Använda ProSang för spårbarhet vid

● Dokument i pärmar ● Hittas genom ”bläddermetoden” ● Någon har utsetts som ansvarig för att hålla reda på dokumentationen ● Varje vävnadsinrättning har sin eget dokumentationssystem ● Information överförs via avskrift från datorskärm, post, internpost eller överlämning av papper ● Handskriven data 4.

Registrering i IT stöd idag

●

Kvalitetsregister

+ kan byggas anpassat till varje vävnad – frivilliga register medan spårbarhet är obligatoriskt – inget stöd för tilldelning av unik identitetskod – ett register per vävnadsslag ●

Patientjournalen

+ är tillgängligt och på plats i vården – innehåller delar av kedjan men inte hela – uppgifter sparas i 10 år enl lagstiftning för patientjournal – svårt att hitta uppgifter och få överblick ur ett vävnadsverksamhetsperspektiv ● Lokala tillämpningar i

Excel/Filemaker och Access

+ kan byggas anpassat till varje vävnad – åtkomstloggning och andra spårbarhetskrav uppfylls ej – åtkomst av data i 30 år svår att säkerställa 5.

Exempel på problem med nuvarande system

● Donators personnummer följer med till mottagarens patientjournal Kan leda till bruten sekretess ● Där man endast noterat ”ben från benbanken” i patientens journal finns ingen spårbarhetskoppling tillbaka till donatorn bruten spårbarhet ● Om vävnaden/donationen tilldelas ett löpnummer finns inte garanti att den är unik i ett nationellt perspektiv ● Risk att dokumentation som kopplar donator till vävnadsid kommer bort/ej hittas/är ofullständigt ifyllt ● Otydliga handskrivna etiketter och protokoll förväxlingar bruten spårbarhet, förväxlingar förväxlingar 6.

Exempel på problem med nuvarande system

● Metod att arkivera pappersdokument i 30 år Kan leda till bruten spårbarhet 7.

Varför ISBT128-koder?

Vad är ISBT128?

● ISBT128 är ett kodsystem som använts för blodverksamhet runt om i världen och även i Sverige. Det används även för celler och vävnader i varierande utsträckning.

● Nationella vävnadsrådet rekommenderar användning av ISBT128 för att uppfylla kraven på ett europeiskt gemensamt kodsystem.

● Enhetligt kodsystem underlättar köp- och sälj-transaktioner mellan vävnadsinrättningar inom Sverige och utomlands. Användning av ISBT128 9.

Vad är ISBT128?

● Det ger en unik identitet för varje enskild enhet, med donationsnummer och komponentkod.

● Koden kan översättas till klartext på aktuellt språk vid utskrift på etiketter. ● Systemet utvecklades ursprungligen för blodprodukter och används idag även för hematopoetiska stamceller, vissa leukocyter och ben.

10.

Donationsnumret innehåller

Vävnadsinrättningen År för tillvaratagandet Ett unikt löpnummer för varje tillvaratagandetillfälle

Komponentkoden anger

Information om typ av vävnad eller cell Information om typ av ursprungsvävnad Vävnadsdelens nummer om den delats i flera enheter Förvaringstemperatur

Komponentkoden kan även innehålla information om

Tillsatser från tillvaratagandet (anti-koagulantia) Om vävnaden eller cellen frusits Mängd och typ av frysmedium Andra typer av tillsatser Olika typer av bearbetning Avsedd användning Övriga egenskaper som är viktiga för en säker användning av produkten På etiketten anges även hållbarhetstid 11.

Varför införa ett IT stöd för spårbarhet?

Registrering av frisläppning 12.

Vad kan ett införande ge?

Spårbarhets krav efterlevs Förenklat arbetsflöde Högre kvalitet på information

13.

Spårbarhets krav efterlevs

Spårbarhetskrav efterlevs

● Krav på spårbarhet i 30 år säkerställs.

● Vävnadens id följer med hela processen från donation till användning/kassation – Stöd för att koppla donatorns id med både vävnadens och mottagarens id och spara kopplingen i systemet – Spårbarhet mellan vävnadens id och vävnadsinrättning – även vid överföring mellan olika vävnadsinrättningar ● Samordnat kodsystem i Sverige (ISBT128) ● Uppgifter som är kritiska för processen registreras Kravspecifikation för IT-stöd för spårbarhet finns på www.vavnad.se, Dokument Allmänna dokument 14.

Högre kvalitet på information

Högre kvalitet på information

● Unika koder genereras ● Automatisk inläsning av koder och identiteter med scanner – Inga överföringsfel – Mindre risk för förväxling ● Automatisk överföring av resultat – Minskad risk för fel vid överföring av testresultat ● Automatiska utskrifter av etiketter och rapporter − Mindre risk för förväxling ● Stöd för kontroll av rätt märkning, rätt inmatning av data och inmatning av data i rätt format – Mindre risk för förväxling ● Informationen tillgänglig − Tillgänglig information vid sökning och spårning ● Informationen säkerställd lagring i 30 år – Information säkert lagrad 15.

Förenklat arbetsflöde

● Stöd för vävnadsprocessen – Utskrift av etiketter ● Transplantationsrapportering på samma sätt som

Förenklat arbetsflöde

– Lagerlista m fl listor – Hitta information snabbt genom att scanna koden – Lagra information kopplad till vävnaden t ex batchnummer, personal – Automatisk överföring av information – Utskrift av transplantationsrapport – Spärrar som förhindrar fel transfusionsrapportering ● Samordning mellan vävnadsinrättningar underlättas – System för köp- och sälj som upprätthåller spårbarhet – Depåer kan skapas vid verksamheter som inte är vävnadsinrättningar (förvarar vävnad godkänd inför användning) ● Enkelt att ta ut verksamhetsstatistik för egen uppföljning och för rapportering till IVO 16.

Patientsäkerhet

Nytt arbetssätt med registrering i IT-stöd och med ISBT128-koder – Minskad användning av papper och penna – Mindre risk för förväxling – Mindre inmatningar och risk för mänskliga fel-tryckningar Vilket leder till ökad spårbarhet som ger högre patientsäkerhet 17.

Stöd vid spårning av donationer och vävnader

● Om mottagare uppvisar symptom – – spåra donator och övriga Vävnader och andra mottagare från donatorn ● Om donator uppvisar symptom – spåra alla mottagare och ej använda Vävnader ● Om tillsatser eller använt material behöver återkallas – spåra alla Vävnader som använt tillsats/material 18.

Vad kan ett införande av IT-stöd ge på längre sikt?

● Ökad patientsäkerhet (som beskrivs i föregående bilder) ● Samordning för ekonomisk fördel – Vävnadsinrättning och blodcentral (dela resurser) – Flera vävnadsinrättningar (effektivisera insamling och användning) ● Regional och nationell samverkan – Underlätta ”köp och sälj” mellan vävnadsinrättningar 19.

Varför använda ProSang?

20.

ProSang

ProSang används av alla Blodcentraler i Sverige (undantaget region Skåne). Utvecklat i Sverige av leverantören Databyrån sen 60-talet. Varje landsting har sin egen installation för sina blodcentraler och därmed också eget avtal med leverantören.

Ett system som hanterar hela processen från tappning till användning. Bygger på ISBT-kodverk.

Skriver ut etiketter och följesedlar.

21.

Fördel med att införa ett redan befintligt bloddatasystem

● Samma spårbarhetskrav på dokumentation blod-vävnad gör att vävnadskrav uppfylls om blod-IT-system används ● IT-systemet är utformat för en verksamhet med donatorer, produkter och mottagare och stöder redan ISBT128-koder ● Systemet används redan i landstingen med befintlig systemadministratör hos blodcentralen (inte Skåne) ● Lägre drifts- och förvaltningskostnad vid användning av samma system ● Används redan för hematopoetiska stamceller och benvävnad vid vissa landsting 22.

Vad vävnadsanvändare får på köpet av att blodcentralerna redan använder ProSang:

Databas koder ISBT128 system ingår Journalsystem Systemadmini stratör som redan kan systemet Lab/Kemlab Återrapportering av användning inifrån journalsystem ProSang Koppling för överföring av beställning och svar på virustester och analyser från lab Befolkningsregister Koppling till befolkningsregister i de flesta landsting där man har sån koppling

Vävnadens väg genom processen

(registrering startar när vävnaden anländer till vävnadsinrättningen, ex vävnad från avliden)

Tillvaratagande Tillvara tagande rapport vävnad Tillvara tagande rapport Donator och donationsregistrering D Komponenthantering D Komponenthantering Skapa komponent Förvaring Frisläppning D vävnad K Användande Reservation Utlämning Återrapportering D K Donationsnummer K Komponentetikett D vävnad K Följe sedel 24.

Vävnadens väg genom processen

(tillvaratagande förberett i ProSang, ex benbank)

Tillvaratagande Tillvara tagande rapport Donatorregistrering och donationsregistrering D Registrering av donationsresultat Komponenthantering D Komponenthantering Skapa komponent Förvaring Frisläppning Användande Reservation Utlämning Återrapportering D K Donationsnummer K Komponentetikett D vävnad K D vävnad K Följe sedel 25.

Vad är nackdelar med gemensamma system?

● Verksamhetsstöd blod – ProSang är byggt för blodprocessen vilket gör att det finns spärrar etc som är irrelevanta för vävnad. – ProSang saknar delvis processtöd för vävnad, särskilt bearbetningssteg, och kan behöva kompletteras ● Kompromisser – Ett system för många olika typer av vävnadsprocesser blir inte perfekt för alla eftersom det ska passa alla (skohornsprincipen).

Projektet ”Vävnadsanpassning av ProSang” genomförs för att göra ProSang anpassat för vävnadsinrättningar och uppnå de krav som ställts av representanter från olika vävnadsområden

Se slutet av denna presentation

26.

Hur görs ett införande av vävnad i ProSang?

Systemadministratör för ProSang 27.

Hur gör man ett införande?

Planering Analys Specifikation • Vilka vävnader?

• Detaljera flödet för varje vävnad • Definiera tabeller för vävnads data Konfigurering • Konfigu rera testmiljö Test och utbildning • Validera system Vävnads samordnare Verksamhets chef/-er Vävnadsinrättningspersonal + övrig berörd personal inom arbetsflödet Blodcentralens systemadministratör Jan-Mar 2015 28.

Införandematerial framtaget i ProSang-projektet

Planering Analys Specifikation Konfigurering • Vilka vävnader?

• Detaljera flödet för varje vävnad • Definiera tabeller för vävnads data • Konfigu rera testmiljö Test och utbildning • Validera system Stödmaterial Rutin beskriv ningar Införande presentation Vävnads flöde System inställ ningsfil System inställnings manual Införandemanual 29.

Införandematerial framtaget i ProSang-projektet

Planering Analys Specifikation Konfigurering • Vilka vävnader?

• Detaljera flödet för varje vävnad • Definiera tabeller för vävnads data • Konfigu rera testmiljö Test och utbildning • Validera system Faktorer att beakta Vill vi införa ProSang?

Vilken avdelning ska registrera?

Hur ser flödet ut för respektive vävnad?

Vilka ISBT koder, data etc vill man ha 30.

Vad behövs från vävnadsinrättningen?

● Avsatt tid för ansvarig – Vid införande • koordination • test • utbildning – Vid årlig förvaltning • kontaktperson ● Nya rutiner behöver tas fram – Ska beskrivas – Riskanalys – Utbildning av användare ● Överenskommelser med blodcentralen 31.

Vad innebär detta för Blodcentralen?

● Avsatt tid för systemadministratör – Tid för införande från planering till test – Validering – Konfigurering – Utbildning av användare ● Beskriva nya rutiner om blodcentral registrerar åt vävnadsinrättning – Riskanalys ● Överenskommelse med vävnadsinrättningen om löpande support, förvaltning och eventuellt registrering av vävnader 32.

Vilka potentiella risker finns för att ett införande inte kan genomföras enligt plan?

● Resurser – man får inte tillräckligt mycket tid av systemadministratör eller annan nyckelperson ● Kostnader – stöd via nationella medel till och med 2017, kan ta slut ● Process – svårigheter att enas om processen, den fungerar inte som man tänkt sig eller efterlevs inte ● Leverantörens resurser och planering kan påverka införande – osäker tidsplan för leverantörens uppgradering till Java 33.

När kan man börja använda ProSang?

Exempel på registrering i ProSang av ben utan vävnadsanpassning 34.

Pågående uppgradering av ProSang till JAVA

● ProSang består av olika moduler ● Modulen som hanterar donatorer och donationer (Givarrutin) uppgraderas nu till JAVA vid blodcentraler i landet ● Övriga moduler som hanterar komponenter och patienter uppgraderas kommande år ● Införande av vävnadsanpassat ProSang kräver Givarrutin i JAVA ● Tidpunkt för när en blodcentral uppgraderar till JAVA styrs av en nationell plan för Sveriges blodcentraler (se bild

Status Givarrutin

) ● När alla moduler är i JAVA kan ytterligare anpassningar för vävnad göras 35.

Vävnadsinrättningens alternativ

Vill man ha ProSang?

Har man Givarrutin i Java?

Införande alternativ Ja Införa Vävnads anpassning av ProSang Ja Införa befintlig ProSang Nej Vänta på Blodcentralens JAVA uppgradering 36.

Vävnadsinrättning har 3 val – vill man införa ProSang?

JA NEJ Införa befintlig ProSang på vävnadsinrättning • kan införas när som helst • för blodgrupperade, levande donatorer • inte beroende av JAVA-uppgradering • inte lika användarvänligt • saknar anpassade utskrifter Införa vävnadsanpassningen av ProSang • Anpassat till vävnadsprocessen • kräver mer resurser hos blodcentral • Fungerar för alla typer av vävnader (utom könsceller) Inte införa ProSang för vävnad • Kräver manuella rutiner för att efterleva spårbarhetskrav • Inköp av annat spårbarhetsstöd För de som inte har JAVA och vill börja innan För de som har/inför JAVA 37.

Status på landsting/installationer med Givarrutin i Java

Krävs för att kunna använda vävnadsanpassning

Har givarrutin i Java redan 2014

Blekinge Unilabs Dalarna Gävleborg Halland Jönköping Karolinska Umeå/Västerbotten Västmanland Örebro Östersund JA JA JA JA JA JA JA JA JA JA JA

År för införande av Java eller annan plan

Sundsvall/ Västernorrland 2015 Uppsala Visby 2015 Ej planerat Värmland Kalmar Norrbotten Växjö/Ljungby Ej planerat 2015 Test/2016 Prod 2015 Test/2016 Prod 2015 Test/2016 Prod Östergötland VGR 2015 Test/2016 Prod Sammanslagning av SU, Borås, NU-sjv & Kungälv 2015 38.

Vad kostar det att införa ProSang?

39.

Resursåtgång och kostnad för ProSang

Införandekostnad Engångssumma Användning/ Förvaltning Årliga kostnader Införandekostnader exempel • Interna resurser • IT-utrustning • Utbildning • Konfiguration Årliga kostnader exempel • Licenser • IT supportkostnad • Förvaltningstjänst av blodcentral

2 olika kostnader:

Införandeprojekt lokalt för att införa vävnadsanpassad ProSang 2.

Kostnad per vävnadskomponent som består av del av årlig kostnad i form av licens till Databyrån och ersättning till blodcentralen för nyttjande av resurser 40.

Resursåtgång och kostnad för ProSang

• Lokala resurser under införande kan finansieras med landstingets vävnadspengar Mer information om kostnader och införandestöd finns i separat presentation på www.vavnad.se Dokument Allmänna dokument 41.

Vad görs i nationella projektet?

VÄVNADSANPASSNING AV PROSANG

42.

Projekt ”Vävnadsanpassning av ProSang”

● Nationellt projekt som – sammanställt kraven utifrån lagen – analyserat flödet för respektive vävnad mot systemet tillsammans med representanter från de olika vävnadsområdena (se följande bilder) – tagit fram ändringsförlag för anpassning av ProSang ● Producerat material för att underlätta införande ● Omfattar pilotinförande på två orter – Örebro och Umeå ● Beräknat avslut april 2015 43.

Gemensam process – Vävnad (framtagen i projektets förstudie)

Enhet för donation o tillvara tagande Tilltänkt donator Godkänna donator för donation och tillvaratagande Kontrollera donatorns lämplighet Godkänd donator för donation och tillvaratagande Lämplig donator Ta prov Inhämta samtycke Provtagen donator Lämplig donator med samtycke Tillvarata vävnad Extern vävnad Vävnads inrättning Ankomst kontroller a vävnad Bearbeta och/eller förvara vävnad

Ankomst kontrollerad vävnad Bearbetad och/eller förvarad vävnad Bearbeta och/eller förvara vävnad

Distribuera vävnad Bearbetad och/eller förvarad vävnad Distribuerad vävnad Godkänna vävnad för användning Tillvara tagen vävnad Vävnad godkänd för användning Enhet för använd ning Kontrollera och registrera mottagande Kontrollerad vävnad Använda Vävnad Använd vävnad Åter rapportera användning Rapporterad vävnads användning 44.

Projektets ändringar av ProSang

•

Spårbarhetskrav

som inte uppfylldes

Exempel: kompletterat med ISBT128 koder för vävnad, möjlighet att registrera alternativ identitet för donator

•

Användbarhetskrav

på grund av att systemet ursprungligen är gjort för blodverksamhet

Exempel: tagit bort blodgruppskrav för vävnad, anpassat nomenklaturen

•

Vävnadsspecifika krav

för att systemet ska kunna användas

Exempel: Ben m fl – förenklad skärm för tillvaratagande Hornhinnor – ny etikettstorlek Hjärtklaffar – registrera uppdelning till flera olika enheter i ett steg

45.

Medverkande i projektets olika faser

VOG Stamceller

Emma Watz, Stockholm Emilie Larneback, Umeå Malin Larsson, Stockholm Christina Sandell, Linköping Christina Evaldsson, Umeå

VOG Hornhinnor

Krister Berggren, Västra Götaland Randi Elstad, Umeå Elisabeth (Lisa) Dahlström, Örebro

VOG Hud

Alexandra Karström, Uppsala Fredrik Huss, Uppsala Liselotte Åstrand, Linköping

VOG Cellterapi

Jenny Enger, Stockholm Helen Zemack, Stockholm Miriam Idar, Stockholm Kristina Wikstrom, Stockholm

VOG Hjärtklaffar

Josefine van der Lee, Västra Götaland Catherine Concaro, Västra Götaland Marie Leander, Västra Götaland

Pilotort Örebro

Helena Sävenstrand Ove Gefvert Elisabeth (Lisa) Dahlström

VOG Ben

Margareta Persson, Piteå Lena Hörnestam, Västra Götaland Helene Lindberg, Stockholm Annica Joelsson Saxner, Uppsala

VOG Blod

Elisabet Olsson, Karlstad Anna Lena Strömbäck, Uppsala

Pilotort Umeå

Nils Persson Randi Elstad Anne May Andersson

VOG Könsceller

Lars Björndahl, Stockholm Kersti Lundin, Västra Götaland

Databyrån

Anna Mårtensson Elisabet Perlmann Per Sid Roger Beskow

Projektgrupp

Mia Liljeberg Malin Domeij Anna Björkland Stella Larsson 46.

Fortsatt utveckling av ProSang för vävnad efter projektet

• ProSang genomgår en stor uppgradering till Java (omfattar hittills delen för donator och donation) • uppgradering ger några smärre uppdateringar för vävnadsfunktioner • hela systemet kommer då ha möjlighet för vävnadsterminologi

Ändringar som kommer göras efter projektet

• Eurocetkoder enligt ny EU-standard (görs 2016) • Hantering av splitar enligt ISBT128-standard (görs 2016) 47.

Använda ProSang för spårbarhet vid

Transcript Använda ProSang för spårbarhet vid