Transcript Как отдать склад на аутсорсинг: проблемы и решения

“Как отдать склад на
аутсорсинг: проблемы и
решения”
апрель 2013
Краткое содержание
• История компании
• Преимущества ответственного
хранение
• Этапы подготовки и передачи склада на
ответхранение
Общие сведения
Товарооборот за 12 мес. 2011 г.
Прирост товарооборота к 12 мес. 2010 г.
8 516 899 тыс. руб.
5%
Численность сотрудников
2 237 чел.
Покрытие торговых точек
13 855 т/т
Общая площадь складов
100 700 кв.м
295 единиц
География бизнеса
Казань - ЦО
Москва, МО
Саратов
Уфа
Набережные Челны
Чебоксары
Йошкар-Ола
Бугульма
Ижевск
Нефтекамск
Стерлитамак
Киров
Ульяновск
Направления бизнеса
Дистрибуция
Логистика
Девелопмент
Маркетинг
IT-сервис
Направления бизнеса
FMCG
Distribution
Logistics
services
Development
BTL promotion
services
Логистические партнеры:
IT services
Ожидания руководства любой
компании от работы своего склада:
-минимизация расходов на содержание склада. “А кто не вынужден
экономить ?”
-быстрая обработка грузов и отсутствие простоя транспорта
-надежность склада (не закроют и не арестуют товар пожарники, СЭС,
органы правопорядка и т.п.)
-нет пересортицы и ошибок при отправке заказов со склада
-минимизация вложения денег в складские запасы
-хороший учет по ассортименту и количеству
-Ваши клиенты довольны складским обслуживанием и не пишут
жалобы
-вменяемый персонал склада: все на месте и все работают.
Преимущества склада с ОТВЕТСТВЕННЫМ
хранением грузов (аутсорсинг в логистике):

Отсутствие инвестиций в строительство и развитие склада

Сокращение финансовых рисков.

Хранение в стеллажах на поддонах (эффективных местах хранения ), а не на
полу.

Гибкость в потребности складских мощностей. Изменяемый по потребности
резерв объема хранения

Возможность расширения в рамках одного большого склада

Нет необходимости подбора квалифицированных кадров и их обучения

Сокращение эксплуатационных расходов. Снижение Ваших затрат на
неосновной вид деятельности.

Получение комплекса услуг (склад + развозка со склада + предпродажная
подготовка)

Рациональное ведение погрузо-разгрузочных работ

Фирма по аутсорсингу мотивированна на повышение эффективности в работе.
Она несет прямую финансовую ответственность за качество выполняемых
работ и дает юридическую гарантию.
Преимущества склада с ОТВЕТСТВЕННЫМ
хранением грузов (аутсорсинг в логистике):

Поддержка Высокого Уровня Обслуживания Ваших Клиентов

Оптимизация транспортных потоков.

Помощь в выработки политики обслуживания Ваших Клиентов

Оптимальное размещение на складе - даёт Вам экономию денег !!!

Быстрое выполнение заказов с большим ассортиментом

Помощь в оптимизации ассортимента Вашей фирмы по отчётам Склада

Соответствие скомплектованного заказа заявке Вашего клиента - нет пересортицы.

Информирование Вашей службы маркетинга и отдела продаж по оборачиваемости
каждого наименования продукции, помощь при анализе продаж по каждому Клиенту.
Любые отчеты по складу !

Информирование Вашей службы закупок о состоянии товарных запасов.
Оптимизация запасов и повышение оборота -экономия финансов!


•
•
Современный склад -повышение имиджа Вашей компании.
Увеличение удельного дохода на одного работника у Вашей компании, за
счёт уменьшения числа персонала и передачи некоторых функций на
аутсорсинг.
Преимущества склада с ОТВЕТСТВЕННЫМ
хранением грузов (аутсорсинг в логистике):
 Ваша компания занимается только основным видом деятельности,
•
в котором сосредоточена значительная часть ресурсов. Развитие
•
и развёртывание профильного Вашего бизнеса.
 Вы получаете доступ к ресурсам и новейшим складским технологиям, которые
раньше были недоступны.
 Используя аутсорсинг, Вы можете всю структуру расходов предприятия в
финансовых отчётах привести к фиксированным показателям и сократить расходы на
оборудование.
 Один сотрудник склада ответственного хранения может обслуживать сразу несколько
Клиентов ,поэтому у оператора меньше затраты на оплату труда.
 Сокращение у Клиента фонда оплаты труда и налогооблагаемой базы для
исчисления некоторых видов налогов и сборов. При существенном сокращении
персонала может применяться для организации упрощённая система
налогообложения.
 Концентрируясь на приоритетных направлениях деятельности, Компании удается
повысить качество своей продукции, а это влечет за собой получение
дополнительной прибыли от продажи, которая значительно превышает затраты на
аутсорсинг. В случае осуществления самостоятельно всего цикла производства
приходится все издержки относить только на свое предприятие.
СОВРЕМЕННЫЙ СКЛАД В СИСТЕМЕ
ПРОИЗВОДСТВА - ПРОДАЖИ ТОВАРА
Оптимальная схема для производителя или
торговой компании:
Вы:
Производите и продаете
Оператор:Управляет Вашим складом,
отслеживает запасы, предоставляет
отчёты
Этапы проекта на примере Леруа Мерлен
Этап проектирования
проекта
 Разработка концепции
проекта
 Разработка бизнеспроцессов
 Определение бюджета
 Формирование
коммерческого предложения
 Формирование плана
внедрение
 Определение команды
внедрения
Этап внедрения
проекта
Согласно утвержденной
концепции и согласованных
бизнес-процессов
12
Общая информация
1. Местоположение – г. Пушкино МО.
2. Площадь склада – 40 000 m2.
1. 2 отдельных блока по 20 000 м2
3. Вместимость – 55 000 п/м
Организация деятельности
склада
Этап 1 - заполнение склада 2 (с рампой)
(кроссдокинг, хранение товара с паллетной отгрузкой без
предварительного пикинга)
Этап 2 – с последующим ростом объема перевод операций на
склад 1 (хранение общего стока, в том числе с пикингом)
Организация зон на складе
Зона запасов магазинов
Россия
Группа С
Зона транзита
импорт
Общий сток
(импорт + Россия)
Группа В
Группа А
Зона
возвратов
Зона запасов магазинов
импорт
Этапностость
перевода объема операций
август
сентябрь
поток кроссдокинг
октябрь
ноябрь
декабрь
январь
февраль
март
50%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
запас магазинов
поток импорт+россия общий сток
30%
50%
75%
100%
транзит импорт
50%
100%
100%
100%
35000
140
30000
120
25000
поток кроссдокинг
20000
запас магазинов
15000
поток импорт+россия
общий сток
10000
подготовка к запуску
поток импорт+россия общий сток
поток кроссдокинг
запас магазинов
транзит импорт
100
складской
персонал
80
кроссдокинг
60
40
импорт
транзит импорт
5000
20
0
Ноябрь Декабрь Январь Февраль
2011
2011
2012
2012
Март
2012
0
Ноябрь Декабрь Январь Февраль
2011
2011
2012
2012
Март
2012
WMS EXceed (Infor WM) 4000
Предполагается 100% операций склада покрыть учетом в WMS.
Офис ЛМ
Магазины ЛМ
Распределение
Заказы
Управление Задачами
Предписания
Подача транспорта
Приемка
Размещение
Кросс докинг
Двор
Отбор
Загрузка
Управление заказами
Пополнение
Портал Поставщика
Портал Клиента
Управление персоналом
Контроль запасов
Возвраты
Предписания
KPI/Управление событиями
© 2006 Infor Global
Система Управления Предприятием
Контрольные точки складских процессов
•
•
На складе в он-лайн режиме будет возможность отслеживать
статусы товародвижения.
Статусы по
приходу
новая приемка
идет приемка
получено
закрыта
Статусы по
заказам
создан
зарезервирован
запущен
отбирается
отобран
упакован
загружен
отгружен
Начальники участков, руководитель склада будут контролировать объем и
своевременность складских процессов по данным контрольным точкам.
Для сотрудников ЛМ будет организован доступ к определенным отчета WMS.
Обеспечение сохранности товаров на складе
Для обеспечения точности учета и сохранности товара на
складе в штате будут работать ревизоры и контролеры.
Основные функции ревизоров:
- проведение циклических инвентаризаций по зонам, по
группам товаров, по запросу
- оперативный разбор ситуаций с расхождениями в ячейках
- контрольные проверки готовых к отгрузке собранных заказов
- контроль качества приемки
Основные функции контролеров:
- 100% контроль отгрузки
- выявление и предотвращение нарушений правил
внутреннего трудового распорядка
- обработка Актов от магазинов
Диаграмма Ганта IT задач
Бизнес-процессы
Необходимо с самого начала проекта описать все согласованные бизнес
процессы по проекту в стандартном формате.
1)
2)
3)
4)
5)
•
Цель:
Стандартизация и регламентация бизнес-процессов;
Разработка библиотеки бизнес-процессов компании
в оn-line режиме;
Обучение персонала, адаптация сотрудников;
Прозрачность процессов для наших партнеров;
Постоянная работа по оптимизации процессов в
сторону повышения эффективности операций
компании
Пример описания бизнес процессов верхнего уровня в
ГК Смайл
•
Пример описания бизнес-процессов нижнего
уровня в ГК Смайл
•
Основные пункты плана запуска
Подготовка инфраструктуры (склад, техника, оборудование)
Разработка процедур, бизнес процессов, технических
заданий
Набор персонала
Разработка и тестирование технических заданий
Адаптация и обучение персонала
Поэтапный запуск
Критерии успешного запуска
проекта
1. Выполнение согласованного плана запуска по срокам и
объему операций
2. Критерий выполнения обязательств в проекте обеими
сторонами
В формате совместных встреч/телеконференций с фиксацией
обязательств и договоренностей, подведением результатов этих
договоренностей на следующих встречах
25
Риски и пути их минимизации
Возможные риски
Возможные пути минимизации рисков
Общие риски
Риск неготовности склада (стеллажи,
разрешения, ремонты и т.п.) к
согласованной дате начала проекта
Согласовать график всех работ по складу со
сроками и ответственными, требовать
соблюдение сроков выполнения работ с
ответственных лиц
Риск отсутствия складской техники и ИТ Поэтапный перевод объема. Начало работы с
оборудования к дате запуска из-за
операций, возможных без использования
длинных сроков поставки и каникул в
высотной техники. Использование ИТ
Европе
оборудования из резервов ГК Смайл
Расхождения в понимании требуемого
качества процессов и ответственности за
те или иные операции из-за отсутствия На стадии подготовки к запуску организовать
прописанного документооборота и
рабочую группу специалистов с обеих сторон
требований со стороны ЛМ к лог.
для прописания процедур, схемы
оператору.
документооборота и ответственных
Риски и пути их решения
Возможные риски
Пути минимизации рисков
Персонал
Заключение договоров с кадровыми агентствами на
набор персонала. Организация наборы персонала
вахтовым методом из других регионов России.
Риск не набрать большое количество складского
Привлечение к отбору персонала менеджеров по
персонала в короткие сроки
персоналу из филиалов ГК Смайл
Заранее пройти адаптацию ключевым менеджерам
проекта, разработать документы по адаптации и
согласовать их менеджерами ЛМ.
Логистика
Риск неоптимальности операций (ручного труда)
на стороне лог.оператора из-за отсутствия
Внесение необходимых изменений в ИТ системы ЛМ
возможности предоставления необходимой
собственными силами или с помощью внешних ИТ
информации со стороны ЛМ
компаний
Риск замедления процессов приемки и
размещения из-за отсутствия полного
справочника товаров у ЛМ
ЛМ запросить у Поставщиков товаров информации в
требуемом формате и предоставить лог.оператору в
электронном виде.
ЛМ предоставить таблицу перевода из одной единицы
Риск некорректного учета из-за наличия разных
измерения в другую для закачки в систему
единиц учета входа и выхода у ЛМ
лог.оператора
KPI проекта
1. Уровень сервиса
1.1. кол-во отгруженных машин план/факт
1.2. Кол-во принятых машин
1.3. Время разгрузки машин - часов план/факт
1.4. Время загрузки машин – часов план/факт
2. Своевременность проведения документов – закрытие
дня
3. Точность складского учета
4. Результат инвентаризации
Совместное ревью результатов в формате протокольных встреч.
28
Ошибки или что НЕ надо делать
1. Делать переход во время пика сезона
2. Отсутствие заинтересованного лица и менеджера проекта со
стороны Заказчика
3. Скрывать или умалчивать про «скелеты в шкафу».
4. Умышленно завышать объемы обработки для получения
низких ставок.
5. Требовать 100% выполнение всех KPI с первого дня.
6. Заранее не информировать внутри своей компании о переходе
на аутсорсинг и не изменить процессы внутри своей компании.
7. Решение о передача на аутсорсинг должно быть
стратегическим для развития компании
30
Спасибо !
Вопросы ?