Transcript Använda ProSang för spårbarhet vid

Använda
ProSang
för spårbarhet
vid vävnadsinrättningar?
1
Presentationens upplägg
●
●
●
●
●
●
Hur ser det ut idag?
Varför införa ett IT-stöd för spårbarhet?
ISBT128-systemet
Varför införa ProSang?
När kan man börja använda ProSang?
Hur går ett införande till?
2.
Hur kan det
se ut idag?
3
Registrering i pappersbaserat system
● Mindre mängd dokument
● Hittas genom ”bläddermetoden”
● Någon har utsetts som ansvarig för
att hålla reda på dokumentationen
● Varje vävnadsinrättning har
sin eget dokumentationssystem
● Information överförs via post,
internpost eller överlämning av papper
● Handskriven data
4.
Registrering i IT-stöd idag
● Kvalitetsregister
+ kan byggas anpassat till varje vävnad
–frivilliga register medan spårbarhet är obligatoriskt
–inget stöd för tilldelning av unik identitetskod
–ett register per vävnadsslag
● Patientjournalen
+ är tillgängligt och på plats i vården
–innehåller delar av kedjan men inte hela
–uppgifter sparas i 10 år enl lagstiftning för patientjournal
–svårt att hitta uppgifter och få överblick ur ett vävnadsverksamhetsperspektiv
● Lokala tillämpningar i Excel/Filemaker och Access
+ kan byggas anpassat till varje vävnad
–åtkomstloggning och andra spårbarhetskrav uppfylls ej
–åtkomst av data i 30 år svår att säkerställa
5.
Exempel på problem med nuvarande system
●
Donators personnummer följer med till
mottagarens patientjournal
●
Där man endast noterat ”ben från
benbanken” i patientens journal finns
ingen spårbarhetskoppling tillbaka till
donatorn
●
Om vävnaden/donationen tilldelas ett
löpnummer finns inte garanti att den är
unik i ett nationellt perspektiv
●
Risk att dokumentation som kopplar
donator till vävnadsid kommer bort/ej
hittas/är ofullständigt ifyllt
●
Otydliga handskrivna etiketter
Kan leda till
●bruten sekretess
●bruten spårbarhet
●förväxlingar
●bruten spårbarhet,
förväxlingar
●förväxlingar
6.
Exempel på problem med nuvarande system
●
Metod att arkivera pappersdokument i
30 år
Kan leda till
●bruten spårbarhet
7.
Varför ISBT-koder?
8.
Vad är ISBT128?
●
●
●
ISBT128 är det kodsystem som
använts för blodverksamhet runt
om i världen och även i Sverige.
Det används även för celler och
vävnader i varierande utsträckning.
I Sverige har det rekommenderats
av Nationella vävnadsrådet att
användas för att uppfylla kraven på
ett europeiskt gemensamt
kodsystem.
Enhetligt kodsystem underlättar
köp- och sälj-transaktioner mellan
vävnadsinrättningar inom Sverige
och utomlands.
9.
Vad är ISBT128?
●
●
●
Det ger en unik donationskod, med 13
tecken, till varje enskild enhet.
Koden kan översättas till klartext, på
aktuellt språk, vid utskrift på etiketter.
Systemet utvecklades ursprungligen för
blodprodukter och används idag även för
hematopoetiska stamceller, vissa
leukocyter och ben.
10.
Koderna innehåller
Plats för tillvaratagandet
År för tillvaratagandet
Ett unikt löpnummer för varje tillvaratagandetillfälle
Information om typ av vävnad eller cell
Information om typ av ursprungsvävnad
Vävnadsdelens nummer om den delats i flera enheter (sk. Splittsiffra)
Förvaringstemperatur
Vävnadkoden kan även innehålla information om
Tillsatser från tillvaratagandet (anti-koagulantia)
Om vävnaden eller cellen frusits
Mängd och typ av frysmedium
Andra typer av tillsatser
Olika typer av bearbetning
Avsedd användning
Övriga egenskaper som är viktiga för en säker användning av
produkten
11.
Varför införa ETT
IT-stöd för
spårbarhet?
12.
Vad kan ett införande ge?
Spårbarhetskrav efterlevs
Förenklat
arbetsflöde
Högre
kvalitet på
information
13.
Spårbarhetskrav efterlevs
Spårbarhetskrav efterlevs
● Krav på spårbarhet i 30 år
(jämf. pärmsystem i 30 år)
● Vävnadens id följer med hela processen från donation till
användning/kassation
–
–
–
Stöd för att koppla donators id med vävnadens och spara
kopplingen i systemet
Stöd för att koppla mottagarens id till vävnadens och spara
kopplingen i systemet
Spårbarhet mellan vävnadens id och vävnadsinrättning – även
vid överföring mellan olika vävnadsinrättningar
● Gemensamt kodsystem i Sverige (ISBT128)
● Registrera uppgifter som är kritiska för processen
Kravspecifikation för IT-stöd för spårbarhet finns på
Vävnad's hemsida Allmänna dokument
14.
Högre kvalitet på information
●
●
Högre
kvalitet på
information
Unika koder genereras
Automatisk inläsning av koder och identiteter med scanner
–
–
Inga överföringsfel
Mindre risk för förväxling
● Automatisk överföring av resultat
–
Minskad risk för fel vid överföring av testresultat
● Automatiska utskrifter av etiketter och rapporter
− Mindre risk för förväxling
● Stöd för kontroll av rätt märkning, rätt inmatning av data och inmatning av
data i rätt format
● Mindre risk för förväxling
●
Informationen tillgänglig
− Tillgänglig information vid sökning och spårning
●
Informationen säkerställd lagring i 30 år
–
Information säkert lagrad
15.
Förenklat flöde
●
●
Stöd för vävnadsprocessen
Förenklat
arbetsflöde
–
Utskrift av etiketter
–
Lagerlista m fl
–
Hitta information snabbt genom att scanna koden
–
Lagra information kopplad till vävnaden t ex batchnummer, personal
–
Automatisk överföring av information
–
Utskrift av transplantationsrapport
–
Spärrar som förhindrar fel
Samordning mellan vävnadsinrättningar underlättas
–
System för köp- och sälj som upprätthåller spårbarhet
–
Depåer för vävnad som inte behöver vara egen vävnadsinrättning
(förvarar vävnad godkänd för användning)
●
Enkelt att ta ut verksamhetsstatistik för egen uppföljning och för rapportering
till IVO
16.
Kvalitetshöjande
● Nytt arbetssätt med registrering i ProSang och ISBT-koder
–
–
–
Minskad användning av papper och penna
Mindre risk för förväxling
Mindre inmatning och risk för mänskliga fel-tryckningar gällande
Vävnader och id-nummer
Vilket leder till ökad spårbarhet som ger högre
patientsäkerhet
17.
Ytterligare stöd från systemet för frekventa uppgifter
Exempel
●Ändra status för vävnad t ex ändrade egenskaper eller
godkänd för användning
●Reservation av vävnad för en viss mottagare
●Sökning av donator, vävnad eller mottagare av olika orsaker
●Översikter av aktuell status för vävnadsbanken
–
–
–
Hur stort lager?
Vilka vävnader ska godkännas?
Vilken vävnad bör användas först?
●Stöd vid avvikelsehantering
●Verksamhetsstatistik
–
–
–
–
Lagerhållning
Uppföljning donationer
Uppföljning vävnadsenheter
Uppföljning användning och kassation
●Statistik för årsrapport IVO
18.
Stöd vid spårning av donationer och vävnader
● Om mottagare uppvisar symptom –
– spåra donator och övriga Vävnader och andra
mottagare från donatorn
● Om donator uppvisar symptom – spåra alla mottagare och ej använda Vävnader
● Om tillsatser eller använt material behöver
återkallas
– spåra alla Vävnader som använt tillsats/material
19.
Vad kan ett införande ge på längre sikt?
● Samordning för ekonomisk fördel
– Vävnadsinrättning (VI) och Blodcentral (dela resurser)
– VI och VI (effektivisera insamling och användning)
● Regional och nationell samverkan
– Underlätta ”köp och sälj” mellan vävnadsinrättningar
20.
Varför införa prosang?
21.
ProSang
ProSang används av alla Blodcentraler i Sverige
(undantaget Region Skåne). Utvecklat i Sverige av
leverantören Databyrån sen 60-talet och varje
landsting har sin egen installation för sina
blodcentraler och därmed också eget avtal med
leverantören.
Ett system som
hanterar hela
processen från
tappning till
användning. Bygger
på ISBT-kodverk.
Skriver ut etiketter och
följesedlar
22.
Fördel med att införa ett redan befintligt
bloddatasystem
● Samma spårbarhetskrav på dokumentation av blod
och vävnad gör att kraven på spårbarhet för vävnad
uppfylls om blod-IT-systemet används
● IT-systemet är utformat för en verksamhet med
donatorer, produkter och mottagare och stöder redan
ISBT128-koder
● Systemet används redan i landstingen med befintlig
systemadministratör hos blodcentralen (förutom
Region Skåne)
● Lägre drifts- och förvaltningskostnad vid användning
av samma system
23.
Vad vävnadsanvändare får på köpet av att
blodcentralerna redan använder ProSang
Databas koder
ISBT-system ingår
Journalsystem
Återrapportering av användning
”inifrån” journalsystem
Systemadmini
stratör som
redan kan
systemet
ProSang
Befolkningsregister
Lab/Kemlab
Koppling för överföring av
beställning och svar på
virustester och analyser från lab
Koppling till befolkningsregister i
de flesta landsting där man har
sån koppling
Vilka är nackdelarna med att använda ett
gemensamt system och samma system som
blodcentralerna använder?
●
Kompromisser
–
Ett system för många olika typer av vävnadsprocesser blir inte perfekt för alla
eftersom det ska passa alla (skohornsprincipen).
–
Saknar delvis processtöd för vävnad, särskilt bearbetningssteg, och kan behöva
kompletteras
●
Verksamhetsstöd blod
–
Nuvarande system är byggt för blodprocessen vilket gör att det finns spärrar etc
som är irrelevanta för vävnad.
Av den anledningen har det nationella projektet Vävnadsanpassning av ProSang
genomförts på uppdrag av Vävnadsrådet, för att göra ProSang mer
användarvänligt för vävnadsinrättningar och tillgodose spårbarhetskrav enligt
kravställning från Vävnadsområdesrepresentanter i projektet
25.
vad görs i nationella projektet?
26.
Projekt Vävnadsanpassning av ProSang
● Nationellt projekt som sammanställt krav på spårbarhet och
dokumentation mm utifrån vävnadsdirektiv och Socialstyrelsens
föreskrifter
● Tillsammans med representanter från de olika
vävnadsområdena har flödet för respektive vävnad analyserats
visavi ProSang och ändringsförslag tagits fram och utveckling
beställts och levererats av Databyrån
● Tar fram ett införandematerial för att underlätta införande
● Pilotinförande på två orter – Örebro och Umeå under våren
2015
● Beräknat projektavslut i april 2015
27.
Vävnadens väg genom processen
(registrering startar när vävnaden anländer till vävnadsinrättningen, ex vävnad från avliden)
Tillvaratagande V1
Tillvara
Tillvara
Tagande
rapport
vävnad
Donator och
donationsregistrering
Tagande
rapport
D
Komponenthantering V2
Komponenthantering
Skapa komponent
Förvaring
Frisläppning
D
D
K
vävnad
Användande V3
Reservation
Utlämning
Återrapportering
vävnad
D
D
vävnad
K
Följesedel
K
D
Donationsnummer
K
Komponentetikett
28.
Vävnadens väg genom processen
(tillvaratagande förberett i ProSang, ex benbank)
Tillvaratagande V1
Donator och
donationsregistrering
Tillvara
Tagande
rapport
D
Komponenthantering V2
Komponenthantering
Skapa komponent
Förvaring
Frisläppning
D
D
K
vävnad
Användande V3
Reservation
Utlämning
Återrapportering
vävnad
D
D
vävnad
K
Följesedel
K
D
Donationsnummer
K
Komponentetikett
29.
Gemensam process – Vävnad
(framtagen i projektets förstudie)
Enhet för
donation o
tillvaratagande
Kontrollera
donatorns
lämplighet
Tilltänkt
donator
Godkänna
donator för
donation och
tillvaratagande
Godkänd
donator för
donation och
tillvaratagande
Lämplig
donator
Inhämta
samtycke
Ta prov
Provtagen
donator
Lämplig
donator
med
samtycke
Tillvarata
vävnad
Tillvaratagen
vävnad
Extern
vävnad
Vävnadsinrättning
Bearbeta
och/eller
förvara
vävnad
Enhet för
användning
Ankomstkontrollerad
vävnad
Ankomstkontroller
a vävnad
Kontrollera
och
registrera
mottagande
X
Bearbeta
och/eller
förvara
vävnad
X
Bearbetad
och/eller
förvarad
vävnad
Bearbetad
och/eller
förvarad
vävnad
Distribuera
vävnad
Distribuerad
vävnad
Kontrollerad
vävnad
Använda
Vävnad
Använd
vävnad
Godkänna
vävnad för
användning
Återrapportera
användning
Vävnad
godkänd
för
användning
Rapporterad
vävnadsanvändning
30.
Vävnadsanpassning/ändringar som gjorts i ProSang
•
Spårbarhetskrav som inte uppfylls i nuvarande funktionalitet
Exempel: ISBT128-koder skiljer sig mellan blod och vävnad,
Alternativ identitet
•
Användbarhetskrav på grund av att systemet är gjort för
blodverksamhet ursprungligen
Exempel: Ta bort blodgruppskrav för vävnad, Vävnadssvenska
•
VOG-specifika krav för en eller flera VOG för att systemet ska kunna
användas effektivt i respektive daglig verksamhet
Exempel:
Ben m fl – förenklad skärm för tillvaratagande
Hornhinnor – ny etikettstorlek
Hjärtklaffar – hantera flera splittar i samma steg.
31.
Exempel på förbättringar för befintliga
vävnadsanvändare
•
•
•
•
•
•
•
Anpassade etikettstorlekar
Anpassade följesedlar för varje vävnadstyp
Vävnadssvenska
Tar bort onödiga forceringar när man tar bort blodgruppskrav för
vävnad
Anpassade utensilieprofiler per donationstyp (möjlighet att registrera
och skriva ut nya fält per VOG)
Reservtappningsunderlag för att märka tillvaratagande när det sker på
annan enhet för att minska risken för förväxling genom
streckkodsläsning
Hantera alternativ identitet
32.
Medverkande i projektets olika faser
VOG Stamceller
Emma Watz, Stockholm
Emilie Larneback, Umeå
Malin Larsson, Stockholm
Christina Sandell, Linköping
Christina Evaldsson, Umeå
VOG Cellterapi
Jenny Enger, Stockholm
Helen Zemack, Stockholm
Miriam Idar, Stockholm
Kristina Wikstrom, Stockholm
VOG Blod
Elisabet Olsson, Karlstad
Anna-Lena Strömbäck, Uppsala
VOG Hornhinnor
Krister Berggren, Västra Götaland
Randi Elstad, Umeå
Elisabeth (Lisa) Dahlström, Örebro
Pilotort Örebro
Helena Sävenstrand
VOG Hjärtklaffar
Ove Gefvert
Josefine van der Lee, Västra Götaland Elisabeth (Lisa) Dahlström
Catherine Concaro, Västra Götaland
Marie Leander, Västra Götaland
Pilotort Umeå
VOG Hud
Alexandra Karström, Uppsala
Fredrik Huss, Uppsala
Liselotte Åstrand, Linköping
VOG Ben
Margareta Persson, Piteå
Lena Hörnestam, Västra Götaland
Helene Lindberg, Stockholm
Annika Joelsson Saxner, Uppsala
Databyrån
Anna Mårtensson
Elisabet Perlmann
Per Sid
Roger Beskow
Projektgrupp
Mia Liljeberg
Malin Domeij
Anna Björkland
Stella Larsson
Nils Persson
Randi Elstad
Anne May Andersson
VOG Könsceller
Lars Björndahl, Stockholm
Kersti Lundin, Västra Götaland
33.
Fortsatt utveckling av ProSang för vävnad efter
projektets avslut
• ProSang genomgår en stor uppgradering till Java som är delvis
genomförd och som ska uppdateras hos Blodcentralerna
• Givardelen finns i Java, uppdateringar pågår hos
Blodcentralerna
• Komponentdelen ska utvecklas senare i Java av Databyrån,
sedan införas hos Blodcentralerna. I samband med den kommer
omprogrammering av den utveckling som gjordes i ӊldre
programspråk” (Build Professional) för vävnad göras om i Java.
Det blir även lite ytterligare funktionalitet som tillkommer för
vävnad: Eurocetkoder enligt ny EU-standard (görs 2016),
hantering av splitar enligt ISBT128-standard (görs 2016)
• När hela ProSang finns i Java kommer även vävnadsterminologi
finnas i i hela systemet för vävnadsanvändare ( idag bara
givardelen)
34.
hur görs ett införande?
35.
Hur gör man ett införande?
Planering
• Vilka
vävnader?
Analys
Specifikation
• Detaljera
flödet för
varje
vävnad
• Definiera
tabeller för
vävnadsdata
Konfigurerin
g
• Konfigurera
testmiljö
Test och
utbildning
• Validera
system
Vävnadssamordnare
Verksamhetschef/-er
Initiala kontakter
om intresse i janmar 2015
vävnadsinrättningspersonal + övrig berörd personal inom
arbetsflödet
Blodcentrals
Systemadministratör
36.
Införandematerial framtaget i ProSang-projektet
Planering
• Vilka
vävnader?
Analys
• Detaljera
flödet för
varje
vävnad
Stödmaterial
Rutinbeskrivningar
Införandepresentation
Vävnadsflöde
Specifikation
• Definiera
tabeller för
vävnadsdata
Systeminställningsfil
Konfigurerin
g
• Konfigurera
testmiljö
Systeminställningsmanual
Test och
utbildning
• Validera
system
Testfall
Testfall
Införandemanual
37.
Införandematerial framtaget i ProSang-projektet
Planering
• Vilka
vävnader?
Analys
• Detaljera
flödet för
varje
vävnad
Specifikation
• Definiera
tabeller för
vävnadsdata
Konfigurerin
g
• Konfigurera
testmiljö
Test och
utbildning
• Validera
system
Faktorer att beakta
Vill vi införa
ProSang?
Vilken avdelning
ska registrera?
Vilka ISBTkoder, fält etc
vill man ha
Hur ser flödet ut
för respektive
vävnad?
38.
Vad behövs från vävnadsinrättningen?
● Lokala resurser
– under införande
•
•
•
Koordination
Test
utbildning
– årligen i förvaltning
•
Eventuell registrering
● Nya rutiner behöver tas fram
–
–
–
–
Ska beskrivas
Riskanalys
Utbildning av användare
Överenskommelser med blodcentralen
39.
Vad innebär detta för Blodcentralen?
●Avsätta tid för systemadministratör
– Tid för införande från planering till test
– Validering
– Konfigurering
– Utbildning av användare
●Eventuellt beskriva nya rutiner om blodcentral registrerar åt
vävnadsinrättning
●Eventuell riskanalys
● Överenskommelse med Vävnadsinrättningen om
löpande support, förvaltning och eventuellt registrering
av vävnader
40.
Vilka potentiella risker finns vid ett införande?
● Resurser – man får inte tillräckligt mycket tid av
systemadministratör eller annan nyckelperson
● Kostnader – finns införandestöd/bidrag via nationella medel
till och med 2017
● Process för vävnadshantering – man kanske inte kan enas
om processen, få den att fungera och efterlevas
● Leverantörens resurser och planering kan påverka införande
41.
När kan man göra införande?
42.
Vävnadsinrättningens alternativ
Vill man ha
ProSang?
Ja
Har man
Givarrutin i
Java?
Ja
Införandealternativ
Införa ProSangversion som är
vävnadsanpassad
Nej
Införa befintlig
ProSang-version
Vänta på
Blodcentralens
JAVAuppgradering
43.
Status hos landstingens installationer med Givarrutin i
Java – detta är en förutsättning för att kunna använda
ProSang med vävnadsanpassning
Har givarrutin i Java redan
2014
Blekinge
JA
Unilabs
JA
Dalarna
JA
Gävleborg
År för införande av Java
eller annan plan
Sundsvall/Västernorrl
2015
and
Uppsala
2015
JA
Visby
Ej planerat
Halland
JA
Värmland
Ej planerat
Jönköping
JA
Kalmar
2015Test/2016Prod
Karolinska
JA
Norrbotten
2015Test/2016Prod
Växjö/Ljungby
Östergötland
(Linköping)
VGR
2015Test/2016Prod
Umeå/Västerbotten JA
Västmanland
JA
Örebro
JA
Östersund
JA
2015Test/2016Prod
Sammanslagning av SU, Borås,
NU-sjv & Kungälv 2015
44.
Vävnadsinrättning har 3 val – vill man införa ProSang?
JA
Införa befintlig
ProSang på
vävnadsinrättning
NEJ
Införa
Vävnadsanpassningen
av ProSang
•kan införas
närsomhelst
•för blodgrupperade
levande donatorer
•inte beroende av
JAVA-uppgradering
•- inte lika
användarvänligt
•- saknar anpassade
utskrifter
• Anpassat till
vävnadsprocessen
• kräver mer resurser
hos blodcentral
• Fungerar för alla typer
av vävnader (utom
könsceller)
För de som inte har
JAVA och vill börja
innan
För de som redan
har JAVA
Inte införa ProSang för
vävnad
• Kräver manuella
rutiner för att efterleva
spårbarhetskrav
• Inköp av annat
spårbarhetsstöd
45.
Vad kostar det att införa
PRosang?
46.
Resursåtgång och kostnad för ProSang
Införandekostnad
Engångssumma
Användning/ Förvaltning
Årliga kostnader
Införandekostnader
exempel
Årliga kostnader
exempel
• Interna resurser
• IT-utrustning
• Utbildning
• Konfiguration
• Licenser
• IT supportkostnad
• Förvaltningstjänst av
blodcentral
Vi pratar om 2 olika kostnader
1.Införandeprojekt lokalt för att införa Vävnadsanpassningen,
2.Därefter tillkommer en årlig kostnad i form av licens till Databyrån
och ev lokala årliga kostnader till blodcentralen för nyttjande av
resurser
47.
Resursåtgång och kostnad för ProSang
Införandekostnad
Engångssumma
Användning/ Förvaltning
Årliga kostnader
Införandekostnader
exempel
Årliga kostnader
exempel
• Interna resurser
• IT-utrustning
• Utbildning
• Konfiguration
• Licenser
• IT supportkostnad
• Förvaltningstjänst av
blodcentral
• Externa utgifter under införande är tänkt att finansieras från
Nationella vävnadsmedel.
• För lokala resurser under införande kan finansieras lokalt
med femkronan.
Mer information om kostnader och införandestöd finns i separat
presentation på
Vävnad's hemsida Allmänna dokument
48.