Transcript Nåværende avstemmingsskjema (regnskap)

3. Feilkonto
Dersom konteringsobjekter endres ved
årsskiftet
Dette kan skyldes:
• Nytt K-element 4
– F.eks. ved overgang til Regnskaps-programmet
– Nye kostnadssteder i forbindelse med organisasjons-endringer
• Andre endringer i K-element 5, 6 eller 7
• Lønnsposter vil automatisk bli kontert med konteringsverdier på den aktuelle datoen hentet fra IT0027
– Blir dette feil må konteringen rettes manuelt
• Av Sap-tekniske årsaker kan ikke utgåtte konteringsobjekter sperres ved årsskiftet. Dette gir noen ekstra
utfordringer
2
Nåværende avstemmingsskjema (regnskap)
3
Svakheter ved nåværende avstemmingsskjema
• Tar ikke hensyn til samtlige konteringsdimensjoner
• Tar ikke hensyn til hva konto opprinnelig har vært i SAP
– Poster som tilsynelatende går mot hverandre kan være
vesentlige feil som krever retting
• Tar ikke hensyn til AGA-posteringer på feilkonto (Jfr.
avstemming C5/C6
– Eks.: AGA ført til feilkonto er vanlig feilkilden for linje G på disse
avstemmingsskjemaene (vedr. beregnet Arbeidsgiveravgift)
• Dersom samtlige feil rettes via SAP, bør resultatet bli
riktig på sikt, men alle feil kan ikke rettes via SAP!
4
Eksempel – feil som ikke kan rettes via SAP
• Både etterbetaling og tilbakeføring av lønn fra
foregående år
• Fjerning av enkeltposter på en reiseregning eller annen
enkeltpost på lønn
• Dessuten - andre typer korrigeringer tilbake i tid kan
sette i gang uforutsette rekalkuleringer i SAP
5
Vær spesielt OBS på:
• SAP setter automatisk kontering på alle poster etter
opptjeningsdato
– Nye reiseregninger med dato fra fjoråret konteres manuelt med
det nye årets gyldige konteringsobjekter
– Reiseregninger som likevel blir utbetalt med feil kontering rettes
før månedens siste reisekjøring
– Overtid (2 mnd. på etterskudd) og andre enkeltposter bør
rettes manuelt i SAP før endelig hovedlønnskjøring
6
Firma med SRS – Eks: Poster som går mot hverandre:
7
NAV-refusjoner – eks. poster som går mot hverandre
8
Praktisk huskeliste vedr. NAV-refusjoner
• Dersom konteringsobjekter (andre enn konto) er
endret ved overgang til inneværende år:
• Se igjennom K-27 rapporten etter at den er lest inn
• Gå inn i SAP og korrigere manuelt koststed (evt. K-element
4/5/6) på innleste poster med opptjeningsdato fra
foregående år
• Registrering av sykefravær – på tidligere år
• Gå inn i IT2001 og legg på kontering manuelt (alt unntatt
konto)
9
OBS! NAV-refusjoner på slutten av året
• Vær ajour med regnskapsavstemming av NAV-refusjoner
• Skulle K27 vedr. november (beløp som mottas primo
desember) bli forsinket kan den leses inn til 13. kjøringen
• Pass på å avstemme (utligne) restbeløp på Reconrapporten før 13.- kjøringen
• Helt på slutten av året mottas refusjonsbeløp for
desember
• Detaljert inntektsføring må foretas manuelt i regnskapet på
periode desember
• Reverseres januar neste år (K27-rapporten leses inn til januar)
10
OBS! Beløp vedr. refusjoner før oppstart m.m.
• Beløp mottatt år 2013 som skal utlignes på debitor NAV
i SAP må utlignes på regnskapsperioden desember
2013
• Tidsnok til også å regnskapsføres år 2013
• Husk å gi rask beskjed (via Solman) til DFØ LA
• Det må være samsvar mellom den utligningsdatoen
som brukes på Debitor NAV i SAP og
regnskapsperioden føringen blir overført til i regnskapet
11
Kontroller konteringen i PCP0 og PRRW
• De fleste posteringer til feilkonto bør kunne unngås
• Du bør alltid foreta følgende kontroller
• At all kontering er gjort med gyldige konteringsobjekter
• At samsvaret mellom de forskjellig konteringsobjektene er
korrekt for din etat.
• Vær OBS på at feilretting via SAP medfører tilbakeføring av
tidligere feilkonterte linjer = OK
Vi har ikke tid til å gå inn på alle detaljene i
kontrollene her, se vedlegg med oppskrift
12
Feil man ikke har fått rettet i løpet av kontrollperioden
• Føringer vedr. NAV-refusjoner og SRS som havner på
feilkonto
• Bør rettes ved ompostering i Agresso inneværende periode (evt.
midlertidig til korreksjon skjer via SAP) av hensyn til:
•
•
Avstemming av SRS og NAV-refusjoner
Innrapportering til Statsregnskapet
Det er viktigere enn før å holde god kontroll på
feilkontoen
• Ta med dere disse foilene hjem og evt. samarbeid
med en regnskapsmedarbeider om gode interne
rutiner!
13
Anbefaler – detaljert avstemming av feilkonto:
14
Resultatet av spørringen klippes over i Excel
Denne kolonnen kan erstattes av
opprinnelig konto fra SAP – på
excel-arket. Denne finner du på
feillisten!
15
Følg opp feilkontoen kontinuerlig for hver lønnskjøring
1. Ha en avstemt oversikt over alle åpne poster
2. Klipp nye linjer etter forrige avstemming over i excelarket
•
•
•
Lurt å merke disse midlertidig med en grunnfarge for lettere å se
hva som er nytt
Bruk feillista og noter hva som var opprinnelig konto fra SAP
Sorter samtlige poster etter Dim 5 (hvis ansattnr brukes)
3. Poster som går nøyaktig mot hverandre på alle
konteringsdimensjoner (også opprinnelig konto fra SAP)
er oppgjort og kan redigeres vekk
4. Følg opp alle gjenværende poster det ikke allerede er
gjort korreksjoner på
•
Lag notat om hva som blir gjort
16
Eks. åpne poster på en detaljert avstemt feilkonto
Viktig med
kommentarfelt
17