Transcript Cuentas por Cobrar

Cuentas por cobrar
Blanca Gonzalez Jimeno
Carlos Romero Martínez
Leonardo Alberto Bustamante Ortiz
Funciones del Crédito
•
•
•
Incremento del consumo.
Fomento de uso de bienes y servicios.
Ampliación y apertura de nuevos mercados.
•
La principal razón por la que la mayoría de las empresas
ofrecen ventas a crédito es porque sus competidores
también ofrecen crédito.
Administración de Cuentas por Cobrar
• Las empresas preferirían demorar sus pagos, especialmente cuando no
existen costos adicionales asociados con la demora.
• La administración de cuentas por cobrar, tiene por objeto coordinar los
elementos de una empresa para maximizar el patrimonio y reducir el
riesgo de una crisis de liquidez y ventas, mediante el manejo óptimo
de variables tales como políticas de crédito comercial concedido a
clientes y estrategia de cobros.
Políticas de Crédito
Conjunto de actividades y de decisiones que
comprende las normas de crédito de una empresa,
incluyendo los métodos empleados para cobrar las
cuentas de crédito y los procedimientos para
controlar el crédito.



Reduce al máximo la inversión de cuentas por cobrar.
Mantener la inversión en cuentas por cobrar al corriente, evitar la
cartera vencida.
Vigilar la exposición de las cuentas por cobrar ante la inflación y la
devaluación.
Políticas de Crédito
• Normas de Crédito: Reglas que indican la solidez
financiera mínima que un cliente debe tener para que se
le conceda crédito. Los principales factores que se
consideran cuando se fijan normas de crédito se
relacionan con la probabilidad de que un cliente pague
lentamente o que tal vez genere una perdida por ser la
suya una cuenta incobrable.
No es conveniente tener un solo cliente, debe diversificarse para que los
riesgos, de falta de cobro no afecten a la empresa en forma importante. Es
importante analizar el crédito: una herramienta conocida es a través de las
cinco “C’s”.
Perfil del cliente
Carácter
Capacidad de pago
Crédito de
acuerdo
con
Situación del
negocio
Capital
Colateral
Situación de
la industria
Condiciones
Políticas de Crédito
• Las Cinco “C” del Crédito
1.
Carácter: Historial del solicitante de cumplir con las obligaciones pasadas.
2.
Capacidad: La disposición del solicitante para pagar el crédito solicitado,
determinada por medio de un análisis de estados financieros centrado en
los flujos de efectivo disponibles para reembolsar las obligaciones de la
deuda.
3.
Capital: La solidez de la estructura financiera del solicitante, evaluando la
congruencia de los recursos solicitados con su giro principal.
4.
Colateral: El monto de Activos que el solicitante tiene disponible para
garantizar el crédito. Cuanto mayor sea el monto de activos disponibles,
mayor será la posibilidad de que una empresa recupere sus fondos si el
solicitante incumple el pago.
5.
Condiciones: Términos de pago en función de la situación empresarial actual
y de las tendencias generales del país.
Políticas de Crédito
• Términos de Crédito: Condiciones de pago ofrecidas
a los clientes a crédito; tales términos incluyen la
amplitud del periodo de crédito y cualquier
descuento en efectivo que se ofrezca.
▫ Periodo de crédito: tiempo por el cual se concede el crédito; después
de esa fecha, la cuenta se considera atrasada.
▫ Descuento en efectivo: Reducción del precio de factura de los bienes,
ofrecida por el vendedor para estimular el pronto pago. Por ejemplo
una empresa puede ofrecer: 2/10, neto 30 a sus clientes, i.e. un
descuento de 2% sobre el precio de compra, si la cuenta se paga el
décimo día del mes o antes de esa fecha, dentro del ciclo de
facturación; de otro modo, la totalidad de la cuenta (el monto neto)
debe pagarse el día 30.
Políticas de Crédito
• Política de Cobranza: Procedimientos que aplica una
empresa para solicitar pago de sus cuentas por
cobrar. Mientras mas rápido reciba un cliente una
factura, mas pronto la podrá pagar, hoy en día se
emplean los medios electrónicos para enviar facturas
a los clientes.
Esta política es muy variable y está condicionada al
mercado y giro del negocio.
TÉCNICAS POPULARES DE COBRO:
▫ Cartas: Después de un cierto numero de días, la empresa envía una carta
formal recordando al cliente la cuenta vencida, si la cuenta no se paga en cierto
periodo después de que se envió esta carta, se envía una segunda carta mas
exigente.
▫ Llamadas telefónicas: Si las cartas no tienen éxito, se puede realizar una
llamada telefónica al cliente para solicitar el pago inmediato. Si este tiene una
excusa razonable, se pueden realizar arreglos para extender el periodo de
pago. Se puede recurrir a una llamada por el abogado del vendedor.
▫ Visitas Personales: Esta técnica es mucho mas común a nivel de crédito de
consumo, pero también la emplean eficientemente los proveedores
industriales. Enviar a un vendedor local o a una persona de cobranzas para
confrontar al cliente puede ser eficaz. El pago puede realizarse en el sitio.
▫ Agencias de cobro: Un Empresa puede remitir las cuentas incobrables a una
agencia de cobro o un abogado de cobranzas, los honorarios por este servicio
son en general bastantes altos.
▫ Acción legal: Es el paso mas severo y una alternativa para el uso de una
gerencia de cobro. La acción legal directa no solo es costosa, sino que puede
llevar al deudor a la quiebra sin que esto garantice la recepción final del monto
vencido
Control de las cuentas por cobrar
• Proceso de evaluación de la política de crédito,
utilizado para determinar si ha ocurrido un cambio
en el patrón de pago de los clientes.
• Las empresas han controlado las cuentas por cobrar
por medio de métodos que miden el tiempo que el
crédito permanece pendiente de cobro, entre estos
métodos se encuentran: Los Dias de Ventas
Pendientes de Crédito (DVPC) y El Reporte de
antigüedad de las Cuentas por Cobrar
Control de las cuentas por cobrar
• Días de Ventas Pendientes de Cobro (DVPC):
Plazo Promedio requerido para solicitar el pago
de las cuentas por cobrar, también se conoce
como periodo promedio de cobranza,
DVPC
=
Ventas Anuales a Crédito/Ventas
Diarias a Crédito
Control de las cuentas por cobrar
• Reporte de antigüedad de las cuentas por cobrar: Reporte que
muestra el tiempo que las cuentas por cobrar han estado
pendientes de cobro; el reporte divide las cuentas por cobrar en
periodos específicos, lo cual suministra información acerca de la
proporción de cuentas por cobrar al corriente y atrasadas, con base
en plazos determinados.
Reporte de antigüedad de las cuentas por cobrar del año 2008
Antigüedad de la
cuenta (dias)
Monto neto de
Circulación
Fracción Total de
las Cuentas por
Cobrar
Dias Promedio
0-30
72,000
40%
18
31-60
90,000
50%
55
61-90
10,800
6%
77
Mas de 90
7,200
4%
97
Control de las cuentas por cobrar
• Si los días de ventas pendientes de cobro empiezan a
aumentar o si el reporte de antigüedad muestra un
porcentaje creciente de cuentas atrasadas, es
probable que la política de crédito de la empresa
necesite reforzarse, sin embargo esta medidas
pueden verse distorsionadas por variaciones
estacionales, por lo cual en estos casos se deben
tomar como señales para hacer mayores
investigaciones para poder mejorar el desempeño
del departamento de crédito.
Tips para una gestión de cobro exitosa
• Establezca una buena comunicación y desarrolle
el nivel de interés del deudor
• Escuche con empatia
• Use técnicas y estrategias de ventas
• Negocie objeciones
• Hacer Seguimiento
Ejemplo
DODD TOOL, UN FABRICANTE DE HERRAMIENTAS DE TORNO, VENDE EN LA ACTUALIDAD UN PRODUCTO
EN
UNIDAD:
USD 10.00
LAS VENTAS (TODAS A CRÉDITO)
DEL AÑO PASADO FUERON:
60,000.00 UNIDADES
EL COSTO VARIABLE POR UNIDAD
ES DE:
USD 6.00
LOS COSTOS FIJOS TOTALES DE LA
EMPRESA SON:
USD 120,000.00
LA EMPRESA CONSIDERA UNA RELAJACIÓN DE LOS ESTÁNDARES DE CRÉDITO QUE SE ESPERA DE CÓMO
RESULTADO LO SIGUIENTE:
 UN INCREMENTO DEL PERIODO PROMEDIO DE COBRO DE 30 DÍAS A 45 DÍAS
 UN AUMENTO DE LOS GASTOS POR DEUDAS INCOBRABLES DEL 1% DE LAS VENTAS (EL NIVEL ACTUAL)
AL 2%.
 EL RENDIMIENTO REQUERIDO DE LA EMPRESA DE INVERSIONES DE RIESGO SIMILAR, QUE ES COSTO DE
OPORTUNIDAD ES DEL 15%
PARA DETERMINAR SI DEBE RELAJAR SUS ESTÁNDARES DE CRÉDITO, DODD
TOOL DEBE CALCULAR:
1. LA CONTRIBUCIÓN ADICIONAL DE LAS VENTAS DE LA EMPRESA A LAS
UTILIDADES
2. EL COSTO DE LA INVERSIÓN MARGINAL EN CUENTAS POR COBRAR
3. EL COSTO DE DEUDAS INCOBRABLES MARGINALES
1.
LA CONTRIBUCIÓN ADICIONAL DE LAS VENTAS DE LA EMPRESA A LAS
UTILIDADES
SE ESPERA QUE LAS VENTAS AUMENTEN UN 5% Ó 3,000.00 UNIDADES
PRECIO DE VENTA:
USD 10.00
COSTO VARIABLE POR UNIDAD:
USD 6.00
CONTRIBUCIÓN A LA UTILIDADES X UNIDAD:
USD 4.00
CONTRIBUCIÓN ADICIONAL DE LAS VENTAS DE LA EMPRESA A LAS
UTILIDADES = (3,000) X (4) = USD 12,000.00
2. EL COSTO DE LA INVERSIÓN MARGINAL EN CUENTAS POR COBRAR
COSTO VARIABLE TOTAL DE LAS VENTAS ANUALES:
PRESENTE PLAN:(USD 6.00 X 60,000.00 UNIDADES) = USD 360,000.00
PLAN PROPUESTO:(USD 6.00 X 63,000.00 UNIDADES) = USD 378,000.00
ROTACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR:
PRESENTE PLAN:365/30 = 12.2
PLAN PROPUESTO: 365/45 = 8.1
INVERSIÓN PROMEDIO EN LAS CUENTAS POR COBRAR:
PRESENTE PLAN:USD 360,000.00/12.2 = USD 29,508.00
PLAN PROPUESTO: USD 378,000.00/8.1 = USD 46,667.00
COSTO DE LA INVERSIÓN MARGINAL EN CUENTAS POR COBRAR =
(INVERSIÓN PROMEDIO PLAN PROPUESTO - INVERSIÓN PROMEDIO
PRESENTE PLAN)*RENDIMIENTO REQUERIDO DE LA INVERSIÓN = (USD
46,667.00 - USD 29,508.00)*0.15 = USD 2,574.00
3. EL COSTO DE DEUDAS INCOBRABLES MARGINALES
PLAN PROPUESTRO: (0.02 X USD 10.00/UNIDAD X 63,000.00 UNIDADES) =
USD 12,600.00
PRESENTE PLAN: (0.01 X USD 10.00/UNIDAD X 60,000.00 UNIDADES) = USD
6,000.00
COSTO DE DEUDAS INCOBRABLES MARGINALES = USD 6,600.00
UTILIDAD NETA OBTENIDA DE LA PROPUESTA EN MARCHA DEL PLAN
PROPUESTO:
CONTRIBUCIÓN ADICIONAL DE LAS VENTAS DE LA EMPRESA A LAS
UTILIDADES - COSTO DE LA INVERSIÓN MARGINAL EN CUENTAS POR COBRAR
- COSTO DE DEUDAS INCOBRABLES MARGINALES = USD 12,000.00 - USD
2,574.00 - USD 6,600.00 = USD 2,826.00
POR LO TANTO LA EMPRESA DEBE RELAJAR SUS ESTÁNDARES DE CRÉDITO
SEGÚN LO PROPUESTO