenir ve
gözden geçirilir
Operasyonel planlar
projede elde edilen
tecrübeden yola
çıkarak revize edilir
Raporlama yapılır
Tüm aşamalarda
görünürlük kuralları




Devretme
Sorumluklar proje
sürdürücülerine
devredilir
Sürdürülebilirliği
sağlayacak plan
oluşturulur
Gerekli bilgi ve
teknoloji transferi
doğrulanır
Mali sürdürülebilirlik
sağlanır
İZLEME
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
25
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Hibe Programı Değerlendirmesi
• Hibe projeleri / program çıktıları elde edilmiş mi?
• Hibe projeleri / program başarı göstergelerine ulaşılmış mı?
• Projenin / programın
• Etkinliği
• Etkililiği
• Etkisi
• Sürdürülebilirliği
• Alınan Dersler ve İyi Uygulamalar
• Bir sonraki program / projelerin daha iyi tasarlanması
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Hibe Projelerinin Uygulanması
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Hibe Sözleşmesinin Anlaşılması
Sözleşme:
Özel Koşullar
Projenin Tanımı (Ek 1)
Genel Koşullar (Ek 2 )
Projenin Bütçesi (Ek 3)
Hibe ile fonlanan bir proje dahilinde mal, hizmet veya inşaat
işleri alımında kullanılacak satın alma prosedürleri (Ek 4)
 Ödeme Talebi ve Mali Kimlik Formu (Ek 5)
 Mali ve Teknik Rapor Şablonu (Ek 6a, 6b)
 Gider doğrulaması için rapor şablonu (Ek 7)





İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
28
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Sözleşme Koşulları
• Denetim firması
• Hibenin nihai tutarı
• Sorumlulukların yerine getirilmemesi
• Sözleşmedeki ve bütçe içi değişiklikler
• Raporlar
• Ek bilgiler
• Ödemeler
• Proje hesapları
• Giderlerin doğrulanması
• Görünürlük
• Sözleşmenin uygulanması
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
29
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Bütçenin Genel Tanıtımı
Bütçe Bölümleri
• 1. İnsan Kaynakları
• 2.Seyahat
• 3.Ekipman ve Malzeme
• 4. Yerel Ofis/Proje Maliyetleri
• 5.Diğer Hizmetler
• 6.Diğer
• 7. Doğrudan proje maliyeti (1-6)
• 8. Yedek akçe (ara toplam uygun doğrudan proje maliyeti olan kalem 7'nin
maksimum %5'i)
• 9. Doğrudan uygun maliyetler toplamı (7+ 8)
• 10. İdari maliyetler (toplam uygun doğrudan proje maliyeti olan kalem 9'un
maksimum %7'si)
• Toplam uygun proje maliyeti (9+10)
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Fonların Etkin Kullanımı ve n+3 Kuralı
AB'den sağlanacak kaynağın, tahsis edildiği
yıldan sonraki 3 yıl içinde kullanılması
gerekmektedir.
RİSKLER:
Bütçelerin zamanında harcanması için önemli
kısıt!
Zamanında harcanamayan paralar: Kayıp olur ve
AB’ye iade edilir
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Fonların Etkin Kullanımı ve
Hibe Projeleri üzerindeki Etkileri
N+ 3
Proje Zaman Yönetimi
 Faaliyet Planı
Bütçe
 Satın alma
Raporlama (Ara ve
Nihai Raporlar)
YMM Denetimi
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Fonların Etkin Kullanımı ve
Hibe Projeleri üzerindeki Etkileri
Projenin Zaman Yönetimi
Sorunun kaynağı olabilecek konular:
 Faaliyet Planında öngörülemeyen unsurlar
 Satın alma sürecinin başlatılamaması
 Bütçenin kullanılamaması (para harcamaktan
kaçınmak)
 Bütçedeki maliyetlerin güncelliğini yitirmesi
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Fonların Etkin Kullanımı ve
Hibe Projeleri üzerindeki Etkileri
Raporlama
Sorunun kaynağı olabilecek konular:
 Gerekli tüm dokümantasyonun proje uygulama sürecinde
eksik hazırlanmış olması
 Çıktıların yetersizliği
 Rapor hazırlama sürecinde ilgili birimlerle olan iletişim
eksikliği
 Harcamaların kurallara uygun yapılmamış olması
 Geriye dönük evrak tamamlama çabası
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Fonların Etkin Kullanımı ve
Hibe Projeleri üzerindeki Etkileri
Denetim
Sorunun kaynağı olabilecek konular:
 YMM’ ye teslim edilecek belge ve tabloların yanlış doldurulması,
hesaplamaların yanlış yapılması, eksik bilgi ve karışık sunulması
 Bütçeye ait harcama ve ödeme belgelerinin eksikliği
 YMM’lerini projeleri hakkında bilgilendirilmemesi
 YMM ile projenin sonunda iletişime geçilmesi
 YMM raporunun nihai rapor son teslim tarihinde hazır olmaması
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Fon kullanımı ile ilgili riskler nasıl önlenebilir?
 Hibe Faydalanıcıları tarafından projelerde üst düzey
sahiplenme, iyi hazırlık ve hızlı uygulama süreci
 Hibe Faydalanıcıları ve izleme ekipleri tarafından proje
harcamalarının yakın takibi
 Hibe Faydalanıcıları ve izleme ekipleri arasında güçlü
koordinasyon ve iletişim
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Fon kullanımı ile ilgili riskler nasıl önlenebilir?
 Hibe Faydalanıcıları tarafından bütçelerin etkin ve etkili şekilde zamanında
harcanması, belgelenmesi ve raporlanması
 Hibe Faydalanıcıları tarafından ara ve nihai dönemler için doğru ve eksiksiz
finansal rapor ve YMM Raporu hazırlanması ve zamanında sunulması
 İzleme ekipleri tarafından saha ziyaretleri, MIS, raporlar gibi izleme araçları
ile düzenli, sürekli ve etkili izleme yapılması
KIZ ÇOCUKLARININ
OKULLAŞMA
ORANLARININ
ARTTIRILMASI
MAYIS 2011SONUNA KADAR
OLAN TOPLAM PROJE
HARCAMALARININ YMM
RAPORLARI
HAZİRAN 2011SONUNA
KADAR
GÖNDERİLMELİDİR
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Sözleşmede Değişiklik Yapılması
 Proje uygulama sürecinde iki tür değişiklik yapılabilir:
Küçük Değişiklik (KD)
Büyük Değişiklik (BD)
!!!!!Sözleşmede küçük veya büyük değişiklik yapmayı
planlıyorsanız, talebinizi MFİB’ye göndermeden önce
bölgesel izleme ekiplerine danışmanız gereklidir.
!!!!! HF her zaman KD ve BD sonrası onaylı en güncel
bütçesi ile hareket etmelidir.
!!!! Değişiklik talepleri ayrıntılı olarak gerekçelendirilmelidir.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Sözleşmede Değişiklik Yapılması
Küçük Değişiklikler
– Küçük Değişiklikler – Resmi zeyilname gerektirmez
• Projenin temel amacını etkilemeyecek, faaliyetlerde yapılacak küçük
değişiklikler
• Projenin temel amacını etkilemeyecek, bütçede yapılacak küçük
değişiklikler; ve yapılan değişikliğin mali etkisinin; aynı ana bütçe kalemi
içinde bir transferle ya da ana bütçe kalemleri arasında, ilgili her bir ana
bütçe kaleminin asıl miktarının % 15’inden fazla olmayan bir transferle
sınırlı olması halinde
• Adres veya telefon değişikliği
• Banka hesabı değişikliği
• Proje yöneticisi veya uzman değişikliği
• YMM değişikliği
Kamu kurumlarında olan kurum ve yönetici değişiklikleri küçük değişiklik
ile sunulabilir (örn: meslek lisesi müdür değişikliği).
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
39
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Sözleşmede Değişiklik Yapılması
Büyük Değişiklikler
– Büyük Değişiklikler – Resmi zeyilname gereklidir
• Projenin temel amacını ve göstergelerini etkileyen, faaliyetlerde
önemli değişiklikler
• Ana bütçe başlığı altında %15’i aşan değişiklikler, bütçeye yeni
bir kalem eklenmesi veya mevcut bir kalemin bütçeden
çıkarılması
!!!!Projenizde Zeyilname gerektirecek büyüklükte değişiklikler
yapmamanız önerilir. Zeyilname süreci uzun ve karmaşık
olabileceğinden sadece çok gerekli olduğunda yapılmalıdır.
!!!!Talep MIS’e yüklendikten sonra 1’i orjinal imzalı, toplam 3 kopya
halinde MFİB’ye gönderilmelidir. Dokümanlar imzalı çıktı olarak
MFİB’ye gönderilmezse resmi işleme alınamamaktadır.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
40
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Uygun Maliyetler
 Proje bütçesi, projenin uygun maliyet tahminini
yansıtmaktadır.
 Nihai mali raporun değerlendirilmesi sırasında, MFİB
tarafından projenin uygun maliyetleri belirlenecektir.
Uygun olmayan harcamalar, beklediğinizden daha düşük
bir ödemeye neden olabilir ve bazı durumlarda, almış
olduğunuz ön ödemenin bir kısmının iadesine yol açabilir.
 Toplam proje harcamanız başlangıçta belirlenenden
daha düşük seviyede olursa, projenize tahsis edilen
hibe tutarı aynı oranda düşecektir.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Uygun Maliyetler
 Faaliyet tanımında yer almayan, uygulama illerinde gerçekleşmeyen ya
da zeyilname/bildirim yoluyla onaylanan faaliyet değişiklikleri dışında
kalan faaliyetler için yapılan tüm harcamalar uygun olmayan maliyettir.
 Proje faaliyetleri ile açıkça ilişkili olmayan ya da raporlanan faaliyetlerin
dışında yapılan tüm harcamalar uygun olmayan maliyettir.
 Proje harcamaları, başta para ve maliyet etkinliği değerlendirmesi olmak
üzere, sağlam mali yönetim prensiplerine uygun şekilde gerçekleştirilmelidir.
 Tüm maliyetler, Faydalanıcı ve/veya ortakları tarafından gerçekleştirilmiş
harcamalar olmalıdır.
 Maliyetler, Faydalanıcının veya ortaklarının muhasebe hesaplarında kayıtlı
olmalıdır ve saptanabilir, doğrulanabilir ve destekleyici belgelerin asılları ile
kanıtlanabilir olmalıdır.
 Maliyetler, proje uygulama döneminde gerçekleşmelidir.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Satın Alma
 Bu süreç, hibe sözleşmesi Ek IV’de tanımlanan AB usullerine uygun
olarak satın alma (ihale) koşullarına uygun yönetilmelidir.
 Tüm dokümantasyon gerekirse planlanandan daha önce hazırlanıp
gecikmeden satın alma süreci başlatılmalıdır.
 Bu aşamada dokümanlar MFİB’ye gönderilmeden önce
izleme
ekiplerinden mutlaka görüş alınmalıdır.
 10.000 Avro üzerindeki tüm alımlar ihale sürecine tabidir. İhale
dosyası hazırlandıktan sonra MFİB’nin kontrolü için sunulmalıdır. İhale
değerlendirmesi sonunda dokümanlar değerlendirme raporu ile birlikte
MFİB onayına sunulur ve onay sonrasında tedarikçi ile sözleşme
imzalanır.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Mali Yönetim
 Proje aktivitelerini gerçekleştirmek için gerekli olan nakit
ihtiyacını kontrol edilmesini sağlar.
 Başarılı nakit yönetimi, başarılı bir proje için atılan bir
adımdır
 Projeyi geciktirebilecek aktivitelerin önceden belirlenmesini
sağlar ve alternatif plan yapılması sağlanır.
 Mali Yönetim yapılan her aktivitenin bütçesini kontrol
altında tutar
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Mali Yönetim
 Projelerde mali yönetim uygun giderleri maksimize eder.
 N+3 kuralından etkilenmeden projenin sorunsuzca
kapatılmasını sağlar.
 Eş finansman kullanımını ve uygulama sırasındaki mali
katkıların uygulamada kullanılması için erken uyarı sistemi
olarak değerlendirilir.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Hibe Projesinin Yönetimi
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Proje Yönetiminde 3 Kısıt
Üç Kısıtlama (Triple Constraints) + 2 Yeni
Projelerde 3 ana kısıt, Triple Constraints:
a. Belirlenen hedeflere ve şartnameye uygun sonuçlara
b. Hedeflenen zaman aralığında
c. Öngörülen
bütçe
çerçevesinde
ulaşarak
faaliyetlerin
tamamlanması
1. Kapsam
2. Bütçe
Kalite (yeni)
Risk (yeni)
3. Zaman
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
47
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Uygulanacak Mevzuat
 Hibe faydalanıcıları projelerini, yürürlükte olan
Cumhuriyeti Mevzuatına uygun olarak yürütmelidir.
Türkiye
İSTİSNALAR:
 Kamu İhale Kanunu’nun ceza ve ihalelerden yasaklama
hükümleri saklı kalmak üzere, Avrupa Birliği’nin Satın
Alma ve İhale Usullerini uygulamakla yükümlüdür.
 KDV, ÖTV muafiyeti (eş finansman da dahil)
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Proje Uygulamaları
Proje Ekibinin Kurulması ve İstihdamı
Proje ekibi proje teklifinde tasarlanan kişilerden oluşur. Projede
çalışan her personelin özgeçmişi
sözleşme makamı ve proje
faydalanıcısına resmi olarak sunulmalıdır. Değişiklik olduğu
dönemlerde bu süreç tekrarlanmalıdır.
Projede çalışacak her kişinin çalışma süresi ve maliyeti bütçede
belirtilmiştir.
Uzun dönemli ve kısa dönemli personel çalışma türüne göre bir iş
sözleşmesiyle çalışmaya başlar
Sözleşme iş kanununa uygun olarak düzenlenmeli ve personelin,
çalışma süresi, görevleri ve iş tanımını içerecek şekilde
hazırlanmalıdır.
Her personelin projede çalışmasından doğan vergi, sosyal güvenlik
vb. konular kanunların gerektirdiği şekliyle uygulanmalıdır.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Proje Uygulamaları
Proje Ofisinin Oluşturulması
Her proje, sözleşme makamı tarafından onaylanan teklifinde beyan
ettiği çalışma ortamını sağlamakla yükümlüdür.
Proje ofisinin nitelikleri proje teklifinde belirtilen şekline göre her proje
için farklılık gösterebilir.
Proje uygulamalarının yerine getirilebilmesi için temel ofis
ekipmanları ve donanımının sağlanması gerekir.
Bütçede de yeri olan proje ofisi ekipman , araç ve gereçlerinin
bütçede yer aldığı şekliyle temin edilmesi gerekmektedir.
Görünürlük kuralları proje ofisinde de uygulanmalıdır.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Proje Uygulamaları
Faaliyet Planının Güncellenmesi
Projenin
sözleşmede belirtilen süre içinde onaylandığı şekliyle
başarılı şeklide uygulanması için gereklidir.
Nasıl yapılır?
 Mevcut Faaliyet Planındaki faaliyetleri uygulama zamanıyla projenin
gerçekleşeceği dönem arasında karşılaştırma yapma
 İçinde bulunulan koşullar doğrultusunda içerikte ve sözleşme
şartlarında değişiklik yapmadan faaliyetleri planlama (izinler, gerekli
belgelerin doldurulması, hazırlanması vb.)
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Projede Ödemelerin Gerçekleşmesi
 Ana Bütçe Kalemleri:
•
•
•
•
•
•
İnsan Kaynakları
Seyahat
Ekipman ve Malzeme
Yerel Ofis / Proje Maliyetleri
Diğer Maliyetler / Hizmetler
Diğer
 İhtiyat Akçesi
 İdari Giderler
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
52
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Projede Ödemelerin Gerçekleşmesi
Proje Personeline Ücret verilmesi







Çalışanların bordrolarına dayanmalıdır. (örnek bordro)
Her çalışan aylık olarak zaman çizelgesi doldurarak imzalamalı ve
proje yönetici tarafından onaylanmalıdır.
Sosyal sigorta ve vergiyi içeren brüt toplama dayanmalıdır
Maaşlar kuruluşun maaş standartları üzerinde olmamalıdır
Kısa dönemli misyonlarda kısa dönemli uzman aylık gün çizelgesini
doldurmalıdır
Net maaşlar hiçbir şekilde proje personeline elden ödenmemeli, banka
aracılığıyla çalışanın kişisel hesabına gönderilmelidir.
Maaş ödemesi için aylık infor€ kur kullanılmalıdır.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Projede Ödemelerin Gerçekleşmesi
Harcırahların Ödenmesi

Proje personelinin sadece proje merkezi dışında geçirdiği geceler için
harcırah almaya hakkı vardır. Harcırah kapsamında yapılan ödemeler fatura
vs. gibi belgelerle kanıtlanmalıdır. Harcırah hakkında daha fazla bilgi için:
http://europa.eu.int/comm/europeaid/perdiem/index_en.htm

Harcırah ödemelerinin de istisnalar dışında bankalar aracılığıyla yapılması
gerekmektedir. Ödeme öncesinde, hak edilen harcırah miktarının tutarlı
biçimde hesaplanmasını sağlamak amacıyla “Harcırah BildirimTablosu” nun
hak sahibi tarafından doldurularak imzalanması, proje sorumlusu tarafından
da onaylanması yeterlidir.
Mevcut kanunlar doğrultusunda harcırah miktarları da vergiye tabidir.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Projede Ödemelerin Gerçekleşmesi
Seyahat ve Taşıma Gerekliliklerinin Karşılanması



Tüm uçak biletleri ve biniş kartları faydalanıcı tarafından tutulmalıdır.
Herhangi bir biletin KDVsi uygun maliyet olarak kabul edilemez. Eğer
bilet KDV içeriyorsa sadece KDV hariç kısmı uygun maliyet olacaktır.
Ekonomi sınıfı biletler uçakla seyahatte tek seçenektir.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Projede Ödemelerin Gerçekleşmesi
Ekipman ve Malzeme Alımı






Ekipman ve malzeme alımları KDV, ÖTV ve gümrük vergilerinden muaftır.
Tüm satın alımlar AK Satın Alma Kurallarına dahilinde olmalı (Hibe
Sözleşmesi – Ek 4) ve Menşei kurallarına uygun olmalıdır.
Uygun gerekçelendirme ile en ucuz olanı raporlama süreci veya satın alma
sürecinde almak üzere hareket edilebilir.
Yeni ekipman alınıyorsa , yedek parça talep edilemez.
Tüm alımlar pazar fiyatları ile paralellik göstermelidir.
Bu doğrultuda satın alınan mal proje uygulama süresi içinde alınmış olmalı
önce veya sonra alınan malların ödemesi geçerli sayılmamaktadır. Alınan
mallar sözleşme hazırlanmalı fatura karşılığında banka yoluyla ödemesi
yapılmalıdır.a
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
56
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Projede Ödemelerin Gerçekleşmesi
Yerel Ofis Maliyetleri

Bu başlık altındaki maliyetler eğer ofisler sadece proje faaliyetlerinin
uygulanabilmesi için kurulduysa uygun maliyet sayılırlar, eğer değilse idari
maliyetler altında değerlendirilirler.
Diğer Maliyetler ve Hizmetler




Basım maliyetleri eğer başkalarına alt sözleşme yoluyla verildiyse uygun
maliyet olarak kabul edilir. Ofis içinde yapılan basım maliyetleri ödenmez.
Noter maliyetleri, para transferi maliyetleri vb. maliyetler hibe
sözleşmelerinde uygun maliyetlerdir
Tüm görünürlük maliyetleri eğer AB görünürlük kurallarına uyuyorlarsa
uygun maliyet sayılırlar
Bu başlık altında yapılan tüm harcamalar yine belirtilen istisnalar dışında
alınan mal ve hizmetin büyüklüğüne göre gerekli dokümantasyonun
tamamlanmasıyla işe uygun alınmış fatura doğrultusunda banka yoluyla
ödemesi yapılır.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
57
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Projede Ödemelerin Gerçekleşmesi
Diğer

Bütçe başlıkları altında yer almayan diğer maliyetler bu başlık altında
toplanmalıdır. Bu başlık altındaki tüm harcamaların da faturalandırılmış
olması gerektiğini unutmayınız.
İdari Giderler
Doğrudan giderlerin belli bir oranına karşılık gelen, projenin yönetim ve
gözetimine ilişkin genel maliyetler olarak tanmlanabilecek dolaylı giderler ise
“idari gider” olarak kabul edilmiştir.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
58
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Faydalanıcının Eş Finansmanı
 Hibe sözleşmesi, hibe miktarına orantılı olarak bir eş-finansmanın
sağlanmasını şart koşar. İzlemenin bir parçası da bu finansmanın doğru
miktarlarda sağlandığını saptamaktır. Ayni katkılar eş-fnansman olarak
değerlendirilemez (İK hariç).
 Hibe faydalanıcısı proje eş finansmanını proje uygulama süresi boyunca
proje hesabına yatırmalıdır. Eş finansman proje hesap hareketlerinden takip
edilebilir olmalıdır.
 Eş-finansman proje sonunda gerçekleşen uygun maliyetler üzerinden
değerlendirilecektir.
Öngörülmemiş Giderler
 Bütçenin ilk altı maddesinde öngörülmemiş diğer tüm harcamalar, proje
faaliyetleri için yapılmış olsa da ‘doğrudan uygun maliyet’ sayılmaz.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Projeden Karşılanmayacak Giderler
Borçlar ve oluşabilecek zararlar için oluşturulan karşılıklar
Proje hazırlık maliyetleri,
Faiz borçları,
Hâlihazırda başka bir kapsamda finanse edilen bütçe kalemleri,
KDV dâhil olmak üzere, vergiler (Mevcut yasal düzenlemelerin vergilerin
iadesine ve Faydalanıcı (veya Faydalanıcı’nın ortağının) bunları geri
almasına engel olmaması kaydıyla ),
 Üçüncü taraflara verilen krediler,
 Piyasa fiyatlarının ya da Faydalanıcı ve/veya ortaklarının normalde
ödediğinden yüksek olan maliyetler





İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Projeden Karşılanmayacak Giderler
 Proje ile ilişkilendirilmemiş maliyetler
 Gümrük ve ithalat vergileri ve diğer harçlar (yurt dışı çıkış harcı
gibi)
 Arazi ya da mevcut binaların satın alınması, kiralanması ya da
leasingi
 Para cezaları ve mahkeme masrafları
 İşletim masrafları
 İkinci el ekipman satın alımı
 Teminat masrafları
 Döviz kuru dönüşüm masrafları ve maliyetleri ile bileşene özel Avro
hesabına ilişkin döviz kuru zararları, ayrıca tamamen finansal nitelikteki
diğer giderler
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Muhasebe Gereklilikleri
 Yapılan her harcama uygun muhasebe sitemine göre
kayıt altına alınmalıdır.
 Kurumun bağlı bulunduğu mali yönetim çerçevesinde her
türlü kanuni yükümlülüğe bağlı kalarak harcamalar
yapılmalıdır.
 Hibe alan kurum, kurum dışından gelen bu kaynağı bağlı
bulunduğu ve yükümlü olduğu üst kurumlara bildirerek
gereklilikleri yerine getirmelidir (ör: dernekler).
 Bu doğrultuda Hibe Faydalanıcısı uyguladığı her adımdan
kendisi sorumlu olacaktır.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Ödeme Şekilleri
 Banka Yoluyla Yapılan Ödeme:
Tüm ödemeler için ZORUNLU
 Elden Ödeme:
Acil Ödemeler için SINIRLI Miktarda
Aylık 600€’yu geçemez
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Ödeme Şekilleri Elden Ödeme- İstisnalar
Aşağıdaki Harcama kalemlerinde miktar sınırlamasına tabi olmaksızın
elden ödeme yapılabilmesi uygun görülmüştür:
 a. Proje uygulaması kapsamında aylık veya mutat dönemlerde
gerçekleştirilen ve genellikle ödemelerin nakden yapıldığı genel
faaliyet giderleri (telefon,internet, elektrik, su, ısıtma, aidatlar, kamu
kurumlarına veya kamu kurumu niteliğindeki kuruluşlara yapılan
ödemeler vb.)
 b. Projede görevli yabancı uyruklu personele yapılan harcırah
ödemeleri veya proje faaliyeti kapsamında yurtdışında bulunulan
süre içerisinde yerli veya yabancı personele yapılacak harcırah veya
konferans katılım ücreti (participation fee) ödemeleri
 c. Hibe faydalanıcısının katkısı kapsamında değerlendirilecek
mallara ilişkin kredi kartı ile yaplan ödemeler
 d. Ulaşım giderleri (akaryakıt, taksi vb.)
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Hangi Para Birimiyle Ödeme Yapılmalı
 Proje Bütçesi Avro’dur.
 TL bazında yapılan tüm ödemeler raporlama sırasında AYLIK Avro
bazında beyan edilmelidir.
 Bunun için (InforEuro kuru) kullanılır

http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=currency_historique&curr
ency=504&Language=en
Geçerlilik Tarihleri
Kur
Oran
01/07/08 - 31/07/08
01/06/08 - 30/06/08
01/05/08 - 31/05/08
EUR/TRY
EUR/TRY
EUR/TRY
1,941000
1,903900
2,000800
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
65
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Diğer Gereklilikler - Belgeler
• Proje sözleşmesinin imzalanmasını takiben HF kurum ve görevlendirdiği
yetkili, proje uygulama süresi boyunca;
• Kurumlarla yapılan tüm resmi yazışmaları
• Projede oluşturulan raporlar, çalışmalar, belgeler, materyalleri
• Toplantı tutanakları, eğitim ,konferans, seminer katılımcı listeleri,
• Proje uygulaması sırasında maliyete dönüşmüş her uygulamanın bir
örneğini (basılı materyaller, görünürlük malzemeleri, video kayıtları,
fotoğraflar vb)
• Proje kapsamında proje bütçesinden yapılmış bütün harcamalara ait
dokümanları (fatura, sözleşme, bordro, makbuz, bilet, biniş kartı, dekont,
hesap dökümleri, ödeme belgeleri vb.) kayıt altına almalı ve bu evrakların
orijinal nüshalarını düzenli, kolay ulaşılabilir, incelenebilir şekilde
muhafaza etmelidir.
HF bu belgeleri daha sonra incelenmek üzere sözleşme gereği 7 yıl
boyunca saklamalıdır.!!!!!!!
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Önemli Tarihler





Büyük değişiklik
İzleme ziyaretleri
Ara Teknik Rapor
Nihai Teknik ve Mali Rapor
YMM Raporu
Hazırlama ve teslim tarihlerine dikkat ediniz!
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Hibe Faydalanıcılarına Sağlanacak Teknik Destek

TDE Bölge ve Merkezi İzleme ekiplerine destek verir.
TDE

MHİE, BHİTYE

Destek Verilen Alanlar
 İletişim /Koordinasyon
 İzleme
 Saha ziyaretleri
 Soru / Cevap
 Değişiklik Taleplerine destek
 Raporlama
 Satın alma, Görünürlük
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
HF
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
İzleme Bilgi Sistemi (MIS)
 Projelerin günlük olarak izlenmesini sağlar.
Projelerin sorunsuz ve etkin bir şekilde yürütülmesi için en sık
kullanılan araçtır.
 İletişim ve koordinasyonu sağlar.
 HATA YAPMA OLASILIĞINI EN AZA İNDİRGER.
 Uygulamadaki tüm dokümantasyon ve veriler MIS’ten takip edilebilir.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
İzleme Bilgi Sistemi (MIS)




Web tabanlı
Modüler
Kullanıcı adı ve parola ile giriş
Ara yüzler:
 Hibe Faydalanıcısı ara yüzü (yalnızca kendine ait
proje bilgilerini görür)
 Merkez İzleme ve Bölgesel İzleme Ekibi ara yüzü
(izledikleri projelerin billgilerini görür)
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
70
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
İzleme Bilgi Sistemi (MIS)
Kullanım alanları
 İzleme
 Özellikle Soru-cevap - Zorunlu
 Değişiklik talepleri - Zorunlu
 Uygulama
 Sizin uygulamanızı kolaylaştırıcı modüller
 İletişim
 Haberleşme ve koordinasyon sağlar
 Uygulamaları hızlandırır hata payını azaltır.
!!! LÜTFEN MIS’TE YER ALAN İLETİŞİM BİLGİLERİNİZİ GÜNCELLEYİNİZ
(E-MAİL VE CEP TELEFONU)
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
71
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Hibe Projeleri İzleme
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Neden İzleme Yapılır?
•
Projelerin gelişimini takip etmek için veri ve bilgilerin toplanması,
analizi ve paylaşılması
•
İzleme sistemleri ve prosedürleri, ilgili kişilerin bilgi bazlı karar
alabilmeleri için doğru zamanda, doğru kişiye ulaşmasını
sağlayacak mekanizmalar içermelidir
•
İzleme, proje uygulamasındaki güçlü ve zayıf noktaları vurgulamalı
ve sorumlu personelin problemlerle başa çıkabilmesini, performans
artırmayı ve değişen şartlara adaptasyonu sağlamalıdır
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
73
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
İzleme Süreci
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
74
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Nelerin İzlenmesi Gerekli?
İzleme sırasında kontrol edilen göstergeler
 Faaliyetlerin İlerlemesi (tamamlanmış ya da
tamamlanmamış, kaynaklar)
 Faaliyetlerin Kalitesi
 Performans Göstergeleri
 Maliyetler, Harcamalar ve Bütçe
 Hedef grupların tepkileri
 Paydaşlardan gelen beklenmeyen ya da olumsuz
tepkilerin nedenleri
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
75
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
İzleme Ekibi
 Projeleriniz
Bölgesel
ve Merkezi İzleme
Ekipleri tarafından izlenecektir.
 Gereken durumlarda Teknik Destek Ekibi
tarafından rehberlik sağlanacaktır.
 Aynı zamanda MFİB ve EUD den de izleme
uzmanları projeleri izlemektedir.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
76
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
İzleme Ekibi
İzleme Ekibi – Temel Görevler
1. HF’larına Yardım Masası şeklinde düzenli destek
olmak
2. Küçük/büyük değişiklik talebi incelemesi ve işleme
alınması
3. Rapor incelemeleri (aylık, ara, nihai)
4. Saha ziyareti ve nokta kontrolü
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
77
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
İzleme Ekibi
İzleme Ekibi - Roller ve Görevler
 Ziyaretlerin hazırlanması
 Teknik konularda faydalanıcının ihtiyacı olduğunda destek
olmak
 İzleme Raporlarını hazırlama
 Satın alma kurallarıyla uygunluğu kontrol etmek
 Görünürlük kurallarıyla uygunluğu kontrol etmek
 Satınalma ve mali konularda uygunluğu kontrol etmek
 MIS yoluyla online izleme için bağlantıda olmak
 İlgili herhangi bir Rapor için veri sağlamak
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
78
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
İzleme Araçları




Raporların ve Dokümanların Değerlendirilmesi
Düzenli İzleme Ziyaretleri
Nokta Kontrolleri
MIS


Değişiklik Talepleri
Soru/Cevap
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
79
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
İzleme Araçları
Raporlar
 Ara ve Nihai Teknik Rapor ve Ekleri:

Eğitim, konferans, vb. faaliyetlerde kullanılan sunumlar, notlar,
katılımcı listeleri, faaliyetlere ait raporlar

Çalışma ziyareti raporları, araştırma raporları

Görünürlük ile ilgili tüm çıktıların kopyası, vb.
 Nihai Mali Rapor ve Ekleri:

Raporun kapsadığı her dönem içinde yapılan harcamaları detaylı
gösteren bir liste

Özet Proje Personeli, sözleşmeler, bordrolar, gider makbuzları

Banka Hesap Ekstresi Kopyaları

Satın Alınan Ekipmanların Listesi

Faturalar, vb.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
80
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
İzleme Araçları
İzleme Ziyaretleri


Tüm proje uygulaması ve mali süreç sözleşme ve kurallarına
göre incelenir ve değerlendirilir.
Projenin uygulandığı bölgede HF’nın katılımıyla yürütülür ve
sonrasında rapor hazırlanır.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
81
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
İzleme Araçları
Nokta Kontrolleri
Proje uygulama bölgesinde, habersiz olarak gerçekleştirir.
 Ekipman
 Görünürlük
 Satın alma
 Zeyilname
 Uygunsuzluk
 Teknik
 Mali
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
82
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
İzleme Araçları
MIS
 Günlük olarak projelerin izlenmesini sağlar.
Projelerin sorunsuz ve etkin bir şekilde yürütülmesi için en sık
kullanılan araçtır.
 İletişim ve koordinasyonu sağlar.
 HATA YAPMA OLASILIĞINI EN AZA İNDİRGER.
 Uygulamadaki tüm dokümantasyon ve veriler MIS’ten takip edilebilir.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Etik Kurallar, Düzensizlikler ve Risk Yönetimi
 Düzensizlik (irregularity): Türkiye Cumhuriyeti yasalarının
veya Avrupa Birliği kurallarının bir eylemle ya da ihmalle
ihlal edilmesi (verilen fonların kesilmesine neden
olmayabilir)
 Usulsüzlük (fraud): herhangi bir kişi veya bir grup
tarafından zenginleşmek amacıyla kasten,isteyerek
düzensizlik yapılmasıdır.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Etik Kurallar, Düzensizlik ve Usulsüzlükler
 Düzensizlik, usulsüzlük ya da olağandışı harcamalar
yaptıkları saptanan hibe faydalanıcıları, gözlenen
olguların ve olayların ciddiyetine bağlı olarak, Türkiye
Cumhuriyeti Mevzuatının ilgili yaptırımlarının yanı sıra,
proje sözleşmelerinin feshedilmesi veya Avrupa Birliği
fonlarından sürekli olarak men edilme yaptırımıyla karşı
karşıyadır.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Risk Yönetimi
 İzleme verileri projeyle ilgili sorunların, uygunsuzlukların,
önemli risklerin ve aksaklıkların tespitinde etkin olarak
kulanılır.
 Tespit edilmesi halinde bu tür durumlar örneği MIS’te yer
alan “erken uyarı raporu” veya “düzensizlik raporu” ile
raporlanır ve MFİB ile PO’ya iletilmek üzere MHİE’de
toplanır.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Risk Yönetimi
Bu raporlar acil eylemde bulunulmasını gerektirir ve aşağıdakilere
benzer eylemler başlatır:
 BHİTYE veya MHİE tarafından faydalanıcıya teknik destek verilmesi;
 BHİTYE veya MHİE tarafından faydalanıcı ile düzeltici faaliyet
olasılıklarının görüşülmesi ve gerekçelendirilebiliyorsa sözleşme
zeyilnamesi yapılması gibi tavsiyelerde bulunulması;
 BHİTYE, MHİE veya MFİB tarafından ‘nokta kontolleri’yle proje
denetimi;
 BHİTYE, MHİE veya MFİB tarafından düzeltici faaliyetlerin
faydalanıcıya yazılı olarak bildirilmesi;
 MFİB tarafından ödemelerin dondurulması ve/veya sözleşmenin
feshi.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Raporlama
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Raporlama Süreci Hakkında Genel Bilgiler
 Proje süresi boyunca Hibe Faydalanıcıları’ndan (HF)
hibe sözleşmesi Özel Koşulları’nda bildirilen şekilde
raporlar sunması istenmektedir:
1. Ara Teknik Rapor
2. Nihai Teknik ve Mali Rapor
 Başka bir deyişle Hibe Faydalanıcısı’nın akdi bir
sorumluluk olarak bir Ara Rapor ve bir Nihai Rapor
hazırlaması gerekmektedir.
 Raporlar, teknik ve mali bölümler ile destekleyici
dokümanlardan oluşmaktadır.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Raporlama Süreci Hakkında Genel Bilgiler
Neden raporlama yapıyoruz? Bu raporların amacı nedir?
 Raporlar, Hibe Faydalanıcılarının, projelerindeki ilerlemeler ve akdi
yükümlülüklerin yerine getirilmesi konusunda sundukları beyanlardır.
 Bu raporlara istinaden, MFİB ödeme taleplerini inceler ve projenin
değerlendirilen uygun giderleri bazında sonraki ödeme veya nihai
ödeme miktarını tespit eder.
 HF ayrıca talep edilen 2 aylık beyan raporlarını bölge izleme
ekiplerine gönderebilir veya MIS’e girebilirler.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Rapor Hazırlanmasına İlişkin Genel Kurallar
 Raporun dili İngilizce olarak hazırlanmalı, Türkçe olarak
hazırlanacaksa
raporun geniş ingilizce özeti de
sunulmalıdır.
 Ara Rapor dönemi:
HF, proje süresinin ilk yarısında ara teknik raporlarını
sunmalıdır.
 Nihai Rapor dönemi:
Tüm projeler için proje bitimini takiben 1 aylık süre
içinde gönderilmelidir.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Rapor Hazırlanmasına İlişkin Genel Kurallar
 Raporunuzu MIS’teki standart şablonlara uygun olarak
hazırladıktan sonra MIS üzerinden iletebilirsiniz. Bunun
için MIS’te “İletişim” > “Yeni Soru” linklerini kullanınız. Bu
bölümde, “İçerik Türü”nden “Raporlama”yı tercih ederek
ve “Soru Metni” kısmına “Ara/Nihai raporumuz ektedir.”
şeklinde bir metin girerek, rapor olarak hazırladığınız
belgeyi “Yeni Dosya Ekleme” alanından sisteme
yükleyiniz.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Ara ve Nihai Raporlar – Teknik Rapor
Teknik Rapor:
 Proje faaliyetlerinin uygulanması,
 Proje yönetimi,
 Ortakların katılımı,
 Başlıca paydaşlarla ilişkiler,
 Görünürlük,
 Satın alma,
 Performans göstergelerine ilişkin ilerleme, projenin genel
değerlendirmesi ve
 Sözleşme değişiklikleri konusunda bilgileri sunmaktadır.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Ara ve Nihai Raporlar – Teknik Rapor
Teknik Rapor:
 Teknik Rapor hazırlanırken Faaliyet Planı’na bağlı bir düzen
izlenmelidir.
 Belirtilen faaliyetlerin sırası aynı sırayı korunmalı ve faaliyetlerin
tarihleri/gerçekleştirilme dönemleri belirtilmelidir.
 Gerçekleştirilen faaliyetler tüm detayları ile Teknik Rapora
yansıtılmalıdır.
 Faaliyetlere ilişkin tüm destekleyici dokümanlar rapora eklenmelidir.
 Nihai Teknik Rapor ile birlikte beyanname, performans göstergeleri ve
varsa ekipman mülkiyet devri belgeleri de sunulmalıdır.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Teknik Rapor Destekleyici Dokümanları
Faaliyet
Destekleyici Dokümanlar
Eğitim
Eğitim Dokümanları
Katılımcı / İmza Listesi
Eğitim Raporu
Konferans / Seminer Sunumlar / Konuşma Metinleri
Katılımcı / İmza Listesi
Konferans / Seminer Raporu
Toplantı
Katılımcı / İmza Listesi
Toplantı Tutanağı
Çalışma Ziyareti
Ziyaret Programı
Sunumlar, Tutanaklar, Çalışma Notları
Katılımcı / İmza Listesi
Ziyaret raporu
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Teknik Rapor Destekleyici Dokümanları
Görünürlük
Destekleyici Dokümanlar
Tüm Proje
Faaliyetlerinde
görünürlük kurallarına
uygun malzeme
kullanılması
zorunludur.
Broşürler,
Leafletler,
Posterler,
CD /DVDler
Afişler
Diğer görünürlük malzemeleri (çanta, kalem, not
defteri, şapka, T-shirt, vs.)
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Nihai Raporlar – Mali Rapor
!!! HF nihai mali raporunu YMM raporu ile gönderirken tüm faturalarını proje
süresi içinde almış ve rapor gönderimi öncesinde tüm ödemelerini yapmış
olmalıdır.
 HF Teknik Rapor ile birlikte, projenin mali muhasebesini sağlayan bir Mali
Rapor da sunmalıdır.
 Mali Rapor ayrıca ödeme talebini de içermelidir.
 Rapor içinde sunulacak olan mali tablolarda verilen mali bilgilerin
doğruluğundan HFtek başına sorumlu olacaktır.
 Mali Rapor, sözleşme ekinde bulunan doküman ve 6 ana bütçe başlığı için
hazırlanan detay tablo ile “hesap defteri” dokümanından oluşmaktadır.
 Destekleyici belge no: Hibe Faydalanıcılarının her bir bütçe başlığı ile ilgili olan
belgeleri numaralandırmaları gerekmektedir. Örneğin, İnsan Kaynakları ile ilgili
tüm belgelerin üzerine (el yazısı ile) İK-1, İK-2,...gibi.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Nihai Raporlar – Mali Rapor
A. Mali Rapor:
B. Hesap Defteri
1. Proje harcama özeti
2. Hesap defteri
3. İnsan kaynakları ve harcırahlar
4. Seyahat
5. Ekipman ve malzeme
6. Yerel ofis
7. Diğer maliyetler ve hizmetler
8. Diğer
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Nihai Raporlar – Mali Rapor
 Mali Rapor hazırlanırken öncelikle bütçe başlıklarına
ilişkin bilgilerin “hesap (muhasebe) defterine” aktarılması
gerekmektedir.
 Mali raporda sunulacak tüm tablolarda beyan edilen tüm
harcamalarda “her aya ait InforEuro” kuru kullanılmalıdır.
 Nihai Mali Raporda ve eklerinde yer alacak olan tüm
giderlerin KDV ve ÖTV’den hariç tutularak girilmesi
gerekmektedir.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Nihai Raporlar – Mali Rapor
 Nihai Mali Rapora proje kapsamında yapılan tüm
beyanlara ait destekleyici dokümanlar eklenmelidir.
 Hesap (muhasebe) Defteri hazırlanırken bütçe başlıkları
ve bütçe kalemlerini takip eden bir düzen izlenmelidir.
 Bu düzende ilgili belgeler de kolay takip edilebilir şekilde
organize edilmelidir.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Nihai Raporlar – Mali Rapor
 Mali raporda İK altında görevlendirilen kişilerin AB
formatında özgeçmişleri, iş sözleşmeleri, bordrolar, gider
pusulaları, zaman çizelgeleri, banka dekontları gibi
destekleyici dokümanlar eklenmelidir.
 Seyahat ve harcırahlar bütçe başlığı için hazırlanan
dosyaya gerçekleşen seyahatlere ait bilet, fatura,
faturaların ödeme dekontları, uçak seyahati biniş kartları,
bu bütçe kapsamında yapılan tüm harcamalara ait
faturalar destekleyici dokümanlar eklenmelidir.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Nihai Raporlar – Mali Rapor
 Diğer tüm bütçe başlıkları için proje kapsamında
yapılan tüm harcamalara ait faturalar, ödeme dekontları
ve 10.000 Avro üstü yapılan hizmet ve mal alımları için
hazırlanmış ihale dokümanları (ihaleyi kazanamayan
tarafların da dokümanları ile birlikte) eklenmelidir.
 İdari Giderler bütçe başlığı kapsamında yapılan
harcamalara
ait
destekleyici
doküman
talep
edilmemektedir. Ancak diğer tüm dokümanlar gibi, idari
maliyetlerle ilgili destekleyici dokümanlar herhangi bir
denetleme sırasında sunulmak üzere 7 yıl süre ile
arşivlenmelidir.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Ara ve Nihai Raporlar – Mali Rapor
1. İnsan Kaynakları

Proje personeli özet listesi

Kişiye ait İş Sözleşmesi veya Görevlendirme / İzin Yazısı

Kişiye ait aylık çalışma çizelgesi (Çalışan imzası + Hibe
Faydalanıcısı imzası)

Kişiye ait CV, kişiye ödeme yapıldığına dair Bordrolar veya
Serbest Meslek Makbuzları veya Gider Pusulaları, Banka hesap
belgeleri, vs.

Sosyal güvenlik primlerinin ve ilgili vergilerin kesildiğini veya
bunlardan muaf olunduğunu kanıtlayan belgeler ve açıklamalar
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Ara ve Nihai Raporlar – Mali Rapor
2. Seyahat ve Harcırahlar
 Tüm katılımcılara ait uçak/otobüs/tren/vs. biletleri, faturalar,
biniş kartları, araç kullanımı durumunda akaryakıt faturaları
 Proje ile ilgili seyahat durumunda, harcırah alınmış ise
harcıraha (per diem) hak kazanıldığına (gece konaklamasının
varlığına) dair otel faturası veya gidiş dönüş tarihlerini
kanıtlayan herhangi bir belge
 Harcırah ödemelerinin yapıldığına dair belge (banka havale
hesap belgesi, teslimat belgesi veya harcırahıyla giderlerinin
tek elden karşılanmasına ilişkin dilekçe, vs.)
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Ara ve Nihai Raporlar – Mali Rapor
3. Ekipman ve Malzeme
 Satın alınan/kiralanan ekipmana ilişkin fatura veya ödeme belgesi
 Birim fiyatı 5000 Euro’nun üzerinde satın alımlarda Menşei, Türk Malı
veya derogasyon belgesi
 Mülkiyet devrine ilişkin belgeler
 Her bir ekipman için ayrı bir ayraçta sıralı olarak yerleştiriniz.
4. Yerel Ofis
 Araç maliyetleri,
 Ofis kirası,
 Sarf malzemeleri - ofis malzemeleri ve diğer hizmetlere (telefon/faks,
elektrik/ısınma, bakım) ilişkin faturalar
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Ara ve Nihai Raporlar – Mali Rapor
5. Diğer Giderler (faturalar ve banka belgeleri) ve
6. Diğer

Yayınlar

Etüt, araştırma

Denetim maliyetleri

Değerlendirme maliyetleri

Tercüme, tercümanlar

Mali hizmetler (banka teminatı maliyetleri vb.)

Konferans/seminer maliyetleri

Tanıtım faaliyetleri
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Nihai Ödeme Talebi
Nihai Mali rapor ve YMM raporu ile birlikte sunulur.
Formatı MIS te mevcuttur.
Sözleşmenizin 5 numaralı eki olarak bulunmaktadır.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Denetleme (YMM) Raporu
 Tüm hibe projeleri, MFİB tarafından talep edilen dönemlerde ve proje
sonunda bir Gider Doğrulama Raporu (Denetçi Raporu) hazırlatmak ve
Nihai Mali Rapor ile birlikte sunmak zorundadır.
 Denetim raporu hibe sözleşmesi EK VII’e uygun olarak hazırlanmalıdır.
 YMM Raporu orijinal olarak, her sayfası paraflı, son sayfası kaşeli ve
ıslak imzalı olarak sunulmalıdır.
 YMM Raporu ekinde YMM’ye ait TÜRMOB Tasdik Sözleşmesi’nin de
sunulması gerekmektedir.
YMM’nizin proje bütçenize ve sözleşme koşullarına aşina olmasını
sağlayınız.
YMM proje boyunca proje harcamalarını yakından takip etmelidir.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Diğer Konular
•
•
•
•
Ayda en fazla 600 Avro’ya kadar elden ödeme yapınız.
Değişiklik talepleri mantıklı olsa dahi uygulamanın proje
teklifinden farklı bir şekil alması söz konusuysa kabul
edilmeyecektir.
YMM ile ilgili bir değişiklik söz konusu ise küçük
değişiklik ile bildirilmelidir.
Ödeme
talebi
sunulmadan
projelere
ödeme
yapılmayacaktır.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Satın Alma
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
AB Satın Alma Kuralları
 Terminoloji
o
o
o
o
o
o
Uyruk
Malların Menşei
• Ticaret Odalarından
• Eğer mevcut değilse, sonradan sunulabilir
Derogasyon
Çıkar Çatışması
Geriye Dönük İşlem
Prag Standart Dokümanlarını kullanabilirsiniz
 Standart şablonlar
o
o
Uygun bölümler doldurulmalıdır
Uygun olmayan bölümler çıkarılmalı veya GD ibaresi konmalıdır
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
111
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Satın Alma Prosedürleri
 Menşe Kuralı
Satın alınacak malzemeler Türkiye veya AB
üye ülkelerinden birinde üretilmiş olmalıdır
Gerekli menşe belgeleri tekliflerle beraber
sunulmalıdır
 İhale Prosedürleri
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
112
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Satın Alma
 Satın Alma Planlarının Hazırlanması:
Yenilenen faaliyet planı kapsamında uygulama için gerekli mal ve
hizmet alımı için planlama yapılması.
 Dikkat edilmesi gereken hususlar:
Satın alınacak mal ve hizmetin maliyeti
Maliyete göre uygulanacak prosedür için gerekli dokümantasyon ve
yasal ve sözleşme zorunlulukları (şartnamelerin hazırlama, teklife
davet, ilan, askı süresi vb.)
Uygulama içindeki sırası ve önemi
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
AB Satın Alma Kuralları
 Prosedürler




Açık
Kısıtlı
Pazarlık Usulü (İlansız davet usulü)
Doğrudan Sözleşme
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
114
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
AB Satın Alma Kuralları
•
İŞ TANIMI (ŞARTNAME) NİN HAZIRLANMASI
–
–
ToR işin nasıl yapıldığını değil, neyin yapıldığını tanımlar
İPUÇLARI
•
•
•
•
•
•
•
Şartnamelerin doğru, tam ve açık olmalarına dikkat edin.
Marka isimleri belirtmeyin sadece işlevlerini belirtin.
İlgili Türk ya da Uluslararası Standartları dahil edin. Bu durumda bir
uzmandan tavsiye alın.
Teknik özellikleri Türk Standartları ile sınırlamayın.
Teknik özelliklerde yeteri kadar detay sağlayın, ne çok, ne de az detay
tavsiye edilir
Esnek olun ve mümkün olduğunca standartlaştırın
Çok kuralcı olmayın, yenilikçiliği destekleyin.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
115
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
AB Satın Alma Kuralları
Hizmet Sözleşmeleri
Mal Alım Sözleşmeleri
İnşaat İşleri Sözleşmeleri
150.000 Avro veya üzerindeki
sözleşmeler
Uluslararası açık ihale usulü
5.000.000 Avro veya üzerindeki
sözleşmeler
Uluslararası açık ihale usulü
200.000 Avro veya üzerindeki
sözleşmeler
Uluslararası kısıtlı ihale usulü
60.000 Avro ile 150.000 Avro
arasındaki sözleşmeler
Yerel açık ihale usulü
300.000 Avro ile 5.000.000 Avro
arasındaki sözleşmeler
Yerel açık ihale usulü
200.000 Avro altında ancak 10.000
Avro’dan fazla sözleşmeler
Çerçeve Sözleşme
Pazarlık usulü
(Faydalanıcı en az 3 tedarikçiye
başvurur)
60.000 Avro altında ancak 10.000
Avro’dan fazla sözleşmeler
Pazarlık usulü
(Faydalanıcı en az 3 tedarikçiye
başvurur)
300.000 Avro altında ancak 10.000
Avro’dan fazla sözleşmeler
Pazarlık usulü
(Faydalanıcı en az 3 tedarikçiye
başvurur)
10.000 Avro ve daha düşük tutarlı
sözleşmeler
Tek teklif
10.000 Avro ve daha düşük tutarlı
sözleşmeler
Tek teklif
10.000 Avro ve daha düşük tutarlı
sözleşmeler
Tek teklif
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
116
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
AB Satın Alma Kuralları
 Değerlendirme Süreci
1.
2.
3.
4.
5.




İhalelerin Alınması ve Kayıt edilmesi
Hazırlık Aşaması
Uygunluk Şartları
Teknik Değerlendirme
Mali Değerlendirme
İdari uygunluğu geçen en az 3 teklif olmalıdır.
Teknik değerlendirmede 80in altında alan (hizmet alımı) teklif
elenir.
Bütçeyi aşan teklif finansal değerlendirmede elenir
Değerlendiriciler arasında hiyerarşik bağ olmamalıdır.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
117
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Satın Alma Prosedürleri için Adım Adım
Yaklaşım
ÖRNEKLER
 10,000 – 60,000 Avro arası Mal Alımı
 10,000 – 50,000 Avro arası Hizmet Alımı
 60,000 – 150,000 Avro arası Mal Alımı
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
118
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
10,000 – 60,000 Avro Arası Mal Alımı
1. İhale dosyası hazırlanması

Teknik Spesifikasyonların hazırlanması

Seçim kriterlerinin belirlenmesi

Diğer ilgili dokümanların hazırlanması
İhaleye davet mektubu
İstekliler için talimatlar
Değerlendirme tablosu
Mal alımı ihalesi için teklif formu
Taslak sözleşme ve özel koşullar
2. İhale komisyonun belirlenmesi
3. İhaleye davet
4. Tekliflerin değerlendirilmesi
5. Yüklenicinin seçimi (ihale kararı)
6. Sözleşme hazırlığı ve İmza
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
119
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
10,000 – 50,000 Avro Arası Hizmet Alımı
1. İhale dosyası hazırlanması



İş Tanımı hazırlanması
Seçim kriterlerinin belirlenmesi
Diğer ilgili dokümanların hazırlanması
İhaleye davet mektubu
İstekliler için talimatlar
Ek bilgi
– İdari uygunluk tablosu
– Değerlendirme tablosu
– Teklif formu
Taslak sözleşme ve özel koşullar
2.
3.
4.
5.
6.
Değerlendirme komisyonunun belirlenmesi
İhaleye davet
Tekliflerin değerlendirilmesi
Yüklenicinin seçimi (ihale kararı)
Sözleşme hazırlığı ve İmza
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
120
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
60,000 – 150,000 Avro Arası Mal Alımı
1. İhale dosyası hazırlanması



İş Tanımı hazırlanması
Seçim kriterlerinin belirlenmesi
Diğer ilgili dokümanların hazırlanması
Yerel ilan (en az 30 gün süre)
İstekliler için talimatlar
Taslak sözleşme ve özel koşullar
Ek bilgi
– Tanımlar
– İdari uygunluk tablosu
– Değerlendirme tablosu
Mal alımı için teklif formu
2.
3.
4.
5.
6.
Değerlendirme Komisyonunun belirlenmesi
İhale Duyurusu
Tekliflerin değerlendirilmesi
Yüklenicinin seçimi (ihale kararı)
Sözleşme hazırlığı ve İmza
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
121
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Görünürlük
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
AB Görünürlük Kuralları
 Sözleşme kapsamında uygulanması zorunludur.
 Projenin tanıtımı ve duyurulması ile proje kapsamında satın
alınan tüm mal ve hizmetlerde, proje çıktılarında uygulanması
zorunludur.
 Bu kapsamda
yürütülecek faaliyetlerde belirli kurallara
uyulması zorunluluğu vardır.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
İletişim ve Görünürlük Faaliyetleri
• Projenin her aşamasında, uygulamasında AB’nin ve Türkiye Cumhuriyeti’nin
projeye olan mali desteği vurgulanmalıdır.
Kullanılacak araçlar:
Asıl Logo: AB‐Türkiye İşbirliği Logosu aynı hizada başka bir logo
bulunmamalıdır
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
İletişim ve Görünürlük Faaliyetleri
Diğer Logolar
•
Program Otoritesi olan Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı’nın; Programın
Sözleşme Makamı olan Merkezi Finans ve İhale Birimi’nin ve Operasyon
Faydalanıcısı olan kurumların logoları da kullanılmalıdır. İstenmesi halinde hibe
faydalanıcı kuruluşun logosu da kullanılabilir. MFİB logosu solda olmalıdır.
•
Logoların altında herhangi bir ibare bulunmamalıdır.
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
İletişim ve Görünürlük Faaliyetleri
Sorumluluk Reddi İbaresi
‘Bu yayın Avrupa Birliği ve Türkiye Cumhuriyeti’nin mali katkısıyla
hazırlanmıştır. Bu yayının içeriğinden yalnızca <Hibe faydalanıcısının
adı> sorumludur ve bu içerik hiçbir şekilde Avrupa Birliği veya Türkiye
Cumhuriyeti’nin görüş ve tutumunu yansıtmamaktadır.’
AB’nin ve Hibe Programının Tanımı
Zorunlu Görünürlük Faaliyetleri
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
AB Görünürlük Kuralları


Basın Toplantıları
•
AB ve Türk Bayrakları
Basılı Malzemeler
•
Poster, Broşür, Kitapçıklar, vb.:
o AB ve Türk Bayraklı logo
o Proje logosu
o Faydalanıcı Kurum (ÇSGB) logosu
o Sözleşme Makamı (MFİB) logosu
o Hibe Faydalanıcısı logosu
o İçerik ile ilgili sorumluluk reddi yazısı
o AB’nin tanımı ve eğer uygunsa, programın tanımı,
o Proje ayrıntıları, temas kişileri ve iletişim bilgileri
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
127
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
AB Görünürlük Kuralları


Kırtasiye/Sarf Malzemeleri
Teşhir Panoları
•

Anma Levhaları
•




Teşhir panoları, projenin başlangıcında yerleştirilip projenin bitiminden
altı sonrasına değin yerinde kalmalıdır (Eğitim merkezi girişi vb.)
Kalıcı anma levhaları
Araç Panelleri
Pankartlar ve Flamalar
Promosyon Malzemeleri
Raporlar
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
128
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Hibe Faydalanıcıları Tarafından Yapılan Hatalar ve
Çözümleri
 TEKLİF AŞAMASINDA
 Uygulanamaz faaliyet / bütçe tasarlanması
 Projeyi hazırlayan kişinin uygulamaya dahil olamaması
 UYGULAMA AŞAMASI
 İlgi/Bilgi ve Okuma Yetersizliğine Bağlı Hatalar
 Kurum yöneticisinin projeyi bilmemesi / sahiplenmemesi
 Sözleşme koşullarının bilinmemesi
 Satın alma kurallarının iyi bilinmemesi
 Görünürlük eksikliği ve kurallarının iyi bilinmemesi
 Kurum katkı payı (eş-finansman) verileceğinin farkında olunmaması
 Eski bilgilerin yeni bilgileri gölgelemesi
 İlan edilen son tarihlerin farkında olunmaması
 Yetersiz İletişim
• İzleme ekipleri ve proje ekipleri arasındaki iletişim eksikliği
• İzleme ekipleri yerine kurulan ikincil iletişim ağlarından bilgi alınması
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Hibe Faydalanıcıları Tarafından Yapılan Hatalar ve
Çözümleri
 UYGULAMA AŞAMASI
 İK’nın İyi Yönetilememesi
 İnsan Kaynaklarının gecikmeli başlangıcı
 Proje Koordinatörünün farklı bir ilde ikameti
 Projenin tüm bilgilerinin sadece tek kişide kalması/odaklanması/proje ekipleri
arasında iletişim eksikliği
 Yetersiz Yönetim Kapasitesi
 Para harcamada imtina edilmesi
 Gereksiz ihale prosedürü kullanımı
 Performans göstergelerinin takip edilmemesi
 Faaliyet planı ve bütçe dokümanlarının iki bağımsız doküman olarak varsayılması
 Düzensizlikler
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Hibe Faydalanıcıları Tarafından Yapılan Hatalar ve
Çözümleri
 İZLEME
 Düzenli dosyalama sisteminin kullanılmaması
 MIS kullanılmaması
 İlgili kişilerin ziyaret sırasında bulunmaması
 İzleme uzmanlarının proje izlemesi esnasında proje dokümanlarına erişimi
(İzlemenin proje ofisi dışında yapılması)
 Eksik bilgi verme
 Olumsuzlukların gizlenmesi
 Belge gizleme
 RAPORLAMA
 İmza eksikliği
 Eksik belge
 İçeriklerin eksikliği (yanıtlanmamış sorular vs.)
 Faaliyetler ile destekleyici dokümanların eşgüdümlü olmaması
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Grup Çalışması
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Soru ve Cevaplar
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi
Operasyon Faydalanıcıları ve Hibe Faydalanıcıları (İKG OP 5.2)
ile Bilgilendirme ve Tanıtım Faaliyetleri (IKG OP 5.3) için Teknik Yardım Projesi
Teşekkür ederiz…
Başarılar
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi – Hibe ve Tanıtım Projesi