Transcript İletişim_Hafta II_VİZE

İLETİŞİM
Hafta II
«İletişim Türleri: Yazılı, Sözlü, Sözsüz İletişim»
YRD.DOÇ.DR. PINAR SEDEN MERAL
İLETİŞİM
Yazılı İletişim
Sözlü İletişim
Sözlü İletişim
Sözlü iletişim, konuşma dili olarak da adlandırılır. Yüz yüze
görüşmeler, toplantılardaki konuşmalar, brifingler, halka
hitaplar, telefonla yapılan görüşmeler, konferanslar vb.
biçiminde kurulur.
Sözlü İletişim
Sözlü iletişim, yüz yüze olabileceği gibi radyo, televizyon ve
telefonla da olabilir.
Sözlü iletişim, dil ve dil ötesi olmak üzere iki kısma ayrılır.
Karşılıklı konuşmaları, hatta mektuplaşmaları ‘ dil ile iletişim’
olarak kabul edebiliriz. Dil ile iletişimde kişiler, mesajlarını
birbirine iletirler. Dil ötesi iletişim de ise, sesin niteliği
önemlidir.(Ses tonu, sesin hızı, şiddeti, hangi kelimelerin
vurgulandığı, duraklamalar vb.)
Sözlü İletişim
Dil ile iletişimde, kişilerin ne söyledikleri; dil ötesi iletişim de ise
nasıl söyledikleri önemlidir.
Araştırmalar, insanların birbirlerine ne söylediklerinden çok,
nasıl söylediklerine dikkat ettiklerini göstermektedir. Mesajın
doğru iletilmesi, seçilen kelimelere bağlıdır. Ancak algılanması
önemli ölçüde dil ötesine göre olur.
Sözlü İletişim
Sözlü iletişimde etkinlik bakımından sesin büyük bir önemi
vardır. Ses insanın tutumunu, duygularını ve iç dünyasını
yansıtır. İnsanın iç dünyasının aynasıdır.
Mesajın aktarılmasında sözcükler, beden dili ve ses iletişim
becerisinin bütününü oluşturur. Ortalama olarak iletişimde
kelimeler yüzde 10, ses tonu yüzde 30, beden dili yüzde
60 rol oynar.
Etkin bir iletişimde ses tonu, sesin yüksekliği, rezonansı ve
temposu ile duyguların en önemli aktarıcısıdır.
Sözlü İletişim
Avantajları
Verilen haberin anlaşılma derecesi denetlenebilir.
Soru sorulabilir.
Verilen cevaplar kontrol edilebilir.
Anlaşılmayan konulara açıklık getirilebilir.
Eş zamanlı olarak geri bildirimde bulunulabilir.
Dezavantajları
Söylenen kelimenin yazıyla ifade edilen bir kelimeye oranla, yanlış anlaşılma
ihtimali daha yüksektir.
Planlar, politikalar ve stratejilerle ilgili kalıcı ve uzun süreli iletişimler için
uygun bir iletişim yöntemi değildir.
Alınan sözlü mesaj, zamanla ya tamamen, ya da kısmen unutulur veya
değişikliğe uğrar.
Sözsüz İletişim
Sözsüz İletişim
Beden dili olarak da adlandırılan sözsüz anlatımlar,
insanlığın tarihiyle birlikte başlar.
Yapılan araştırmalar, kişilerin karşılıklı konuşmalarında
mesajın yüzde 30’unun sesli, yüzde 60’ının ise sessiz
kanalarla iletildiğini göstermiştir.
Sözsüz İletişim
Sözsüz iletişim, iletişimin en temel türlerinden biridir. vardır.
Sözsüz iletişim veya vücut dili yoluyla; elbiseler, mekân
kullanımı, jest ve mimikler, göz hareketleri ve göz teması,
mesaj iletimine yardımcı olur.
Sözsüz iletişim, yüzdeki anlamları, göz hareketlerini, duruşu,
giyimi, sesin özelliklerin içerir. En ilkel toplumsal davranış
olarak tanımlanan beden dilinin ortak ifadesidir.
Görünüş, davranış, dokunuş gibi sözsüz ileti kaynakları yer ve
zamanı en iyi kullanma süreci içerisinde de çok önemli bir yere
sahiptir. Duygu ve düşüncelerin kelimelere dökülemediği
durumlarda bir bakış, başın bir dönüşü, kavrayan bir jest,
savunucu bir mimik binlerce kelimeden fazla
anlam taşımaktadır.
Sözsüz İletişim
Sözsüz İletişimin Fonksiyonları
Sözsüz jestlerle sözlü mesajı pekiştirmek amacıyla kullanılan
olumlama hareketleri veya tekrar
Jestlerle kafayı olumsuz anlamda sallayarak yalanlama veya
aksini iddia etme,
Sözlü mesajın yerine geçebilecek bir davranışta bulunma,
Gözlerle mesaj iletme,
Mesajın anlamını tamamlama ve mesajı vurgulama
Sözsüz İletişim
İnsanlar genellikle iki şekilde sözsüz iletişim kurarlar:
Bunların ilki mekân kullanımıdır. Daha üst düzeyde olanların
kullandıkları mekânlar, statü ve otorite durumlarını
gösterecek şekilde dizayn edilir.
İkinci türünü beden dili oluşturur. Konuştuğumuz sırada
birinden uzaklığımız, beden diliyle iletilmiş bir mesajdır.
Sözsüz İletişim-Beden Dili konusu daha sonra ayrı bir
ders konusu olarak işlenecektir.
Yazılı İletişim
Yazı insanın ve toplumların geçirdiği toplumsal ve kültürel
evrim sürecinin ürünüdür.
Yazının icadı, bürokrasinin kurulmasına ve gelişmesine
katkıda bulunmuş ve aynı zamanda yazı, hem din kurumunun,
hem de devletin siyasal örgütlenme biçiminin üzerinde önemli
etkide bulunmuştur. Yazı, merkezi bürokrasi ve taşra örgütleri
arasında toplumsal yaşamın temel ilkelerini, siyasi otorite
tarafından eşgüdümleşmesi olanağı sağlamıştır.
Yazılı İletişim
Yazılı iletişim, bireyler ve gruplar arasındaki iletişimden çok,
örgütsel iletişimde büyük bir öneme sahiptir. Örgütsel iletişimde
yazının önemi gittikçe artmaktadır. Bunun nedeni:
• Bilgi alanında artan uzmanlaşma,
• Faaliyetlerin her aşamasında araştırma faaliyetlerinin artan
önemi
• Örgütsel yapılarda yaşanan büyük ölçekli gelişmeler,
• Yönetimin profesyonel bir uğraş alanı olarak gelişmesi,
• Ekonomik yapı içerisinde bilgiye duyulan ihtiyacın artması
Yazılı İletişim
• Yazışma
• Dergi
• Kitap
• Broşür
• CV
• Şartnameler
• Kataloglar
• Toplanmış veriler
• Grafikler
Yazılı İletişim
Avantajları
Göndericinin ve alıcının mesajı tekrar tekrar okuma olanağı ve
belgelerin saklanabilir olması yazılı iletişimde hataları en aza
indirir.
Ayrıca belgelerin saklanabilir olması (arşivleme), daha sonra
çıkabilecek anlaşmazlıklarda kanıt oluşturduğu için sözlü
iletişimde karşılaşılan pek çok sorun yazılı iletişimde yoktur.
"Özellikle örgütsel iletişimde, "kurum içi“ ve "kurum dışı"
iletişimi sağlamakta yazılı iletişimin önemi büyüktür.“ Uzun ve
kapsamı geniş mesajlar bozulmadan alıcıya ulaşır.
Yazılı mesajları çoğaltma ve aynı anda dağıtma imkanı vardır.
Yazılı İletişim
Dezavantajları
Kalıcı olması, olumlu olmasının yanı sıra aynı zamanda
olumsuz bir yanı da vardır; hatırlanmamasını istediğimiz
mesajlar olmadık bir zamanda karşımıza çıkabilir.
Sözlü ve yüz yüze iletişimde kullandığımız ve önemi
yadsınamayacak olan vücut dili ve dil ötesi faktörlerin
kullanılamaması mesajı olumsuz etkileyebilir.
“Geri bildirimin olmaması veya geç olması sorun yaratabilir.”
“Yazılı İletişim daha fazla zaman ve çaba gerektirir.”
“Mesajı görmesini istemediğimiz kişilerin eline geçebilir.”
Yazılı İletişim
Toplumsal Hayatta Karşılaşılan Yazı Türleri
Yazı, toplumsal hayatta çeşitli türlerde karşımıza çıkar;
Gazeteler ve çeşitli dergilerde yer alan her türlü haber,
röportaj, makale, eleştiri ve köşe yazıları
Edebiyat alanındaki roman, hikaye, öykü, şiir, deneme vb. gibi,
kalıcılığını uzun süre koruyabilen sanatsal yazılar.
Yazılı İletişim
Toplumsal Hayatta Karşılaşılan Yazı Türleri
Ayrıca, çeşitli araştırmalara ve istatistiklere yön verebilen
anketler yazılı iletişimin önemli öğelerindendir.
Bunun dışında çeşitli bildiriler, broşürler, afişler, kitle
iletişiminde önemli yer tutar.
Özel ve resmi mektuplar, özgeçmişler, dilekçeler, tebligatlar ve
buna benzer yazılar bir toplum içinde yaşayan her yetişkin
insanın yaşamı boyunca karşılaştığı yazı türleridir.
Yazılı İletişim
İş Hayatında Karşılaşılan Yazı Türleri
Sirküler
Bülten
Toplantı tutanakları
Sipariş Mektubu
Talep Mektubu
Onay Yazısı
Teyit (doğrulama)
mektubu
Formlar
Teminat mektubu
Yazılı İletişim
İş Hayatında Karşılaşılan Yazı Türleri
Sirküler
İş ile ilgili değişiklik(ler)i veya yeni bir uygulamayı diğer kurum veya
şubelere bildirmek amacıyla hazırlanır.
Bülten
İşletmeler, çalışanlan arasındaki iletişimi arttırmak ve etkinleştirmek için,
işletme içindeki önemli olayları, etkinlikleri, görev değişikliklerini belirli
periyotlarla yayınladıkları küçük bir dergi şeklindeki bültenlerle duyururlar.
Basın bülteni biçiminde de olabilir.
Toplantı Tutanakları
İş toplantılarından sonra, toplantının gündemini, görüş ayrılıklarını, alınan
kararları ve katılımcıların isimlerini içeren bir tutanak hazırlanır. Bu belge
onaylanır, arşivlenir ve birer kopyası da katılımcılara da gönderilir.
Yazılı İletişim
İş Hayatında Karşılaşılan Yazı Türleri
Sipariş Mektubu
Genellikle form şeklinde düzenlenmiş ve bir ürün ya da hizmet alımı için
kullanılan yazılardır.
Teklif Mektubu
Bir ürün veya hizmet satışını gerçekleştirmek amacıyla hazırlanmış, satış
bedelini ve şartlarını da içeren yazılardır.
Talep Mektubu
Her hangi bir konuda fiyat sorma bilgi alma ve şartlan öğrenme amacıyla
hazırlanan yazılardır.
Onay Yazısı
Talebin onaylanması durumunda verilen yazılardır.
Yazılı İletişim
İş Hayatında Karşılaşılan Yazı Türleri
Teyit Mektubu
Anlaşmaya varılmış bir işin onaylanması amacıyla yazılan mektuplardır.
Formlar
İşletmelerde bazı yazılar çok sık kullanılmaktadır. Bu yüzden bazı
yazılara işletmenin prensipleri doğrultusunda belli bir format uygulanır ve
form haline getirilir.
Kayıt formu,
malzeme talep formu,
iş başvuru formu,
rezervasyon formları
gibi önceden basılmış ve gerekli yerleri kullanıcının doldurmasına
ayrılmış yazılardır.
Yazılı İletişim
İş Hayatında Karşılaşılan Yazı Türleri
Teminat Mektubu
Banka ve diğer finans kuruluşları tarafından Bir işyerine iş yaptıracak olan
diğer işletme veya şahıslara verilen kredi mektubudur. Banka veya finans
kuruluşu, bu işyerinin işi gerçekleştirecek parası olduğunu diğer şahıs
veya işyerine doğrular.
Dilekçe
Bir isteğimizi ya da şikayetimizi resmi makamlara bildirmek için,
sunduğumuz kısa bir yazıdır ve hepimiz yaşamımız boyunca pek çok
defa dilekçe yazmak durumunda kalabiliriz.
Rapor
Bir konuyla ilgili inceleme, deney, araştırma, gözlem ve bunun gibi
çalışmaların sonuçlarını resmi bir dille açıklayarak ilgili şahıs ya da
makamlara bildirmeye yarayan yazılardır.
Yazılı İletişim
İş Hayatında Karşılaşılan Yazı Türleri
Tutanak
Meclis, kurul ve mahkeme gibi yelerde her söz alanın sözlerini olduğu gibi
yazıya geçirilmesiyle oluşturulan bir belgedir.
Konuyla ilgili görevlilerin hazırladığı ve imzaladığı "bir durumu" anlatan
yazıdır. Tutanaklar kanıt yerine geçer.
Sözleşme
İki veya daha fazla kişi arasında yapılan ve koşullarına uyulması yasayla
desteklenmiş anlaşmalardır. Sözleşme taraflardan birinin yaptığı önerilere
karşı taraf yada tarafların da benimsemesiyle oluşur.
Bir sözleşmede tarafların karşılıklı çıkarları vardır. Sözleşmenin geçerli
olabilmesi için tarafların sözleşmeyi özgür iradeleri ile kabul etmiş ve
imzalamış olmaları gerektirir.
Yazılı İletişim
İş Hayatında Karşılaşılan Yazı Türleri
Şartname
Bir işi yaptırma, mal veya hizmet satın alma gibi işleri gerçekleştirmek
isteyen tarafın hazırladığı ve diğer tarafın uymak zorunda olduğu
koşulların saptandığı resmi belge.
Genelge
Yasa ve yönetmeliklerin nasıl uygulanacağı konusunda yol göstermek ve
aydınlatmak ve dikkat çekmek amacıyla hazırlanıp ilgili makamlara
gönderilen yazı.
Vekaletname
Bir kimsenin kendi yerine iş görebilmesi için başkasını görevlendirmesidir.
Resmi olarak geçerli olabilmesi için noter hazırlanıp onaylanması ve
vekaleti veren kişinin imzasını taşması gerek
Yazılı İletişim: Rapor ve Cv yazma konusu ayrı bir ders
konusu olarak işlenecektir.