Ambiente da Negociação

Professor Laurent [email protected]

Disciplina: Modelos de Negociação

ETAPAS DO PROCESSO DE NEGOCIAÇÃO

 Tudo o que for feito durante uma negociação terá profunda influência na próxima negociação com aquela mesma parte ou pessoa. Muitos parecem se esquecer deste tópico importantíssimo.

 Não se deve encarar as etapas como algo rígido.

Em alguns casos poderemos suprimir uma ou outra. O importante é ter sempre presente que elas nos ajudam na sistematização do processo de negociação.

ETAPAS DO PROCESSO DE NEGOCIAÇÃO

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Sete são as etapas do processo de negociação (modelo INTEGRO - Ronald Bates/OPC):

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PREPARAÇÃO ABERTURA EXPLORAÇÃO APRESENTAÇÃO CLARIFICAÇÃO

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AÇÃO FINAL CONTROLE / AVALIAÇÃO

ETAPAS DO PROCESSO DE NEGOCIAÇÃO

1. ETAPA DE PREPARAÇÃO

 É importante salientar que nesta fase o outro negociador ainda não está presente, pois se trata do planejamento inicial. Eis os passos:

1.1 Histórico das relações

Uma retrospectiva das negociações e contatos anteriores com a mesma pessoa e/ou sobre o mesmo assunto que nos pode dar subsídios, especialmente em termos de que comportamento/estratégia deve ser usado ou evitado (pense em você e no outro negociador, no que deve ser evitado e/ou mostrado).

ETAPAS DO PROCESSO DE NEGOCIAÇÃO

1. ETAPA DE PREPARAÇÃO 1.2. Objetivos ideais e reais

O que gostaria de conseguir, o ideal (máximo desejável) e o que ele precisa e acha que pode conseguir o real (mínimo necessário).

A distância entre o que é ideal e o real constitui a "margem de negociação" que, quanto mais ampla, maior flexibilidade nos dará ao longo do processo.

ETAPAS DO PROCESSO DE NEGOCIAÇÃO

1. ETAPA DE PREPARAÇÃO 1.3. Presunção da necessidade

O outro negociador precisa ou não do que vai ser proposto, quanto precisa, de que modo precisa. Ninguém "compra" ou "aceita" produtos/serviços/idéias de que não necessita. É neste momento que se pode até desistir da negociação ao se constatar que não interessa à outra parte aquilo que vai ser proposto; neste momento é fundamental o "Conhecimento do negócio", especialmente no que se refere ao atendimento das necessidades da outra parte.

Também é neste momento que devemos começar a pensar nas necessidades, motivações, expectativas da outra pessoa; a negociação será sempre mais fácil se mostrarmos que o que vai ser proposto vai ao encontro do que a outra pessoa deseja.

1. ETAPA DE PREPARAÇÃO 1.4. Planejamento das concessões

A negociação é um exercício de concessões; concessões que devem ser planejadas antes do início da negociação e não durante o processo. É importante analisar as implicações de cada concessão e quais interessam mais ou menos à outra parte. Este último aspecto é crítico porque o que não parece importante para nós pode ser fundamental ao outro.

Concessões mais importantes devem ser deixadas por último.

1.5. Conflitos potenciais

Toda a negociação é repleta de impasses/conflitos.

É preciso pensar em alternativas de solução para os eventuais conflitos antes de a negociação começar; depois pode faltar tempo para isso. Use o seu humor, algo que possa relaxar a outra parte, uma atividade social, uma concessão extra etc.

Isto será mais fácil se já negociou com aquela pessoa.

1. ETAPA DE PREPARAÇÃO 1.6. Expectativas positivas

Chegou o momento do contato com o outro negociador. Este contato se dará na etapa seguinte - Abertura.

No entanto, é preciso garantir que este contato realmente vai acontecer; é necessário transmitir à outra parte que, do nosso ponto de vista, não resta dúvida de que o contato vai ocorrer.

Eis alguns exemplos de transação entre as etapas de Preparação e Abertura: – Vamos almoçar juntos amanhã para discutirmos uma nova idéia?

– Está bem para amanhã, às 4 da tarde?

2. ETAPA DE ABERTURA

Esta é uma das etapas em que o negociador brasileiro se sente mais à vontade. O objetivo básico da abertura é o de criar um clima propício ao desenvolvimento da negociação, deixando à vontade o outro negociador. É o primeiro contato entre os dois negociadores. Eis os passos sugeridos:

2.1. Redução de tensão

Para não ficar tenso sugere-se você use alguns artifícios como fazer perguntas sobre o próprio local e ambiente de negociação ou mencione algo que você viu/leu que possa interessar ao outro.

2.2. Defina seu objetivo

É o momento de lançar a isca, mostrando que você está lá para resolver um problema, apresentar uma idéia, ou satisfazer uma necessidade.

2. ETAPA DE ABERTURA 2.3. Concordância para prosseguimento

É importante definir como você e a outra parte vão trabalhar: · · · Em que local; Durante quanto tempo; Quais os pontos a serem discutidos.

Agora tudo está pronto para a etapa seguinte.

3. ETAPA DE EXPLORAÇÃO

O objetivo básico desta etapa é detectar necessidades, expectativas, motivações da outra parte para, quanto mais ouvir, mais informações você terá; quanto menos avaliativo/opinativo for, menores serão as possibilidades de conflitos pela divergência de pontos de vista. Haverá oportunidades nas etapas seguintes para você colocar suas opiniões.

3. ETAPA DE EXPLORAÇÃO

Para desenvolvimento dessa etapa sugerimos:

3.1. Frase inicial

Esta etapa deve ser iniciada com a seguinte colocação: "Antes de falar sobre minhas idéias, gostaria de ouvir seu ponto de vista sobre..." "Você se incomodaria em me falar um pouco sobre..." Pode haver uma pequena resistência inicial, mas em geral as pessoas gostam de falar.

3.2. Teste de necessidade presumida

É nesta etapa que você vai verificar se e quanto a outra parte precisa do seu produto, serviço, idéia.

Você vai testar se a presunção de necessidade feita durante a etapa de

Preparação

foi correta .

3. ETAPA DE EXPLORAÇÃO

Para desenvolvimento dessa etapa sugerimos:

3.3. Busca de identidade de interesses

Pontos em comum que tendem a criar uma disposição para negociar, facilitando a discussão dos eventuais interesses conflitantes.

3.4. Resumo das descobertas e concordâncias

É preciso confirmar se o que você entendeu foi realmente aquilo que a outra parte disse, mostrando à outra pessoa/parte que você foi um bom ouvinte e que compreendeu tudo o que foi dito.

Use perguntas, tais como: "Quero ver se entendi direito o que você disse..." "Você poderia resumir para mim seu ponto de vista?..."

4. ETAPA DE APRESENTAÇÃO

É nesta etapa, finalmente, que você vai apresentar ao outro negociador sua proposta e uma boa frase para iniciar esta etapa será "com base nas informações que você acaba de me passar, gostaria de sugerir..." A apresentação pode ser dividida em:

4.1.

Descrição (características) dos

Enumeração das características de sua proposta, sempre enfatizando aqueles pontos que o outro negociador considera mais importantes.

seus produtos, serviços, idéias 4.2. Problemas resolvidos por sua proposta (soluções)

Mostre ao outro negociador quais os problemas dele que sua proposta resolve.

4. ETAPA DE APRESENTAÇÃO 4.3. Benefícios decorrentes de sua proposta (benefícios)

Além de descrever sua proposta, de mostrar os problemas que ele resolve, é preciso enfatizar quais os benefícios que a proposta traz para o outro negociador, inclusive da natureza pessoal.

5. ETAPA DE CLARIFICAÇÃO

Este é o momento de esclarecer alguma dúvida pendente. Uma boa pergunta para se iniciar a Clarificação será: "Algo do que eu disse não ficou suficientemente claro?" Na Clarificação procure seguir estes passos:

5.1. Esteja preparado para responder às objeções

Prepare respostas para objeções sobre: custo, duração, experiências negativas anteriores, pessoal etc.

5. ETAPA DE CLARIFICAÇÃO 5.2. Evite frases perigosas

Não usar: "Você não entendeu nada" "Não é nada disso" "Sim, mas...".

 Usar: "É um ponto de vista, quero acrescentar algumas informações..." "Está certo você se sentir assim, por isso, vou lhe dar algumas informações".

5. ETAPA DE CLARIFICAÇÃO 5.3. Aceite as razões do outro

As pessoas são diferentes, algumas apresentam objeções com base na lógica, outras com base no "feeling"/sentimento.

Neste momento, procure não ser contra o que o outro está dizendo, mas acrescentar fatos/informações/depoimentos que possam fazê-lo concluir pelo seu ponto de vista.

5.4. Levante dúvidas potenciais

Faça perguntas que certamente aumentarão a confiança do outro em você, do tipo: "Você não perguntou nada sobre isso, mas queria esclarecer...” "Normalmente as pessoas me questionam sobre..."

6. ETAPA DE AÇÃO FINAL

É aqui que ocorre o fechamento do negócio, e se as fases anteriores foram bem desenvolvidas, certamente esta etapa será mais fácil. Eis alguns passos a serem seguidos:

6.1. Atenção aos sinais de aceitação

Preste atenção às colocações do outro; veja se ele já se imagina usando os produtos serviços que você está propondo.

Eis algumas perguntas que podem provocar sinais de aceitação: "Você gostaria de pagar à vista ou à prazo" "Você prefere verde ou amarelo?” "Você quer implantar o programa agora ou em um mês?".

6. ETAPA DE AÇÃO FINAL 6.2. Torne sua proposta reversível

“Se não gostar, nós lhe devolveremos o dinheiro".

"Comece por esta pequena unidade; se não der certo, você poderá voltar atrás sem grandes problemas".

A reversibilidade alivia o ônus da decisão.

6.3. Apresente opções

"Você gostaria de comprar dez ou vinte?" "A vista ou a prazo?”

6.4. Recapitule vantagens e desvantagens

Sempre enfatizando as vantagens do ponto de vista do outro.

6.5. Proponha uma data para teste experimental

"Você gostaria de testar isto na Segunda-feira, sem qualquer ônus?"

6. ETAPA DE AÇÃO FINAL 6.6. Proponha o fechamento do negócio

"Vamos assinar o contrato?" "Quer passar no meu escritório para levar o primeiro lote?“ Ninguém assumirá um compromisso se isto não lhe for pedido.

Boa parte das negociações não se concretiza simplesmente porque se deixa de lado esta solicitação de fechamento do negócio.

7. ETAPA DE CONTROLE / AVALIAÇÃO

Esta etapa é tão fundamental quanto as anteriores, sabendo-se que ainda resta:

7.1. Controle do que foi acertado

· Em termos de prazos, custos, condições etc.

Medidas para a implantação do que foi negociado.

7. ETAPA DE CONTROLE / AVALIAÇÃO 7.2. Avaliação

· · · · Comparação do previsto com o realizado na negociação.

Análise das concessões e suas conseqüências Notas e observações para a próxima negociação Nas negociações importantes, procure fazer uso das anotações; ao final faça um resumo da negociação; este será de grande utilidade para próximo encontro.