Transcript Budgettet som strategisk værktøj

BUDGETTET
ET STRATEGISK VÆRKTØJ
Claus Lykke Jensen
Rune F. Jørgensen
VELKOMMEN I WORKSHOPPEN
Vi skal sammen lægge puslespillet
KAN I GENKENDE DETTE?
BUDGETTET...
en tvungen opgave
eller
en gylden mulighed for styring
Et godt budget skal...
styre mod opnåelse af visionen
være et strategisk værktøj, der støtter og
vejleder i operationelle beslutninger
Det gode budget...
- er ambitiøst
- er realistisk
- skaber overblik
- kan løbende tilpasses
- omfatter gennemtænkte valg og prioriteringer
- sælger planen
Det gode budget indeholder som
minimum…
- skriftlige forudsætninger
- resultatbudget
- likviditetsbudget
- balancebudget
Årsbudget i hovedtal
Årsbudget med noter
Flerårigt budget
Likviditetsbudget
Månedsopdelt budget
Balancebudget
Normalbudget
Følsomhedsanalyser
Budget med tidstro statstilskud
Hvilke budgettyper der udarbejdes,
afhænger af interessenternes behov
Eksternt
Bank – Realkredit – Ministeriet
Internt
Bestyrelse – Forstander –
Medarbejdere
Hvilke forventninger har
interessenterne til budgettet?
BESTYRELSEN
-består af frivillige
-medlemmerne har forskellig baggrund
-har nogle gange problemer med at reagere
rettidigt
-lægger ofte pres på forstander ved at stille
krav til budgettet
FORSTANDEREN
Der er stor forskel på, hvilken tilgang en
forstander har til budgettet...
-nogle er overdrevet ”positive”
-nogle er meget ”forsigtige”
-nogle har stor indsigt i regnskabstal
-nogle har mindre indsigt
MEDARBEJDERNE
- har meget fokus på omkostningerne og
de afledte ressourcer, især for deres ejet
”lille” område
- tager ofte udgangspunkt i bundlinjen
(resultatet)
BANKEN
-ønsker troværdige budgetter
-værdsætter ofte et højt informationsniveau
fra skolen
-har ofte fokus på likviditetsbudgettet
-kan ofte ikke forstå problematikken om
statstilskudsperiodiseringen
REALKREDIT
...har to interesser
- at skolen kan betale ydelserne
- at der er sikkerhed for lånet i ejendommen
Mange højskoler har problemer med at
opfylde begge kriterier, og ”branchen” har
derfor problemer med at optage lån.
Forstander
Medarbejdere
Bestyrelse
Forretningsføreren
Bank
Den gode forretningsfører skal være
både ”meningsdanner” og
”manipulator” i budgetfasen
Forretningsførerens opgave er at...
sammenfatte operationelle og strategiske
beslutninger i budgettet
Strategisk niveau
1 – 5 år
Taktisk niveau
1 måned – 1 år
Operationelt niveau
1 dag – 1 måned
Den gode forretningsfører skal…
- stille relevante spørgsmål
- være kritisk
- ofte være modpol
- være i stand til at spørge ”hvad nu hvis”
Følsomhed - statstilskud
STATSTILSKUD - PERIODISERING
RESULTATBUDGET
t.kr.
Årselevtal i skoleåret
Årselevtal i kalenderåret
Forskel
Statstilskud, Takst 1+2+3 pr. årselev
Periodisering af statstilskud:
-10 årselever á 102 t.kr.
75,0
65,0
-10,0
t.kr.
102
-1.020
INDTÆGTER
Statstilskud
Skolepenge
Andre indtægter
INDTÆGTER I ALT
8.500
4.400
2.000
14.900
OMKOSTNINGER
Undervisning
Ejendomsdrift
Kostafdeling
Administration m.v.
Finansielle poster
OMKOSTNINGER I ALT
4.100
3.900
2.700
2.100
800
13.600
RESULTAT FØR AFSKRIVNINGER
1.300
Afskrivninger
800
ÅRETS RESULTAT
500
Periodisering statstilskud
RESULTAT MED TIDSTRO STATSTILSKUD
-1.020
-520
Følsomhed - årselevtal
Statstilskud pr. årselev
Skolepenge pr. årselev
Madomkostning pr. årselev
Øvrige variable omkostninger pr. årselev
Forskydning resultat pr. årselev
102
56
-12
-10
136
ÅE
71,0
69,0
67,0
65,0
63,0
61,0
59,0
57,0
Resultat
1.316
1.044
772
500
228
(44)
(316)
(588)
Følsomhed - renteniveau
Rentebærende gæld
20.000
Stigning i rente pr. %
200
Rente
3%
4%
5%
6%
7%
Resultat
700
500
300
100
(100)
BUDGET VED NYBYGGERI
• Ofte vigtigt at påvise via budgettet, at investeringen
giver en merindtjening til skolen
• Vigtigt med flerårige budgetter
• Vigtigt med følsomhedsanalyser
Et byggeri influerer på...
- byggesum / afskrivninger
- langfristet og kortfristet gæld
- færre likvider
- låneomkostninger
- renter
- øgede forbrugsafgifter
- vedligeholdelse
Vær opmærksom på...
- at byggesummen ofte bliver større end forventet
- at der kan være færre indtægter i en periode p.g.a.
”byggerod”
- at der kan være øgede indtægter efter byggeri på
grund af nyhedsinteressen
Følsomhed - byggesum
Budgetteret byggesum (t.kr.)
Afskrivningsperiode
Renteprocent på lån
10.000
20 år
4%
Byggesum
(t.kr.)
9.000
10.000
11.000
12.000
13.000
Rente
360
400
440
480
520
Afskrivninger
450
500
550
600
650
Resultat
590
500
410
320
230
BUDGET I KRISESITUATIONER
• Især fokus på likviditetsbudgettet
• Vigtigt med flerårige budgetter
• Vigtigt med følsomhedsanalyser
• Vigtigt at der opbygges høj troværdighed overfor
kreditgivere (bank m.v.)
OFTE FOREKOMMENDE BUDGETAFVIGELSER
• Årselevtal
• Skolepenge pr. elev
• Indtægter uden for loven
• Timelærere
• Vedligehold ejendom
• Forbrugsafgifter
• Kostpris pr. dag
GODE RÅD OG FALDGRUBER
• Lav løbende budgetopfølgninger
• Lav verbal beskrivelse af forudsætninger
• Lav flerårige budgetter
• Undgå at lave for mange budgetrevisioner
GODE RÅD OG FALDGRUBER
• Lav relevante følsomhedsanalyser, bl.a. vedr.
elevtal
• Vær realistisk, hverken for positiv eller for forsigtig
er godt
• Undgå at lave indkomstudligning mellem årene
• Udvis rettidig omhu
Claus Lykke Jensen, statsautoriseret revisor
[email protected]
mobil 40 18 97 18
Rune F. Jørgensen, revisor HD
[email protected]
mobil 61 77 03 81