Transcript Les nouveaux outils communs CNRS / Universités en construction

Point sur le partenariat
avec les établissements
d’enseignement supérieur
et de recherche
9 mai 2012
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Trois étapes importantes :
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I. L’accord cadre entre le CNRS et la CPU, signé
le 4 novembre 2010, par Alain Fuchs et Lionel
Collet.
II. Le protocole de travail CPU-Amue-CNRS,
signé le 24 mars 2011 par Alain Abecassis,
Claude Ronceray et Xavier Inglebert.
III. L’accord de partenariat entre le CNRS, la CPU
et l’Amue, signé le 15 décembre 2011, par Alain
Fuchs, Louis Vogel et Claude Ronceray.
Les points-clés de l’accord de partenariat du 15/12/2011
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Trois projets communs validés :
 un outil commun de gestion financière, GESLAB
 un outil de description des activités des
laboratoires, CAPLAB
 le processus budgétaire partagé et l’outil DIALOG
Les points-clés de l’accord de partenariat du 15/12/2011
Une organisation en mode-projet :
 un comité de pilotage stratégique du protocole de travail CNRS-CPUAmue possiblement élargi en 2012 à l’Inserm et à l’IRD.
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Il P.fixe
les choix stratégiques.
 un comité de pilotage pour chacun des 3 projets. Il définit les
orientations du projet, arbitre les éléments structurants et rend
compte de ses travaux au comité de pilotage stratégique.
 une équipe-projet pilotée selon le cas, soit par le CNRS, soit par
l’Amue, dans un cadre de travail inter-établissements renforcé (10 à
12 ETPT pour GESLAB et autant pour CAPLAB).
 des équipes mixtes opérationnelles (métier et SI).
 des groupes de travail experts.
 un budget opérationnel prévu dès 2012 pour GESLAB, CAPLAB et
DIALOG
Le projet GESLAB
Une maîtrise d’ouvrage CNRS pour un projet
commun et insécable
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Cinq phases complémentaires définies :
- Phase 1 : migration des bases X-Lab dans une base centralisée,
préfiguration de GESLAB.
Objectif de réalisation : été 2012.
- Phase 2 : développement, déploiement et mise en service de
l’interface SIFAC-Web en parallèle de la phase 1.
Objectif de réalisation : été 2012.
Le projet GESLAB
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- Phase 3 : conception, développement et mise en service de l’interface
descendante depuis le SI des établissements (SIFAC,
JEFICO) vers GESLAB.
Objectif de réalisation : automne 2012.
Compte tenu de l’enjeu pour les unités (suppression des doubles saisies, vision
agrégée des ressources et des dépenses) l’interface descendante (phase 3)
sera mise en service dès sa réalisation et indépendamment du rythme de
construction des autres phases.
- Phase 4 : conception, développement et mise en service de l’interface
ascendante depuis GESLAB vers le SI des établissements.
Objectif de réalisation : automne 2012.
Le projet GESLAB
- Phase 5 : implémentation par étapes successives de l’ensemble des
fonctionnalités du cahier des charges fonctionnel dans
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GESLAB, ainsi que les fonctionnalités impactées par les
évolutions des SI des établissements.
Objectif de réalisation de 2012 à 2014 (lotissement).
 Le pilotage de maîtrise d’ouvrage de GESLAB est confié au CNRS
pour les phases 3, 4 et 5 dans un cadre de travail inter-établissements
renforcé. Le CNRS assure également, en amont, la MOA de la phase 1
et l’Amue assure la MOA de la phase 2.
 Le CNRS assure la maîtrise d’œuvre pour les phases 1 et 5. L’Amue
assure la MOE pour la phase 2. La MOE est repartie entre le CNRS et
l’Amue por les phases 3 et 4.
 Les unités de recherche sont représentées au sein du COPIL du projet
CAPLAB
Un outil commun de description et de suivi des
activités du laboratoire.
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Objectifs : - améliorer la gestion quotidienne des unités,
- aider à leur pilotage,
- produire des données actualisées,
- assurer des restitutions pertinentes et fiables à
destination des tutelles, des agences
d’évaluation (dossier AERES notamment).
A vocation à remplacer, à terme, les outils Labintel (pour le
CNRS) et Graal (pour les universités).
CAPLAB
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 Une maîtrise d’ouvrage Amue, dans le cadre d’un travail
inter-établissements renforcé.
 Une participation des unités de recherche au sein du
COPIL du projet.
 Des experts (AERES, OST, MESR) pourront également
être sollicités sur des points particuliers.
 Une équipe-projet avec un chef de projet Amue et un
adjoint CNRS.
CAPLAB
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Un planning prévisionnel serré :
 Etudes comparatives d’outils « recherche » similaires, retours
d’expérience,…: 2012
 Description des processus, rédaction du cahier des charges et
procédure de marché : 2012
 Conception et réalisation de l’outil : 2013
 Déploiement sur quelques sites pilote : 1er semestre 2014
 Déploiement sur les autres sites : à partir du 2ème semestre 2014
Processus budgétaire partagé
et outil DIALOG
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Objectifs :
 Construction d’un processus budgétaire partagé, permettant un
dialogue de gestion commun.
 Adoption d’un référentiel budgétaire commun et définition des
règles d’usage. Harmonisation de la nomenclature « achat » entre
les établissements.
 Généralisation de l’outil DIALOG.
Processus budgétaire partagé
et outil DIALOG
P. 12 en œuvre :
Mise
- Validation début 2012 du contenu du référentiel budgétaire
- Portage politique auprès des établissements
- Déploiement de DIALOG selon 2 phases :
 phase 1 : été 2012 pour les demandes 2013
adaptation légère de l’outil pour répondre aux demandes de
quelques établissements pilotes.
expérimentation avec quelques universités pilotes
 phase 2 : été 2013 pour les demandes 2014
évolutions plus importantes de l’outil pour répondre à tous
les besoins
généralisation du déploiement et de l’utilisation de DIALOG
Processus budgétaire partagé
et outil DIALOG
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Organisation
du projet :
 le comité de pilotage stratégique
 un comité de pilotage du projet
 une équipe-projet, une équipe opérationnelle mixte CNRS/Amue
 des groupes de travail experts
 une maîtrise d’ouvrage CNRS
 un chef de projet CNRS et un adjoint Amue
Et toujours d’actualité, deux projets inscrits dans
le protocole de travail du 24 mars 2011
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 La convergence des règles de gestion (groupe 6)
donnant lieu à la réalisation d’un référentiel
financier et comptable (en cours de validation par le
COPIL puis diffusion dans les établissements et délégations).
 Le vade-mecum pour la création de PSP (groupe 8)
Rapport validé par le COPIL stratégique et présenté
le 15 décembre 2011 (diffusé).
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Merci de votre attention