FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI 2012

Material 6 Prof. Luiz Carlos Valeretto Jr.

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

Work Breakdown Structure (WBS) ou Estrutura Analítica do Projeto (EAP) – Gerenciamento do Escopo do Projeto

Criar a EAP é o processo de subdivisão (decomposição) das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e de gerenciamento mais fácil. Definidos em nível de pacotes de trabalho.

A EAP é uma decomposição hierárquica orientada às entregas do trabalho a ser executado pela equipe para atingir os objetivos do projeto e criar entregas requisitadas, sendo que cada nível descendente da EAP representa uma definição gradualmente mais detalhada da definição do trabalho do projeto.

A EAP organiza e define o escopo total e representa o trabalho especificado na atual declaração do escopo do projeto aprovada.

Os componentes que as entregas do projeto.

compõem a EAP auxiliam as partes interessadas a visualizar

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

Passos para a criação da EAP: 1- Escrever o nome do projeto o primeiro nível da EAP.

2 Iniciar o segundo Encerramento.

nível com as entregas de Gerenciamento do Projeto e

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

3- Acrescentar as fases do ciclo de vida do projeto no segundo nível.

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

4- Decompor as entregas (produtos ou que as compõem serviços) em subprodutos (entregas parciais) 5

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

5 Decompor as entregas parciais até um nível de detalhe que viabilize o planejamento e controle em termos de tempo, custo, qualidade, risco, atribuição de responsabilidades e contratação

Representação gráfica da EAP

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

Representação hierárquica da EAP

1- Nome do Projeto 1.1- Ger. do Projeto 1.1.1- Plano de Gerenciamento do Projeto 1.1.1.1- PG do Escopo 1.1.1.2- PG dos Requisitos 1.1.1.2- PG do Cronograma .

1.1.2- Monitoramento e Controle 1.1.2.1 Reuniões de Acompanhamento .

1.2- Fase 1 1.2.1- Entrega 1.1

.

1.3- Fase 2 .

1.3.1- Entrega 2.1

1.4- Fase 3 1.4.1- Entrega 3 .

1.5- Encerramento .

1.5.1- Encerramento de Contratos 7

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

GERENCIAMENTO DE CUSTOS DO PROJETO

 Inclui os processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, de modo que seja possível terminar o projeto dentro do orçamento aprovado.

 Seu objetivo é criar um orçamento realista e exequível, além de controlar a sua execução de modo a garantir que o projeto seja realizado dentro do orçamento planejado e aprovado.

 Trata principalmente do custo dos recursos atividades do cronograma.

necessários para terminar as  A capacidade de influenciar o custo projeto e esse e o motivo pelo qual a é maior nos estágios inicias do definição do escopo logo no início é essencial.

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

 Os custos podem ser classificados como diretos e indiretos.

-

Custos Diretos:

São aqueles atribuídos diretamente do projeto.

* materiais e equipamentos adquiridos, salários da equipe do projeto.

-

Custos Indiretos:

para o projeto.

São aqueles custos rateados pela organização

* rateio de custos administrativos da ambiente compartilhado.

organização, aluguel de

 Podendo ser fixos ou variáveis.

-

Custos Fixos:

São aqueles que não variam conforme a produção, utilização ou quantidade de esforço.

* aquisição de equipamentos, contratos.

-

Custos Variáveis:

São aqueles proporcionais à sua utilização.

* hora de trabalho.

9

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

Processos do Gerenciamento de Custos do Projeto



Estimativa de Custos:

dos recursos desenvolvimento de uma estimativa dos custos necessários para terminar as atividades do projeto.



Orçamentação:

agregação dos custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base de custos.



Controle de Custos:

custos e controle das controle dos fatores que criam as mudanças no orçamento do projeto.

variações de

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

Processo – Estimativa de Custos

 Responsável por estimar os recursos monetários necessários para realização das atividades do projeto.

 As estimativas de custo são um prognóstico baseado nas informações conhecidas em um determinado momento, incluem a identificação e consideração das alternativas de custo e devem incluir compensações e riscos, bem como análise do compartilhamento de recursos para melhor eficiência e otimização.

 Os custos das atividades do cronograma recursos cujos custos são estimados para todos os serão lançados no projeto. Isso inclui, mas não se limita a: Mão-de-obra.

- Materiais.

- Equipamentos.

Serviços.

Instalações Além de categorias especiais como uma provisão para inflação ou um custo de contingência.

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

 Está intimamente relacionado com o processo “Definir Atividades” e demais processos do Gerenciamento de Tempo do Projeto, pois as características, atributos e necessidades de recursos das atividades são a base para as estimativas de custos.

 Quando elabora-se o orçamento, verifica-se sua relação com o cronograma na medida em que se faz necessário coordenar o fluxo de pagamentos (fluxo de caixa) para que o projeto obtenha os fundos necessários nos períodos apropriados.

 As estimativas de custo devem ser refinadas durante o curso do planejamento aumentando a para refletir detalhes adicionais e novas precisão ao confeccionar o orçamento.

informações,

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

Entradas



Linha de Base de Escopo:

descritas na EAP ou Premissas da declaração de escopo, relações implicações contratuais podem afetar os custos do projeto.



Cronograma do Projeto:

O tipo e a quantidade de recursos alocados interfere diretamente nos custos do projeto.

* Os custos podem sofrer variações ao longo do tempo, por isso, é de suma importância conhecer detalhadamente o cronograma do projeto.



Plano de Recursos Humanos:

relacionados, reconhecimentos ou projeto.

Atributos de pessoal e conhecimentos prêmios podem afetar os custos do

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI



Registro de Riscos:

O plano de respostas aos riscos pode criar novas necessidades de recursos para lidar com os riscos identificados e reservas para os riscos não identificados.



Fatores Ambientais:

Condições de mercado e informações comerciais publicadas influenciam o processo de estimativa de custos.



Ativos de Processos Organizacionais:

estimativas de custos, Políticas e modelos de informações históricas e lições aprendidas podem influenciar a estimativa de custos do projeto.

17

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

Ferramentas e Técnicas



Opinião Especializada:

Especialistas oferecem composição das estimativas de custos.

opiniões técnicas para a 

Estimativa Análoga:

Utiliza valores de projetos anteriores semelhantes como base para estimar os custos do projeto atual.

Em geral custa menos porém é menos precisa do que outras técnicas.



Estimativa Paramétrica:

Utiliza uma relação estatística entre dados históricos e outras variáveis (ex: metros quadrados em construção, linhas de código em desenvolvimento de software, horas de mão-de-obra necessárias, etc) para calcular uma estimativa de custos para um recurso de uma atividade do cronograma.

Pode produzir níveis mais altos de exatidão dependendo da sofisticação e também da quantidade de recursos e dados dos custos.

18

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI



Estimativa

trabalho.

“Bottom-Up”:

Método para estimar um componente de O custo de pacotes ou unidades menores somando-se depois para agregar aos é detalhado e especificado, níveis mais altos.

Esta técnica envolve estimar os custos das atividades individuais dos pacotes de trabalho, depois sumarizá-los ou agregá-los para obter a estimativa total do projeto.

Por isso são chamados de “bottom up”, pois integram o nível inferior de insumos nos serviços necessários para cumpri as atividades, de baixo para cima na estrutura analítica (EAP).

O custo e a precisão da estimativa “bottom-up” são influenciados pelo tamanho e pela complexidade das atividades individuais dos pacotes de trabalho.

19

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI



Estimativa de

uma

Três Pontos”:

Considera variabilidade e riscos, utilizando média ponderada chamada PERT, definida por

ce = (co+4*cm+cp)/6

, onde : - ce: custo estimado - co: custo otimista - cm: custo mais provável - cp: custo pessimista  de

Análise das Reservas:

As estimativas de custos podem incluir reservas contingências para considerar os custos das incertezas.

Conforme informações mais precisas sobre o projeto se tornam disponíveis, a reserva para contingências pode ser usada, reduzida ou eliminada.



CQD (Custo de Qualidade):

As premissas sobre custos da qualidade podem ser usadas para preparar a estimativa dos custos da atividade.

20

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI



Software para Estimativa em Gerenciamento de Projetos:

simuladores e ferramentas Planilhas, estatísticas ajudam na estimativa de custos.

 de

Análise de Propostas de Fornecedores:

Análise baseada nas respostas cotações com fornecedores ao gerenciamento de custos.

21

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

Saídas



Estimativa de Custos das Atividades:

Documento com a avaliação quantitativa dos custos esperados para executar o trabalho do projeto.

Pode ser apresentado em formato resumido ou em detalhes.



Base de Estimativas:

Documentação de suporte que mostra como a estimativa de custos foi realizada.



Atualizações dos Documentos do Projeto:

Os documentos atualizados para armazenamento das estimativas de custos efetuadas.

são 22

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

Processo – Determinar o Orçamento

 Processo responsável pela agregação dos custos estimados das atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer a linha de base dos custos, que inclui todo o orçamento autorizado.

 O orçamento do projeto documenta os recursos financeiros autorizados para executar o projeto e serve para medição do desempenho de custos.

 Também chamado de orçamentação, calcula o total do projeto para determinar organização.

as necessidades de fundos a serem despendidos pela  Após concluído, o orçamento deve ser analisado e validado, para depois ser aprovado pelas partes interessadas (e principalmente patrocinador) juntamente com o plano de gerenciamento do projeto.

23

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

 Existem 02 tipos de reservas a serem consideradas: -

Reservas de Contingência:

São reservas planejadas para serem utilizadas nas respostas aos riscos identificados no projeto.

-

Reservas Gerenciais:

riscos Orçamento extra disponibilizado para não identificados. Representam os fundos aos quais o gerente de projetos tem acesso para controlar o projeto.

24

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

25

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

26

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

Entradas



Estimativas de Custos das Atividades:

estimativa de custos dos pacotes de trabalho.

São agregadas para obter a 

Bases de Estimativas:

Documentação de suporte que mostra como a estimativa de custos foi realizada.



Linha de Base de Escopo:

Fornece importantes informações sobre os requisitos do projeto considerados durante a estimativa de custos.



Cronograma do Projeto:

atividades, pacotes de trabalho.

Incluem as datas de início e término das Essas informações são úteis para agregar os custos nos períodos do calendário.

27

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI



Calendário de Recursos:

fornecem informações sobre quais recursos são designados para o projeto e quando os mesmos são alocados utilizados para informar os custos dos recursos durante o projeto.



Contratos:

contratados.

informações de produtos, serviços ou resultados já 

Ativos de Processos Organizacionais:

políticas, ferramentas para o orçamento de custos e métodos de elaboração de relatórios.

28

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

Ferramentas e Técnicas



Agregação dos Custos:

pacotes de trabalhos, que Os custos das atividades são agregados nos são agregados em componentes maiores da EAP até o nível do projeto.



Análise de Reservas:

Estabelecimento das reservas gerencias e de contingência destinadas as possíveis mudanças de escopo.

As reservas podem ser não fazem parte da linha de base de custos do projeto, mas incluídas no orçamento total do projeto.



Opinião Especializada:

Utilização de profissionais especializados (outras áreas, consultores, clientes, etc).

29

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI



Relações Históricas:

paramétricas.

Aplicações de estimativas análogas ou 

Reconciliação do Limite de Recursos Financeiros:

Aplicação de reagendamento do trabalho em virtude do nivelamento dos gastos do projeto.

30

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

Saídas



Linha de Base de Desempenho de Custos:

fases e É um orçamento dividido em é desenvolvido somando-se os custos estimados por período.

Orçamento sincronizado com o tempo para medir, monitorar e controlar o desempenho de custos geral do projeto.

É desenvolvido como um acúmulo dos orçamentos aprovados por período de tempo e é tipicamente mostrado em uma curva “S”.

31

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI



Requisitos de Recursos Financeiros do projeto:

projetados por São os gastos período (semestre, ano, etc.), incluindo as reservas gerencias.



Atualização dos Documentos do Projeto:

de custos e cronograma do projeto.

Registro de riscos, estimativa

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

Processo – Controlar os Custos

 Este processo, assim como os demais processos de monitoramento e controle, tem como objetivo medir e comparar o progresso do projeto com o que foi planejado.

 Tem foco nos custos, sendo responsável pelo monitoramento e atualização do orçamento e pelo gerenciamento das mudanças feitas na linha de base dos custos.

33

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

 Envolve as seguintes atividades principais: - Assegurar que todas as solicitações de mudança sejam corretamente tratadas.

- Gerenciar as mudanças reais como ocorridas.

- Assegurar que os gastos por período.

não excedam os recursos autorizados - Monitorar e analisar o desempenho dos custos para compreender as variações e suas causas.

- Monitorar o desempenho do trabalho executado em recursos consumidos.

relação aos - Prevenir a inclusão de mudanças não aprovadas.

- Informar as partes interessadas a respeito das aprovadas e dos custos a elas associados.

mudanças - Agir (pró-atividade) para que os custos fiquem dentro dos limites aceitáveis.

34

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

35

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

36

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

Entradas



Plano de Gerenciamento do Projeto:

Contém a linha de base do desempenho de custo (estimativa dos custos) que é comparado com os resultados reais e analisado para determinar se é preciso fazer uma ação corretiva e/ou preventiva.

Também há o plano de gerenciamento dos custos que descreve como os custos do projeto serão gerenciados e controlados.



Requisitos dos Recursos Financeiros do Projeto:

projetados por São os gastos período (semestre, ano, etc.), incluindo as reservas gerenciais.

Esses requisitos determinam as necessidades de financiamento, conforme o fluxo de caixa planejado para o projeto e incluem as reservas de contingência e gerenciamento.

37

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI



Informações Sobre o Desempenho do Trabalho:

realizadas ou já terminadas.

Informações relativas ao andamento e aos custos das atividades do projeto que estão sendo Podem também incluir informações de custos autorizados, incorridos, e estimativas para completar o trabalho do projeto.



Ativos de Processos Organizacionais:

Políticas, procedimentos, ferramentas e métodos. Descreve o histórico das ações tomadas pela organização referente à gestão de custos.

38

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

Ferramentas e Técnicas



Gerenciamento do Valor Agregado:

Método utilizado para medição de desempenho, integrando medidas de escopo, tempo e custos para auxiliar a equipe de gerenciamento a avaliar e medir o desempenho e progresso do projeto.

Essa técnica requer informações de uma linha base integrada para que sejam monitoradas as três dimensões –chave de cada pacote de trabalho e conta de controle: -

Valor Planejado:

Orçamento autorizado designado para o trabalho a ser executado para uma atividade ou componente da EAP. Deve incluir o trabalho autorizado em detalhes a seu respectivo orçamento, distribuídos ao longo das fases do projeto.

A curva do Valor Planejado é chamada de linha de base de medição do desempenho (PMB) e o valor total planejado ao final do projeto échamado de Orçamento no Término (ONT).

39

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

-

Valor Agregado:

É o valor do trabalho terminado expresso em termos do orçamento aprovado atribuído a esse trabalho para uma atividade ou componente da EAP.

É, portanto, o trabalho autorizado que foi efetivamente realizado/terminado e seu correspondente valor de orçamento.

O VA é frequentemente utilizado para medir o progresso do trabalho (andamento) do projeto e deve ser comparado com o VP. As medições do VA podem ser incrementais ou cumulativas para analisar o progresso e/ou tendências.

-

Custo Real:

É o custo total incorrido e registrado na execução do trabalho para uma atividade ou componente da EAP.

É o custo total real (CR) incorrido para o trabalho realizado, que é medido em VA.

40

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI



Previsão:

Conforme o projeto progride, a equipe pode elaborar para a estimativa no término (ENT).

previsões - ENT (estimativa de término) é tipicamente baseada nos custos reais incorridos para o trabalho executado mais uma estimativa de terminá-lo (EPT).

- EPT “bottom-up”: o pessoal que está executando o trabalho é responsável por fornecer a EPT do trabalho restante. (

ENT = CR + EPT

) - ENT em ritmo de trabalho orçado (planejado) =>

ENT = CR + ONT – VA

- ENT para trabalho executado ao ritmo IDC =>

ENT = ONT/IDC

- ENT considerando ritmos de IDP e IDC =>

ENT = CR + (ONT – VA) / (IDC * IDP).

41

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI



Indice de Desempenho para Término (IDPT):

É a projeção calculada do desempenho de custos que deve ser atingido no trabalho restante para alcançar um objetivo de gerenciamento especificado como ONT ou ENT.

IDPT = (ONT – VA) / (ONT – CR)

Mostra o índice de quanto de trabalho vem sendo executado dividido pelo quanto de recursos ainda resta.



Análise de Desempenho:

longo do tempo É a comparação do desempenho de custos ao (Análise de Variação, Análise de Tendência e Desempenho do Valor Agregado).

42

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI



Análise da Variação:

das causas de Medições do desempenho de custos, identificação variação e tomada de decisão para correção.

É importante salientar que é preciso ficar atento às variações e estar sempre controlando os gastos para que o projeto tenha êxito.



Software de Gerenciamento de Projetos:

Utilização de softwares gráficos e estatísticos para apoiar no desenvolvimento e estimação do orçamento.

Utilizado para monitorar e mostrar tendências gráficas dos custos.

43

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

Medições de Desempenho do Trabalho:

partes interessadas.

Os valores da VC, VP, IDC e do IPD calculados para os componentes da EAP, em participar os pacotes de trabalho e contas de controle, são documentados e comunicados às - VC e VPR são conhecidos como indicadores de eficiência e são utilizados para comparar projetos em um portifolio.

-

VPR > 0:

Indica que o projeto ao planejamento.

está adiantado em relação -

VC > 0:

Indica que o projeto está gastando menos do que o planejado.

44

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

- IDC e IDP são índices de performance e podem ser utilizados para calcular o desempenho futuro do projeto.

-

IDC > 1:

Indica que o projeto que o planejado.

está gastando menos do -

IDP > 1:

Indica que o projeto ao cronograma.

está adiantado em relação

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI



Previsões de Orçamentos:

Tanto um valor ENT calculado por fórmula como um valor ENT “bottom-up” manual são documentados e comunicados às partes interessadas.



Atualizações em Ativos de Processos Organizacionais:

estão limitadas a: - Causas das diferenças.

Os ativos de processos organizacionais que podem ser atualizados incluem, mas não Ação corretiva escolhida e suas razões.

- Outros tipos de lições aprendidas a partir do controle de custos do projeto.

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI



Solicitações de Mudanças:

S olicitações de mudanças na linha de base de custos do projeto. As Controle Integrado de mudanças são realizadas no processo “Realizar o Mudanças”. As mudanças são feitas em momento oportunos, podendo ser corretivo ou preventivo.



Atualização do Plano de Gerenciamento do Projeto:

Mudanças aprovadas na linha de base de custos e no plano de gerenciamento de custos são realizadas.



Atualizações dos Documentos do Projeto:

bases de custos As estimativas de custo e são atualizadas nos documentos de projetos.

47

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

48

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

Exercícios de Fixação

Utilize as informações a seguir para responder as questões abaixo:

VP = $ 3.400

VA = $ 3.000

CR = $ 2.000

ONT = $ 8.000

1- De acordo com o método de valor agregado do projeto é: a) $ 300 e o projeto está atrasado.

b) - $400 e o projeto c) $ 5.000 e o projeto está adiantado.

está no prazo d) - $400 e o projeto está atrasado.

(VPR = VA – VP) VPR = 3.000

– 3.400 => VPR = -400 -

VPR > 0:

Indica que o projeto está adiantado em relação ao planejamento.

49

FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

2- Qual o IDC para este projeto e o que ele nos diz sobre a performance do custo o momento?

a) 0,8 b) 1,50 – os custos reais são exatamente como planejados.

– os custos reais excedem os custos planejados.

c) 1,50 d) 1,25 – os custos reais são menores do que os custos planejados.

– os custos reais excedem os custos planejados.

até IDC = VA / CR IDC = 3.000 / 2.000 => IDC = 1,5

IDC > 1:

Indica que o projeto está gastando menos do que o planejado.

50